2. Các giải pháp đề xuất nhằm góp phần hồn thiện cơng tác kiểm soát bán hàng tại Công ty TNHH sản xuẩt và thương mại tổng hợp Cao Sơn
2.2.Các giải pháp khác
Giải pháp 1: Giải pháp đẩy mạnh kiểm soát hoạt động bán hàng tại công ty: - Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm sốt: Các tiêu chuẩn mà cơng ty đang sử dụng là khá tốt, tuy nhiên do quy mô của cơng ty đang được mở rộng do đó mà các tiêu chuẩn cũng phải có sự thay đổi cho thích hợp.
+ Cơng ty phải xây dựng được cụ thể các tiêu chuẩn trong kiểm soát bán hàng như: năng suất làm việc, chất lượng công việc, đạo đức tác phong làm việc của nhân viên. Việc lựa chọn các tiêu chuẩn kiểm sốt phải hợp lý, có cơ sở khoa học, tuỳ thuộc vào những mục tiêu đã định: doanh thu, lợi nhuận, chi phí,… Nhà quản trị khơng nên chú trọng đến một tiêu chuẩn nào đó mà phải biết kết hợp nhiều tiêu chuẩn đảm bảo cho việc thực hiện mục tiêu được thuận lợi. Việc xây dựng các tiêu chuẩn kiểm sốt khơng chỉ tạo điều kiện cho việc kiểm sốt được dễ dàng mà cịn liên quan đến các bộ phận khác: Kiểm soát đặt hàng, kiểm sốt kho hàng, dự trữ và bán ra.
+ Cơng ty nên kết hợp các tiêu chuẩn định tính và định lượng trong kiểm sốt thông thường các công ty khi đánh giá hoạt động kinh doanh của mình thường bỏ qua các yếu tố định tính vì yếu tố này khó đánh giá. Các tiêu chuẩn định tính như: mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng, các dịch vụ bổ sung thực hiện trước, trong và sau khi bán, trình độ văn minh thương mại… Tuy nhiên các yếu tố định tính lại cung cấp nhiều thơng tin quan trọng, bất ngờ và có ý nghĩa đối với doanh nghiệp nhất là trong cơng tác kiểm sốt. Việc kết hợp các yếu tố định tính và định lượng sẽ giúp cho cơng ty có được cái nhìn tổng quang hơn trong cách đánh giá kết quả đạt được và giúp cho doanh nghiệp biết được những thơng tin chính xác tạo thuận lợi trong q tình ra quyết định cho hoạt động kinh doanh tiếp theo.
Để có thể đánh giá hiệu quả, các tiêu chuẩn cần được xây dựng một cách hợp lý và khách quan, phải phản ánh được kết quả và hành vi cần có để thực hiện thành cơng việc bán hàng. Do đó, cơng ty đã đề ra yêu cầu đối với các tiêu chuẩn như sau: + Tiêu chuẩn phải cho thấy những gì nhân viên bán hàng cần làm và làm tốt đến mức nào?
+ Tiêu chuẩn phải phản ánh một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng của công việc bán hàng.
Trong những năm trước, các tiêu chuẩn cơn ty đề ra trong q trình kiểm sốt hoạt động bán hàng vẫn chưa phù hợp với thực tế, chưa khả quan. Bởi vậy, công ty cần phải thường xuyên cập nhật thơng tin về tình hình thực tế số lượng hàng hoá bán ra trong từng thời kỳ, phải luôn bám sát nhu cầu khách hàng thay đổi và những chính sách kinh doanh mới của đối thủ cạnh tranh.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn kiểm sốt trong hoạt động bán hàng, cơng ty cần phải thiết lập mối quan hệ gắn bó giữa cấp trên và cấp dưới. Cấp trên phải liên tục theo dõi và nắm bắt tình hình thực tế cơng việc cấp dưới, lắng nghe ý kiến cấp dưới, tổ chức huấn luyện đào tạo nhân viên để họ khơng có sự chênh lệch lớn về trình độ, về kỹ năng làm việc đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động bán hàng.
