1 .4-Các hình thức ghi sổ
2.1.2.2 .Thị trờng kinh doanh
Cơng ty có một hệ thống bán hàng rộng khắp trên toàn bộ lãnh thổ Việt Nam và một số nớc trong khu vực. Khách hàng của công ty bao gồm các tổ chức, cơ quan của chính phủ, các bộ, ngành, các tổng công ty, hệ thống các trờng đại học và cao đẳng, hệ thống các th viện, các công ty hoạt động trong lĩnh
vực xây dựng dân dụng, giao thôngcác doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ tiêu dùng trên tồn quốc.
Vì thị trờng kinh doanh rộng khắp của công ty, nên trong cơng tác kế tốn của cơng ty cũng có sự phân chia cơng việc trong kế tốn cơng nợ. Kế tốn cơng nợ phải thu và kế tốn dự án. Vì phần doanh thu rất lớn trong tổng doanh thu có đợc là từ các dự án nên phải theo dõi phần công nợ phải thu theo cả dự án. Hơn nữa để chi tiết, tài khoản phải thu khách hàng đợc chi tiết cụ thể cho từng khách hàng lớn theo từng dự án, tài khoản doanh thu bán hàng và bán thành phẩm đợc chi tiết tới cấp 4.
Trong những năm gần đây hoạt động kinh doanh của công ty Long Thịnh ngày càng đợc mở rộng và phát triển. Trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của mình, cơng ty Long Thịnh ln tìm cách mở rộng thị trờng kinh doanh và đã thu đợc rất nhiều những thành tựu. Doanh thu của công ty không ngừng tăng lên và quy mô hoạt động của cơng ty cũng khơng ngừng phát triển. Điều đó đợc thể hiện qua số liệu phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Long Thịnh trong 3 năm gần đây:
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Long Thịnh trong 3 năm gần đây: Đơn vị tính: 1000 đồng Chỉ tiêu Năm 2006 2007 Dự kiến 2008 Tổng doanh thu 224 566 300 271 790 884 355 095 517 Giá vốn hàng bán 179 580 286 225 459 444 301 144 096 Tổng chi phí 37 200 054 38 158 423 42 068 821 Tổng LN trớc thuế 7 785 960 8 173 017 11 882 600
Thuế TNDN phải
nộp 2 180 068,8 2 288 444.76 3 327 128
Lợi nhuận sau thuế 5 605 891,2 5 884 572,24 8 555 472
TNBQ 1ngời/tháng 2 700 3 100 3 700
Chỉ tiêu
Tỷ lệ%
2007 so với 2006 Dự kiến 2008 so với 2007 Tổng doanh thu 121,03% 130,65% Giá vốn hàng bán 114,11% 133,56% Tổng chi phí 102,5%% 110,24% Tổng LN trớc thuế 104,97% 145,39% Thuế TNDN phải nộp 105% 145,39%
Lợi nhuận sau thuế 104,97% 145,38% TNBQ 1ngời/tháng 114,81% 119,35%
Doanh thu của công ty năm 2007 tăng so với năm 2006 là 21,03%, và dự kiến năm 2008 tăng so với năm 2007 là 30,65%. Điều đó chứng tỏ cơng ty đã khơng ngừng phấn đấu nâng cao khả năng cạnh tranh, tìm kiếm các hợp đồng có giá trị, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, nâng cao doanh thu từng năm, năm sau cao hơn năm trớc. Cùng với những cố gắng, nỗ lực tìm kiếm các hợp đồng, công ty cũng không ngừng nâng cao chất lợng bán hàng kinh doanh các sản phẩm nổi tiếngh làm cho uy tín của cơng ty ngày càng đợc nâng cao.
Tơng ứng với sự tăng lên của doanh thu, lợi nhuận của công ty cũng tăng lên hàng năm. Lợi nhuận sau thuế của công ty năm 2007
tăng so với năm 2006 là 4,97%, và dự kiến năm 2008 so với năm 2007 là 45,39%. Điều này cho thấy bên cạnh những nỗ lực tìm kiếm các hợp đồng, cơng ty cũng đã có những biện pháp để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận. Lợi nhuận ngày càng cao đó khơng chỉ đóng góp cho sự phát triển chung của cơng ty mà cịn đóng góp vào Ngân sách Nhà nớc thơng qua thuế thu nhập doanh nghiệp.
Cụ thể là thuế thu nhập doanh nghiệp nộp Ngân sách Nhà nớc năm 2007 so với năm 2006 tăng 108,375.96 (nghìn đồng) t- ơng ứng là 5%, năm 2008 so với năm 2007 tăng 1,038,683.24(nghìn đồng) tơng ứng là 45%.
