2015
3.3.4. Hoàn thiện quy trình đào tạo
Trong các yếu tố góp phần tạo dựng sự thành cơng cho doanh nghiệp, đào tạo là một hoạt động hết sức quan trọng quyết định đến sự thành bại của tổ chức. Vì thế, cơng ty cần chú trọng vào cơng tác này. Hiện tại, nó cịn đang bỏ ngõ nên nâng cao năng lực của tổ chức, đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Hiện tại, quy trình quản lý nguồn nhân lực có đề cập đến cơng tác đào tạo nhưng cịn chung chung, chưa cụ thể rõ ràng. Vì thế, cơng ty cần xây dựng một quy trình đào tạo riêng biệt trong đó:
− Đào tạo cơng nhân viên mới: giúp cho họ thích nghi với môi trường làm việc mới, nâng cao hiệu quả công việc, tạo được mối quan hệ để họ gắn bó lâu dài với cơng ty. Có hai trường hợp:
Đối với nhân viên mới:
Giới thiệu về tổng quan công ty.
Giới thiệu nội quy, quy định, quy chế, nguyên tắc, chính sách và cách tính lương thưởng.
Giới thiệu về tầm quan trọng của chất lượng và các HTQLCL mà công ty đang thực hiện.
Giới thiệu kế hoạch công việc mà họ đảm nhận và những vẫn đề liên quan về phòng ban/ bộ phận.
Cần có kế hoạch rõ ràng, cụ thể để tránh tình trạng nhân viên mới bị động, lãng phí thời gian.
Đối với cơng nhân (lao động phổ thông):
Kế hoạch thử việc 7 ngày nhưng bắt buộc phải đào tạo “nhận thức về
chất lượng” ngay từ khi bắt đầu nhận việc.
− Nhân viên cũ: cần phải có kế hoạch về các lớp được đào tạo trong năm để nhân viên đăng ký tham gia nâng cao chuyên môn, được tham gia những lớp đạo tạo nội bộ hay bên ngồi theo quy định. Tránh tình trạng một người học q nhiều, cịn người thì khơng tham gia lớp nào.
− Chuyền trưởng/ chuyền phó: khi được đưa lên các vị trí này thì bắt buộc phải tham gia các lớp đào tạo về chất lượng, về các công cụ thống kê và qua các kỳ sát hạch tay nghề cũng như sự am hiểu về bộ phận mình sẽ đảm nhiệm.
− Cơng tác này sẽ do phịng Nhân sự kết hợp với phòng QM thực hiện. Những vấn đề liên quan về tổng quan công ty, nội quy, quy tắc phòng ban sẽ do phòng Nhân sự đảm trách. Còn những vấn đề về chất lượng sẽ do phòng QM thực hiện. Về tương lai lâu dài, tác giả kiến nghị Ban Giám Đốc cần xem xét đến vấn đề xây dựng một trung tâm đào tạo tại cơng ty vì đây là vấn đề quan trọng và mang lại nguồn lợi lâu dài cho công ty.
3.3.5. dụng kỹ thuật thống kê
− Để có được một quyết định chính xác thì cần phải dựa trên những thơng tin có được và phân tích chúng. Để ra một quyết định liên quan về chất lượng thì chúng ta cần phải xác định được yếu tố nào ảnh hưởng đến chất lượng, yếu tố nào kiểm sốt được. Khi đó, kỹ thuật thống kê sẽ giúp cho cơng ty phân tích dữ liệu. Từ dữ liệu có được sẽ xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề đang tồn tại hoặc là ở dạng tiềm năng, xác suất xảy ra cao để chúng ta đưa ra các hành động khắc phục, phòng ngừa kịp thời và cần thiết.
− Khi áp dụng công cụ, kỹ thuật thống kê chúng ta sẽ thực hiện theo các bước như sau:
+ Thu thập số liệu
+ Xử lý số liệu
+ Từ đó, xác định những biến động làm ảnh hưởng đến kết quả thực hiện của quá trình; phân tích nguyên nhân của những biến động này và đưa ra các giải pháp để loại bỏ và ngăn chặn sự xuất hiện trở lại (nếu có).
− Các cơng cụ, kỹ thuật có thể áp dụng vào trong công ty như biểu đồ tiến trình, phiếu kiểm tra, biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, biểu đồ tán xạ, biểu đồ kiểm soát, biểu đồ quan hệ, biểu đồ cây, biểu đồ cột, tấn não công.
− Hiện tại, công ty đã thành lập một nhóm chất lượng bao gồm thành viên của các phòng ban: Sản xuất, QM, QC, Mua hàng, Kế hoạch, Kỹ thuật, Thiết kế và Bảo trì - Cơ điện. Với mục đích khi có vấn đề về chất lượng sản phẩm, nhóm này sẽ họp lại thảo luận để tìm ra nguyên nhân, đề xuất biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo tính ổn định của sản phẩm, tăng năng suất, giảm chi phí do làm lại hoặc do sửa chữa sản phẩm. Vì thế, để thực sự phát huy hiệu quả của nhóm và nâng cao trình độ tác nghiệp của nhân viên thì nhóm chất lượng này cần tiên phong trong việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý chất lượng như biểu đồ Pareto, biểu đồ nhân quả, chu trình PDCA, lưu đồ, phương pháp động não…vào trong cơng ty. Nhóm này sẽ thiết lập các biểu mẫu, chương trình huấn luyện cho phù hợp với từng phong ban và đặc thù công việc để những nhân viên này thực sự áp dụng được vào cơng việc.
