1.2 .2Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán
2.2.4. Trình Tự kế tốn
- Kế tốn bán bn
Phịng kinh doanh sẽ thảo hợp đồng và viết hoá đơn GTGT. Hố đơn GTGT tại cơng ty được lập làm 3 liên đặt lên giấy than viết một lần: Liên 1 (màu xanh) lưu tại quyển gốc (làm căn cứ ghi sổ kế toán), liên 2 (màu đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (màu tím) làm căn cứ thanh toán. Hoá đơn được chuyển cho kế toán, kế toán căn cứ vào hoá đơn lập phiếu xuất kho. Kế tốn lập xong hố đơn sẽ trình cho kế tốn trưởng và giám đốc. Người mua sau khi nhận đủ hàng, kiểm tra hàng ký nhận vào hoá đơn.
- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
- Kế toán chiết khấu thương mại
+ Tài khoản sử dụng: TK521- Chiết khấu thương mại:
Để hạch toán khoản chiết khấu thương mại kế toán sử dụng Tài khoản 521 dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc thanh toán cho người mua hàng do họ đã mua hàng, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng.
Tại Điểm 5.5 Mục IV Phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC (12/12/2003) của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 158/2003/NĐ-CP (10/12/2003) của Chính phủ hướng dẫn: “Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số
hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hóa đơn phải ghi rõ số hóa đơn và số tiền được giảm giá”.
Lần mua cuối cùng được xác định dựa trên hợp đồng kinh tế giữa các bên. Do đó, trường hợp cơng ty và các đại lý ký kết hợp đồng kinh tế, trong đó xác định ngày 31/12 hàng năm là ngày xác định công nợ và thực hiện chiết khấu thì ngày 31/12 được
coi là lần mua cuối cùng để thực hiện việc điều chỉnh giảm giá. Nếu công ty và các đại lý không xác định lần mua cuối cùng trong hợp đồng kinh tế thì thực hiện chiết khấu sản lượng trên hóa đơn theo hướng dẫn tại Cơng văn số 1884/TCT-PCCS (22/6/2004).
- Căn cứ vào hố đơn GTGT , kế toán phản ánh số chiết khấu thương mại Nợ TK 521- Chiết khấu thương mại
Nợ TK 3331- Thuế GTGT phải nộp(33311) Có TK 131- Phải thu của khách hàng
- Căn cứ vào hố đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng..., kế tốn phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK 131- Phải thu của khách hàng
Có TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331- Thuế GTGT phải nộp(33311)
Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu
thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hoá đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch tốn vào TK 521.
Khi thanh tóan tiền cho khách hàng doanh nghiệp phải xuất hoá đơn chiết khấu thương mại, lập phiếu chi tiền theo đúng quy định cho khách hàng. Căn cứ váo hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, kế toán bên bán ghi sổ theo bút toán:
Nợ TK 521
Nợ TK 3331(Nếu có) Có TK 111,112
Trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu
thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá(đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này khơng được hạch tốn vào TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thương mại.
Điểm 3, mục IV, Thông tư số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của Bộ tài chính hướng dẫn kế toán thực hiện 04 chuẩn mực kế toán ban hành kèm theo Quyết
định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 01/12/2001 của Bộ tài chính hướng dẫn: trường hợp người mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này khơng được hạch tốn vào tài khoản 521.
Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã khấu trừ chiết khấu thương mại. Cơng ty có thể xuất hố đơn theo giá đã giảm, việc xuất hoá đơn chiết khấu thương mại thực hiện theo quy định tại điểm 5.5, mục IV, phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ tài chính: “Hàng hố, dịch vụ có giảm giá ghi trên hóa đơn thì
trên hóa đơn phải ghi rõ: tỷ lệ % hoặc mức giảm giá, giá bán chưa có thuế GTGT (giá bán đã giảm giá), thuế GTGT, tổng giá thanh tốn đã có thuế GTGT. Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hoá, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hố đã bán được tính điều chỉnh trên hố đơn bán hàng hoá, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hố đơn phải ghi rõ số hóa đơn và số tiền được giảm giá”. Và ghi sổ theo các bút toán
Phản ánh giá vốn: Nợ TK 632
Có TK 156
Phản ánh doanh thu (khơng hạch tốn qua 521): Nợ TK 111, 112, 131
Có TK 511
Có TK 3331(Nếu có)
Cơng ty theo dõi chi tiết chiết khấu thương mại đã thực hiện cho từng khách hàng và từng loại hàng bán như: bán hàng (sản phẩm, hàng hoá), dịch vụ.
- Trường hợp giá trị hàng hóa trên hóa đơn bán hàng nhỏ hơn khoản chiết khấu thương mại thì được điều chỉnh giảm ở hóa đơn mua hàng lần tiếp sau. - Các trường hơp chiết khấu thương mại nhưng khơng thể hiện trên hóa đơn bán hàng thì khơng được coi là chiết khấu thương mại; các bên lập chứng từ thu chi tiền để hạch toán kế toán và xác định thuế thu nhập doanh nghiệp theo qui định. - Trong kỳ chiết khấu thương mại phát sinh thực tế được phản ánh vào bên Nợ TK 521”Chiết khấu thương mại”. Cuối kỳ, khoản chiết khấu thương mại được kết chuyển
toàn bộ sang TK 511”Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Để xác định doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thực tế thực hiện trong kỳ báo cáo. Kế toán ghi:
Nợ TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 521 – Chiết khấu thương mại
2.2.5. Sổ kế toán
Kế tốn bán hàng máy vi tính Cơng ty CP phát triển cơng nghệ Nam Việt áp dụng hình thức nhật ký chung, vì thế có các sổ sách kế tốn sau:
- Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký bán hàng: Là sổ kế toán tổng hợp dung để tập hợp các nghiệp vụ bán hàng nhưng chưa thu tiền
- Sổ nhật ký thu tiền: Dùng để tập hợp các nghiệp vụ thu tiền ở công ty bao gồm tiền mặt và cả tiền gửi Ngân hàng. Sổ nhật ký thu tiền được mở riêng cho từng tài khoản tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng và có thể theo dõi từng loại tiền - Sổ cái: Kế toán mở sổ cái cho các tài khoản 511, 521, 635, 156, 111, 112… - Sổ chi tiết thanh toán người mua: Dùng để theo dõi chi tiết tình hình cơng nợ và thanh tốn cơng nợ của khách hàng. Nó được mở cho từng khách hàng và theo dõi từng khoản nợ phải thu từ khi phát sinh cho đến khi người thanh toán hết các khoản nợ.
Kế toán tổng hợp sẽ là người trực tiếp cập nhật, kiểm tra và điều chỉnh các nghiệp vụ phát sinh từ sổ phụ chuyển sang sổ cái khi cần thiết. Cuối mỗi tháng, kế toán trưởng phải in chi tiết sổ cái theo từng tài khoản trình lãnh đạo phịng ký và đóng lưu trữ
CHƯƠNG III: Các kết luận và đề xuất nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng tại Công Ty Cổ Phần Truyền Thông HDC Việt Nam.