2.1 Khái quát chung về công ty TNHH Bắc Hải
2.1.3Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Bắc Hải
Là một doanh nghiệp mới thành lập, có quy mơ tương đối nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh vật tư nông nghiệp và dịch vụ kho bãi nên công ty TNHH Bắc Hải tổ chức một bộ máy quản lý tương đối gọn nhẹ để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 2.1
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH BẮC HẢI
* Chức năng của từng bộ phận:
- Giám đốc công ty: Là người lãnh đạo, có quyền quyết định cao nhất, là người đại diện cho tập thể người lao động, chịu trách nhiệm trong tồn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty và là người đại diện về mặt pháp lý của cơng ty.
- Phịng Tổ chức: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhân sự, thực hiện kế hoạch lao động tiền lương.
- Phòng Điều hành kinh doanh: Chịu trách nhiệm về việc nhập xuất hàng hóa, tìm kiếm thị trường.
- Phịng Kế hoạch: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về kế hoạch bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty theo từng tháng, quý, năm.
- Phòng Kế tốn: Chịu trách nhiệm về q trình hạch tốn kế tốn của cơng ty.
2.1.4 Tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Bắc Hải
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế tốn tại cơng ty TNHH Bắc Hải
Công ty TNHH Bắc Hải, với đặc điểm là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động độc lập, có đầy đủ tư cách pháp nhân với quy mơ nhỏ, để hạch tốn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, Công ty đã lựa chọn áp dụng mô hình bộ máy kế tốn tập trung. Đây là mơ hình bộ máy kế tốn một cấp, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế tốn. Cơng ty có một phịng kế tốn, các hoạt động kinh tế tài chính đều báo cáo về phịng kế tốn để theo dõi, hạch tốn kế tốn.
Phịng Kế tốn có nhiệm vụ tập hợp, phân loại chứng từ để ghi chép vào các Sổ kế toán tổng hợp, chi tiết. Lập báo cáo hàng tháng và quyết tốn theo năm.
Giám Đốc Phịng Kế hoạch Phịng Điều hành Phịng Tổ chức Phịng Kế tốn
* Chức năng và nhiệm vụ của phịng kế tốn
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời tồn bộ thơng tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, giúp Giám đốc quản lý và điều hành hoạt động đạt kết quả cao.
- Phản ánh tồn bộ tài sản hiện có của cơng ty, cũng như sự vận động của tài sản, giúp Giám đốc quản lý chặt chẽ về tài sản và nâng cao hiẹu quả sử dụng tài sản trong công ty.
- Phản ánh toàn bộ nguồn vốn sản xuất kinh doanh, giúp Giám đốc chủ động trong việc sử dụng nguồn vốn.
- Phản ánh đầy đủ và chính xác chi phí bỏ ra trong q trình sản xuất, tính tốn được kết quả sản xuất kinh doanh, kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, tự bù đắp chi phí và có lãi trong sản xuất kinh doanh, thu hồi kịp thời cơng nợ, quay vịng vốn kinh doanh của công ty.
- Phản được kết quả thu nhập của người lao động nhằm khuyến khích người lao động nâng cao thành quả lao động của mình.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN CỦA CƠNG TY TNHH BẮC HẢI
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo hình thức tập trung, nghĩa là phịng Kế tốn thực hiện tồn bộ cơng tác Kế tốn - Tài chính của cơng ty từ xử lý chứng từ, ghi Sổ kế toán tổng hợp, Sổ kế toán chi tiết đến việc lập Báo cáo kế toán và các Báo cáo tài chính. Phịng Kế tốn của cơng ty TNHH Bắc Hải bao gồm 04 người:
Kế tốn về thanh tốn
và cơng nợ Thủ quỹ
Kế tốn vật tư hàng hóa và TSCĐ
- 01 Kế toán trưởng; - 02 Kế toán viên; - 01 Thủ quỹ.
Đứng đầu phịng Kế tốn chịu trách nhiệm chung là Kế toán trưởng (kiêm Trưởng phịng Kế tốn), hai nhân viên kế toán và Thủ quỹ làm việc dưới quyền của Kế toán trưởng.
Mỗi nhân viên sẽ đảm nhận chức năng nhiệm vụ của mình dưới sự chỉ đạo tập trung thống nhất của Kế toán trưởng, đảm bảo sự chun mơn hố, đồng thời phát huy được trình độ của mỗi nhân viên.
Cụ thể nhiệm vụ của mỗi người như sau:
- Kế toán trưởng (kiêm Kế toán tổng hợp):
+ Thiết lập tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty và trực tiếp quản lý, điều hành cơng tác kế tốn phù hợp với đặc điểm, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty;
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp các số liệu từ các bộ phận khác chuyển sang, thực hiện các bút tốn kết chuyển khóa sổ kế toán cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh, lập các Báo cáo tài chính và Báo cáo kế tốn;
+ Tổ chức lưu giữ, bảo quản các chứng từ, tài liệu, sổ sách kế toán;
+ Cung cấp các thơng tin, số liệu về kế tốn cho Giám đốc và cho các cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước Pháp luật, Nhà nước về số liệu báo cáo.
- Kế tốn vật tư hàng hóa và tài sản cố định:
+ Hàng ngày theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hóa của Cơng ty; + Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động về TSCĐ ln chuyển trong doanh nghiệp, tính tốn và phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ thật chính xác.
