1 .4-Các hình thức ghi sổ
1.4.3 hình thức kế tốn nhật ký chứng từ:
a/ Đặc điểm của hình thức kế tốn nhật ký - chứng từ: - Các hoạt động kinh tế, tài chính đợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đợc phân loại, hệ thống hóa để ghi vào bên có của các tài khỏan trên các sổ nhật ký – phân loại, hệ thống hóa để ghi vào bên có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ, cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký - chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ch ng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính
- Kết hợp ghi sổ theo thời gian với ghi sổ theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký - chứng từ. Kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đồng thời trên cùng một mẫu sổ và trong cùng thời gian.
b/ trình tự và phơng pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã đợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký – chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
Đối với các nhật ký chứng từ đợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán ghi vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ.
Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trớc hết đợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan.
Cuối tháng (quý) khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chúng từ với các sổ kế tóan chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chúng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và thẻ kế tốn chi tiết thì đợc ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khỏan để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo tài chính.
C/ Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng hình thức kế tốn nhật ký – chứng từ:
- Ưu điểm của hình thức kế tốn này là giảm bớt khối lợng cơng việc ghi chép kế tốn, khắc phục đợc việc sổ kế toán trùng lặp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu đợc tiến hành thờng xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính.
- Nhợc điểm của hình thức kế tốn này là mẫu sổ kế tốn phức tạp nên việc ghi sổ kế tốn địi hỏi cán bộ nhân viên kế tóan phải có trình độ chun mơn cao, khơng thuận lợi cho việc cơ giới hóa cơng tác kế tốn.
- Hình thức này thích hợp với các doanh nghiệp lớn, số lợng nghiệp vụ nhiều, điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hóa cán bộ kế tốn. Tuy nhiên, nó địi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế tốn phải cao.
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tóan của hình thức kế tốn Nhật ký - Chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Sổ quỹ Bảng kê Nhật ký chứng từ kế toán Sổ, thẻ chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính Sổ cái
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Quan hệ đối chiếu
1.4.4 Hình thức kế tốn nhật ký – sổ cái:
a/ Đặc điểm của hình thức kế tốn nhật ký - chứng từ:
- Kết hợp ghi sổ theo thứ tự thời gian với ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký – sổ cái.
- Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế tốn chi tiết.
b/ Trình tự và phơng pháp ghi sổ:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế tóan tiến hành định khoản rồi ghi vào nhật ký – sổ cái. Mỗi chứng từ hoặc bảng tổng hợp chứng từ ghi vào sổ nhật ký sổ cái một dòng, đồng thời cả ở 2 phần: Phần nhật ký (ngày, tháng ghi sổ, số hiệu và ngày, tháng chứng từ, diễn giải và số phát sinh) và phần sổ cái (ghi nợ ghi có của các tài khoản có liên quan), cuối kỳ , tháng, quý, năm tiên hành khóa sổ các tài khoản tính ra và dối chiếu số liệu nhằm đảm bảo các quan hệ cân đối sau:
Tổng số tiền ở phần nhật ký (Cột “ số phát sinh”) = Tổng số phát sinh nợ của các tài khoản (Phần sổ cái) = Tổng số phát sinh có của các tài khoản (phần sổ cái) Tổng số d nợ cuối kỳ Tổng số d có cuối kỳ
Của tất cả các tài khoản = Của tất cả các tài khoản
Ngồi ra, để có những thơng tin chi tiết, cụ thể về tình hình tài sản, vật t tiền vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế tốn cịn sử dụng các sổ thẻ chi tiết.tùy theo nhu cầu quản lý mà các DN có thể mở nhiều loại sổ chi tiết cần thiết và phù hợp. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán để ghi vào sổ, thẻ chi tiếta liên quan,cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu, khóa sổ và the chi tiết rồi lập các báo cáo tổng hợp chi tiết, thơng thờng kế tốn có thể mở các sổ chi tiết sau:
-Sổ tài sản cố định
- Sổ chi tiết vật liệu. Sản phẩm, hàng hóa. - Thẻ kho
- sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ. - Sổ chi tiếta tiền gửi, tiền vay
- Sổ chi tiết thanh toán (với ngời mua, ngời bán, với ngân sách nhà nớc...)
- Sổ chi tiết tiêu thụ và kết quả. - Sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh
Cuối kỳ căn cứ vào số liệu ở nhật ký-sổ cái và các bảng tổng hợp chi tiết tiến hành lập báo cáo tài chính.
C/ Ưu nhợc điểm và hình thức áp dụng của hình thức Nhật ký - sổ cái
- Ưu điểm của hình thức kế tốn này là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ dơn giản, dễ làm , dễ hiểu, dễ cân đối kiểm tra.
