Tại kế toán:
Cuối ca, thu ngân các bộ phận sẽ chuyển các hóa đơn, chứng từ và báo cáo bán hàng cho kế toán. Kế toán khi nhận được các hóa đơn, chứng từ và báo cáo bán hàng của thu ngân sẽ biết cụ thể số tiền thu được từ thủ quỹ là bao nhiêu.
Cuối ngày, sau khi thu tiền từ tất cả các thu ngân, thủ quỹ sẽ nộp tiền cho kế toán. Kế toán khi thu tiền từ thủ quỹ sẽ kiểm tra lại số tiền thủ quỹ nộp với số tiền đã nắm được từ hóa đơn, chứng từ và báo cáo bán hàng do thu ngân chuyển đến. Kế toán lập Phiếu thu số tiền thu được từ thủ quỹ gồm 2 liên, yêu cầu thủ quỹ ký xác nhận, sau đó 1 liên giao cho thủ quỹ, 1 liên kế toán lưu.
3.7. Ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:
Sau khi đã nhận được đầy đủ hóa đơn chứng từ từ thu ngân, kế tốn sẽ tiến hành tập hợp, phân loại các chứng từ, nhập liệu vào hệ thống phần mềm SMILE, phần mềm sẽ tự động ghi dữ liệu vào các sổ kế toán.
Định kỳ vào cuối tháng, kế toán sẽ in ra các dữ liệu cần thiết, xuống các bộ phận (nhà hàng, quán bar…) để tiến hành đối chiếu lại với báo cáo bán hàng và căn cứ vào đó để tham gia kiểm kê.
3.8. Thu tiền qua ngân hàng đối với các hãng lữ hành:
Cuối tháng hoặc định kỳ 15 ngày tùy theo thỏa thuận từ trước trong hợp đồng của khách sạn và hãng lữ hành mà hãng sẽ thanh tốn cho khách sạn bằng hình thức chuyển khoản.
Khi nhận được giấy báo Có của Ngân hàng, kế tốn sẽ tiến hành đối chiếu giữa số phát sinh trên giấy báo và các chứng từ gốc kèm theo. Các loại giấy báo sẽ được phân loại theo từng ngân hàng giao dịch và sắp xếp giấy báo theo số thứ tự liên tục ghi trên giấy báo.
3.9. Gửi tiền vào ngân hàng:
Khi số tiền mặt tồn quỹ lớn hơn 100 triệu, kế toán sẽ xuất tiền để thủ quỹ đem nộp vào Ngân hàng. Khi xuất, kế toán sẽ viết Phiếu Chi, ghi rõ số tiền chi, yêu cầu thủ quỹ ký vào trước khi giao tiền. Thủ quỹ đem tiền nộp vào ngân hàng rồi đem Giấy nộp tiền về nộp lại cho kế toán. Kế toán sẽ căn cứ vào đó để nhập liệu vào phần mềm.
Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TỐN MÁY VI TÍNH
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kết tốn quản trị SỐ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
CHƯƠNG 4 – MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN.
4.1. So sánh sự giống và khác nhau giữa thực tế ở Hương Giang và lýthuyết. thuyết.
a) Giống nhau:
Nhìn chung khách sạn Hương Giang xây dựng các thủ tục kiểm sốt trong chu trình bán hàng - thu tiền khá giống với lý thuyết đã được giảng dạy và phù hợp với những quy định của Tổng cục du lịch Việt Nam.
+ Mục đích: các thủ tục kiểm sốt được xây dựng nhằm thực hiện các mục đích như: - Đảm bảo tính chính xác của các thơng tin tài chính
- Giảm bớt rủi ro gian lận, trộm cắp do bên thứ ba hoặc nhân viên gây ra. Từ đó bảo vệ tài sản cho khách sạn.
- Chắc chắn việc khách sạn tuân thủ đầy đủ các chế độ pháp lý của nhà nước và quy định của tổng cục du lịch Việt Nam.
+ Tăng cường hiệu quả của các hoạt động, nghiệp vụ xảy ra trong khách sạn.
- Quy trình bán hàng - thu tiền của khách sạn Hương Giang cơ bản giống với các kiến thức đã được học. Quy trình vẫn bao gồm các giai đoạn như:
+ Nhận và xử lý yêu cầu (đơn đặt hàng) của khách. + Chuyển giao dịch vụ (hàng hóa).
+ Lập hóa đơn. + Thu tiền. + Ghi sổ.
b) Khác nhau:
Hương Giang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, trong khi hệ thống kiểm soát nội bộ về lý thuyết lại tập trung vào lĩnh vực sản xuất, do đó có sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ ở Hương Giang, các thủ tục kiểm sốt thiết kế ở chu trình bán hàng thu tiền cũng có sự khác nhau.
