Lịch sử phát triển của việc thiết lập hệ thống thơng tin và kiểm tra, kiểm sốt về tài sản và sự vận động tài sản, toàn bộ các mối quan hệ kinh tế pháp lý, cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã chứng minh sự ứng dụng phần mềm kế tốn vào doanh nghiệp là tất yếu. Điều đó thể hiện:
- Nền kinh tế thị trường càng phát triển thì quy mơ hoạt động của doanh nghiệp càng phát triển, mối quan hệ kinh tế pháp lý mở rộng, tính chất hoạt động ngày càng nâng cao, làm cho nhu cầu thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin ngày càng khó khăn, phức tạp.
- u cầu quản lý, kiểm soát của bản thân đơn vị địi hỏi hệ thống thơng tin hiện đại phải có sử dụng cơng nghệ tin học dưới quyền chủ động của con người. Hệ thống thơng tin kế tốn còn thể hiện vai trị chủ đạo trong q trình kiểm sốt bên trong tổ chức, kiểm sốt nội bộ tốt là chìa khóa để quản trị có hiệu lực và hiệu quả của doanh nghiệp.
- Yêu cầu của đối tượng sử dụng thơng tin kế tốn ngày càng nhiều, mục đích sử dụng thơng tin của các đối tượng khác nhau, địi hỏi cung cấp thơng tin kế tốn hữu ích với chất lượng, khối lượng, nội dung, kết cấu, thời điểm thông tin theo nhiều mục đich khác nhau, tạo ra cuộc cách mạng về nhận thức của người tạo ra và sử dụng thông tin kế tốn, quản trị doanh nghiệp trên máy vi tính.
Việc ứng dụng tin học trong cơng tác kế tốn có ý nghĩa lớn:
- Giúp cho việc thu nhận , tính tốn, xử lý và cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng, kịp thời, chất lượng cao, đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của các đối tượng sử dụng thông tin.
- Giúp cho công tác lưu trữ , bảo quản dữ liệu, thơng tin kế tốn thuận lợi và an toàn.
- Tạo điều kiện nâng cao hiệu quả cơng tác quản lý, kiểm sốt nội bộ doanh nghiệp.
Các phần mềm kế tốn hiện nay nhìn chung tốc độ cao, đa dạng và chuẩn xác. Việc ứng dụng phần mềm sẽ tạo được sự tin cậy nhất định và tạo nên sự khác biệt trong lợi thế kinh doanh.
Tuy nhiên, việc thực hiện tổ chức kế toán trên máy phải đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc đã được xây dựng về tài chính kế tốn, đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động, quy mơ và phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, cần phải đảm bảo sự đồng bộ giữa cơ sở vật chất kỹ thuật với trình độ của cán bộ kế tốn, đảm bảo tính tự động hóa, tính an tồn đồng thời tiết kiệm và có hiệu quả.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY
THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TRÀNG THI 2.1. Đặc điểm ching của công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi.
2.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của cơng ty.
Công ty TM-DV Tràng Thi là một doanh nghiệp nhà nước độc lập có quy mô lớn. Do vậy cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế trên cơ sở các quy định của luật doanh nghiệp nhà nước và thực tế hoạt động kinh doanh của công ty.
Cụ thể cơ cấu của cơng ty gồm: Ban giám đốc, ba phịng chức năng ( phịng tổ chức hàng chính, phịng kế tốn tài chính và phịng nghiệp vụ kinh doanh), 12 cửa hàng, xí nghiệp nằm rải rác trên địa bàn Hà Nội.
Ban giám Đốc công ty bao gồm:một giám đốc kiêm bí thư Đảng ủy và năm phó giám đốc. Giams Đốc là đại diện pháp nhân về pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo quy định hiện hành. Giám Đốc là người tổ chức điều hành bộ máy sản xuất kinh doanh của công ty quyết định các chiến lược kinh doanh. Giúp việc cho giám đốc có năm phó giám đốc, chịu trách nhiệm các cơng việc được phân công hoặc ủy quyền và báo cáo các cơng việc được giao.
