Kế tốn chi phí bán hàng

Là một Doanh nghiệp thương mại nên khoản chi phí bán hàng là một khoản chi phí khơng thể thiếu và phải được hạch toán một cách cẩn thận để xác định kết quả kinh doanh. Kế tốn chi phí bán hàng của Cơng ty hạch tốn chi phí theo từng yếu tố chi phí như chi phí nhân cơng, chi phí bằng tiền… Để tiến hành hạch tốn các chi phí đó, kế tốn sử dụng các chứng từ như Hóa đơn GTGT mua vào, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…

Để hạch tốn chi phí bán hàng kế tốn Cơng ty tiến hành hạch toán theo 3 yếu tố chi phí. Nội dung q trình hạch tốn yếu tố chi phí bán hàng của Cơng ty gồm:

Chi phí nhân viên bán hàng: Chi phí này bao gồm chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng. Căn cứ vào Bảng chấm công mà tổ trưởng các bộ phận thực hiện hằng ngày, kế tốn tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương cho các nhân viên bán hàng. Căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương cho bộ phận phịng kinh doanh – đây chính là chi phí nhân viên bán hàng.

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Cơng ty thực hiện trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. TSCĐ của Công ty phục vụ bán hàng bao gồm: máy vi tính, nhà kho, nhà văn phịng,…Kế tốn căn cứ vào bảng phân bổ TSCĐ do kế toán về TSCĐ chuyển đến để ghi Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp về chi phí bán hàng

- Chi phí mua ngồi và bằng tiền khác: Căn cứ vào các chứng từ thu thập được bên ngoài khi phát sinh nghiệp vụ chi trả như: Phiếu chi, hóa đơn GTGT, giấy báo Nợ, …

2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán * Chứng từ * Chứng từ

Các chứng từ sử dụng khi ghi nhận chi phí bán hàng bao gồm: + Hợp đồng mua bán, vận chuyển

+ Giấy đề nghị thanh tốn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Phiếu chi

+ Hóa đơn mua hàng

+ Các chứng từ liên quan khác

* Quy trình luân chuyển chứng từ

Song song với việc lập kế hoạch bán hàng, ở Công ty thương mại và dịch vụ cơng nghiệp ơ tơ khi phát sinh chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác phải lập dự trù chi phí và phải được giám đốc cơng ty phê duyệt mới được thực hiện. Đối với các khoản chi phí phát sinh lớn như vận chuyển, bốc xếp bán hàng phải có hợp đồng mua, bán.

Khi bộ phận nào phát sinh chi phí phải cử người đại diện làm giấy đề nghị thanh tốn kèm theo dự trù chi phí đã được giám đốc duyệt và hóa đơn theo quy định. Khi giấy đề nghị thanh toán đã đựoc giám đốc và kế tốn trưởng cơng ty ký duyệt thì mới được chuyển đến kế tốn thanh toán viết phiếu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

* Ví dụ

Ngày 19/03/2011, anh Nguyễn Văn Định thanh tốn tiền xawngg xe đi cơng tác. Kèm theo đó là hóa đơn GTGT do Doanh nghiệp tư nhân Vinh Long phát hành như sau:

Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT-3LL

Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu : AA/2010T Ngày 19 tháng 03 năm 2011 Số : 0003564

Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Vinh Long Địa chỉ: Yên Sở, Hoàng Mai, Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: MS : 0104149302 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Định

Đơn vị: Công ty thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô

Địa chỉ: 199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh tốn: Tiền mặt MS: 0100104429-016

STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

A B C 1 2 3=1x2

1 Xăng A92 lít 35 21.4 750.000

Cộng tiền hàng : 750.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 75.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 825.000 Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm hai lăm nghìn đồng.