Trong quá trình hoạt động của mình, cơng ty cũng có những lúc gặp phải những khó khăn do các nguyên nhân chủ quan cũng nh khách quan gây ra, tuy nhiên dới sự lãnh đạo của ban Giám đốc cùng với sự cố gắng nỗ lực của tập thể cán bộ cơng nhân viên trong tồn công ty, công ty đã vợt qua những khó khăn, khơng ngừng phấn đấu vơn lên hồn thành kế hoạch. Bên cạnh việc nỗ lực hồn thành kế hoạch sản xuất đề ra, cơng ty cũng luôn quan tâm đến thu nhập, đời sống của ngời lao động (thu nhập bình quân 1ngời/tháng năm 2007 tăng so với năm 2006 là 400.000VND tơng ứng với 18,52% và năm 2008 tăng so với năm 2007 là 600.000VND tơng ứng với 19,35%). Điều đó đã tạo ra động lực to lớn thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong công ty tiếp tục cố gắng phấn đấu không ngừng để đa công ty đi lên, ngày càng phát triển.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Long Thịnh:
Tại công ty Long Thịnh, cơ cấu bộ máy tổ chức nh sau : Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty Long Thịnh
Chức năng nhiệm vụ của phòng ban
* Ban giám đốc: Là cơ quan điều hành cao nhất của công ty, thực hiện các nhiệm vụ quản lý, kinh doanh phù hợp với luật pháp Việt nam, hợp đồng lao động và điều lệ Công ty.
Đứng đầu ban giám đốc là giám đốc công ty, dới đó là giám đốc điều hành và các phó giám đốc.
- Điều hành mọi nghiệp vụ của công ty theo đúng pháp luật, điều lệ của công ty
- Tổ chức hoạt động kinh doanh đảm bảo ngày càng phát triển và có lãi
- Hoạch định các chiến lợc phát triển của công ty.
* Tiếp thị- bán hàng (phịng kinh doanh)
Tiếp thị đóng vai trị quan trọng trong việc đề ra và hỗ trợ cho việc đạt đợc các mục tiêu bán hàng của công ty.Tiếp thị định hớng cho các hoạt động bán hàng và cung cấp các bảo trợ có tính chiến lợc nh việc phát triển, nâng cấp và quyết định giá sản phẩm Ban Giám đốc Phịng Kế Tốn PhịngHành Chính Phịng Kỹ Thuật Phòng Kinh Doanh
Các hoạt động, nhiệm vụ của bộ phận tiếp thị-bán hàng: Lập kế hoạch kinh doanh, marketing cho từng tháng, quý,năm/
Thực hiện các hoạt động marketing và bán hàng
T vấn cho khách hàng về sản phẩm và các thông số kỹ thuật cần thiết
Chịu trách nhiệm theo dõi, thực hiện hợp đồng cho đến khi thanh lý hợp đồng
Phối hợp với phòng kỹ thuật để đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu (hợp lý) của khách hàng
* Bộ phận kỹ thuậtt
Long Thịnh đồng nghĩa với chất lợng kỹ thuật hoàn hảo. Bộ phận kỹ thuật có vai trị cực kỳ quan trọng trong việc bảo đảm chất lợng sản phẩm thông qua thủ tục kiểm nghiệm nghiêm ngặt. Bộ phận này cũng có trách nhiệm đánh giá nguyên vật liệu, đánh giá nhà cung cấp và các phơng tiện phục vụ sản xuất của nhà máy. Bộ phận này cịn có một trách nhiệm lớn lao là phải duy trì thế vợt trội về mặt kỹ thuật đối với các đối thủ cạnh tranh khác.
Bộ phận kỹ thuật hỗ trợ rất hiệu quả và mang tính chất quyết định cho sự thành cơng của bộ phận tiếp thị-bán hàng thông qua các thơng số kỹ thuật, các hình thức hội thảo, trao đổi kinh nghiệm, tài liệu, hớng dẫn kỹ thuật…
*Phong Tài vụ:
Giữ vai trò then chốt trong việc duy trì tình trạng tài chính của cơng ty. Nó khơng chỉ có trách nhiệm xây dựng các
chính sách tài chính của cơng ty mà cịn có vai trị trực tiếp trong việc áp dụng những chính sách đó. Hoạt động của bộ phận tài vụ bao gồm những lĩnh vực sau:
Quản lý ngân quỹ, cân đối việc lu thông tiền tệ Quản lý sổ sách kế tốn, theo dõi cơng nợ khách hàng
Quản lý kho, làm các thủ tục xuất, nhập và giao hàng cho khách
Kiểm tra sổ sách nội bộ, các vấn đề liên quan đến vấn đề tài chính
Quản lý văn phịng phẩm, xe của cơng ty, các cơng văn giấy tờ đến, đi…
* Hành chính và nhân sự
Đây là bộ phận có trách nhiệm sọan thảo, thực hiện thống nhất các chính sách quản lý nhân sự, tuyển dụng và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực của công ty. Việc quản lý nhân sự và phúc lợi cũng là một phần không thể thiếu của bộ phận này. Các hoạt động mang tính chất phát triển là trọng tâm của bộ phận. Điều này thể hiện qua việc: Đào tạo nhân viên mới về Cẩm nang công ty, Nội quy công ty, các chính sách và quy định; ln chuyển cơng việc, nghiên cứu các biện pháp nâng cao hiệu quả làm việc…
Bộ phận này cũng có trách nhiệm bảo đảm việc tuân theo các quy định của luật pháp, áp dụng cho mọi hoạt động của công ty, thu xếp việc xử lý mọi vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính.
