3 .Kế toán nhập xuất tồn kho vật t
3.1.Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
* Quy trình nhập kho vật t.
Khi có nhu cầu mua của cơng ty hoặc có đơn đặt hàng cần mua vật t của khách hàng thì giám đốc xí nghiệp viết lệnh mua vật t, sau khi đã đợc phòng kiểm tra chất lợng sản phẩm (KCS) nhận là đạt yêu cầu thì sẽ đợc nhập kho.
Khi nhập kho thủ quỹ viết phiếu nhập kho, ngời nhập kho phải mang phiếu nhập kho để đối chiếu số lợng hàng trên phiếu nhập và số lợng hàng thực nhập, sau đó thủ kho và ng- ời nhập ký xác nhận vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 2 liên.
- Liên 1. Lu
- Liên 2. Kế toán kho giữ kèm biên bản kiểm nghiệm của lần nhập đó.
Biểu số 2: Phiếu nhập kho Mẫu
01- VT
Ngày 28 tháng 2 năm 2000
Tên ngời nhập:
Nhập tại kho : Anh chuyên
STT Tên hàng Đơn vị Số lợng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Xi măng PC 30 Bút Sơn Kg 20.000 660 13.200.00 0 2 Xi măng PC 40 Bút Sơn Kg 45.000 700 31500.00 0
Quy trình xuất kho vật t.
Khi khách hàng có nhu cầu mua vật t hoặc là cơng ty có nhu cầu vật t để sản xuất sản phẩm của cơng ty thì viết giấy đề nghị xuất hàng ( theo yêu cầu của khách hàng hoặc
nhu cầu của công ty). Giám đốc công ty căn cứ vào yêu cầu của khách hàng ra lệnh xuất kho. Kế toán kho sẽ viết phiếu xuất kho ( hay lệnh xuất kho) có ghi số lợng và đơn giá.
Phiếu xuất kho gồm 2 liên:
- Liên 1: Lu tại phịng kế tốn kho để làm căn cứ ghi thẻ kho
- Liên 2: Khách hàng mang đến phịng kế tốn để làm căn cứ ghi hoá đơn giá trị tăng.
Nếu xí nghiệp tiêu thụ ra ngồi khách hàng thanh tốn ngay bằng tiền mặt thì kế tốn sẽ viết phiếu thu làm 3 liên nh sau:
- Khách hàng cầm 2 liên sang đa thủ quỹ 1 liên và nộp tiền còn 1 liên khách hàng giữ.
- Liên cịn lại chuyển sang phịng kế tốn làm căn cứ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng thanh toán bằng séc, chuyển khoản, uỷ nhiệm chi thì gặp kế tốn bán hàng quy chuyển sang tiền VNĐ để viết hoá đơn giá trị gia tăng.
Nếu khách hàng cha trả tiền thì kế tốn tiêu thụ căn cứ vào hợp đồng mua hàng giữa khách hàng và xí nghiệp hoặc phiếu thu( nếu có) và phiếu nhập kho viết hố đơn (GTGT) thành 3 liên, trên đó ghi rõ số lợng đơn gía, thành tiền và
đủ chữ ký của thủ trởng đơn vị hoặc kế toán trởng. Khách hàng cần hoá đơn GTGT xuống thủ kho để thủ kho xác nhận vào hoá đơn và giao hàng.
- Thủ kho nhận 1 hố đơn GTGT để tổng hợp và phân loại, đóng thành tập, cuối tháng chuyển lên phịng kế tốn để đối chiếu và ghi sổ.
- Khách hàng nhận1 hoá đơn GTGT và phiếu thu.
- Phịng kế tốn giữ 1 liên của phiếu xuất kho và 1 liên của hoá đơn GTGT làm chứng từ gốc để ghi vào các bảng kê và sổ kế toán tiêu thụ.
Biểu 3 Phiếu xuất kho Mẫu số
01- VT
Ngày 31 tháng 12 năm 2001
(Xuất cho Anh Bảo)
ST (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
T Tên hàng Đơnvị
Số lợng
Đơn
giá Thànhtiền chúGhi Yêu cầu Thực xuất 1 Xi măng PC 30 Bút Sơn bao Kg 15.500 10230.0 00 2 Xi măng PC 40 Bút Sơn bao Kg 40.000 28.000.0 00 Cộng thành tiền: (viết bằng chữ) Ngời nhận Thủ kho KT trởng Thủ kho đơn vị 1 43
Biểu số 4
Hoá đơn GTGT Mẫu số: 01.GKT
(Liên 3 dùng để thanh toán)
Ngày 14 tháng 12 năm 2001
Đơn vị bán hàng : Xí nghiệp vật t và dịch vụ Địa chỉ : Chèm- Từ Liêm- Hà Nội
Họ và tên ngời mua: Anh tứ
Đơn vị : Cơng ty quản lý đờng bộ 238. Địa chỉ : Sóc Sơn- Hà Nội
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt STT Tên hàng hố dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng PC 40 Bút Sơn Kg 40.000 718 28720.0 00
Thuế suất GTGT: 10% : Cộng tiền hàng: 28720.000
Tiền thuế GTGT: 2872.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 31602000 Số tiền viết bằng chữ: Hai triệu tám trăm bảy hai
