1.Xác định mục tiêu cho đàm phán
a, Mục tiêu về chất lượng hàng hóa và bào bỡ
- Cung cấp cho đối tác các loại café yêu cầu với chất lượng là tốt nhất, phải có chất lượng đồng đều, ổn định đủ tiêu chuẩn quốc tế : ISO 10470:2004
- Thiết kế bao bỡ đúng quy cách, đảm bảo chất lượng, kiểu dáng mẫu mó bắt mắt để tạo lợi thế khi xuất khẩu café qua thị trường Mỹ.
b, Mục tiờu về giỏ
- Đạt mức giá bán FOB Hải Phũng cao nhất trong khoảng giỏ 700 – 800 $/tấn - Giỏ bao bỡ = 0,1 giỏ FOB
c, Mục tiờu về điều khoản thanh toán
- Xác định đồng tiền thanh toán nên là USD.
- Xác định thời hạn thanh toán là trả trước hay trả sau..
- Phương thức thanh toán cần quy định rừ ràng về phương thức , ngõn hàng…
d, Mục tiờu về điều khoản điều kiện cơ sở giao hàng
- Thực hiện cơ sở giao hàng theo FOB Hải Phũng với điều kiện là : + 2000 tấn giao thỏng 11
+ 3000 tấn giao thỏng 12
Với giỏ trong khoảng 650-700$/tấn - Theo điều kiện mỡnh là người bán cần phải
+ Lấy giấy phộp XK , nộp thuế và lệ phớ XK
+ Giao hàng qua lan can tàu tại càng bốc hàng quy định
+ Cung cấp chứng từ vận tài hồn hảo, chứng minh hàng đó được bốc lên tàu.
+ Chịu bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng, nếu chi phí nào chưa nằm trong tiền cước.
- Con bờn phớa mua phải chịu :
+ Ký hợp đồng chuyên chở và trả trước. + Lấy vận đơn
+ Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính vào trong tiền cước. + Trả tiền chi phớ dỡ hàng
+ Chịu mỏi rủi ro và tổn thất hàng húa kể từ khi hàng đó qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc hàng.
2. Thống nhất lựa chọn thời gian và địa điểm
- Tiến hành đặt trước với khách sạn Hilton về thời gian và địa điểm
Thời gian Cụng Việc Ghi chỳ
8 giờ, ngày 20/12/2011 Check thụng tin nhõn sự Nhận và đặt phũng ….
- Phũng Vip Hạng A. - Bữa ăn đi kèm - ….
3. Thành lập đồn đàm phán và phân cơng nhiệm vụ cho từng thành viên
- Đoàn đám phán sẽ gồm 3 người. Chức vụ và nhiệm vụ như sau
Họ và tên Chức vụ Nhiệm Vụ
1. Ông Lê Trường Thọ Giám đốc
Marketing - Bao quát, nhận dạng và phát hiện vấn đề.- Ra quyết định đúng đắn trong mọi tỡnh huống. - Tổ chức đàm phán, thuyết phục phía đối tác.
2. Bà Nguyễn Ánh Hồng Thư kư (+) Phiờn dịch viờn
- Lên kế hoạch thực hiện cuộc đàm phán.
- Ghi chộp lại tồn bộ những thơng tin xung quanh cuộc đàm phán.
- Tham vấn cho trường đoàn ra quyết định
- Giúp cho 2 bên hiểu được các điều khoản trong hợp đồng.
- Phiờn dịch chớnh xỏc những gỡ mà 2 bờn đàm phán với nhau
3. Bà Lê Châu Anh Chuyên viên
tư vấn Luật - Đưa ra các điều khoản có lợi cho ta.- Tư vấn cho mọi thành viên trong đoàn về cách thức giao tiếp sao cho khơng có những hiểu lầm đáng có. - Tỡm hiểu kĩ cơ chế luật pháp bên phía đối tác. - Tham gia giải thích những khúc mắc liên quan về Luật pháp của phía đối tỏc
4. Dự kiến ngân sách dành cho giao dịch đàm phán
- Tiền vé máy bay ( cả đi lẫn về ): 1000 USD/1 người ( 3 người (x) 1000 USD = 3000 USD ) - Tiền ăn uống: 50 USD/1 người / 1 bữa trong 1 ngày ( Tổng : 3 người (x) 3 bữa (x) 1 ngày (x) 50 USD = 450 USD
- Tiền ở khách sạn: 300 USD/ 1 pḥng/1 ngày ( 2 pḥng (x) 1 ngày (x) 300 USD = 600 USD) - Tổng chi : 3000 + 450 + 600 = 4050 USD / 3 người / 1 ngày
5.Lựa chọn phương thức đàm phán
- Chọn phương thức đàm phán gặp gỡ trực tiếp. Lý do
+ Đề có điều kiện hiểu rừ về đối tác từ đó thực hiện trách nhiệm của mỡnh tốt hơn + Quản lý HĐKD thực hiện chính xá́c hơn
+ Khụng bị chia sẻ lợi nhuận cho bờn trung gian.