- Soạn thảo các chính sách, quy định của cơng ty - Tuyển dụng
- Đào tạo và phát triển
- Quản trị tiền lơng, BHXH, BHYT
- Giải quyết các quan hệ lao động, đảm bảo cho công ty thực hiện kế hoạch kinh doanh ổn định và phát triển
- Thực hiện các phúc lợi
- Phối hợp với các trởng phòng, trởng bộ phận kiểm tra, đánh giá về nhân sự từng phòng.
2.1.4.Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn của cơng ty:
2.1.4.1.Tổ chức bộ máy kế tốn:
Phịng kế tốn tài vụ :Phịng có nhiệm vụ quản lý và kiểm tra tồn bộ cơng tác tài chính của cả cơng ty thơng qua việc mở sổ sách kế tốn, tổng hợp số liệu kế tốn tồn công ty, cung cấp các thơng tin kịp thời, chính xác giúp ban giám đốc có căn cứ tin cậy để phân tích đánh giá tình hình kinh doanh của cơng ty để đa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao . Đồng thời tham m- u cho ban giám đốc về các chế độ, chính sách quản lý kinh tế của nhà nớc để có các quyết định hơp lý trong tổ chức quản lý, điều hành hoạt động quản lý kinh doanh. Phịng cịn có nhiệm vụ đơn đúc, kiểm tra việc thực hiện chế độ tài chính kế tốn và cơng tác kế tốn tại các trung tâm chi nhánh
Công ty tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung tại phịng kế tốn của cơng ty .
Tất cả các cơng việc hạch tốn chi tiết,lập báo cáo kế tốn, phân tích hoạt động kinh tế đều đợc thực hiện tập trung tại phịng kế tốn, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của giám đốc, trởng phịng kế tốn đến các nhân viên.
Cơ cấu bộ máy kế tốn của cơng ty gọn nhẹ và có sự phân cơng chun mơn hóa rõ ràng. Phịng kế tốn có 4 ngời trong đó có 1 kế tốn trởng và 4 kế tốn viên:
- Chức năng nhiệmvụ của các kế toán phân thành:
Kế toán trởng: do BGĐ bổ nhiệm , miễn nhiệm, khen th- ởng và kỷ luật. Kế toán trởng chịu trách nhiệm trớc BGĐ và công ty về việc thực hiện các nhiệm vụ chế độ kế toán thống kê.Tham mu cho BGĐ và các bộ phận chức năng khác của công ty về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình cơng nợ và hàng hóa tiêu thụ. Giúp BGĐ chỉ đạo tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn, thống kê của cơng ty, có quyền và nhiệm vụ(cơng việc) theo quy định của pháp luật và công ty. Là ngời chịu trách nhiệm phân công nhiệm vụ công việc cho các nhân viên, phụ trách tổng hợp về cơng việc của mình.
Kế tốn tổng hợp: Nhiệm vụ chính là bao cáo thuế, báo cáo kế tốn trởng về việc xử lý số liệu kế tốn trớc khi khóa sổ
Kế tốn tr ởng
Kế tốn
kế tốn. Lu trữ tồn bộ chứng từ kế tốn và báo cáo kế tốn của cơng ty theo q, năm. Lập chứng từ hạch tốn của cơng ty, kế tốn tổng hợp tồn cơng ty. Nhận kiểm tra tính chính xác số liệu báo cáo của các đơn vị nội bộ.