nghìn chẵn
Ngời mua KT trởng Thủ trởng đơn vị
ký ký ký
3.2. Kế tốn chi tiết vật t, hàng hóa.
ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ việc bố trí kế tốn chi tiết vật t hàng hoáđợc tiến hành theo phơng pháp ghi thẻ song song.
Trình tự ghi thẻ song song:
+ ở khu: thủ kho mở thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình đợc mở hàng tháng và mở chi tiết số lợng. Thẻ kho đợc mở hàng tháng và mở chi tiết cho từng loại thành phẩm.
Diễn giải: đầu tháng căn cứ vào số vật t hàng hoátồn kho cuối tháng trớc (số tiền cuối ngày 30 tháng trớc)
Ví dụ:
Hàng tháng căn cứ vào các chứng từ nhập- xuất kho hợp lệ thủ kho sẽ ghi số liệu của chứng từ, cuối ngày căn cứ vào sổ tiền đầu ngày, tổng hợp nhập- xuất trong ngày thủ kho tính ra số tồn kho cuối ngày ghi vào thẻ kho. Thủ kho chỉ căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi thẻ kho và xuất cho khách hàng. Nh vậy, phiếu xuất kho ở xí nghiệp chỉ có tác dụng nh 1 lệnh trung gian.
Biểu 5
Xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ
Thẻ kho
Tháng 12 năm 2001
Đơn vị tính: Kg Ngày
thán g (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chứng từ
Diễn giải Đơn vị Số lợng Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nhậ p Xuấ t Tồn N 46 28/12 Tồn kho đầu tháng 100 Anh Chuyên nhập xi măng CP 30 Bút Sơn 200 X 13 31/12 Bán cho PX trộn bê tông PC 30 Bút Sơn 80
* ở phịng kế tốn: kế tốn sử dụng thẻ chi tiết vật t để
ghi chép tình hình nhập, xuất- tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật (không theo dõi chỉ tiêu giá trị)
Sau khi lập hoặc hoá đơn thuế GTGT kế toán ghi vào thẻ kế toán chi tiết số lợng vật t xuất kho vào cột xuất. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi thẻ kế toán chi tiết vào cột số lợng nhập (không ghi cột thành tiền).
Biểu 7
Sổ đối chiếu chi tiết vật t
Tháng 12 năm 2001
Tên vật t:Xi măng PC 30 Bút Sơn
Ngày
tháng Hoá đơnsố Nhập trongtháng Xuất trongtháng Tồn 28/12/200 1 N 46 20.000 40.000 80.000 .............. ............. ............... ............... ........... ... Cộng 55.000 100.000 70.000 3.3.Kế toán tổng hợp vật t hàng hóa.
Để kế tốn tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật t kế tốn xí nghiệp sử dụng bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật t, sổ nhật ký chung.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh, kế toán nhập số liệu vào máy, mãy sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ nhật ký chung khi kế toán yêu cầu. Các nghiệp vụ đợc ghi vào sổ nhật ký chung nh sau:
Biểu số 8: Sổ nhật ký chung Năm 2001 Sổ Chứng từ Ngày chứng từ Nội dung TK Sổ tiền (đồng) Nợ Có
N 46 28/12 Anh Chuyên nhậpxi măng PC 30 Bút Sơn
331 13.200.000 152 12.000.0
00 133 1.200.000 X 13 31/12 Xuất kho 15.500tấn xi măng PC 30
Bút Sơn
632 28.000.0 00
152 28.000.00 0
Bảng kê đợc lập vào cuối tháng để phản ánh tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn kho của tất cả loại vật liệu theo giá đơn giá nhập.
- Nguyên tắc ghi: mỗi loại vật t đợc ghi trên 1 dòng của bảng kê theo số liệu tổng hợp đợc. Căn cứ để lập bảng kê là báo cáo kho, bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn tháng trớc , thẻ kế toán chi tiết thành phẩm.
+ Phơng pháp ghi:
- Cột đầu kỳ: là số liệu của cột cuối kỳ ở bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn tháng trớc chuyển sang.
- Cột nhập trong kỳ: căn cứ vào số liệu của cột đã nhập kho của báo cáo vật t.
