- Đội ngũ nhân viên: Hiện có trên 100 nhân viên đang làm việc cho Công ty tạ
4. Hồn thành bộ chứng từ nhận hàng nhập khẩu.
Bộ chứng từ nhận hàng là phần quan trọng nhất trong hoạt động nhập khẩu vì nó là cơ sở để làm các thủ tục như : thủ tục Hải quan, thủ tục với cảng để lấy hàng, với đại lý hãng tàu, đồng thời nó cũng là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng nhập khẩu và cũng là cơ sở để người nhập khẩu thanh toán cho người xuất khẩu. Đối với Công ty cổ phần giao nhận kho vận Hải Dương (HDL), khi nhận được sự ủy thác của chủ hàng nhập khẩu, Cơng ty sẽ hồn thành mọi chứng từ để làm thủ tục nhận hàng.
Khác với hoạt động nhập khẩu, người xuất khẩu phải trực tiếp lập các chứng từ như: hóa đơn thương mại (Invoice), bản kê chi tiết hàng hóa (Packing List), xin giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)… từ khi đóng hàng vào container và gửi hàng cho người vận tải thì trong hoạt động nhập khẩu, Công ty (và cả người nhập khẩu) sẽ không trực tiếp lập các chứng từ như trên mà gián tiếp lập các chứng từ đó thơng qua bộ chứng từ mà Công ty nhận được từ chủ hàng. Cơng việc cịn lại của Cơng ty là nhận bộ chứng từ mà người xuất khẩu gửi cho chủ hàng từ chủ hàng và lập lại những chứng từ cần thiết bằng Tiếng Việt để làm thủ tục Hải quan và thủ tục nhận hàng từ Cảng.
Bộ chứng từ mà Cơng ty nhận được từ phía chủ hàng:
Vận đơn đường biển và giấy gửi hàng đường biển (Bill of loading or Seaway bill).
Hóa đơn thương mại (Invoice).
Bảng kê chi tiết hàng hóa (Packing list).
Giấy chứng nhận xuất xứ CO (dùng cho hàng hóa tính th ưu đãi-thuế tính theo hợp tác thương mại của từng quốc gia ưu đãi).
Khi nhận được bộ chứng từ nói trên, nhân viên giao nhận của Cơng ty sẽ tiến hành lập Packing List bằng tiếng Việt. Sau đó nhận thơng báo tàu đến và thời gian lấy hàng từ phía chủ hàng rồi gửi u cầu cho phịng vận tải về dự kiến thời gian lấy hàng. Phòng vận tải điều độ xe đến Cảng lấy hàng và nhận giao hàng từ hãng tàu, đại lý hãng tàu (hoặc hãng tàu) sẽ trao cho cán bộ giao nhận của Công
ty lệnh giao hàng D/O (Delivery Order) và cược vỏ container khi lái xe mang bộ chứng từ cho đại diện của Công ty ở cảng để đưa cho hãng tàu.
Khi đã có đầy đủ các chứng từ nói trên, cùng với hợp đồng mua bán ngoại thương của chủ hàng Cơng ty sẽ hồn thành bộ chứng từ để làm thủ tục Hải quan. Lưu ý rằng trước khi tàu đến Cơng ty sẽ phải hồn thành mọi thủ tục Hải quan, thủ tục với Cảng để khi tàu đến Công ty sẽ nhận hàng theo đúng thơng báo của hãng tàu. Nếu như có sự chậm trễ nhận hàng thì Cơng ty sẽ bị phạt theo điều khoản thưởng phạt của hãng tàu và chủ tàu.