Kế tốn hàng hóa:có nhiệm vụ hàng ngày viết phiếu thu , phiếu chi cuối ngày đối chiếu với thủ quỹ, kiểm kê quỹ, và chuyển giao chứng từ cho kế toán tổng hợp vào sổ nhật ký chung.Thanh toán theo dõi nợ, tham gia lập báo cáo quyết tốn, đồng thời, kế tốn thanh tốn có nhiệm vụ lập kế hoạch tín dụng vốn lu động, kế hoạch tiền mặt hàng tháng, hàng quý, hàng năm gửi tới các ngân hàng cơng ty có tài khoản. Chịu trách nhiệm kiểm tra số d tiền gửi, tiền vay cho kế toán trởng và BGĐ .Có trách nhiệm kiểm tra số lợng hàng hóa nhập xuất hàng ngày, đối chiếu với thủ kho về lợng hàng hóa. Theo dõi hạch tốn ngun vạt liệu,cơng cụ dụng cụ nhập xuất dùng trong kỳ.Hàng tháng lập báo cáo chỉ tiêu tổng hợp gửi đẻ trình BGĐ.
Thủ quỹ:Có trách nhiệm quản lý việc thu ,chi tiền trong công ty theo đúng các khoản và số tiền đã đợc BGĐ ký duyệt.
2.1.4.2.Hình thức tổ chức sổ kế tốn
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế tóan của hình thức kế tóan nhật ký chung.
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng: : Quan hệ đối chiếu
2.2. Thực trạng về cơng tác kế tốn doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty Long Thịnh
2.2.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng ở công ty:
2.2.1.1.Đặc điểm sản phẩm:
Tiêu thụ hay cịn gọi là bán hàng, là q trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng, tức là chuyển hóa vốn của cơng ty từ hình thái hiện vật sang hình thái giá trị(hàng
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
chuyên dùng Sổ nhật ký chung tóan chi tiếtSổ thẻ kế
Bảng cân đối tài khỏan Bảng tổng hợp chi tiêt Sổ Cái
Báo cáo tài chính
tiền).Hay nói cách khác, tiêu thụ chính là việc chuyển quyền sở hữu về tài sản cho khách hàng để nhận đợc quyền thu tiền về số tài sản đó.
Bán hàng ở đây bao gồm bán sản phẩm do cơng ty bán hàng hóa mua vào, ở cơng ty Long Thịnh thực hiện tiêu thụ cả hai loại trên.
Tiêu thụ là khâu cuối cùng của một quá trình sản xuất kinh doanh, nhờ có tiêu thụ mà cơng ty mới thực hiện đợc giá trị của sản phẩm hàng hóa. Bởi vì sản phẩm hàng hóa chỉ khi nào tiêu thụ đợc thì mới thu hồi đợc vốn bỏ ra và ngồi ra cịn có điều kiện để tích lũy và tái sản xuất đầu t mới. Ngợc lại nếu việc tiêu thụ khó khăn sẽ gây nên tình trạng ứ đọng vốn, sản xuất trì trệ và đe dọa sự tồn tại của công ty .
2.2.1.2. Các phơng thức bán hàng:
Hoạt động kinh doanh của cụng ty chủ yếu thông qua cửa hàng giới thiệu và bán sản phẩm, các cửa hàng trên toàn quốc, đợc thực hiện thơng qua hai hình thức chủ yếu:
*Phơng thức bán hàng trực tiếp:
Hình thức tiêu thụ trực tiếp của cơng ty thực hiện thông qua trung tâm bảo hành bảo dỡng và thay thế của cơng ty. Với hình thức tiêu thụ này công ty tiếp xúc trực tiếp với ngời tiêu dùng và đợc nghe phản ánh trực tiếp của họ về chất lợng cửa của mình để từ đó cơng ty từng bớc hồn thiện q trình tiêu thụ về nguồn nhân lực, về phơng thức… Từ đó hồn thiện đổi mới nhằm thích ứng nhanh, đáp ứng nhu cầu thị hiếu ngời tiêu dùng, đẩy nhanh tốc độ tiêu thụ và hoạt động tiêu thụ của công ty .
*Phơng thức bán hàng gián tiếp:
Là hình thức chính trong chiến lợc tiêu thụ của công ty .Công ty thông qua khâu trung gian là các nhà mơi giới, các nhà bn bán lẻ,cửa hàng trên tồn quốc đa sản phẩm đến tay ngời tiêu dùng.
2.2.1.3.Phơng thức thanh tốn:
Một trong những ngun nhân ảnh hởng đến q trình tiêu thụ sản phẩm đó là phơng thức thanh toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. Phơng thức thanh tốn thích hợp , linh hoạt sẽ kích thích tiêu thụ sản phẩm. Nhận thức đợc điều đó cơng ty Long Thịnh đã nghiên cứu và ứng dụng đợc các hình thức thanh toán phù hợp với từng đối tợng khách hàng với mục