Ngoài ra, nhà quản trị cần phải quan tâm đến các dịch vụ bảo hành với điều kiện dễ dàng hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Điều này sẽ thúc đẩy việc tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn và giúp cho cơng tác kiểm sốt hoạt động bán hàng tiến hành thuận lợi hơn, hiệu quả hơn. Tuy vậy công ty cũng không nên đưa ra quá nhiều tiêu chuẩn vì sẽ làm cho sự chú ý của người quản lý nhanh chóng xa rời các yếu tố quan trọng.
- Đánh giá kết quả hoạt động bán hàng: Nhà quản trị dựa vào việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo tháng, theo quý hoặc cuối tuần để đánh giá kết quả bán hàng. Như vậy nhà quản trị sẽ nắm bắt được tình hình kinh doanh mới, tình hình tiêu thụ hàng hố trong từng thời kỳ và từng khu vực thị trường nhanh chóng đảm bảo cho việc điểu chỉnh hiệu quả. Cơng ty nên xây dựng quy trình kiểm sốt kết
quả hoạt động bán hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau để đánh giá kết quả bán hàng được chính xác nhất.
Các phương thức mà công ty sử dụng để đánh giá khá hiệu quả nhưng chưa hoàn toàn tốt. Để làm tốt hơn nữa thì cơng ty cần sử dụng thêm một số phương pháp nữa nhằm hoàn thiện và hỗ trợ tốt hơn cho việc kinh doanh:
+ Thu thập, sưu tầm, nghiên cứu các thơng tin về hàng hố, chất lượng của hàng hố cùng loại nhằm cung cấp những thơng tin cho việc chống cạnh tranh trên thị trường và công ty đang hoạt động.
+ Đánh giá mức độ cạnh tranh của đối thủ và xu hướng của thị trường về số lượng, chủng loại, để nâng cao khả năng phát triển sản phẩm và đưa ra các chiến lược cạnh tranh, tăng thị phần, nâng cao uy tín hình ảnh và thương hiệu của công ty. + Tăng cường hoạt động xúc tiến quảng bá sản phẩm tới các khu vực thị trường trọng điểm.
+ Kiểm soát định kỳ: Giúp cho nhà quản trị nắm bắt nhanh chóng chính xác cơng việc của cấp dưới thực hiện. Với cơ cấu tổ chức gọn nhẹ như hiện nay, nhà quản trị nên tiến hành kiểm sốt 3 tháng một lần để cơng việc đánh giá kết qủa bán hàng được thuận lợi và chính xác nhất.
+ Kiểm sốt bất ngờ: Nhà quản trị có thể tiến hành các buổi kiểm sốt đột xuất và liên tục các gian trưng bày giới thiệu sản phầm của cơng ty để nắm bắt chính xác tình hình bán hàng thực tế của cơng ty đồng thời trực tiếp thấy được thái dộ phục vụ khách hàng của nhân viên. Ngoài ra, cịn cần phải kiểm sốt việc quản lý và bảo quản hàng hố của cơng ty tại các kho dự trữ hàng hoá.
- Đối với việc điều chỉnh hoạt động bàn hàng: Công ty cần phải tiến hành nhanh chóng cá hoạt động điều chỉnh khi đã phát hiện ra có sai lệch với các tiêu chuẩn đề ra. Có như vậy mới đem lại hiệu quả cao và định hướng đúng cho hoạt động kinh doanh trong giai đoạn tiếp theo. Để giúp họ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đem lại như kết quả mong muốn, cơng ty phải có biện pháp điều chỉnh đúng đắn nhanh chóng, kịp thời, đúng lúc phù hợp với xu hướng phát triển của cơng ty. Cơng ty có thể điều chỉnh hoạt động bán hàng trước, trong và sau hoạt động. Việc thực hiện các hoạt động điều chỉnh này giúp cho công ty tránh được
những tổn thất nặng nề trong kinh doanh, đồng thơi giúp cho doanh nghiệp có khả năng cạnh tranh được với đối thủ trên thị trường. Tuỳ thuộc vào từng giai đoạn của kiểm sốt trong bán hàng mà doanh nghiệp có biện pháp điều chỉnh phù hợp.
* Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng đánh giá thành tích của nhân viên bán hàng. Việc đánh giá thành tích nhân viên bán hàng có vai trị quan trọng, phải được tiến hành thường xuyên và xuyên suốt quá trình làm việc của nhân viên. Nhà quản trị cần phải đánh giá hoạt động bán hàng của nhân viên nếu phát hiện thấy có sai lệch hay khơng đạt u cầu cần tìm ra lý do để điều chỉnh cho phù hợp. Nhà quản trị nên đánh giá nhân viên theo định kỳ giúp nắm bắt nhanh chóng, chính xác khả năng của nhân viên để từ đó có phương hướng củng cố và nâng cao kỹ năng của họ.
- Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá: Việc đánh giá thành tích nhân viên cũng phải dựa trên phẩm chất, đạo đức, tác phong và năng lực làm việc, ý chí học hỏi một cách rõ ràng thể hiện qua một loạt các hoạt động như các buổi huấn luyện cho khách hàng, hội thảo hội nghị khách hàng, hoạt động giao tiếp với khách hàng, số ngày làm việc… của nhân viên và đặc biệt là sự yêu công việc của nhân viên. Công ty cần tăng cường kỷ luật lao động: Kỷ luật lao động là sự chấp hành và thực hiện một cách tự nguyện tự giác chế độ ngày làm việc của nhân viên, là sự chấp hành các chế độ làm việc do công ty đặt ra. Kỷ luật lao động kết hợp với bầu khơng khí lao động thân thệin, hợp tác rèn luyện tác phong công nghiệp trong làm việc sẽ đem lại sự thành công. Thông qua việc đánh giá đúng và kịp thời sẽ giúp cho doanh nghiệp nhìn nhận các quyết định thi hành luật được ban hành, tính khả thi của các biện pháp kỷ luật. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tìm ra các hướng tốt hơn để giải quyết các sai lầm phát sinh trong tương lai.
- Tổ chức đánh giá thành tích của nhân viên: q trình đánh giá thành tích nhân viên bán hàng giúp cho người quản lý có thể đưa ra các quyết định đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật… Để đánh giá thành tích nhân viên, cơng ty nên:
+ Đánh giá mức độ hoàn thiện nhiệm vụ
+ Đánh giá kết quả giải quyết các kiến nghị, góp ý, sự phối hợp khi làm việc theo nhóm, dịch vụ với khách hàng.
+ Đánh giá về mức độ chấp hành nội quy, quy định của công ty
+ Đánh giá kiến thức chuyên môn, khả năng sáng tạo, ý tưởng trong công việc. + Đánh giá khả năng kiểm tra, kiểm sốt cơng việc của bản thân.
+ Đánh giá thành tích nhân viên bán hàng qua các chỉ số thành tích chính. Cơng ty có thể xem xét mẫu sau:
Mẫu đánh giá thành tích nhân viên bán hàng qua các chỉ số thành tích chính
Quý……(From……to)
Tên nhân viên bán hàng:……………………… Địa bàn phụ trách:……………………………. 1. Doanh số thực bán (điểm tối đa là 80)
Tháng Chỉ tiêu Thực hiện % đạt được Đánh giá điểm Tháng 1
Tháng 2 Tháng 3 Tổng cộng
Điểm loại: 50 2. Trưng bày (điểm tối đa là 5)
Điểm loại: 2 3. Thái độ phục vụ khách hàng (điểm tối đa là 5)
Điểm loại: 2 4. Báo cáo đúng hạn
Nội dung đánh giá Điểm tối đa Điểm đánh giá Báo cáo số liệu doanh số 2
Báo cáo đúng hạn 2 Báo cáo khuyến mãi và phí trưng bày rõ
ràng và chính xác
2
Có mặt tạo điểm bán đúng quy định 2
Tổng cộng 10
Điểm loại: 5
Tổng cộng:
Điểm tối đa Điểm đạt được 100
Cơng ty cần áp dụng chính sách khuyến khích vật chất như trả lương, thưởng cho người lao động. để kích thích người lao động, cơng ty cần dùng nhiều biện pháp khác nhau như: bố trí lao động phù hợp với trình độ cá nhân viên, chú ý đến chính sách tiền lương tiền thưởng và điều kiện làm việc của nhân viên. Để trả lương hợp lý xứng đáng với khả năng của nhân viên, đòi hỏi quản trị phải căn cứ vào thời gian làm việc của nhân viên tại cơng ty, vào trình độ chun mơn, số lượng, chất lượng công việc mà nhân viên thực hiện được.