Phịng tổ chức hành chính là một đơn vị tổng hợp thực hiện rất nhiều nhiệm vụ mang tính chất khác nhau trong công ty: Lao động, tiền lương, thanh tra, bảo vệ, thi đua khen thưởng, bảo hộ lao động, lưu trữ hồ sơ y tế… Đây là bộ phận trung gian truyền đạt và xử lý thơng tin hành chính giữa giám đốc và các đơn vị khác.
Phịng kế tốn là một đơn vị chun chức năng. Nơi đây tập trung sổ sách kế tốn, các phân tích về tình hình kinh doanh, chỉ tiêu của cơng ty. Phịng kế tốn tài chính có nhiệm vụ tổng hợp số liệu kế tốn cơng ty, kiểm tra hướng dẫn việc thực hiện chế độ tài chính kế tốn và cơng tác kế tốn của đơn vị trực thuộc. Đồng thời phòng kế tốn cịn có nhiệm vụ cung cấp số liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác cho ban giám đốc cơng ty, giúp cho họ đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý.
Phòng nghiệp vụ kinh doanh là một đơn vị chun chức năng. Phịng này có nhiệm vụ tham mưu cho ban Giasm đốc mà trước hết là các chiến lược kinh doanh. Ngồi ra nó cịn theo dõi, đơn đốc thực iện kế hoạch của các đơn vị, chịu trách nhiệm giao dịch kinh doanh trong và ngồi nước, tổ chức tìm kiếm bạn hàng, tổ chức giao nhận và bán hàng cho cơng ty. Phịng nghiệm vụ kinh doanh là một bộ phận quan trọng của cơng ty, mọi hoạt động của nó ảnh hưởng đến tồn bộ kết quả hoạt động của cơng ty.
12 đơn vị trực thuộc của công ty là những cửa hàng, trung tâm thương mại dịch vụ, xí nghiệp nằm rải rác trên địa bàn Hà Nội.
Danh sách các đơn vị là:
Siêu thị điện máy số 10B Tràng Thi. Trung tâm TM-DV 14 Tràng Thi. Trung tâm TM-DV Cửa Nam. Trung tâm TM-DV Cát Linh. Trung tâm TM-DV Đại La. Trung tâm TM-DV Hàng Đào. Trung tâm TM-DV 24 Thuốc Bắc. Trung tâm TM-DV giảng Võ.
Trung tâm kinh doanh tổng hợp Thanh Trì. Trung tâm kinh doanh tổng hợp Đơng Anh. Xí nghiệp sữa chữa điện lạnh.
Sơ đồ 2.1: Mơ hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty biễu diễn như sau:
2.1.2.Đặc điểm công tác kế tốn của cơng ty:
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh cũng như điều kiện và trình độ quản lý, cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn theo mơ hình phân tán. Phịng kế tốn cơng ty là nơi tập trung xử lý và tổng hợp số liệu kế tốn của tồn cong ty nhưng những hoạch toán ban đầu được thực hiện tại các cửa hàng xí nghiệp… trực thuộc cơng ty. Cơng ty TM-DV Tràng Thi là một doanh nghiệp có quy mơ lớn, hoạt động trên địa bàn phân tán, các đơn vị trực thuộc có mức phân cấp quản lý tài chính khác nhau nhưng khá độc lập với công ty. Thế nên, mơ hình quản lý này rất phù hợp với cơng ty.
