2.1. Đặc điểm và tình hình chung tại Cơng ty Cổ phần Nghệ Thuật Việt
2.1.4. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP Nghệ Thuật Việt
2.1.4.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CÔNG TY CỔ PHẦN NGHỆ THUẬT VIỆT
Ghi chú: Quan hệ chức năng HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ PhịngCu ng ứng PhịngDịc h vụ kinh doanh Văn phịng GIÁM ĐỐC PhịngKế tốn
Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận
Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý của Cơng ty CP Nghệ Thuật Việt được cơ cấu theo sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị của Cơng ty. Do thời gian thực tập cịn hạn chế, nên việc tìm hiểu kỹ chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban cịn chưa đi sâu. Vì vậy, em cũng nêu khái quát về chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
Hội đồng quản trị: gồm bảy thành viên với nhiệm kỳ 3 năm. Hội đồng quản
trị bầu ra một chủ tịch HĐQT chịu trách nhiệm xây dựng các kế hoạch mang tắnh chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch thực hiện thông qua Giám đốc.
Giám đốc: là người đại diện cho tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty
trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật. Đồng thời là người quyết định toàn bộ các hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của đơn vị theo mục tiêu định hướng mà HĐQT thông qua.
Phịng Kế tốn: có nhiệm vụ hạch tốn tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh,
tắnh giá thành sản phẩm dịch vụ hợp lý, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch tài chắnh, các thông tin kinh tế và phân tắch hoạt động kinh doanh giải quyết kịp thời các nguồn vốn kinh doanh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt, các hình thức thanh tốn khác. Có trách nhiệm phản ánh kịp thời, chắnh xác, đầy đủ đảm bảo đúng nguyên tắc về tình hình sản xuất kinh doanh. Đồng thời hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc thực hiện các đơn đặt hàng. Phịng kế tốn sẽ trực tiếp làm việc về giá đối với các đối tác có liên quan cùng phịng kinh doanh trong việc thực hiện các nội dung trong các hợp đồng sự kiện cần thiết.
Phòng văn phòng: Có nhiệm vụ giúp giám đốc về cơng tác hành chắnh, tổ
chức ổn định lao động sản xuất trong Công ty. Cân đối lượng lao động, dự thảo các quy định về tiền lương, tiền thưởng Ầ và các vấn đề có liên quan đến bảo hiểm, an tồn lao động, hướng dẫn tổ chức sản xuất trong việc bố trắ xắp sếp lao động để giải
quyết các vấn đề ký kết hợp đồng tổ chức các cuộc thi cho nhân viên để tìm ra lao động giỏi, tổ chức các lớp tập huấn cho nhân viên lao động để nâng cao tay nghề
Phòng dịch vụ khách hàng: chịu tránh nhiệm tiếp nhận thông tin khách hàng
và xử lý thông tin. Đưa thơng tin đến các phịng ban có liên quan để xử lý công việc trong thời gian xác định. Giám sát quá trěnh lŕm việc các phňng ban khác nhằm đảm bảo thời gian và chất lượng sản phẩm cam kết cùng khách hàng. Tiếp nhận lại kết quả từ các pḥng ban để liên hệ làm việc trực tiếp cùng khách hàng và xuyên suốt quá tŕnh tiếp nhận khách hàng đến bàn giao sản phẩm và nghiệm thu.
