Cụng tỏc tổ chức kiểm tra kế toỏn được thực hiện thường xuyờn về việc thực hiện cỏc nội dung cụng tỏc kế toỏn, việc tổ chức bộ mỏy kế toỏn và người làm kế toỏn, việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toỏn, việc chấp hành cỏc quy định khỏc của phỏp luật về kế toỏn…
Việc phõn tớch thụng tin kế toỏn được thực hiện hằng ngày nhằm cung cấp kịp thời và chớnh xỏc cho những đối tượng sử dụng thụng tin kế toỏn
Cụng tỏc lưu trữ tài liệu được kế toỏn quan tõm: việc in ấn sắp xế chứng từ được thực hiện khoa học, kỹ càng. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc tỡm kiếm chứng từ, kiểm
Bảng tổng hợp chứng từ kế toỏn cựng loại: bảng tổng hợp húa đơn, phiếu thu, phiếu chi…
Bỏo cỏo tài chớnh: bảng cõn đối,BCKQHĐKD
tra, kiểm soỏt, duyệt bỏo cỏo quyết toỏn, cũng như cung cấp nhanh số liệu cho lĩng đạo và cơ quan ban ngành cú liờn quan
2.2. Thực tế tổ chức kế toỏn tại Cụng ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam2.2.1. Kế toỏn nguyờn liệu vật liệu tại cụng ty: 2.2.1. Kế toỏn nguyờn liệu vật liệu tại cụng ty:
2.2.1.1. Nguyờn tắc quản lý và hạch toỏn nguyờn liệu vật liệu tại cụng tya. Đặc điểm, phương thức mua và cỏch xỏc định giỏ a. Đặc điểm, phương thức mua và cỏch xỏc định giỏ
Đặc điểm: là một Cụng ty cú quy mụ tương đối nhỏ, chuyờn sản xuất chế biến cỏc loại gia vị để xuất khẩu nờn Cụng ty phải sử dụng nhiều loại nguyờn vật liệu khỏc nhau cho quỏ trỡnh sản xuất như: hạt tiờu chưa xay, gừng khụ chưa xay, vỏ quế, ớt khụ, đinh hương… Những loại nguyờn vật liệu này cú đặc điểm là chất lượng thay đổi theo mựa vụ, dễ bị hư hỏng , kộm phẩm chất do tỏc động của cỏc yếu tố mụi trường như : ỏnh sỏng , nhiệt độ , độ ẩm ... nờn rất khú bảo quản , đũi hỏi yờu cầu quản lý cao.
Phương thức mua: cỏc loại nguyờn vật liệu Cụng ty sử dụng phải mua từ nhiều nguồn khỏc nhau. Cú những nguyờn vật liệu Cụng ty mua ở thị trường trong nước, cũng cú những nguyờn vật liệu Cụng ty nhập khẩu từ nước ngồi. Chủ yếu là để phục vụ cho việc sản xuất và xuất khẩu. Do đú cụng ty phải quản lý tỡnh hỡnh thu mua, dự trữ và sử dụng nguyờn vật liệu, một cỏch khoa học hợp lý để phục vụ kịp thời cho quỏ trỡnh sản xuất.
Tớnh giỏ: Tại cụng ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam, nguyờn vật liệu
khi mua về được tớnh theo giỏ thực tế và khi xuất kho tớnh theo phương phỏp bỡnh qũn gia quyền. Theo phương phỏp này giỏ trị nguyờn vật liệu xuất kho được tớnh vào cuối kỳ, vỡ vậy kế toỏn phải luụn theo dừi chặt chẽ giỏ của từng lụ hàng để tớnh giỏ vốn hàng xuất hoặc bỏn và giỏ trị vật tư xuất dựng.
Vớ dụ 1: Ngày 15/03/2012 Cụng ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam
mua một số nguyờn vật liệu của cụng ty TNHH Thương mại Lan Luyến về nhập kho đĩ thanh toỏn tiền hàng bằng tiền mặt 800,500,000 đồng, (chưa cú thuế VAT) chi phớ vận chuyển trả bằng tiền mặt 1,500.000 đồng.
