Giải thích sơ đồ
- Qui trình 1: Cấp B/L nháp: Sau khi nhận được thông tin về việc thực hiện lô hàng để xuất khẩu, và căn cứ trên booking note hãng tàu sẽ cấp Master B/L nháp cho công ty Việt Hoa. Dựa trên Master B/L nháp được cấp, phòng Logistics của công ty Việt Hoa cấp House B/L nháp cho khách hàng để cơng ty khách hàng có thể u cầu chỉnh sửa sai sót (nếu có) để thảo ra một B/L hoàn chỉnh.
Lưu ý : Sau khi đã xác nhận B/L nháp để thực hiện B/L chính thức, nếu phát
hiện thêm bất kỳ sai sót nào phải thơng báo cho bên thực hiện B/L chính thức chỉnh sửa. Nhưng có thể chỉnh sửa được hay không là tùy thuộc vào sai sót đó, nếu sửa được thì bên muốn điều chỉnh B/L phải chịu thêm một khoản phí tu chỉnh B/L.
- Qui trình 2: Cấp B/L chính thức: Sau khi nhận được xác nhận B/L nháp của khách hàng. Nếu có chỉnh sửa thì cơng ty Việt Hoa thực hiện việc tu chỉnh với các bước tương tự như qui trình 1. Nếu khơng có chỉnh sửa gì thì cơng ty Việt Hoa
SVTT: Nguyễn Thị Hiền 36 Lớp: 07DQN Khách hàng xác nhận B/L nháp nhận được Việt Hoa cấp B/L nháp cho khách hàng Việt Hoa cấp B/L chính thức cho khách hàng Hãng tàu cấp B/L nháp cho Việt Hoa Hãng tàu cấp B/L chính thức cho Việt Hoa Khách hàng nhận B/L chính thức
dựa trên B/L nháp đó để cấp B/L chính thức cho khách hàng, đồng thời cơng ty Việt Hoa cũng được nhận một B/L chính thức từ hãng tàu.
2.2.1.9. Quyết toán với khách hàng
Sau khi đã hồn thành thủ tục thơng quan lô hàng xuất khẩu, nhân viên giao nhận về Công ty ghi phiếu giải chi, ghi lại tất cả các chi phí đi làm hàng, cịn thừa thiếu bao nhiêu so với tạm ứng, rồi bàn giao lại cho bộ phận kế tốn tất cả những hóa đơn, chứng từ liên quan đến lơ hàng của khách hàng. Kết thúc quy trình giao nhận hàng hố xuất khẩu tại đây nhân viên giao nhận đã hết trách nhiệm .
2.2.2. Nhận xét về các bước thực hiện quy trình giao nhận
2.2.2.1. Ưu điểm
- Có mối quan hệ rộng rãi với Hải quan nên các lô hàng được các nhân viên giải quyết trong thời gian sớm nhất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Hàng hóa ln được giao đúng địa điểm, thời gian, đảm bảo số lượng, chất lượng trong suốt thời gian giao nhận.
- Đội ngũ nhân viên giao nhận hầu hết là những nhân viên trẻ, năng động, nhiệt tình trong cơng việc, thường xun được đào tạo nâng cao nghiệp vụ, đặc biệt có nhiều nhân viên có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề.
- Ln đặt chất lượng dịch vụ, uy tín lên hàng đầu, với phương châm kinh doanh là “uy tín, tận tâm, giá cả cạnh tranh”, Việt Hoa đã tạo được lòng tin rất lớn ở khách hàng. Vì vậy khách hàng của cơng ty đều là những khách hàng lớn, tiềm năng và ngày càng có nhiều khách hàng kí hợp đồng.
- Ln đặt uy tín, chất lượng lên hàng đầu nên trong q trình kiểm hóa cơng ty được kiểm hóa với tỷ lệ thấp, thỉnh thoảng được miễn kiểm hóa, điều đó giảm thời gian xuất hàng, tránh được những vấn đề phát sinh trong khi kiểm hóa.
- Việc kinh doanh uy tín cùng với những đối tác quen thuộc nên trong q trình giao nhận cơng ty đã giảm bớt một số bước không cần thiết, nhằm không làm ứ đọng vốn, rút ngắn thời gian giao hàng, làm tăng lợi nhuận.
- Đội xe đã ngày càng được đầu tư, cơng ty có đội xe gồm: trên 40 đầu kéo container, 15 xe vận tải chuyên dụng, gần 35 remooc để vận chuyển hàng nên chủ động trong khâu vận chuyển. Điều này góp phần nâng cao uy tín của cơng ty đối
với khách hàng trong việc chuyên chở hàng hóa đúng thời gian, đúng địa điểm quy định, giải phóng được lượng hàng hố.
- Cơng ty đã tạo được mối quan hệ với nhiều hãng tàu để có thể mang lại dịch vụ tốt nhất cho khách hàng cũng như sự chủ động về đội xe kéo, nắm bắt tâm lý khách hàng.
2.2.2.2. Nhược điểm
- Khi đã có trong tay đầy đủ những chứng từ nhưng vì lượng cơng việc q nhiều làm không kịp lô hàng hay do một lý do nào đó mà lơ hàng phải chờ lâu mới làm thủ tục hải quan. Điều này gây thiệt hại cho cơng ty như: làm tăng phí lưu kho bãi đặc biệt là hàng hóa container. Đồng thời điều này cũng ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh, bỏ lỡ một số thị trường hàng hố khá quan trọng.
- Trong q trình làm thủ tục hải quan các nhân viên giao nhận thường gặp một số khó khăn ở một số chứng từ sai lệch với nhau. Có trường hợp thiếu chứng từ cũng như các chứng từ không hợp lệ, làm kéo dài thời gian giao nhận, phát sinh các chi phí khơng đáng có.
- Vì nhân viên giao nhận vừa phải lo kiểm tra chứng từ, vừa phải đi làm thủ tục hải quan nên việc giao hàng hóa cho khách hàng diễn ra chậm dẫn tới sẽ bỏ lỡ nhiều lô hàng khác. Một số trường hợp nhân viên chứng từ đã áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó khăn cho người giao nhận, ảnh hưởng tiến trình làm việc.
- Phương tiện vận tải tuy có nhưng vẫn ít ỏi, chỉ mới đáp ứng được một phần nhu cầu chuyên chở hàng hố của Cơng ty.
2.2.3. Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV-VT&TM Việt Hoa khẩu bằng đường biển tại công ty TNHH DV-VT&TM Việt Hoa
2.2.3.1. Những kết quả đạt được
Từ lúc thành lập đến nay, cùng với nỗ lực của cơng ty cũng như các chính sách có lợi mà nhà nước ban hành, cơng ty ngày càng phát triển, song song với sự phát triển đó là sự phát triển mạnh mẽ của hoạt động giao nhận bằng đường biển. Mặc dù gặp khơng ít khó khăn nhưng cơng ty cũng đã vựơt qua và đạt được nhiều thành tựu, góp một phần cho sự phát triển đất nước.
Giá trị giao nhận
Bảng 2.5: Giá trị giao nhận hàng hóa XNK bằng đường biển của Việt Hoa.
Đơn vị tính: Triệu đồng Năm Chỉ tiêu 2007 2008 2009 2010 GTGN đường biển 6.210 6.357 5.349 9.041 Chỉ số phát triển (%) - 102,37 84,14 169,02 Tổng GTGN tồn cơng ty 10.385 10.595 9.725 12.917 Tỷ trọng (%) 59,79 60,00 55,00 70,00
(Nguồn: Phòng Kinh doanh Xuất - Nhập Khẩu)