1.1. Các kết luận và phát hiện chính
* Quy trình kiểm sốt hoạt động bán hàng
- Về q trình kiểm sốt thì cơ bản đã bao gồm đầy đủ các bước, trong đó kiểm sốt qua đánh giá q trình thực hiện nhiệm vụ giáo dục, huấn luyện, chỉ dẫn những điểm còn yếu, phát hiện nhân sự đủ khả năng để bố trí đề bạt lên chức vụ khác và có phương án đào tạo những nhân sự cịn kém.
- Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát, các mục tiêu kế hoạch, hướng tới trong năm luôn được nghiên cứu ngay từ đầu năm kinh doanh. Các tiêu chuẩn được xây dựng khá cụ thể dựa trên những thành công của những năm trước. Mặt khác công ty tiến hành cơng tác kiểm sốt liên tục và dựa trên các mục tiêu cụ thể thiết thực nên nhà quản trị có thể thấy được ưu nhược điểm của tất cả nhân viên đó có
phương pháp điều chỉnh phù hợp. Nhà quản trị bán hàng sẽ nắm bắt được một cách cụ thể, tổng qt về tình hình kinh doanh của cơng ty.
- Công tác thông báo kiểm sốt ln được tiến hành nhanh chóng và kịp thời, chấp hành nghiêm túc dưới sự chỉ đạo của cơng ty, thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi của thị trường. Nhờ vậy mà các chỉ tiêu kế hoạch cơ bản hồn thành tốt, cơng tác quản lý được tăng cường, công ăn việc làm được ổn định, các phong trào thi đua được duy trì và phát huy hiệu quả.
- Hệ thống kiểm sốt bán hàng ln được tiến hành liên tục và theo định kỳ nên nhà quản trị có thể theo dõi được tình hình bán hàng của nhân viên, đánh giá được kết quả bán hàng của cơng ty.
- Nhờ nắm bắt được tình hình diễn biến giá cả thị trường trong từng kỳ kinh doanh mà cơng ty đã có cơ chế phù hợp với từng khách hàng, đưa lại hiệu quả tốt nhất. Vì vậy mà lượng khách hàng của Công ty ngày càng gia tăng và mở rộng, chất lượng phục vụ khách hàng ngày càng được cải thiện.
- Phòng quản lý nhân sự có trách nhiệm kiểm sốt về tình hình sử dụng lao động của tồn cơng ty, với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ xây dựng được tinh thần làm việc mang tính trách nhệm cao, cơng tác quản lý tiền lương, quản lý công nợ được tiến hành nghiêm minh đúng quy tắc và hiệu quả.
- Phương pháp kiểm sốt ln đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được thực hiện tốt bởi hàng hoá được tiến hành kiểm soát liên tục, định kỳ. Qua đây công ty đã đảm bảo cho hoạt động bán hàng được diễn ra liên tục, không đứt quãng.
1.2. Các kết luận và phát hiện khác
Cho dù công ty đã cố gắng để thực hiện mọi công việc bao gồm cả hoạt động bán hàng tuy nhiên cũng khơng tránh khỏi những sai sót, chính vì vậy mà mục tiêu của cơng ty là ngày càng đẩy mạnh hơn nữa cơng tác kiểm sốt. Thực tế cho thấy là khơng một hệ thống kiểm sốt nào là hồn hảo. Có thể ngun nhân là do yếu tố bên ngoài sự điều khiển của con người hoặc có thể là đo những yếu tố sai sót mà công ty chưa thấy được.
- Nhiều mục tiêu đề ra trong q trình kiểm sốt chưa phù hợp với thực tế, hệ thống tiêu chuẩn kiểm sốt cịn mang tính định tính, khơng đem lại thơng tin chính xác, không kịp thời.
- Công tác xây dựng các tiêu chuẩn kiểm sốt trong hoạt động bán hàng: Các thơng tin, chế độ báo cáo giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các phòng ban chưa đều đặn thường xuyên. Đặc biệt hiệu quả làm việc của phòng kinh doanh chưa cao: Một số nhân viên bán hàng thiếu tính chun nghiệp, hoạt động chăm sóc khách hàng chưa tốt, thơng tin về khách hàng chưa mang tính hệ thống.
- Có phương án điều chỉnh khi có kết quả hoạt động kinh doanh những phương án điều chỉnh chưa tạo ra hiệu quả cao nhất. Công tác tiếp thị khách hàng mới, giữ khách hàng cũ còn hạn chế, đội ngũ tiếp thị ít về số lượng, kém về chất lượng. - Ý thức trách nhiệm tổ chức kỷ luật của một số nhân viên còn yếu kém và lúng túng trong việc giải quyết cơng việc. Đơi khi việc kiểm sốt chặt chẽ lực lượng bán hàng sẽ tạo ra cảm giác không thoải mái, quản lý không tốt làm ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng của nhân viên.
Nguyên nhân:
- Sự cạnh tranh gay gắt giữa các cơng ty kinh doanh các mặt hàng cơ khí khác trong nước và sự có mặt ở các cơng ty nước ngồi thâm nhập vào trong nước. Thiếu vốn đầu tư để mở rộng thị trường và phục vụ cho việc khai thác khách hàng tiềm năng.
- Công tác nghiên cứu thị trường chưa sâu: chưa có biện pháp khai thác thơng tin thị trường chính xác từ đối thủ cạnh tranh, bị động trước sự biến động của thị trường. Do đó cơng ty chưa có biện pháp kịp thời tận dụng cơ hội trên thị trường để nâng cao khối lượng tiêu thụ sản phẩm. Khi khối lượng tiêu thụ tăng tạo ra tâm lý tích cực cho nhân viên bán hàng, tạo điều kiện cho cơng tác kiểm sốt bán hàng diễn ra thuận lợi.
- Dịch vụ khách hàng ngày càng đòi hỏi phải được nâng cao hơn về chất lượng và thái độ phục vụ trong khi trình độ của đội ngũ nhân viên chưa nhanh nhạy nắm bắt nhu cầu biến động của thị trường.
- Kinh phí hoạt động cho hoạt động nghiên cứu và khai thác thị trường cũng như kiểm soát hoạt động cịn eo hẹp vì thế các thơng tin thu thập được chưa có độ tin cậy cao làm cho việc điều chỉnh các hoạt động bán hàng còn chậm và kém hiệu quả.