+ Thể hiện thái độ tôn trọng nhất đối với đối tác trong lần đầu gặp mặt.
+ Dễ dàng thỏa thuận, đàm phán những điều khoản có lợi nhất cho DN của ḿnh. + Xử lư t́nh huống đột xuất 1 cách dễ dàng, hiệu quả hơn
+ Trực tiếp bàn bạc, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau, phát triển quan hệ.
- Ngoài ra, cũn ỏp dụng cả phương thức đàm phán qua thư tín điện tử. Lý do + Chi phớ thấp,
+ Giữ được bí mật
+ Có thể bàn bạc tập thể kỹ lưỡng + Cú thể giao dịch với nhiều đối tác.
6.Dự kiến các điều kiện cho việc thoả thuận
a, Thu xếp thời gian
- Cuộc đàm phán cần tiến hành đúng như lịch trỡnh mà ta đó định ra.
Cần quy định rừ thời gian của mỗi phần cụng việc để tiến trỡnh cụng việc được thực hiện theo định trước
a, Chuẩn bị địa điểm, nghỉ ngơi, giải trí
- Bố trị cho đồn đàm phán bên đối tác ăn tại Khách Sạn Hilton.
- Lờn lịch trỡnh cho việc nghỉ ngơi, và các chương trỡnh giải trớ cho bờn đối tác.
c, Kế hoạch đặt chỗ
- Thư kí tiền hành việc đặt chỗ nghỉ ngơi, cũng như phũng đàm phán diẽn ra tại Hilton Hotel.
- Thư ký đặt tiệc cũng như chiều đói phớa đối tác.
- Đặt trước các địa điễm nghỉ ngơi và giải trí khác trong kế hoạch
d, Chuẩn bị cho chương trỡnh làm việc
- Thư kí lên lịch trỡnh cho cuộc đàm phán ( cố gắng định rừ thời gian của cỏc mục trong đàm phán)
- Đoàn đám phán của ta đến địa điểm đàm phán trước giờ hẹn khoảng 30 phút để kiểm tra mọi công việc chuẩn bị.
- Đến 7h55 tiền hành gặp gỡ nói chuyện ngồi lề với phía đối tác trong khoảng 15 phút ( người Mỹ chỉ thích nói chuyện sơ qua và mong muốn nhanh đi vào vấn đề chính )
- Sau khi núi chuuyện ngoài lề xong thi hai bờn tiến hành đàm phán
- Đàm phán xong bên ta mời họ ăn bữa trưa , rồi tiền hành nghỉ ngơi, giải trí như kế hoạch đó định.
7 .Kế hoạch chiến lược để thực hiện mục tiêu
a, Chiến lược để đạt được chất lượng hàng hóa và bao bỡ.
- Kỹ thuật mở đầu đám phán: tiếp cận và tỡm hiểu thụng tin về đối tác Mỹ, tạo ra bầu khơng khí tin tưởng hợp tác thuận lợi cho quá trỡnh đàm phán.
- Kỹ thuật truyền đạt và thu nhận thông tin: truyền đạt thông tin về chất lượng gạo và bao bỡ cho đối tác. Tiếp nhận thông tin từ đối tác nghe và trả lời các câu hỏi của đối tác, để có thể đáp ứng tốt nhất theo đúng yêu cầu của đối tác về chất lượng gạo và bao bỡ.
- Kỹ thuật lập luận trong đàm phán: đưa ra những dẫn chứng, luận cứ để trỡnh bày, giải thớch và chứng minh cho đối tác Mỹ thấy rừ Việt Nam là một nước chuyên xuất khẩu CAFE và cỏc sản phẩm CAFE của Việt Nam núi chung và cafộ của Trung Nguyờn núi riờng có chất lượng tốt không thua kém gỡ chất lượng café của bất cứ nước nào trên thế giới, trong khí đó giá thành café của Việt Nam lại rẻ hơn. Bên cạnh đó bao bỡ cho cafe xuất khẩu cũng đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn chất lượng cần có.
