- Bỏo cỏo tài chớnh Bỏo cỏo kế toỏn
Kế toán trởng (Trởng Phịng Kế tốn)
2.2.3 Tổ chức khai báo mã hoá ban đầu trong phần mềm kế toán:
kế tốn:
Hiện tại, cơng ty đang sử dụng phần mềm kế toán A1. Phần mềm này cho phép ngời dùng quản lý các đối tợng kế toán theo các danh mục kế toán.
Danh mục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và khơng nhầm lẫn các đối tợng thơng qua việc mã hóa các đối tợng đó. Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm. Một danh điểm là một đối tợng cụ thể cần quản lý nh một tài khoản kế toán, một loại vật t hàng hóa,...và đợc xác định bằng một mã duy nhất. Việc mã hóa đợc thực hiện sao cho đảm bảo phục vụ đợc công tác quản lý, lên đợc các báo cáo cần thiết đồng thời dễ nhớ, dễ sử dụng.
Việc mã hóa các danh mục đợc thực hiện ngay từ khi bắt đầu sử dụng phần mềm và có thể thay đổi, thêm bớt trong quá trình sử dụng sao cho phù hợp với cơng tác kế tốn của doanh nghiệp. Trên màn hình máy tính có hiện các phím chức năng phục vụ cho việc mã hóa.
* Danh mục tài khoản kế toán: Căn cứ vào danh mục tài khoản mẫu do Bộ tài chính ban hành, Cơng ty TNHH Tân Mỹ xây dựng đợc một hệ thống tài khoản riêng phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Trờng hợp muốn sửa thơng tin nh số liệu tài khoản, tên
“Danh mục tài khoản”, ấn phím F3 để sửa, trờng hợp doanh nghiệp muốn thêm tài khoản con thì ấn phím F4 rồi khai báo tên, số hiệu tài khoản và các thông tin cần thiết.
* Danh mục kho hàng: bao gồm các kho thành phẩm, kho sản phẩm dở dang, kho vật t. Việc mã hóa kho bắt đầu bằng chữ cái ký hiệu tên kho sau đó đánh số chi tiết cho từng kho
Ví dụ: Mã nguyên vật liệu : VT; Mã Inox SU 304: SU 304 Mã Inox SU 202: SU 202 Mã Inox SU 201:SU 201
Cách khai báo nh sau: Từ nền giao diện chung ta vào kế toán
hàng tồn kho/ Danh mục từ điển/ Danh mục Nguyên vật liệu . Ân phím F4, máy sẽ hiện ra màn hình khai báo, giả sử khai
báo kho vật t số 01:
+ Mã nguyên vật liệu : SU 304
+ Tên nguyên vật liệu : Inox SU 304
Cuối cùng kích chuột vào nút “Nhận” để kết thúc khai báo. Các khai báo về các danh mục khác tơng tự.