- Giai đoạn xét duyệt bán chịu.
Trong lý thuyết, ở giai đoạn xét duyệt bán chịu có thực hiện thủ tục kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng kĩ càng, xem khách hàng có phù hợp khơng, nhằm tránh các rủi ro không thu được tiền sau này nhưng thực tế ở Hương Giang do đặc thù kinh doanh nên không thực hiện thủ tục này mà tùy vào từng đối tượng để áp dụng theo quy định của khách sạn.
+ Đối với khách lẻ sẽ không phải kiểm tra hạn mức tín dụng.
+ Đối với khách đồn do hãng lữ hành đặt, khách sạn sẽ chỉ kiểm tra hạn mức tín dụng đối với những hãng lữ hành nhỏ, mới hợp tác lần đầu.
- Giai đoạn xuất kho và chuyển giao hàng hóa.
Trong lĩnh vực dịch vụ, q trình sản xuất và tiêu thụ xảy ra đồng thời, do vậy khơng có khâu nhập kho, xuất kho, chuyển giao hàng hóa, sản phẩm như các doanh nghiêp sản xuất, vì thế ở khách sạn Hương Giang không thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm sốt ở giai đoạn này. Sau khi giao chìa khóa phịng cho khách, khách sạn theo dõi, kiểm tra đối với dịch vụ mà mình đang cung cấp trong quá trình khách lưu trú tại khách sạn. Trong khi ở lý thuyết, sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách và được khách chấp nhận thanh tốn thì quy trình kết thúc.
- Lập hóa đơn.
Trên lý thuyết việc lập hóa đơn chứng từ thường do kế tốn làm, còn ở Hương Giang có 2 trường hợp: SERVICE INVOICE do lễ tân lập, INVOICE và INFORMATION BILL do thu ngân ở các bộ phận lập.
4.2. Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống kiểm sốt nội bộ chu trình bánhàng – thu tiền. hàng – thu tiền.
4.2.1. Đánh giá ưu, nhược điểm. a) Ưu điểm:
- Quy trình kiểm sốt quản lý bán hàng của khách sạn nhìn chung rất chặt chẽ, đảm bảo các thủ tục cần thiết, kiểm soát từng khâu, thực hiện đầy đủ thủ tục từ khâu khách vào đặt phòng, check in đến khi khách check out ra về và ghi sổ. Mặc dù hệ thống gồm nhiều công đoạn nhưng vẫn thống nhất, bổ sung, kiểm soát chéo lẫn nhau nên giảm rủi ro, quy trách nhiệm rõ ràng hơn.
- Trong việc giao dịch với khách, mọi công việc đều được xử lý linh hoạt, căn cứ vào thực tế chứ không nhất thiết phải theo quy định (giá phòng của khách sạn biến động linh hoạt tùy theo từng dịp cụ thể...).
- Mọi cơng việc đều có kế hoạch trước để tránh tình huống bất ngờ xảy ra.
- Áp dụng phần mềm SMILE giúp việc quản lý, theo dõi khách hợp lý, tồn diện, việc đặt buồng, sơ đồ phịng trực quan, dễ sử dụng;... thuận tiện, khoa học, hạn chế sai sót, gian lận, giúp việc kiểm soát tốt hơn. SMILE cung cấp thơng tin nhanh chóng, dễ dàng và kịp thời nhờ vào cơng cụ tìm kiếm đa năng, do đó hỗ trợ tốt cho việc kiểm sốt hoạt động của khách sạn. Đồng thời, lưu trữ thơng tin lâu dài, chính xác, mà khơng tốn kém nhiều chi phí, hỗ trợ kiểm sốt lâu dài mà vẫn tiết kiệm và hiệu quả. Với phần mềm SMILE các dịch vụ khách sử dụng, các khoản thanh toán được ghi nhận và quản lý
theo từng hồ sơ khách, các khoản dịch vụ khi đã nhập vào hệ thống sẽ khơng cho phép nhân viên lễ tân xóa đi. Bất cứ lúc nào, chi tiết các giao dịch cũng có thể được in ra để kiểm tra, kiểm sốt.
Khi check out, thông tin về các dịch vụ khách sử dụng được tập hợp sẵn sàng, đầy đủ giúp cho việc check-out nhanh chóng, loại trừ được các sai sót, nhầm lẫn.