Tại các đơn vị trực thuộc của cơng ty ln có một bộ phận tiến hành cơng tác kế toán phản ánh những hoạt động kinh doanh xảy ra của đơn vị trực thuộc đó. Những đơn vị trực thuộc tiến hành lập các báo cáo tài chính như bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả kinh doanh… một cách độc lập với cơng ty, các chứng từ hạch tốn (hóa đơn, bảng kê thuế…) đều lấy mã số thuế của công ty và các báo cáo này chỉ mang tính chất là các báo cáo bộ phận dùng để theo dõi tình hình tài chính của từng đơn vị trực thuộc cũng như căn cứ để các kế tốn viên ở phịng kế tốn cơng ty tổng hợp số liệu. SV: Ngô Thị Hương Lớp: CQ44/21.01 31 BAN GIÁM ĐỐC Phòng nghiệp vụ kinh doanh Phịng kế tốn tài chính Phịng tổ chức hành chính Phịng nghiệp vụ kinh doanh Phịng tổ chức hành chính 12 Đơn vị trực thuộc
Phịng kế tốn cơng ty có nhiệm vụ chủ yếu là tập hợp các tài liệu kế tốn từ các phịng kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi riêng, thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết đối với các nghiệp vụ kế tốn tài chính có liên quan đến hoạt động chung của tồn cơng ty, lập báo cáo kế tốn của cơng ty, hướng dẫn kiểm tra về một nghiệp vụ đối với công ty trực thuộc.
Mọi cơng tác kế tốn của cơng ty được triển khai thực hiện đều do trưởng phịng kế tốn tài chính thực hiện dưới sự chỉ đạo của công ty.
Phịng kế tốn có 9người, mỗi nhân viên kế tốn có chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế tốn.
Kế tốn trưởng: (kiêm trưởng phịng).
Là người điều hành tồn bộ cơng tác hạch tốn cơng ty về mặt tài chính.
Kế tốn trưởng trực tiếp làm bảng cân đối kế tốn, thuyết minh báo cáo tài chính, cơng tác tài vụ của công ty và chịu trách nhiệm về tất cả các phần mềm kế tốn.
Phó phịng thứ nhất:
Là kế tốn tổng hợp, theo dõi cơng tác hạch toán nội bộ, hạch toán ngân Sách.
Kê khai các loại thuế hàng tháng, năm theo quy định của Nhà nước: lập tờ khai thuế, quyết tốn các loại thuế của cơng ty theo quy định: thuế GTGT, TNDN, TNCN…
Làm báo cáo kết quả kinh doanh biểu B02.
Phó phịng thứ hai:
Theo dõi đầu tư xây dưng cơ bản, các khoản vay, phải trả khác dài hạn, Trực tiếp làm biểu lưu chuyển tiền tệ.
Kế toán tiền mặt:
Chịu trách nhiệm theo dõi về việc thu chi tiền mặt,
Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do ké toán thanh toán lập để lên báo cáo, phiếu chi.
Phụ trách việc theo dõi sự biến động tăng giảm TSCĐ, khấu hao tài sản cố định.
Kiểm tra giám sát việc quản lý, sử dụng nguồn vốn khấu hao.
Tập hợp chi phí phát sinh trong cơng tác tính lương phải trả người lao động, quản lý CCDC xuất lương cho các bộ phận.
Kế tốn thanh tốn tồn bộ và tạm ứng:
Là nhân viên kế tốn có nhiệm vụ theo dõi các khoản phải thu, phải trả đối với các đơn vị trực thuộc của côngty và khoản phải tạm ứng cho nhân viên.
Kế tốn kho:
Theo dõi tồn bộ tình hình nhập xuất kho hàng tồn kho của cơng ty. Kiểm sốt q trình xuất hàng hóa theo đúng ngun tắc.
Kiểm sốt q trình giải quyết hàng tồn đối với mặt hàng tồn kho lâu ngày, đảm bảo không ứ đọng vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
Kế tốn giá thành:
Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất tồn doanh nghiệp, tính giá thành sản phẩm, quản lý chi phí sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp theo yếu tố
Thủ quỹ:
Là người chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đối chiếu kiểm tra với kế toán tiền mặt.
Sơ đồ 2.2: Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại phịng kế tốn của cơng ty
Trong khoảng thời gian 1 tháng. Đầu tháng sau công ty tiến hành mở các nhật ký chứng từ mới.
Chế độ kế tốn cơng ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC. Công ty thương mại và dịch vụ Tràng Thi căn cứ vào “chế độ kế toán doanh nghiệp” tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xây dựng chế độ kế toán, các quy định cụ thể về nội dung, cách vận dụng phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mình.
- Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 - Kỳ kế toán: Qúy.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong việc ghi chép kế toán là Việt Nam đồng. Nguyên tắc chuyển đổi từ các đơn vị tiền tệ khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế do
Kế tốn trưởng Phó phịng thứ nhất Phó phịng thứ hai Kế toán tiền mặt Kế toán TSCĐ, CF, lương, CCDC Kế toán giá thành Kế toán thanh toán , tạm ứng Kế tốn kho Thủ quỹ
Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cơng bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ thực tế. - Hình thức ghi sổ: Nhật kí chứng từ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho + Nguyên tắc đánh giá: theo giá thực tế nhập.
+ Phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp trích lập, tính tốn các khoản dự phịng, trích lập và hồn nhập dự phòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành.
Chứng từ ghi sổ kế tốn theo hình thức nhật kí chứng từ được biêu hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn nhật kí chứng từ.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi chu kỳ
Quan hệ đối chiếu
SV: Ngô Thị Hương Lớp: CQ44/21.01 35 CHỨNG TỪ GỐC VÀ CÁC BẢNG PHÂN BỔ NK Chứng từ Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng kê 1 đến 10 Sổ cái
Báo cáo kế toán
2.1.3. Tổ chức tài khoản kế tốn tại cơng ty
Hệ thống tài khoản kế toán do bộ tài chính ban hành và được áp dụng thống nhất trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán bao gồm 9 loại và 1 loại tài khoản nhằm theo dõi những tài sản cần được theo dõi chi tiết hay không thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
Công ty TM – DV Tràng Thi có phịng kế tốn tại trụ sở cơng ty và các phịng kế tốn tại các đơn vị trực thuộc, vì thế mỗi phịng kế tốn có một hệ thống tài khoản kế toán khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị đó.
Tại các cửa hàng trung tâm thương mại của công ty, hệ thống tài khoản kế toán được chi tiết ở tài khoản 156, 133, 333, 511. Các cửa hàng có sử dụng các tài khoản ngồi bảng ( TK003- hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi).
TK156 được chi tiết theo từng nhà cung cấp, tuy nhiên các đơn vị này khơng có TK411, họ chỉ có TK336 để thể hiện vốn kinh doanh do công ty cấp cho từng đơn vị trực thuộc.
Cịn tại phịng kế tốn của công ty, đây là đơn vị tổng hợp số liệu của tồn cơng ty để lập ra thành các báo cáo tài chính, lập ra các bảng kê khai nộp các bảng kê khai, nộp các loại thuế đặc biệt là thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp. Vì thế, hệ thống tài khoản phịng kế tốn của công ty tương đối đơn giản. Hầu hết là các tài khoản cấp 1, có một số tài khoản được phân chi tiết thành cấp 2, cấp 3 như TK511, TK632 được phân chia chi tiết theo thuế suất để thuận lợi cho việc tính kê khai thuế.
2.1.4. Tình hình tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế tốn của cơng ty TM – DV Tràng Thi được lập phù hợp với quy định của chế độ.
Về báo cáo tài chính, cơng ty đã lập hai báo cáo là bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
Về báo cáo kế toán quản trị, cơng ty trong suốt q trình hoạt động đều có những báo cáo quản trị nhưng đều ở dạng sơ khai, chỉ là tập hợp số liệu, chưa có những phân tích sâu sắc.
Hiện nay những báo quản trị mà công ty sử dụng là: - Báo cáo chi tiết theo doanh thu theo từng đơn vị.
- Bảng tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Báo cáo tình hình chi phí sản xuất kinh doanh.
- Báo cáo tình hình tăng giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. - Bảng kê nhập xuất tồn hàng hóa theo từng đơn vị.
- Báo cáo chi tiết các cơng trình xây dựng cơ bản chưa hồn thành.
2.1.6. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2007,2008,2009).
Bảng số 1: Tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm gần đây (2007,2008,2009)
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
1. Doanh thu 401.176.491.143 499.684.255.434 501.142.400.443