- nhợc điểm là hình thức kế tốn nỳ khó phân cơng lao động kế toán tổng hợp đối với các đơn vị có quy mơ vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế tà chính, mẫu sổ kế tốn sẽ cồng kềnh, khơng thuận tiện cho việc ghi sổ
- hình thức kế tốn Nhật ký – ssỏ cái đợc áp dụng ở các đơn vị có quy mơ nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế tốn tổng hợp: nh các đơn vịhành chính sự nghiệp các hợp tác xã...
Sơ đồ ghi sổ hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ cái
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng :Quan hệ đối chiếu
1.4.5 -Hình thức kế tốn máy
a/ Đặc điểm của hình thức kế tốn máy
Hình thức kế tốn máy là sự kết hợp giữa CNTT với các hình thức ghi sổ kế tốn và các chuẩn mực kế toán quy định chung của nhà nớc để tạo ra phần mềm kế toán.
b/ Trình tự và phơng pháp ghi sổ
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc. Kế toán tiến hành phân loại và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiêu
Báo cáo tài chính
- Do đợc xây dựng trên cơ sở các hình thức kế tốn và các chuẩn mực về kế tốn nên các phần mềm kế tốn có thể áp dụng đợc tất cả các hình thức ghi sổ kế tốn theo quy định của nhà nớc. Tùy theo nhu cầu quản lý và đặc điiểm hoạt động sản xuấtd kinh doanh của DN mình mà kế tốn lựa chon để làm việc với phần mềm kế tốn.
- Ngồi các mẫu sổ thẻ tổng hợp chi tiết phần mềm kế tốn cịn thực hiện đợc các báo cáo quản trị cao phục vụ cho nhu cầu quản lý của DN mình:
+Báo cáo tình hình mua hàng, bán hàng + Báo cáo hạn mức công nợ
+ Báo cáo tổng hợp về TSCĐ
+ Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng + ..........
Cuối kỳ căn cứ vào nhu cầu quản lý của DN và các báo cáo với cơ quan nhà nớc. Kế toán thực hiện kiểm tra số liệu và kiết xuất ra các báo cáo cần lập.
c/ Ưu nhợc điểm của hình thức kế tốn máy
- Ưu điểm hình thức kế toán máy do đợc xây dựng và áp dụng của CNTT vào cơng việc kế tốn nên kế toán chỉ cần cập nhật số liệu từ các chứng từ gốc một lần duy nhất. Sau đó phầm mềm kế tốn sẽ tự động định khoản kế toán và đa ra các sổ chi tiết tổng hợp các tài khoản có liên quan.do đó giảm thiểu tối đa đợc cơng việc của kế tốn làm hàng ngày và tính chính sác của phần mêm kế tốn rất cao.
- Nhợc điểm do áp dụng CNTT vào cơng việc kế tốn nên địi hỏi DN phải có trang thiết bị nhât định nh máy vi tính, máy in để phục vụ cho cơng tác kế tốn. và ngời sử dụng (Kế tốn) cũng phải có trình độ chun mơn về CNTT thì mới có thể vân hành và sử dụng đợc các phần mềm kế tốn.
- Hình thức kế tốn này áp dụng cho tất cả các lạo hinh DN, đơn vị hành chính sự nghiệp....
Sơ đồ hình thức kế tốn máy
: Cập nhập hàng ngày : Cập nhật cuối tháng : Quan hệ đối chiếu Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ
gốc
Sổ thẻ kế toán chi tiết Cập nhật vào
phần mềm
Báo cáo tài chính Sổ cái
Chơng 2
Thực trạng về cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại
công ty tnhh TM Long thịnh
2.1. đặc điểm chung của công ty Long thịnh
2.1.1.Q trình hình thành và phát triển của cơng ty Long Thịnh :
Công ty TNHH TM long thịnh
Tên giao dịch: long thịnh trading company limitd Tên viết tắt: long thịnh traco., ltd.
Trụ sở chính: số 3/150 Đờng Trờng Chinh, Phờng khơng Thợng, Quận Đống Đa Hà Nội
Điên thoại: 04.5658317 Fax: 04.5658317 Ngày thành lập: 16/09/1996
Giấy phép kinh doanh số 0102023925 do sở KHĐT Hà Nội cấp ngày 03/09/1996.
Mã số thuế: 0100369062.
Công ty Long Thịnh ra đời trong bối cảnh đâts nớc đang trong thời kỳ đổi mới.với nền kinh tế phát triển theo hớng kinh tế thị trờng định hớng XHCN có sự diều hành của Nhà Nớc. Với số vốn ban đầu của công ty 35 tỷ đồng. Trong đó vốn điều lệ là 15 tỷ, vốn cố định là 20 tỷ.sau hai lần thay đổi đăng ký kinh doanh lần cuối ngỳ 15/04/2005 thì số vốn của cơng ty đã tăng lên 55 tỷ Long Thịnh là một công ty TM hoạt đông trong lĩnh vực điện máy với những mặt hàng chủ yếu:
-Mua bán cho thuê máy xây dựng, máy khai thác đá, máy phát điện, máy nén khí, máy công cụ dụng cu cầm tay.