Phịng cung ứng: Tiếp nhận thơng tin và xử lý thông tin theo yêu cầu khách
hàng từ phịng kinh doanh. Nếu có thơng tin trực tiếp từ khách hàng phải thơng qua phịng kinh doanh để làm việc cùng khách hàng. Cung cấp bảng kế hoạch chương trình cùng các hạng mục theo yêu cầu của sự kiện cho phòng kinh doanh để phòng kinh doanh trực tiếp phân bổ các phòng ban thực hiện trong khoảng thời gian hợp lý. Trực tiếp tìm hiểu, khai thác thị trường sự kiện và nắm bắt thông tin từ các thông tin từ các cơng ty, tổ chức, cá nhân có nhu cầu làm sự kiện để hỗ trợ phòng kinh doanh trong việc tiếp thị khách hàng. Chịu trách nhiệm trong việc truyền thông và phát ngôn các thông tin từ Cơng ty ra ngồi.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Công ty CP Nghệ Thuật Việt
Với những chức năng và nhiệm vụ được quy định như trên, cùng với đặc điểm tổ chức quản lý, yêu cầu trình độ quản lý, loại hình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, khối lượng mức độ phức tạp của các thơng tin mà bộ máy kế tốn của Công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Tồn bộ cơng việc kế tốn ( như phân loại chứng từ, định khoản, ghi sổ chi tiết, ghi sổ tổng hợp, hạch toán chi phắ kinh doanh và tắnh giá thành sản phẩm, lập báo cáo tài chắnh...) đều được tập trung tại phòng kế tốn.
2.1.5.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN KẾ TOÁN TỔNG HỢP KẾ TOÁN TRƯỞNG KT Tiền KT Vật tư, Doanh KT KT KT Thanh tốn,
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Ghi chú:
Quan hệ chức năng Quan hệ trực tuyến
2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán Kế toán trưởng: Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán trưởng là tổ chức bộ máy kế
toán điều hành bộ phận kế tốn sao cho phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Trực tiếp lãnh đạo phịng kế tốn, chỉ đạo và phân công công việc cho các kế toán viên. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc và cấp trên về tắnh chắnh xác của số liệu. Đồng thời, cũng chịu trách nhiệm trong việc chấp hành chế độ thống kê, kế tốn theo quy định của Cơng ty và của Nhà nước.
Kế toán tổng hợp: Làm nhiệm vụ tổng hợp số liệu, lập báo cáo định kỳ. Khi
kế tốn trưởng đi vắng có thể thay kế toán trưởng ký duyệt những chứng từ phát sinh hằng ngày trong nội bộ Công ty như giấy tạm ứng, phiếu tiếp nhận nguyên liệu.
Kế toán thanh tốn Ờ cơng nợ: Theo dõi tình hình thanh tốn cơng nợ với
khách hàng. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi công nợ cho từng khách hàng. Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo định kỳ. Đồng thời theo dõi thanh toán tạm ứng phát sinh Cơng ty.
Kế tốn vật tư Ờ giá thành: Tổ chức theo dõi ghi chép tình hình nhập, xuất,
tồn các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm trong kho. Lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu sản xuất kinh doanh, tập hợp theo từng khoản mục chi phắ, đối tượng chi phắ phục vụ cho công tác tắnh giá thành. Thường xuyên đối, kiểm kê với các bộ phận có liên quan để lập báo cáo chắnh xác.
Kế toán tiền mặt Ờ tiền gửi ngân hàng: Theo dõi quá trình thu chi tiền mặt,
tiền gửi ngân hàng, các khoản vay, lãi vay ngân hàng. Đối chiếu tiền mặt trên sổ quỷ và thực tồn tại quỷ với thủ quỷ.
Kế toán Doanh thu - Thuế: Theo dõi và ghi nhận các khoản doanh thu tiêu
thụ, ghi chép phản ánh tình hình kê khai thuế, quyết tốn thuế GTGT và các loại thuế phát sinh trong quá trình kinh doanh, thực hiện nghĩa vụ Thuế với Nhà nước kịp thời, đúng quy định. Cuối kỳ kết hợp với các bộ phận có liên quan để lập các cáo báo kế toán.
Kế toán TSCĐ Ờ CCDC: ghi chép, phản ánh chắnh xác đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình tăng giảm tài sản cố định, công cụ dụng cụ của Công ty; lập bảng trắch khấu hao và phân bổ chi phắ khấu hao chắnh xác vào các đối tượng sử dụng.