Ngồi ra, viêc áp dụng phần mềm SMILE giúp in hóa đơn với nhiều lựa chọn, nhiều loại tiền; tuân thủ tuyệt đối chuẩn mực kế toán Việt Nam; kết hợp nhiều tính năng đặc thù của khách sạn giúp cho cơng việc kế tốn nhẹ nhàng, dễ dàng, ít sai sót hơn.
- Quản lý trên phần mềm và trên sổ sách ,theo dõi cả ban ngày và ban đêm nên mọi việc đều được kiểm sốt. Có camera ghi lại những hoạt động trong ngày nên mọi việc đều dễ dàng theo dõi. Khách sạn phân khách ra làm 3 loại để dễ quản lí, khách được quản lí theo nhiều thơng tin như theo phịng ở, theo đồn.
b) Nhược điểm.
Khách sạn chủ yếu quản lý thơng qua phần mềm smile nên địi hỏi nhân viên phải có khả năng và kinh nghiệm trong việc sử dụng phần mềm, như vậy khách sạn sẽ khá tốn kém chi phí đào tạo nhân viên cũng như mua bản quyền phần mềm và trường hợp phần mềm gặp vấn đề thì cơng tác quản lý sẽ gặp rắc rối (ví dụ: sẽ khơng cập nhật kịp thời số lượng phịng cịn trống nếu khi đó có khách đến th phịng). Bên cạnh đó, viêc sử dụng phần mềm SMILE cịn có những điểm hạn chế (Đây là những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong mơi trường xử lý thơng tin bằng máy vi tính) như:
+ Thiếu dấu vết của các giao dịch: các phần mềm kế tốn thơng thường ít khi được
thiết kế các chức năng hỗ trợ trong việc kiểm tra hoặc nếu được thiết kế lưu lại đầy đủ dấu vết của các giao dịch thường chỉ tồn tại trong thời gian ngắn hoặc chỉ có thể đọc được trên máy tính. Do đó các sai sót, gian lận trong q trình xử lý dữ liệu trên máy tính khó có thể được phát hiện kịp thời bởi các thủ tục thủ cơng.
+ Quy trình xử lý các nghiệp vụ: máy tính xử lý đồng loạt tất cả các nghiệp vụ giống
nhau. Điều này cho phép loại bỏ gần như tất cả các sai sót có thể xảy ra nếu xử lý thủ công. Tuy nhiên, những sai sót do phần cứng hoặc do chương trình phần mềm sẽ dẫn đến việc tất cả các nghiệp vụ có thể đều bị xử lý sai.
+ Hạn chế trong việc phân công trách nhiệm: trong môi trường tin học, các thủ tục
kiểm sốt có thể được tập trung vào một người hoặc một số ít người, quyền hạn tập trung sẽ khiến khả năng gian lận dễ xảy ra hơn, nguyên tắc bất kiêm nhiệm khó được đàm bảo.
+ Khả năng xảy ra gian lận sai sót và khơng tn thủ: sai sót của con người trong việc thóng kê bảo dưỡng và vận hành hệ thống tin học cao hơn so với hệ thống xử lý thủ công, khả năng xảy ra gian lận trong hệ thống máy tính cũng có thể cao hơn do
việc truy cập trái phép, đánh cắp dữ liệu. Bên cạnh đó, sử dụng hệ thống tự động hóa sẽ làm hạn chế khả năng kiểm tra nhằm phát hiện sai sót gian lận.
+ Xét duyệt và thực hiện nghiệp vụ: trong nhiều hệ thống máy tính một số nghiệp vụ có thể được thực hiện tự động. Trong trường hợp này cần hiểu rằng, người quản lý đã ngầm định sự phê duyệt của mình ngay khi chấp nhận thiết kế của chương trình. + Sự phụ thuộc của các thủ tục kiểm sốt khác vào q trình xử lý trên máy: rất nhiều các thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động được thiết kế tích hợp vào chương trình. Do đó, các thủ tục kiểm sốt này phụ thuộc vào kiểm sốt chung của tồn bộ hệ thống máy tính.
- Trường hợp khách lẻ tự gọi điện đến đặt phịng hoặc qua mail,fax..thì rất khó để biết được thơng tin đó là giả hay thật nên có thể gây thất thốt cho khách sạn. Hơn nữa, khách lẻ chỉ thanh tốn khi ra về vì vậy có thể xảy ra trường hợp khách bỏ trốn không trả tiền. Nếu khách ở một thời gian lâu và sử dụng nhiều dịch vụ của khách sạn có thể gây cho khách sạn một khoản thiệt hại rất lớn.