Giỏ gốc của nguyờn vật liệu nhập kho: 800,500,000+1,500,000=1,000,000,000 đồng
Vớ dụ 2: Ngày 20/02/2012, xuất 4000kg tiờu
Trong đú: 08/01 Tồn kho 2,000kg đơn giỏ 140,000đ/kg 15/01 Nhập kho 7,000kg đơn giỏ 145,000đ/kg Đầu tiờn, tớnh đơn giỏ bỡnh qũn:
ĐGBQ = (2,000 *140,000) + (7,000 *145,000) = 143,888.9đ/kg
(2,000 + 7,000)
Trị giỏ nguyờn vật liệu xuất kho = 4,000 * 143,888.9 = 575,555,555.56 đồng
b. Phõn loại nguyờn liệu vật liệu theo mục đớch hạch toỏn
- Tựy theo đặc thự của nguyờn vật liệu mà cụng ty phõn loại chỳng ra thành từng nhúm để tiện cho quỏ trỡnh quản lý và cụng tỏc hạch toỏn nguyờn vật liệu. Đối với nguyờn vật liệu:
+ Nguyờn vật liệu chớnh: là những nguyờn vật liệu trực tiếp cấu thành hỡnh thỏi căn bản của sản phẩm trong quỏ trỡnh sản xuất như: hạt tiờu sọ, đinh hương, tiờu đen,hạt nhục đậu khấu, gừng khụ chưa xay, ớt khụ, vỏ quế, hạt cõy rau mựi…
+ Nguyờn vật liệu phụ: là những nguyờn vật liệu tham gia vào quỏ trỡnh hồn thiện sản phẩm như: bao giấy, nhĩn giấy, bao PE, bao PP, thựng carton, bao đay.
+ Nhiờn liệu: là những loại dựng trợ giỳp cho hoạt động của mỏy múc như: xăng, dầu, khớ ga, bỡnh oxy…
c. Nguyờn tắc quản lý và hạch toỏn nguyờn vật liệu tại cụng ty
Nguyờn tắc quản lý: nhận thấy tầm quan trọng của nguyờn vật liệu đối với quỏ trỡnh sản xuất và kinh doanh nờn cụng ty rất chỳ trọng đến cụng tỏc bảo quản và cất trữ nguyờn vật liệu. Do điều kiện sản xuất nờn cụng ty thường bảo quản nguyờn vật liệu tại kho của cụng ty. Tại cỏc kho của cụng ty luụn cú đầy đủ cỏc trang thiết bị phục vụ cụng tỏc cụng tỏc quản lý, bảo vệ nguyờn vật liệu, và cỏc thủ tục xuất, nhập cũng được quản lý chặt chẽ và liờn hồn.
Hạch toỏn nguyờn vật liờu: phải hạch toỏn chi tiết nguyờn vật liệu theo từng thứ, từng chủng loại quy cỏch ở từng kho và ở từng địa điểm bảo quản sử dụng. Tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động của mỡnh, doanh nghiệp cú thể ỏp dụng một trong 3 phương phỏp kế toỏn chi tiết nguyờn vật liệu (ghi thẻ song song, sổ đối chiếu lũn chuyển, sổ số dư). Hiện tại cụng ty ỏp dụng hỡnh thức ghi thẻ song song. Trị giỏ vật liệu xuất, nhập, tồn phải đỳng giỏ theo nguyờn tắc giỏ thực tế. Kế toỏn cú nhiệm vụ xỏc định giỏ thực tế vỡ ở những thời điểm khỏc nhau trong kỳ hạch toỏn giỏ cú khỏc nhau. Lựa chọn phương phỏp kờ khai hàng tồn kho phự hợp với yờu cầu quản lý của cụng ty và đặc điểm của hàng tồn kho. Cuối niờn độ kế toỏn nếu giỏ trị thuần cú thể thực hiện được của hàng tồn kho thấp hơn giỏ trị ghi sổ kế toỏn thỡ cụng ty được phộp lập dự phũng giảm giỏ hàng tồn kho để trỡnh bày trờn Bỏo cỏo tài chớnh cuối năm.