Thủ quỹ: Có trách nhiệm thu, chi tiền mặt theo lệnh của Giám Đốc và Kế
Toán Trưởng, lập báo cáo quỷ và ghi chép sổ hằng ngày. Thường xuyên kiểm kê đối chiếu với các bộ phận kế toán để xác minh thừa thiếu.
2.1.5.3. Hình thức sổ kế tốn áp dụng tại Cơng ty
Hiện tại Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt áp dụng chế độ kế tốn theo thơng tư 133/2006/TT-BTC ra ngày 26/08/2016, và vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước. Phiếu thu Ờ chi, nhập xuất vật tư theo mẫu của thơng tư 133/2006/TT-BTC, hóa đơn GTGT do Cơng ty tự đặt in theo quyết định của BTC. Tuy nhiên trước năm 2018 công ty sử dụng chế độ kế toán theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ra ngày 14/09/2006, và vận dụng hệ thống chứng từ theo quy định của Nhà nước, phiếu thu Ờ chi, nhập xuất vật tư theo mẫu của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC.
Hình thức sổ kế tốn mà cơng ty đang áp dụng là hình thức Ộ Chứng từ ghi sổỢ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá xuất kho là giá nhập trước xuất trước, niên độ kế toán được áp dụng theo năm dương lịch, kỳ kế tốn theo tháng. Trình tự ghi sổ được thực hiện theo một chương trình phần mền kế tốn Bravo được thiết kế sẵn trên máy vi tắnh như sau:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC KẾ TỐN CHỨNG TỪ GHI SỔ TRÊN MÁY VI TÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm
Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hình thức kế toán trên máy vi tắnh
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chắnh
- Báo cáo kế tốn quản trị MÁY VI TÍNH
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Sơ đồ 2.4: Sơ đồ hình thức kế tốn Trình tự luân chuyển chứng từ Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo kế tốn Chứng từ gốc
Hình thức kế tốn ỘChứng từ ghi sổỢ đang áp dụng ở Công ty CP Nghệ Thuật Việt được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tắnh. Do đó, trình tự ln chuyển chứng từ được thể hiện như sau:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ
kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tắnh theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.
Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chắnh. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chắnh xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế tốn chỉ có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chắnh sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chắnh theo quy định của phần mềm. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế tốn chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định và bảo quản lưu trữ chứng từ.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn chi phắ và tắnh giá thành sản phẩm dịch vụ tạiCông ty cổ phần Nghệ Thuật Việt Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt
2.2.1. Đối tượng, phương pháp hạch toán chi phắ sản xuất kinh doanh và tắnhgiá thành dịch vụ tại Công ty giá thành dịch vụ tại Công ty
2.2.1.1. Đối tượng tập hợp chi phắ và tắnh giá thành
Xuất phát từ đặc thù của ngành dịch vụ quảng cáo Ờtổ chức sự kiện, quá trình tổ chức quản lý nên sản phẩm dịch vụ của Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt là đơn chiếc và riêng lẻ. Vì vậy đối tượng tập hợp chi phắ sản xuất kinh doanh và đối tượng tắnh giá thành là theo từng sản phẩm dịch vụ mà Công ty đã thực hiện phục vụ
khách hàng như: Thiết kế in ấn Pano, bảng hiệu, thi công giao dịch các hội nghị khách hàng, lễ ra mắt và giới thiệu sản phẩm mới, các ngày kỷ niệm, các ngày lễ tết, các dịp đón tiếp đặc biệt, các buổi lễ khởi công, khai trương, hội chợ thương mại, triển lãm thực sự là thế mạnh của Công ty CP Nghệ Thuật
Do thời gian nghiên cứu cũng như trình độ của em cịn hạn hẹp, vì vậy trong bài viết này em xin dùng số liệu liên quan đến sự kiện ỘKỷ niệm 5 năm thành lập công ty MobifoneỢ mà đơn vị đã hoàn thành và bàn giao vào tháng 04 năm 2017 để minh họa cho trình tự tổ chức kế tốn chi phắ và tắnh giá thành dịch vụ tại Công ty cổ phần Nghệ Thuật Việt. Sự kiện ỘKỷ niệm 5 năm thành lập công ty MobifoneỢ được thực hiện tại hội trường Saphire, 526 Điện Biên Phủ, P.21, Q.Bình Thạnh, TP.HCM vào ngày 24/04/2017 và tại khách san New Wave 151 Thùy Vân, Thắng Tam, Tp. Vũng Tàu, tỉnh Bà Rịa Ờ Vũng Tàu và biển Vũng Tàu từ ngày 25- 27/04/2017.