-Dịch vụ thơng mại.
-Đại lý mua,đại lý bán, ký gửi hàng hoá.
-Xuất khẩu các mặt hàng hiện có của cơng ty.
2.1.2. Q trình phát triển
Ngày nay, Công ty Long Thịnh là một trong nnhững công ty kinh doanh máy xây dựng và máy phát điện hàng đầu của Việt Nam với doanh số hơn 200 tỷ và đội ngũ nhân viên hơn 150 ngời. Công ty đang hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn bán lẻ, xuất khẩu xang lào, campuchia các loại máy phát điện, máy xây dựng, máy nén khí, máy cơng cụ dụng cụ cầm tay.
Hiện theo số liệu đợc lập tại ngày 31/12/2005 : Vốn đăng ký: 55.000.000.000 đồng
Vốn lu động: 107.604.704.979 đồng Tổng vốn: 117.604.704.979 đồng
Là một công ty hàng đầu trong lĩnh vực hàng điện máy tại Việt Nam, công ty Long Thịnh nhận đợc sự hỗ trợ lớn về vốn kinh doanh từ nhiều ngân hàng và các tổ chức tài chính lớn trong nớc nh Ngân hàng công thơng Việt Nam (Industrial and Commercial Bank of Vietnam), Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam (VIETCOMBANK), Ngân hàng Thơng mại Cổ phần kỹ thơng Việt Nam (TECHCOMBANK), Ngân hàng Thơng mại Cổ phần Nhà Hà Nội (Habubank)…
- Đại lý chính thức của hãng Hon Da về mặt hàng máy phát điện với loại có cơng xuất nhỏ.
- Đại lý của hãng Buss về mặt hàng máy khoan đá, máy xây dựng.
- Ngồi ra cơng ty cịn là đại lý, kinh doanh các loại máy cơng trình của nhiề hãng cảu Đài Loan, Trung Quốc, indonesia….
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh2.1.2.1.Lĩnh vực hoạt động của công ty 2.1.2.1.Lĩnh vực hoạt động của cơng ty
Lĩnh vực hoạt động chính của Cơng ty bao gồm:
*Mua bán cho thuê máy xây dựng, máy khai thác đá, máy phát điện, máy bơm nớc,máy nén khí máy cơng trình, máy cơng cụ dụng cụ cầm tay thơng qua mạng lới các của hàng tại Hà Nội, các chi nhánh văn phòng đại diện và qua xuất khẩu sang thị trờng Lào, Campuchia…
*Dịch vụ Thơng Mại thông qua các hoạt động nh nhận uỷ thác xuất nhập khẩu các mặt hàng của công ty Kinh doanh cho nhiều công ty là đối tác làm ăn của công ty.
*Đại lý ký gửi hàng hố, cho th kho bãi. hiện cơng ty làm đại lý ký gửi hàng hố cho rất nhiều cơng ty trong địa bàn Hà Nội và cho thuê kho bãi ở các tỉnh miền bắc nh Vĩnh Phúc, Phú Thọ…
2.1.2.2.Thị trờng kinh doanh
Cơng ty có một hệ thống bán hàng rộng khắp trên toàn bộ lãnh thổ Việt Nam và một số nớc trong khu vực. Khách hàng của công ty bao gồm các tổ chức, cơ quan của chính phủ, các bộ, ngành, các tổng công ty, hệ thống các trờng đại học và cao đẳng, hệ thống các th viện, các công ty hoạt động trong lĩnh
vực xây dựng dân dụng, giao thôngcác doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ tiêu dùng trên tồn quốc.
Vì thị trờng kinh doanh rộng khắp của công ty, nên trong cơng tác kế tốn của cơng ty cũng có sự phân chia cơng việc trong kế tốn cơng nợ. Kế tốn cơng nợ phải thu và kế tốn dự án. Vì phần doanh thu rất lớn trong tổng doanh thu có đợc là từ các dự án nên phải theo dõi phần công nợ phải thu theo cả dự án. Hơn nữa để chi tiết, tài khoản phải thu khách hàng đợc chi tiết cụ thể cho từng khách hàng lớn theo từng dự án, tài khoản doanh thu bán hàng và bán thành phẩm đợc chi tiết tới cấp 4.
Trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh của công ty Long Thịnh ngày càng đợc mở rộng và phát triển. Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty Long Thịnh ln tìm cách mở rộng thị trờng kinh doanh và đã thu đợc rất nhiều những thành tựu. Doanh thu của công ty không ngừng tăng lên và quy mô hoạt động của cơng ty cũng khơng ngừng phát triển. Điều đó đợc thể hiện qua số liệu phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty Long Thịnh trong 3 năm gần đây:
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Long Thịnh trong 3 năm gần đây: Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2006 2007 Dự kiến 2008