- Cột xuất trong kỳ: căn cứ vào các số liệu cột xuất ở thẻ chi tiết vật t ,dòng tổng cộng. - Cột tồn cuối kỳ: Số lợng tồn cuối kỳ = Số lợng vật t hàng hoá tồn đâù kỳ + Số lợng vật t hàng hoá nhập trong kỳ - Số lợng vật t hàng hoá xuất trong kỳ Số tiền = Số lợng x Đơn giá nhập.
B- Kế toán doanh thu bán hàng
1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng ở xí nghiệp kinh doanhvật t và dịch vụ. vật t và dịch vụ.
Do đặc thù của xí nghiệp là cung ứng vật t cho cả cơng ty và bán ra ngồi, vì vậy nên hàng hố,vật t của xí nghiệp đều đảm bảo chất lợng quy cách, bên cạnh đó xí nghiệp cịn phục vụ tốt khâu vận chuyển cho khách hàng.
ở xí nghiệp có các hình thức bán hàng chủ yếu sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bán hàng trả tiền ngay: tức là khi mua hàng, khách hàng sẽ thanh toán ngay bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc.
- Bán hàng trả chậm: là việc khách hàng nhận hàng và viết giấy chấp nhận thanh toán trong một thời gian nhất định.
Hiện nay xí nghiệp đang khuyến khích hàng theo ph- ơng thức thu hồi tiền ngay, khối lợng lớn sẽ đợc giảm giá lợng lớn, cơng tác vận chuyển khó khăn nên xí nghiệp đã đảm bảo đúng hạn của khách hàng khơng xảy ra tình trạng làm vi phạm hợp đồng về chất lợng cũng nh về vận chuyển.
2.Công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng và doanh thu bán hàng ở xí nghiệp kinh doanh vật t dịch vụ.
Mục đích kinh doanh của xí nghiệp là vừa đảm bảo nhu cầu vật t cho công ty sản xuất sản phẩm vừa kinh doanh ra bên ngồi làm sao cho có lãi. Do vậy cơng tác tiêu thụ ở xí nghiệp ln ln coi trọng chữ tín và ln coi khách hàng là “thợng đế” qua đó đẩy nhanh đợc khối lợng hàng bán và đã chú ý đúng mức một số điểm sau:
- Về quy cách phẩm chất vật t: vật t trớc khi nhập kho đã đợc bộ phận KCS kiểm tra nghiêm ngặt về chất lợng và quy cách , kiên quyết cho nhập những loại vật t kém chất lợng không đạt yêu cầu.
- Về khối lợng vật t xuất bán: kế toán kho và thủ quỹ đảm nhận khâu viết lệnh xuất (phiếu xuất kho) và hạch toán chi tiết vật t
- Về giá cả: Hệ thống giá cả dựng dựa trên giá thành của công ty và của thị trờng.
3. Kế toán doanh thu, giảm doanh thu và giá vốn bán hàng
Hiện nay để hạch toán doanh thu bán hàng , xí nghiệp đã các loại sổ, các bảng kê đa lên máy tính qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu số liệu 1 cách chính xác, kịp thời.
Trình từ kế tốn doanh thu bán hàng đợc tiến hành nh sau: cuối mỗi tháng, căn cứ vào các vật t nhập kho, các chứng từ xuất kho, kế toán tiến hành phân loại từng loại vật t, kết hợp với giá thành đơn vị thực tế của từng vật t do bộ phận kế toán giá thành cung cấp để kế toán lập bảng kê tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật t theo cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Để phản ánh doanh thu bán hàng của từng loại vật t trong tháng vào hoá đơn xuất kho, kế toán sẽ phân hố hóa đơn theo từng loại vật t và ghi vào bảng kê theo thứ tự phát sinh của chứng từ. Bảng kê tiêu thụ vật t hàng hoádo kế toán bán hàng lập để theo dõi chi tiết hoá đơn xuất kho vật t. Do vật t của xí nghiệp khi xuất khỏi kho đợc coi là bán. Kế tốn ghi có TK 5111 .
- Doanh thu bán hàng hố. Vì vậy xí nghiệp khơng sử dụng tài khoản 157- hàng gửi đi bán. Số tổng cộng cuối tháng là doanh thu bán hàng của toàn bộ số hàng xuất kho.
Bảng theo dõi chi tiết hoá đơn xuất vật t hàng hoáđợc ghi theo định khoản sau:
Nợ TK 111- nếu trả bằng tiền mặt
Nợ TK 112- nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng Nợ TK131- còn phải thu của khách hàng
Nợ TK 136- phải thu nội bộ- khi xí nghiệp xuất vật t cho cơng ty để sản xuất sản phẩm bê tơng.