2.2.1.2. Trình tự hạch tốn chi phắ sản xuất kinh doanh và tắnh giá thành dịch vụ tại Công ty Cổ phần Nghệ Thuật Việt
a. Hạch toán chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là những chi phắ nguyên liệu, vật liệu phát sinh trực tiếp ở sự kiện, dịch vụ nào thì được hạch tốn trực tiếp cho sự kiện, dịch vụ đó.
Đối với dịch vụ quảng cáo Ờ tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện ỘKỷ niệm 5 năm thành lập MobifoneỢ nói riêng nguyên liệu, vật liệu được sử dụng cho sự kiện chủ yếu là: giấy in ảnh, bạt trắng, sắt, thép, tôn kẽm, mực in, các vật liệu khácẦ.
Khi có nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho việc tổ chức sự kiện, trưởng bộ phận có liên quan (Thiết kế quảng cáo, kỹ thuật thi côngẦ) sẽ lập Giấy đề xuất vật tư hoặc
phiếu trình đối với nguyên vật liệu cần thuê mua. Giấy đề xuất hoặc giấy trình sẽ được giám đốc ký duyệt, kế toán vật tư xem xét trên cơ sở phục lục 01 của Hợp đồng kinh tế đã ký và quyết định số tiền cần chi.
Để tập hợp chi phắ NVL trực tiếp, kế toán sử dụng TK 1545ỘChi phắ sản xuất kinh doanh dở dangỢ và mở chi tiết cho từng dịch vụ, sự kiện.
Sơ đồ 2.5 : Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào phiếu trình và định mức tiêu hao theo số lượng đã được duyệt bởi giám đốc và xác nhận của phòng cung ứng, phòng dịch vụ khách hàng tiến hành thu mua nguyên vật liệu, và kế toán dựa trên Giấy đề nghị thanh toán đã được lập của phòng cung ứng đã được duyệt sẽ lập phiếu chi theo mẫu của QĐ số 48/2006/QĐ- BTC.
Màn hình nhập liệu của phiếu chi số 102/04: Phiếu chi mua nguyên vật liệu trực tiếp (hoa tươi trang trắ) cho buổi lễ
Chứng từ ghi sổ TK 1545 Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại TK 1545 Sổ cái TK 1545 Sổ chi tiết tổng hợp TK 1545 Sổ chi tiết tài khoản 1545
Chứng từ gốc (HĐ mua chuyển thẳng, phiếu chi,
Phiếu chi 102/04
Khi phiếu chi được lập và có đầy đủ chữ ký của các bộ phận có liên quan, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu chi này làm chứng từ gốc để kiểm tra .Phần mềm kế tốn tự động lên sổ sách kế tốn theo trình tự lên sổ như sau:
Tại Công ty, nguyên vật liệu được xuất kho để dùng cho quá trình thực hiện dịch vụ là những vật tư khơng có tắnh chất tái sử dụng, bởi do số lượng xuất dùng dựa trên định mức đã dự tốn theo bảng dự trù chi phắ. Vì vậy, phế liệu cịn lại của q trình thi cơng dịch vụ là những vật tư đã làm dỡ, cịn sót lại nên theo kế tốn Công ty không thể thu hồi được. Do đó, kế tốn khơng thu hồi phần phế liệu cịn