- Kế tốn thanh tốn và cơng nợ:
+ Có trách nhiệm hạch tốn thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng qua các
chứng từ;
+ Có nhiệm vụ tính lương phải trả cho người lao động, tính tốn và theo dõi trích nộp các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo quy định;
+ Theo dõi phần thanh toán với khách hàng và các khoản công nợ. Ghi sổ hàng ngày các TK 111, 112, 131, 331, 141,…
- Thủ quỹ:
+ Chịu trách nhiệm về thu chi tiền mặt hàng ngày căn cứ vào chứng từ thu chi, qua các chứng từ gốc theo dõi và sử dụng vốn đúng mục đích, ghi sổ quỹ mỗi ngày.
+ Khi có yêu cầu của cấp trên, thủ quỹ và các bộ phận liên quan kiểm kê lại tiền mặt hiện có. Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu thì cùng kế tốn tìm hiểu ngun nhân và giải quyết.
2.1.4.2. Các vấn đề khác liên quan đến tổ chức công tác kế tốn * Chế độ kế tốn áp dụng
Cơng ty TNHH Bắc Hải áp dụng đầy đủ chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa được ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Cụ thể:
- Kỳ kế toán áp dụng: kỳ kế toán năm (mười hai tháng, tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch).
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt Nam đồng (VNĐ) - Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Kỳ lập báo cáo: theo tháng, quý, năm.
* Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản tại Doanh nghiệp
Doanh nghiệp thực hiện tổ chức, vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản ban hành theo Quyết định số 48/2006 ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính.
* Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 về chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa quy định, để phù hợp với sản xuất kinh doanh thực tế của công ty, hiện nay cơng ty TNHH Bắc Hải đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế tốn) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế tốn Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế tốn chi tiết
Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký chung
Sơ đồ 2.3
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN NHẬT KÍ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kì Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế tốn chi tiết Bảng tổng hợp
(a) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế tốn phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
(b) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
* Phần mềm kế toán ADsoft
Để thuận tiện cho việc ghi sổ kế tốn và giảm bớt gánh nặng cơng việc cho các kế tốn viên tại phịng kế tốn, cơng ty áp dụng phần mềm kế tốn ADsoft. Phần mềm kế toán này được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức Nhật ký chung.
Sơ đồ 2.4
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN
THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
(a) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn ghi bằng tay.
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TỐN
CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế tốn
quản trị PHẦN MỀM KẾ TỐN ADSOFT MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TỐN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Giao diện phần mềm kế toán Adsoft
2.2 Thực trạng tổ chức lập, phân tích Bảng cân đối kế tốn và Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Bắc Hải hoạt động kinh doanh tại công ty TNHH Bắc Hải
2.2.1 Công tác Lập Bảng cân đối kế toán (B01 - DNN) và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02 - DNN)
2.2.1.1 Công tác chuẩn bị trước khi tiến hành lập
Theo Quyết định 48/2006/QĐ - BTC ngày 14/09/2006, công ty TNHH Bắc Hải phải lập Báo cáo tài chính và gửi về các cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thống kê chậm nhất là 90 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính
Hệ thống Báo cáo tài chính của cơng ty TNHH Bắc Hải bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán Mẫu số B01 - DNN
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B02 - DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu số B09 - DNN
Trước khi tiến hành lập Báo cáo tài chính nói chung, Bảng cân đối kế toán và Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nói chung, kế tốn cơng ty phải hồn thành các cơng việc sau:
* Kiểm sốt chứng từ cập nhật
Kiểm soát chứng từ kế toán được xem là khâu quan trọng nhất phản ánh tính trung thực của của thơng tin phản ánh trên Báo cáo tài chính. Vì vậy đây là cơng việc được phịng Kế tốn của cơng ty tiến hành chặt chẽ. Trình tự kiểm sốt được tiến hành như sau;
- Sắp xếp chứng từ kế toán theo trật tự thởi gian phát sinh;
- Đối chiếu nội dung kinh tế, số tiền phát sinh từng chứng từ với nội dung kinh tế, số tiền của từng nghiệp vụ được phản ánh trong sổ sách kế toán;
- Kiểm soát quan hệ đối ứng tài khoản trong sổ sách kế toán; - Đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết và Bảng tổng hợp chi tiết
* Thực hiện các bút toán kết chuyển trung gian
Vì các tài khoản thuộc nhóm 5, 6, 7, 8, 9 khơng có số dư đầu kỳ và số dư cuối kỳ mà chỉ có số phát sinh trong kỳ nên kế tốn phải tiến hành kết chuyển hết số phát sinh của các tài khoản này trước khi khóa sổ kế tốn.
Sơ đồ 2.5
KẾ TỐN XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH 911 130.557.109.523 632 635 641 642 811 821 511 515 711 9.507.841 646.184.303 126.263.213.496 651.210.660 2.006.540.503 1.513.510.935 472.945.995 85.380.422 219.549.655 421
* Tiến hành khóa sổ kế tốn
Cuối kỳ kế toán (cuối quý, cuối năm) trước khi lập Báo cáo tài chính, đơn vị tiến hành khóa sổ kế tốn. Khóa sổ kế tốn là việc kế tốn tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản.
* Lập bảng cân đối tài khoản
Bảng cân đối tài khoản (Mẫu F01 - DNN) là phụ biểu của báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế, dùng để phản ánh tổng quát số hiện có đầu năm, số phát sinh tăng, giảm trong năm và số hiện có cuối năm được phân loại theo tài khoản kế toán của các loại tài sản, nguồn vốn chủ sở hữu, nợ phải trả, doanh thu, thu nhập khác, chi phí và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Căn cứ để lập bảng cân đối tài khoản là các Sổ Cái tài khoản trong năm của doanh nghiệp.
Mục đích của việc lập Bảng cân đối tài khoản là để kiểm tra các bút tốn ghi trong hệ thống sổ kế tốn có đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các tài khoản kế