Sơ đồ hạch toỏn chi tiết theo phương phỏp thẻ song song
2.2.1.1. Kế toỏn nguyờn liệu vật liệu tại cụng ty
a. Chứng từ và trỡnh tự lũn chuyển chứng từ
Chứng từ kế toỏn liờn quan đến nhập, xuất và sử dụng ngyờn vật liệu tại cụng ty bao gồm cỏc loại:
- Chứng từ nhập: Hợp đồng mua hàng, Húa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL) hoặc Húa đơn bỏn hàng thụng thường (mẫu số 02GTGT-3LL), Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT)
Phiếu nhập kho
Phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho Nhật ký kho Thẻ (sổ) chi tiết vật tư Bảng tổng hợp NXT Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối thỏng
- Chứng từ xuất: Phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho
Quy trỡnh tồ chức nhập kho
Trong kế toỏn, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vỡ nú chứng minh nghiệp vụ về nhập kho một loại nguyờn vật liệu nào đú. Vậy làm thế nào để người quản lý kiểm soỏt được hàng nhập kho? Sau đõy là quy trỡnh lũn chuyển phiếu nhập kho ở cụng ty:
Bước 1: Bờn mua và bờn bỏn thỏa thuận ký kết hợp đồng
Bước 2: Bờn bỏn giao hàng cho bờn mua tại kho của bờn mua, bộ phận kiểm tra chất lượng kiểm tra hàng húa, nếu đạt chất lượng thỡ cho nhập kho. Nếu khụng đạt chất lượng thỡ trả lại cho nhà cung cấp.
Bước 3: Thủ kho lập Phiếu nhập kho và phiếu mua hàng theo số lượng thực nhập. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liờn: sau khi cú đầy đủ cỏc chữ ký của người giao hàng và cỏc bộ phận liờn quan được lũn chuyển như sau:
- Liờn 1: Được lưu tại quyển Phiếu nhập kho gốc do thủ kho giữ để ghi vào nhật ký kho hằng ngày.
- Liờn 2: gửi cho phũng kế toỏn để hạch toỏn kế toỏn
Quy trỡnh tổ chức Phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho:
Làm thế nào để người quản lý kiểm soỏt được hàng xuất kho? Sau đõy là quy trỡnh lũn chuyển Phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho:
Bước 1: Phũng sản xuất định mức số lượng nguyờn vật liệu cần thiết để sản xuất trong ngày hay tuần, rồi lập Phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho.
Bước 2: Chuyển cho Giỏm đốc sản xuất duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Thủ kho căn cứ vào Phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho tiến hành ký và xuất kho nguyờn vật liệu. Sau đú giao một bản photo lại cho kế toỏn vật tư để ghi sổ, thủ kho giữ bản gốc để ghi vào nhật ký kho hằng ngày.
Bước 4: Kế toỏn vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ trong file
b. Tài khoản sử dụng tại cụng ty Tài khoản sử dụng: TK 611: Mua hàng
Kết cấu: giống TK “ Tài sản”. Đõy là tài khoản chi phớ nờn khụng cú số dư đầu kỳ và cuối kỳ
- TK chi tiết mở tại cụng ty: 611.1612 : mua hàng trong nước 611.1613: mua hàng nhập khẩu
………….
c. Sổ kế toỏn sử dụng và trỡnh tự ghi sổ kế toỏn nguyờn liệu vật liệu tạicụng ty cụng ty
Tại kho: hằng ngày thủ kho căn cứ vào cỏc phiếu nhập kho, phiếu mua hàng, phiếu yờu cầu nguyờn liệu và xuất kho ghi chộp tỡnh hỡnh nhập xuất kho vào nhật ký kho, chỉ theo dừi về mặt số lượng. Cuối ngày tớnh ra số lượng tồn kho của từng loại nguyờn vật liệu trờn nhật ký kho. Sau đú chuyển chứng từ lờn cho phũng kế toỏn để kế toỏn ghi chộp. Cuối thỏng, thủ kho lập bỏo cỏo kho gửi lờn cho phũng kế toỏn.
Tại phũng kế toỏn: hằng ngày khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển lờn, kế toỏn tiến hành kiểm tra chứng từ, tớnh giỏ, phõn loại chứng từ để ghi vào bảng tổng hợp
nhập xuất tồn vật tư cả về mặt số lượng và giỏ trị. Đồng thời nhập liệu vào phần mềm kế toỏn. Phần mềm kế toỏn sẽ tự động cập nhật vào sổ nhật ký chung, sổ cỏi tài khoản…Cuối thỏng kế toỏn và thủ kho đối chiếu số liệu trờn bỏo cỏo kho và bảng tổng hợp nhập xũt tồn vật tư xem số tồn kho cú khớp khụng. Sau đú kế toỏn lập bỏo cỏo kho gửi cho kế toỏn tổng hợp.