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

Đã ký Đã ký Đã ký

Biểu 2.21: Hóa đơn mua xăng

Ngày 19/03/2011, anh Nguyễn Văn Định gửi giấy đề nghị thanh toán lên phịng kế tốn cơng ty, với nội dung như sau:

Biểu 2.22: Giấy đề nghị thanh toán

Đơn vị: Cơng ty TM và DV CN Ơ tô

Địa chỉ: 199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN

GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TỐN

Ngày 19 tháng 03 năm 2011

Kính gửi: Giám đốc Cơng ty thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Văn Định

Bộ phận: Phịng kinh doanh

Nội dung thanh tốn: Tiền xăng đi cơng tác Số tiền: 825.000 (Tám trăm hai lăm nghìn đồng) (Kèm theo 01 chứng từ gốc)

Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc

Ngày 20/03/2011, sau khi có phê duyệt của giám đốc và kế toán trưởng, thủ quỹ xuất tiền mặt thanh toán cho anh và viết phiếu chi như sau:

Đơn vị: Cơng ty TM và DV CN Ơ tơ Mẫu số: 02-TT

(Ban hành kèm theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20.03.2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI Số: 0025325

Ngày 20 tháng 03 năm 2011

Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Định Bộ phận: Phòng kinh doanh

Lý do chi: Thanh tốn tiền xăng xe Số tiền: Tám trăm hai lăm nghìn đồng. (Kèm theo 01 chứng từ gốc)

Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Nguời nhận tiền

Ngồi ra, tại cơng ty thương mại và dịch vụ cơng nghiệp ơ tơ, phản ánh chi phí bán hàng cịn có một số chứng từ như bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng thanh toán lương…

Công ty TM và DV CN ô tô

199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN (Ban hành theo quyết định số 15QĐ-BTC ngàyMẫu số: 06-TSCĐ

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biểu 2.24: Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ

BẢNG TÍNH VÀ PHÂN BỔ KHẤU HAO TSCĐ

Tháng 03 năm 2011 Người lập biểu Đã ký Ngày 31tháng 03 năm 2011 Kế toán trưởng Đã ký Số

TT TSCĐ theo khoản mục Nguyên giáTSCĐ Số khấu haotháng 1 Lũy kế từđầu năm Nơi sử dụng

Nhà cửa 897.790.603 3.630.982 3.630.982 1 Nhà làm việc 2 tầng 568.243.152 2.451.236 2.451.236 VPCTy 2 Nhà kho 329.547.451 1.179.746 1.179.746 VPCTy Dụng cụ quản lý 50.845.333 847.422 847.422 1 Máy vi tính 50.845.333 847.422 847.422 VPCTy Cộng 948.635.936 4.478.404 4.478.404 ĐVT: Đồng

Biểu 2.25: Bảng thanh toán tiền lương tháng 03 năm 2011

Công ty Thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô 199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN

BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG

Tháng 03 năm 2011

TT Họ và tên LCB Tổng tiền lương và TN được nhân Tạm

ứng kỳ I

Các khoản trừ theo QĐ Kỳ 2 được lĩnh Lương chính Tiền ăntrưa Phụ cấpkhác Tổng TN NC Thành tiền BHXH BHYT BHTN

1 Nguyễn Văn Định 2.352.000 3.720.000 550.000 700.0 00 4.970.000 24 4.970.000 - 141.120 35.280 23.520 4.770.080 2 Nguyễn Văn Thành 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 24 3.350.000 - 118.200 29.550 19.700 3.182.550 3 Nguyễn Hoàng Điệp 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 23 3.246.000

- 118.200 29.550 19.700 3.078.550 4 Bùi Thị Bích Nhung 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 18 2.725.000 - 118.200 29.550 19.700 2.557.550 5 Nguyễn Văn Tám 1.970.000 2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 20 2.933.000 - 118.200 29.550 19.700 2.765.550

6 Đinh Trung Sơn

1.970.000

2.500.000 550.000 300.000 3.350.000 22 3.142.000

-

118.200 29.550 19.700 2.974.550

Cộng 12.202.000 16.220.000 3.300.000 2.200.000 21.720.000 131 20.366.000 0 732.120 183.030 122.020 19.328.830

Người ghi sổ Kế toán trưởng

Ngày 31 tháng 03 năm2011

Giám đốc

* Tài khoản sử dụng

- TK 641 – Chi phí bán hàng

2.3.2. Quy trình ghi sổ kế tốn chi phí bán hàng * Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng * Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng

Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng được thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.6: Quy trình ghi sổ chi tiết Chi phí bán hàng

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, các chứng từ liên quan, kế toán ghi lên sổ chi tiết chi phí bán hàng. Cuối tháng, cộng sổ chi tiết chi phí bán hàng, kế tốn ghi vào sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng, rồi từ đó đối chiếu với sổ cái TK 641.

* Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng

Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng theo hình thức ghi sổ nhật ký chung được thực hiện tại công ty thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô theo sơ đồ sau:

Nguyễn Thị Thu Hoài

Chứng từ Sổ chi tiết chi phí bán hàng Sổ tổng hợp chi tiết chi phí bán hàng Sổ cái TK 641 45

Sơ đồ 2.7: Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng

Căn cứ vào hóa đơn bán hàng, các chứng từ liên quan, kế tốn ghi lên bảng kê chi phí bán hàng. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ cái TK 641

Chứng từ liên quan Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 641 Bảng kê chi phí bán hàng Sổ tổng hợp chi tiết TK 641 Bảng cân đối

số phát sinh Báo cáo kế tốn Sổ Đăng

Biểu 2.26: Bảng kê chi phí bán hàng

CƠNG TY TM và DV CN ơ tơ

199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN

BẢNG KÊ CHI PHÍ BÁN HÀNG

Tháng 01 năm 2010

Đvt: Đồng

Chứng từ

Nội dung Tài khoản

ghi nợ Tài khoản ghi có Tổng cộng

Số hiệu Ngày tháng

PC0025111 06/03 Hồi TT Cphí tiếp khách 641 111 1.650.000

PC0025120 09/03 Minh TT mua VPP 641 111 627.266

PC0025325 20/03 Nguyễn Văn Định TT tiền xăng 641 111 825.000

… … … … Khấu hao TSCĐ 641 214 4.478.404 Lương CNCNV 641 334 20.366.000 Ăn ca 641 334 3.300.000 Kinh phí cơng đồn 641 3382 244.040 BHXH 641 3383 732.120 BHYT 641 3384 183.030 BHTN 641 3383 122.020 … … … … Cộng 75.253.024 Người lập biểu Đã ký Ngày 31tháng 03 năm 2011 Kế toán trưởng Đã ký

Biểu 2.27: Sổ tổng hợp chi phí bán hàng

CƠNG TY TM VÀ DV CN Ô TÔ

199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, Hà Nội

SỔ TỔNG HỢP CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG

Tháng 03 năm 2011

STT Khoản mục Tổng cộng

1 Chi phí nhân viên 24.947.210

+ Tiền lương CNV 20.366.000

+ Tiền ăn giữa ca 3.300.000

+ Bảo hiểm xã hội 732.120

+ Bảo hiểm y tế 183.030

+ Kinh phí cơng đồn 244.040

+ Bảo hiểm thất nghiệp 122.020

2 Chi phí nguyên liệu -

3 Chi phí dụng cụ -

4 Chi phí khấu hao TSCĐ 4.478.404

5 Dịch vụ mua ngoài 22.954.555 + Vận chuyển 12.135.000 + Vật liệu, phụ tùng thay thế - + Điện thoại 4.428.873 + Điện sáng 2.733.909 + Bảo quản 2.951.818

+ Chi phí quảng cáo 704.955

6 Chi phí khác bằng tiền 22.872.876

Cộng 75.253.045

Ngày 31 tháng 03 năm 2011

Lập biểu Kế tốn trưởng

Đã ký Đã ký

Cơng ty TM và DV CN ô tô 199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN

Mẫu số S02a-DN

(Ban hành theo quyết định số 15QĐ-BTC ngày

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Biểu 2.28: Chứng từ ghi sổ số 68 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 68 Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú SH NT Nợ Có

01/03 Chi phí nhân viên 641 334 24.947.210

04/03 Chi phí khấu hao 641 214 4.478.404 11/03 Chi phí dịch vụ mua ngồi 641 331 22.954.555

11/03 Chi phí bằng tiền khác 641 111 22.872.876 Cộng x x 75.253.045 Người lập biểu Đã ký Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Kế tốn trưởng Đã ký

Cơng ty TM và DV CN ô tô Mẫu số S02a-DN

Nguyễn Thị Thu Hoài

ĐVT: Đồng

199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN (Ban hành theo quyết định số 15QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Biểu 2.29: Chứng từ ghi sổ số 70 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 70 Ngày 31 tháng 03 năm 2011

Chứng từ Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Ghi chú

SH NT Nợ Có 31/03 Kết chuyển CPBH 911 641 75.253.045 Cộng x x 75.253.045 Người lập biểu Đã ký Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Kế toán trưởng Đã ký ĐVT: Đồng