- Trong giai đoạn cao điểm khách sạn có thể nhận số buồng đặt trước nhiều hơn so với số buồng thực trống của mình (với một tỷ lệ phầm trăm nhất định không quá nhiều). Nhưng nếu tất cả khách đặt phịng đều ở thì việc này sẽ dẫn đến tình trạng khách sạn khơng đủ phịng đắp ứng cho khách và làm mất uy tín của khách sạn.
- Việc quản lý qua phần mềm giảm số nhân viên cần thiết nhưng tăng tính chủ quan do mỗi người đảm nhận một phần và vẫn có khả năng chi phối thơng tin cung cấp cho bộ phận khác.
4.2.2. Nguyên nhân và một số giải pháp hoàn thiện.
a) Nguyên nhân.
+ Nguyên nhân khách quan:
- Khách sạn Hương Giang hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, cung cấp các sản phẩm mang tính đặc thù riêng nên việc khơng thực hiện đầy đủ các thủ tục kiểm sốt cho chu trình bán hàng - thu tiền (vốn thường được áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất) là điều không thể tránh được.
- Việc áp dụng phần mềm SMILE mặc dù mang lại nhiều lợi ích trong việc quản lý và thực hiện các nghiệp vụ xảy ra trong khách sạn nhưng bản thân phần mềm vẫn là sản phẩm của con người tạo ra do đó những hạn chế vốn có của nó vẫn khơng thể khắc phục được. Đây cũng chính là những tồn tại của hệ thống kiểm sốt nội bộ trong mơi trường xử lý thông tin bằng máy vi tính.
- Khách sạn khơng có thủ tục kiểm tra hạn mức tín dụng của khách lẻ khi khách đặt phòng tạo điều kiện cho việc khách gian lận khi khơng đủ khả năng thanh tốn.
- Trong q trình khách lưu trú, khách sạn khơng kiểm sốt được việc khách sử dụng các tiện ích ở trong phịng như sử dụng nước uống, khăn, giày dép... của khách sạn rồi mua từ ngồi vào để qua mặt nhân viên buồng phịng vẫn xảy ra.
- Bộ phận kiểm soát nội bộ ở khách sạn quá ít người (1 người), điều này chứa đựng nhiều rủi ro, gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu. Từ đó làm giảm hiệu quả của thủ tục kiểm soát.
- Khả năng làm việc của nhân viên: Một số nhân viên thiếu chuyên nghiệp khi xử lý các nghiệp vụ khách sạn:
+ Lễ tân ở khách sạn chưa thể kiểm sốt được việc đặt phịng của khách trong trường hợp khách lẻ đặt phịng thơng qua điện thoại, mail hay fax., vẫn xảy ra tình trạng khách đặt phịng rồi nhưng đến ngày lại khơng nhận phịng.
+ Nhận yêu cầu của khách khơng rõ ràng, khơng đầy đủ, từ đó phục vụ khơng đúng yêu cầu của khách: khách đặt món này nhưng mang lên món khác, đưa khách lên nhầm phịng, tính tiền cho khách hàng này sang cho khách hàng kia...
+ Một số nhân viên chưa làm tròn trách nhiệm cơng việc của mình. Ví dụ: khi khách check in, check out chưa cập nhật kịp thời lên hệ thống phần mềm SMILE nên xảy ra tình trạng phịng đang trống mà hiển thị là phịng đang có khách ở và ngược lại..
+ Việc quản lý bằng phần mềm làm cho một số bộ phận nhân viên chủ quan, lơ là trong việc kiểm sốt các hoạt động, từ đó dẫn đến một số sai phạm khơng đáng có. - Việc thanh tốn tất cả các dịch vụ của khách chỉ thực hiện một lần khi khách check- out, dù thời gian khách ở bao lâu là một điểm yếu của khách sạn. Khách có thể bỏ trốn nếu khơng thể thanh tốn tồn bộ chi phí dịch vụ mà khách đã sử dụng. Điều này gây ra thất thoát cho khách sạn.
b) Một số giải pháp.
Khách sạn Hương Giang là khách sạn đạt tiêu chuẩn 4 sao, xây dựng thủ tục kiểm sốt nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền khá chặt chẽ. Tuy nhiên, khách sạn cần xây dựng và thực hiện thêm các thủ tục kiểm sốt, hồn thiện nhân lực, thiết bị quản lý, phần mềm nhằm giảm thiểu rủi ro và gian lận.
+ Các thủ tục kiểm soát đề xuất thực hiện ở khách sạn:
- Cần tăng cường các thủ tục kiểm soát trong khâu tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng như lắp đặt thêm hệ thống máy ghi âm, ghi nhận khách hàng yêu cầu phục vụ gì nhằm