Trỡnh tự ghi sổ
Sau đõy là một số nghiệp vụ xảy ra trong thỏng 3 ở cụng ty NV1: Ngày 12/03/2012 cụng ty cú nhu cầu mua
31,597kg Tiờu đen với giỏ mua 143,104đ/kg của doanh nghiệp Hửu Tõm để sản xuất, thuế GTGT 5%, trả bằng TGNH MB
Khi nhận được hàng Thủ kho lập phiếu nhập kho (phụ lục 2) Đơn vi:……….. Mẫu số: 01 - VT Bộ phận:………. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 12 thỏng 03 năm2012 Số............................. Nợ.......................... Cú...........................
Họ và tờn người giao: Hữu tõm
Theo.................số...........ngày..........thỏng..........năm............của............ Nhập tại kho: Nedspice Việt Nam . Địa điểm:.................
STT Tờn, nhĩn hiệu quy cỏch, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng húa Mĩ số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Tiờu đen 690 kg 31,597 Cộng PNK PYCNLVÀ XK Húa Đơn Sổ nhật ký kho,Nhật ký mua hàng Nhật ký
chung Sổ cỏi TK611,152 bộ, bỏo cỏo tàiBỏo cỏo nội chớnh
-Tổng số tiền(viếtbăngchữ):.................................................... -Số chứng từ gốc kốm theo :...................................................
Ngày 12 thỏng 03 năm 2012.
Thủ kho lập Phiếu mua hàng ( phụ lục 3)
PHIẾU MUA HÀNG Ngày: 12/03/2012
Phần kiểm tra Phần trăm khấu trừ/thưởng vào giỏ Tổng cộng
Loại Số lụ Trọng lượng Độ ẩm Dung trọng Độ ẩm Dung trọng Giỏ thực mua Tạp chất chốtGiỏ Tạp chất Tổng % thưởng/khấu trừ Thưởng/ khấu trừ trờn 1kg Tổng số tiền phải trả Bp 690 31,591 13.2 576 0.9 128,00 2.7 8.6 0.5 11.8 15.104 143,104 4,521,657,088 Amount 4,521,657,088 VAT 226,082,854
Tờn khỏch hàng: Chuyền trường Total 4,747,739,942
Khỏch hàng Người kiểm Người tớnh giỏ Người mua Thanh toỏn
Ngày Số tiền Người duyệt Thời gian Kiểm Tra Chuyển 1rt MB 13/03/2012 4,521,657,088 2nd MB 20/032012 226,082,854
Khi nhận được Húa đơn của bờn bỏn, phũng kế toỏn
lưu trữ vào hồ sơ riờng để dễ dàng đối chiếu và kiểm tra ( phụ lục 4)
HỐ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng
Ngày 13 thỏng 03 năm 2012
Đơn vị bỏn hàng: Doanh nghiệp tư nhõn thương mại Hữu Tõm
Địa chỉ: Hai bà trưng-buụn hồ-daklak Số tài khoản:
Điện thoại:
Mĩ số thuế: 5900836678
Đơn vị mua hàng: Cụng ty TNHH Chế Biến Gia Vị Nedspice Việt Nam
Mĩ số thuế: 6001222648
Địa chỉ: Hũa Lõn, Thuận Giao, Thuận An, Bỡnh Dương
Hỡnh thức thanh toỏn: CK . Số tài khoản:
STT Tờn hàng hoỏ, dịch vụ Đơn vị tớnh Số lượng A B C 1 01 Tiờu đen Kg 31,597 Cộng tiền hàng:
Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toỏn:
Số tiền viết bằng chữ: Bốn tỷ, bảy trăm bốn mươi bảy triệu,bảy trăm ba mươi chớn ngàn,
chớn trăm bốn mươi hai đồng
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
Căn cứ vào Phiếu mua hàng, Húa đơn, PNK. Kế toỏn định khoản và nhập NV1 vào
phần mềm Itas như sau:
Nợ TK 611.1612: 4,521,657,088đ Nợ TK 133.1133: 226,082,854
NV2: Ngày 15/03/2012 hàng đang đi đường Nutmeg (đậu khấu) của cụng ty mẹ ở Hà
lan 14,994kg, trả bằng TGNH của thỏng trước đĩ về nhập kho
Thủ kho lập phiếu nhập kho Đơn vi:………..