Có TK 5111- doanh thu bán hàng hoá.
Bảng kê này là căn cứ để ghi vào bảng kê nhập- xuất- tồn kho thành phẩm- phần xuất trong tháng cột số lợng và ghi vào tờ chi tiết tiêu thụ lỗ lãi phần doanh thu bán hàng trong kỳ cột số lợng và cột doanh thu.
ở xí nghiệp kinh doanh vật t và dịch vụ cũng có những khách hàng thờng xuyên và không thờng xuyên. Nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng và để phù hợp với nền kinh tế thị trờng, xí nghiệp cũng có nhiều hình thức thanh toán tiền hàng. Để tiện cho việc theo dõi, kế toán mở sổ chi tiết theo từng khách hàng. Sổ này để theo dõi từng khách hang, với những khách hàng thờng xuyên, lâu dài, kế toán mở riềng cho mỗi khách hàng một trang sổ và theo dõi cả năm, mỗi quyển gồm nhiều khách hàng. Đối với khách hàng khơng thờng xun thì mở cho nhiều khách hàng trên một sổ.
Sổ này mở cả năm nhng theo dõi từng tháng. Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn đợc khách hàng chấp nhận thanh
toán , kế toán tiêu thụ ghi vào bên nợ của TK 131- phải thu của khách hàng của sổ theo dõi chi tiết từng khách hàng và căn cứ vào các chứng từ thanh tốn ghi vào bên có TK 131- cuối tháng tính ra số d của từng khách hàng theo cơng thức.
Số d cuối tháng = Số d đầu tháng + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có
Nếu số d cuối tháng > 0: ghi vào cột dự nợ. Nếu số d cuối tháng <0: ghi vào cột d có.
Biểu số 10:
Báo cáo chi tiết TK 131 theo từng khách hàng
Từ ngày 01/01/2001 đến ngày 31/12/2002 Đơn vị tính: VND Hố đơn Diễn giải TK Đủ SP Nợ TS Có Số Ngày 14/12/ 01 CTy QL đờng bộ 238 SĐĐK 511 50.000.000 28/12/
01 Anh Tứ mua xi măng PC 40Bút Sơn 3331 28.720.000
CTQL đờng bộ trả tiền 1121 28.720.00060.000.000
... ... ... ... ... ...
Cộng số SP trong kỳ 81.592.00060.000.000 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
SDCK: 21.592.000
Ngày 9 tháng 12 năm 2002
Kế toán ghi sổ Kế toán
Cuối tháng hoặc quý kế toán tổng hợp số phát sinh nợ- có của báo cáo chi tiết tính ra số d cuối tháng, quý của từng khách hàng.
Căn cứ vào các báo cáo chi tiết TK131 theo từng khách hàng kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với ngời mua cả tháng cho tất cả khách hàng.
Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu tiền mặt, kế toán lập bảng kê thu tiền mặt, căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán lập bảng kê thu tiền gỉ ngân hàng.
Bảng kê thu tiền mặt đợc lập nh sau:
Mẫu số 12
Bảng kê thu tiền mặt
Tháng 12 năm 2001
Đơn vị tính: VNĐ
TK Ngày Diễn giải Tổng thu (nợ TK III)
Các TK ghi có
131 3331 511 336(8) 1 17/12/0
1
Nhận tiền của CT nhập quỹ 27.000.00 0
27.000.00 0 2 19/12/0
1
Thu tiền bán hàng của CT đờng bộ 60.000.00 0 60.000.00 0 3 24/12/0 1
Chị Nhung Gia Lâm mua xi măng 4.400.000 400.00 0 400.00 0 .... ........ ........................ ............ ............ ........ ........ ............... Cộng 91.400.0 60.000.0 400.00 400.00 1 55
00 00 0 0
Mẫu số 13
Bảng kê thu tiền gửi ngân hàng
Tháng 12/2001
Số Ngày Diễn giải Tổng thu TK 131 711TK TK 642 B
có 20/12/01 Trung tâmUDCN 12.000.000 12.000.000 .............
. .............. .............. .............. .......... ........... Cộng 12.000.000 12.000.000
Sổ cái tài khoản 632 Ghi có các TK đối ứng Ghi nợ các TK Tháng 1 Tháng 2 ......... Tháng 12 Cộng TK 152 ..... 67.349.301 Cộng PS Nợ Có 67.349.3 01 67.349.3 01 Giá vốn hàng bán đợc tập hợp vào sổ cái TK 632, nh trên.
4. Kế toán thuế GTGT
Luật thuế GTGT ra đời, thay cho luật thuế doanh thu, bắt đầu có hiệu lực từ ngày 11/1/1999. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Để hạch tốn thuế GTGT phải nộp trong kỳ xí nghiệp sử