Công ty TM và DV CN ô tô

199B Minh Khai, Hai Bà Trưng, HN (Ban hành theo quyết định số 15QĐ-BTC ngàyMẫu số S02a-DN

20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

Biểu 2.30: Sổ cái tài khoản 641

SỔ CÁI

Tài khoản Chi phí bán hàng Số hiệu: 641 Tháng 03 năm 2011 Chứng từ Diễn giải SHTK đối ứng Số tiền Số CT Ngày tháng Nợ Có B C D H 1 2

68 31/03 Chi phí nhân viên 334 24.947.210

31/03 Chi phí khấu hao 214

4.478.404 31/03 Chi phí dịch vụ mua ngồi 331 22.954.555

31/03 Chi phí bằng tiền khác 111 22.872.876 70 31/03 Kết chuyển CK 911 75.253.045 Số dư cuối kì - - Người lập biểu Đã ký Ngày 31 tháng 03 năm 2011 Kế tốn trưởng Đã ký

Nguyễn Thị Thu Hồi

ĐVT: Đồng

CHƯƠNG 3

HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG

TẠI CƠNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ CÔNG NGHIỆP Ô TÔ 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô

Sau một thời gian thực tập tại Công ty thương mại và dịch vụ cơng nghiệp ơ tơ, được tìm hiểu thực tế cơng tác kế tốn của công ty, với những kiến thức đã học tại trường, em xin đưa ra một số nhận xét về thực trạng kế tốn bán hàng tại Cơng ty thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô cùng với phương hướng hoàn thiện như sau:

3.1.1. Ưu điểm

* Về cơng tác quản lý bán hàng

- Cơng ty đã có những biện pháp quản lý bán hàng phù hợp với thực tế, phân công phân nhiệm cụ thể cho từng bộ phận, từng phịng ban trong q trình bán hàng, từ đó nâng cao được hiệu quả của cơng tác bán hàng nói riêng cũng như cơng tác quản lý doanh nghiệp nói riêng.

- Quy trình bán hàng hợp lý, từ khâu mua hàng, đến khâu tìm kiếm thị trường, ký hợp đồng…khiến cho việc bán hàng thuận lợi, tiết kiệm được chi phí.

* Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế tốn

- Việc áp dụng hình thức sổ Chứng từ ghi sổ ở cơng ty là hợp lý, đã làm

giảm đáng kể việc ghi chép trùng lặp, tăng năng suất lao động, góp phần sáng tạo, phát huy năng lực của nhân viên.

- Áp dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định nên trong cơng tác hạch tốn các nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn.

- Việc áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xun cho phép ghi chép nhanh chóng, chính xác, kịp thời thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này. Mặt khác do đặc thù kinh doanh với nhiều chủng loại than với nhiều đối tượng khách hàng nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp công ty chủ động trong việc kiểm kê hàng hóa.

- Kế tốn giá vốn hàng bán theo giá đích danh đảm bảo tính chính xác.

* Về chứng từ và sổ sách kế tốn

- Cơng ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh quy định về chứng từ. Quy trình ln chuyển chứng từ rành mạch, khơng chồng chéo là điều kiện thuận lợi để ghi sổ và hạch toán. Việc lưu trữ chứng từ thực hiện khoa học, theo đúng quy định rất thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra và đối chiếu.

- Sổ kế toán chi tiết và tổng hợp rõ ràng, phản ánh chứng từ một cách đầy đủ.

3.1.2. Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm kể trên, trong cơng tác quản lý bán hàng cũng như quy trình ghi sổ, hạch tốn bán hàng ở Cơng ty thương mại và dịch vụ cơng nghiệp ơ tơ cịn tồn tại một số hạn chế sau:

*Về công tác tổ chức quản lý bán hàng và kế toán bán hàng

Lực lượng lao động chưa ổn định, lúc thừa người lại thiếu việc, lúc ít việc lại thừa lao động, không phải là nghề mang tính mùa vụ nhưng đội ngũ nhân viên cịn trẻ nên hay thiên chuyển cơng việc, hoặc do phải di chuyển đi tỉnh khác làm việc nên lực lương không đắp ứng yêu cầu như mong đợi.