Cơng ty nên đặc biệt chú ý đến hình thức trả lương theo sản phẩm vì nó tạo động lực cho nhân viên không ngừng phấn dấu để nâng cao năng suất làm việc của mình. Cơng ty cũng cần đa dạng hố hình thức trả lương, phải có chương trình khuyến khích cá nhân và khuyến khích tập thể cụ thể, rõ ràng.
Bên cạnh việc kiểm soát tốt lực lượng bán hàng, nhà quản trị phải biến kiểm soát tốt về mặt vật tư hàng hoá, trang thiết bị, phương tiện bán hàng và ngân sách giành cho hoạt động bán hàng bằng cách kiểm tra thường xuyên thông qua lượng hàng tồn kho, từ đó có cách điều chỉnh, ngăn chặn kịp thời tình trạng thất thốt hàng hố trong quá trình vận chuyển.
- Cơng ty cần phải xác định sự thừa nhận tích cực các đối tượng kiểm sốt đối với mục tiêu và tiêu chuẩn của hệ thống kiểm soát để đảm bảo tránh được các phản ứng của đối tượng kiểm sốt và do vậy sẽ giúp cho cơng tác kiểm soát đạt được hiệu quả cao.
- Xây dựng mối quan hệ tốt dựa trên sự hiểu biết và chấp nhận lẫn nhau giữa người kiểm soát và người bị kiểm soát. Cần phải để cho người được kiểm sốt có quyền
điều chỉnh hoặc bổ sung nếu họ thấy cần thiết. Và cần khuyến khích sự tham gia tích cực của mọi thành viên vào việc lấy quyết định trong quá trình thực hiện. - Xây dựng những mức tiêu chuẩn cao nhưng thực tế. Chú trọng xây dựng bầu khơng khí phấn khởi khi thực hiện thành cơng mục tiêu cao.
- Phải có thái độ phê phán khoa học đối với hệ thống kiểm soát. Lưu ý đến mối quan hệ giữa yêu cầu nhanh chóng, kịp thời với chính xác trong kiểm sốt. Lưu ý đến tính ổn định của các thành tích đạt được.
* Một số giải pháp khác đối với hoạt động trong công ty
- Về lao động: Trong thời gian tới công ty nên quan tâm nhiều hơn hơn nữa đến việc nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệm vụ chun mơn cho tất cả nhân viên trong công ty. Do hiện nay trong công ty số nhân viên có trình độ chưa đồng đều, nên phần nào ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh và hiệu quả bán hàng của công ty.
- Cơng ty cần phải tuyền dụng những lao động có trình độ chun mơn và đúng chuyên ngành đào tạo tránh trường hợp tuyển dụng những người trái ngành sẽ mất thời gian, cơng sức và chi phí đào tạo lại từ ban đầu.
- Cơng ty nên có hệ thống thưởng phạt rõ ràng, kết hợp lợi ích vật chất và lợi ích tinh thần. Ban giám đốc cần động viên, đôn đốc nhân viên phát huy hết khả năng của mình, nêu cao nguyên tắc tập trung dân chủ, tạo mơi trường làm việc thoải mái đóng góp ý kiếm và phát triển cho mục tiêu chung của doanh nghiệp.