Bộ phận:……….
Mẫu số: 01 - VT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 thỏng 03năm 2012 Số............................. Nợ.......................... Cú...........................
Họ và tờn người giao: Nedspice Sourcing
Theo.................số...........ngày..........thỏng..........năm............của............ Nhập tại kho: Nedspice Việt Nam . Địa điểm:.................
STT Tờn, nhĩn hiệu quy cỏch, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng húa Mĩ số Đơn vị tớnh Số lượng Đơn giỏ Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Nutmeg N687 kg 14,994 Cộng -Tổng số tiền(viếtbăngchữ):.................................................... -Số chứng từ gốc kốm theo :................................................... Ngày 10 thỏng 02 năm 2012.
Người lập phiếu N Người giao hàng Kế toỏn trưởng
Thủ kho lập phiếu mua hàng
PHIẾU MUA HÀNG Ngày: 15/03/2012
Phần kiểm tra Phần trăm khấu trừ/thưởng vào giỏ Tổng cộng
Loại Số lụ Trọnglượng Độ ẩm Dungtrọng Tạp chất chốtGiỏ Độ ẩm Dungtrọng Tạp chất Giỏ thựcmua Tổng % thưởng/khấu trừ Thưởng/ khấu trừ trờn 1kg Tổng số tiền phải trả Đậu khấu N693 14,994 0.1 128,000 Amount VAT
Tờn khỏch hàng: Nedspice sourcing Total
Khỏch hàng Người kiểm Người tớnh giỏ Người mua Thanh toỏn
Ngày Số tiền Người duyệt Thời
gian
Kiểm
Tra Chuyển Hồng Chõu
Khi nhận được Húa đơn của bờn bỏn, phũng kế toỏn lưu trữ vào hồ sơ riờng để dễ
dàng đối chiếu và kiểm tra( phụ lục 5) Date: 23 february 2012
INVOICE
Our contract no: 608239003 Contract date: 25 January 2011
Vessel: SINAR BROMO/SINAR BITUNG Origin: Origin
Destination: Ho Chi Minh city Container no: KKTU7662418 B/L and date: KKLUSUB078771 Dated 22 february 2012
Contract tearms: Cost& freight
Nett shipped weight Shipment: march 2012
GOOD DESCRIPTION MT UNIT PRICE
(USD)
AMOUNT (USD) Indonesia siauw/ambon nugmets shrives who
Bags:300
Gross weight: 15.060 Nett weight: 15.000
15.000 19,250 288,750
Total 288,750
Căn cứ vào Phiếu mua hàng, Húa đơn, PNK. Kế toỏn định khoản và nhập NV2 vào phần mềm Itas như sau:
Nợ TK 611.1613: 6,014,085,000đ Cú TK 151.1151: 6,014,085,000đ
Với hỡnh thức Nhật ký chung để hạch toỏn tổng hợp nhập kho nguyờn vật liệu, hằng ngày kế toỏn Cụng ty theo dừi trờn Sổ Nhật ký mua hàng
Sổ Nhật ký mua hàng số
lụ ngày cung cấpNgười Hànghúa lượngSố muaGiỏ Số tiền giỏTỷ VAT Tổng cộng
688 10/03 Cụng ty CPLiờn Thành Tiờuđen 5,473 137,844 754,420,212 20,828 37,721,011 792,141,223 689 10/0 3 Cụng ty CP Liờn Thành Hoa hồi 43 110,00 0 4,730,000 20,82 8 236,500 4,966,500
690 12/03 Cụng ty CPHửu Tõm Tiờuđen 31,597 143,104 4,521,657,088 20,828 226,082,854 4,747,739,942
691 13/03 Cụng ty CPLiờn Thành Nhục đậu khấu 300 100,939 30,281,700 20,828 1,514,085 31,795,785 692 14/0 3 Cụng ty CP Liờn Thành Gừng lỏt khụ VN 401 44,100 17,684,100 20,82 8 884,205 18,568,305
693 15/03 NedspiceSourcing khấuĐậu 14,994 93,726 6,014,085,000 20,828 0 6,014,085,000 694 20/03 Hồng Trõm Nhĩngiấy 100 10,000 1,000,000 20,828 100,000 1,100,000
Cỏc thụng tin của NV1 ( CP1200725) sẽ được cập nhật vào Sổ nhật ký chung