X Đà Nẵng, ngày 31 tháng 12 năm
74 Trương Chí Cương, P Hoà Cường Nam, Q Hả
3.2.1 Đối với cơng tác tổ chức kế tốn
Chứng từ của công ty bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại cung cấp thông tin về một loại nghiệp vụ kinh tế riêng, chứng từ kế toán là gốc để ghi sổ kế tốn, có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thơng tin, nhất là thơng tin kế tốn. Sự trung thực và chính xác của thơng tin được tăng lên nhờ việc ghi chép ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ và kém theo chữ ký của người có trách nhiêm, việc hạch tốn kế tốn là cơng cụ đắc lực cho quản lý, các số liệu là cơ sở để ra các quyết định kinh doanh. Do đó yêu cầu của kế tốn là chính xác, kịp thời, đầy đủ. Điều này địi hỏi việc lập và tổ chức luân chuyển chứng từ phải nhanh chóng, kịp thời, chính xác. Tổ chức tốt cơng tác ln chuyển chứng từ sẽ góp phần tránh các trường hợp ghi chép trùng lặp, thiếu sót gian lận chứng từ. Mặt khác, nó đóng vai trị quan trọng trong kiểm sốt nội bộ tại cơng ty.
Qua tình hình kiểm sốt q trình bán hàng và thu tiền trên để quá trình luân chuyển chứng từ được khoa học, cơng ty nên có quy định bằng văn bản về trình tự luân chuyển chứng từ và lập kế hoạch luân chuyển chứng từ.
Quy định này nhằm phân chia trách nhiệm cho các bộ phận liên quan khi có sự chậm trễ làm ảnh hưởng tới cơng việc của những bộ phận khác.
Tổ chức, bảo quản, lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo theo nguyên tác an toàn, bảo mật và thuận tiện truy cập.
Nêu rõ từng loại chứng từ, người lập, người kiểm tra chứng từ, thời hạn chuyển chứng từ, người nhận và sử dụng chứng từ. Lưu trữ hóa đơn chứng từ được thực hiện theo quy định của Luật kế toán, chứng từ là những bằng chứng để chỉ rõ sự phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Vì thế trách nhiệm của người lưu giữ chứng từ phải được phân định rõ ràng, khi có sự mất mát, thất lạc chứng từ sẽ xác định đâu là người chịu trách nhiệm. Sự phân định như vậy sẽ làm cho người giữ chứng từ có trách nhiệm hơn đối với việc bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Mặt khác, khi giao nhận chứng từ nên ghi rõ các chứng từ đã giao, số lượng. Vì các chứng từ được đánh số thứ tự sẵn cho nên có thể khơng cần liệt kê chứng từ, mà có thể ghi seri chứng từ đó bắt đầu từ số nào và kết thúc tại đâu, số lượng của chứng từ. Khi có những chứng từ sai cần hủy bỏ thì cũng cần phải ghi lại để theo dõi xem thật sự các chứng từ đó đã được hủy một cách đúng đắn hay chưa.
Kiểm tra kỹ chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng ban cũng là các để ngăn ngừa khả năng mất hóa đơn, hoặc những hóa đơn, chứng từ bị sử dụng với mục đích gian lận.
Giải pháp:
Qua thời gian thực tập, nghiên cứu về tình hình hoạt động của Cơng ty cũng như việc tổ chức hạch toán kinh doanh và xác định kết quả, kết hợp với những kiến thức cơ bản đã học ở trường em xin nêu ra một số vấn đề mà theo chủ quan của em đó là những tồn tại cần khắc phục để cơng tác hạch tốn kinh doanh và xác định kết quả được tốt hơn.
Thông qua đó em cũng đề xuất một số ý kiến nhằm bổ sung hồn thiện cơng tác hạch tốn, làm tốt hơn vai trị của kế tốn trong việc kiểm tra, cung cấp thơng tin hữu ích cho quản lý.
Cơng ty nên phân chia các phần hành kế tốn cho mỗi kế tốn phụ trách, ví dụ như kế tốn cơng nợ theo dõi cơng nợ cho từng khách hàng, kế tốn tiền gởi ngân hàng theo dõi việc giao dịch với ngân hàng và một kế toán bán hàng thực hiện việc ghi chép sổ sách có liên quan đến mua bán hàng hóa....
Các cửa hàng, kho, tổ bán hàng lưu động sau khi bán hàng cần phải tập hợp các chứng từ phát sinh và nộp về cho phịng kế tốn cơng ty ngay trong ngày phát sinh giúp cho kế tốn cơng ty theo dõi và phản ánh kịp thời các hoạt động bán hàng diễn ra trong ngày và điều này cũng cần thiết đối với kế tốn cơng ty nhằm cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý khi cần thiết.
Số lượng nhân viên kế tốn ít nên cơng việc của kế tốn tổng hợp là tương đối nhiều. Phịng kế tốn cơng ty nên phân chia khối lượng cơng việc kế tốn đều và phù hợp với khả năng, quyền hạn của từng nhân viên kế toán. Tuỳ vào từng trường hợp cụ thể mà có sự phân chia cơng việc kế tốn cho phù hợp thì sẽ đạt hiệu quả cao và nhanh chóng hơn.
Cơng việc kế tốn chủ yếu làm bằng máy vi vính, do đó việc thường xun sao lưu dữ liệu, kiểm tra tình hình hoạt động của hệ thống, bảo trì máy vi tính cũng là một cơng việc rất quan trọng và thực sự cần thiết cho kế tốn cơng ty.