- Nên sử dụng chiến lược đàm phán hợp tác vừa chú ý đến lợi ích bản thân vừa quan tâm lơi ích của đối tác. Hợp tác 2 bên cùng có lợi.
b, Chiến lược để đạt được mục tiờu về giỏ
- Làm nổi bật các giá trị gia tăng mà khách hàng nhận được, tránh bàn trực tiếp vào giá ngay ban đầu: Uy tín của thương hiệu café Trung Nguyờn, nguồn Cafe cung ứng tốt trong bất cứ điều kiện khan hiếm nào.
- Bờn bỏn chỉ đưa ra mức giá ban đầu là 700$/tấn, FOB HP chưa bỡ. Sau khi bờn mua đưa giá thỡ tiếp tục đàm phán.
- Dùng chiến lược thay thế: Ngoài các đối tác là Mỹ, Trung Nguyờn cũng cũn rất nhiều các đối tác mong muốn mua café của Trung Nguyên như: Singapore ; Campuchia ; Thái Lan ; Đức;
Anh…
- ẫp nguồn cung: Hiện tại nguồn cung cafe trờn thế giới ngày càng suy giảm: Vd: Sản lượng
càphê của một số quốc gia trồng nhiều càphê Arabica ở Đông Phi như Ethiopia, Burundi, Kenya, Rwanda và Uganda có thể giảm khoảng 10% so với dự đoán ban đầu, do tỡnh trạng hỏn hạn kộo dài tại khu vực này. Đặc biệt, nạn đói trầm trọng tại Đơng Phi hiện nay cũng đang làm cho nhiều nông dân chặt bỏ cây càphê để trồng các cây lương thực trong thời gian gần đây
( nguồn : http://cafef.vn/20111014040940911CA52/nguon-cung-ca-phe-tren-the-gioi-co-the-
giam-sut.chn )
c, Chiến lược về phương thức và thời hạn thanh toán
(1). Đồng tiền thanh tốn
- Chiến lược : Lấy đồng tiền tính giá làm đồng tiền thanh toán.
Chúng ta sẽ đề nghị lấy đồng tiền mạnh hơn để thanh tốn, đó là đồng USD.
Lư do: Trung Nguyờn của Việt Nam là bên bán, sẽ có lợi thế hơn khi sử dụng đồng tiền mạnh để thanh tốn. Khi có biến động về tỷ giá, đồng tiền mạnh sẽ có ít có khả năng mất giá, dễ chuyển đổi.
(2). Địa điểm thanh toán.
- Áp dụng phương thức thanh tốn thư tín dụng ( L/C ) để đảm bảo tính cơng bằng, đều có sự hiện diện ngân hàng ở cả 2 nước.
(3). Thời hạn thanh tốn. ( Thời hạn thanh tốn có quan hệ chặt chẽ tới việc luân chuyển vốn, lợi tức, khả năng tránh được những rủi ro do biến động về tiền tệ )
Thời điểm thanh toán % thanh toỏn Trả Trước Trước 30 ngày theo quy định giao hàng khi ký hợp đồng 20 – 30%
Trả Ngay Khi nhận hàng 30 - 40%
Trả Sau Sau khi nhận hàng 1 thỏng Số cũn lại (4). Phương thức thanh toán.
- Để đảm bảo chắc chắn thu được tiền hàng, lựa chọn phương thức thanh tốn tín dụng chứng từ. + Yêu cầu bên mua phải mở L/C 30 ngày trước khi giao hàng tại ngân hàng vietcombank tại Mỹ, thụng bỏo là vietcombank Việt Nam
+ u cầu mở thư tín dụng khơng hủy ngang có xác nhận để đảm bảo hiệu quả hợp đồng.
d, Chiến lược để đạt được điều khoản giao hàng tối ưu
Chiến lược mà Trung Nguyờn đưa ra là đàm phán để có thể giao hàng theo điều kiện FOB Hải Phũng với giỏ là 700 USD/ tấn
Cỏc lý do thuyết phục:
- Sự bất lợi giữa giao thông đường biển giữa Việt Nam và Mỹ
- Các phương tiện vận tải đường biển của Việt Nam chưa chuyên nghiệp trong việc vận chuyển hàng hóa có trọng lượng lớn và cần có sự bảo quản tốt
- Giỏ Cafe xuất khẩu trong 3 quý đầu năm 2011 là 650 USD/1 tấn trong khi giỏ cafe ngày một tăng cao.
- Trung Nguyờn cam kết sẽ giao hàng qua lan can tàu theo điều kiện cơ sơ giao hàng - Sẽ có một số ưu đói như: chiết khấu giá vỡ mua hàng với khối lượng lớn, có cam kết về chất lượng sản phẩm.