− Bên cạnh đó thì cần có sự hỗ trợ từ Ban lãnh đạo, đưa ra các mục tiêu hoạt động rõ ràng của nhóm, liên tục cập nhật các kiến thức quản trị chất lượng, giao việc đúng người đúng nhiệm vụ, luôn luôn thúc đẩy và hướng dẫn các nhóm.
3.3.6. Hồn thiện chương trình 5S
− Cơng ty đã triển khai chương trình 5S trong một thời gian nhưng kết quả vẫn chưa khả thì vì thế để mang lại hiệu quả cao thì cơng ty nên chú ý và khắc phục các vấn đề sau:
+ Dán các quy định tại các bảng thông báo ở các xưởng, nhà kho và đọc trên loa phát thanh tại các xưởng trong các giờ nghỉ giải lao.
+ Đào tạo ngay từ đầu cho các nhân viên và công nhân ngay khi bước vào công ty về tầm quan trọng của 5S.
+ Xây dựng hình thức thưởng phạt rõ ràng và minh bạch.
+ Đội 5S thường xuyên kiểm tra và kiên quyết xử lý các trường hợp vi phạm, tránh trường hợp qua loa hay nhắc nhở nhiều lần.
− Chuẩn bị đánh giá:
+ Cần có kế hoạch đánh giá, chuẩn bị đầy đủ tài liệu (các quy định 5S, checklist) và các phương tiện hỗ trợ (máy ảnh …).
+ Khi tiến hành đánh giá cần ghi nhận lại những bằng chứng thực tế tại nơi đánh giá (chú ý góc chụp sao cho phản ánh rõ được mức độ sai phạm).
+ Sau đó, tiến hành lập hồ sơ, ghi nhận vào phiếu không phù hợp và đưa ra hành động khắc phục và thời gian thực hiện.
+ Đội 5S gửi báo cáo kiểm tra cho trưởng phòng QM theo định kỳ quy định.
− Ngồi việc đánh giá theo định kỳ hàng tuần, phịng QM nên tiến hành đánh giá đột xuất ở các Xưởng sản xuất và có những hình thức xử phạt trong những trường hợp phát hiện điểm không phù hợp và hiện tượng tái phạm nhiều lần như: khơng tn thủ an tồn kim, hàng phế phẩm để chung với hàng bán thành phẩm, khơng có bảng hiệu nhận dạng thành phẩm/ bán thành phẩm …
3.3.7. dụng Kaizen
Trong thời gian qua, các nhân viên có đề xuất ý kiến cải tiến nhưng không được Ban lãnh đạo quan tâm xem xét và áp dụng nên dần dần khơng cịn nhân viên nào có tinh thần để mà đề xuất cải tiến. Do vậy, cơng ty cần khuyến khích tồn bộ
cơng nhân viên tham gia đề xuất các sáng kiến cải tiến nên công ty cần thực hiện những việc sau:
− Thành lập Ban cải tiến dưới sự chỉ đạo của Ban Lãnh Đạo công ty.
− Xây dựng quy chế khen thưởng đề xuất và có sáng kiến trong hoạt động tại cơng ty.
− Phịng QM chịu trách nhiệm tổ chức đào tạo nhận thức về triết lý cải tiến cho các Trưởng/phó bộ phận các phòng ban.
− P.QM sẽ là nơi tiếp nhận các đề xuất, sáng kiến cải tiến, xem xét và đánh giá sơ bộ.
− Tổ chức họp đánh giá đề xuất theo định kỳ 03 tháng/lần.
− Nếu đề xuất khả thi thì lập kế hoạch triển khai áp dụng thí điểm. Sau đó, sẽ áp dụng đồng bộ các phịng ban.
3.3.8. nh hiệu quả cho các giải pháp vừa đề xuất
− Về nguồn lực: các giải pháp tác giả vừa nêu trên đều sử dụng nguồn lực hiện có tại cơng ty. Điều đó cho thấy khi tiến hành công ty sẽ không tốn nhiều chi phí cho cơng tác nhân sự. Còn về cơ sở hạ tầng thì chủ yếu là áp dụng một cách có bài bản về các công cụ quản lý chất lượng, Kaizen … giúp cho Ban Giám Đốc thực hiện một cách toàn diện về các cam kết duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại công ty.
− Về hiệu quả: sẽ mang lại hiệu quả rất lớn vì những vấn đề cịn tồn tại ở cơng ty
trong thời gian vừa qua chưa được quan tâm và xử lý triệt để. Do đó, nếu tiến hành thực hiện thì cơng ty sẽ tiến đến hoàn thiện HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008. Lúc đó, cơng ty sẽ khơng tốn nguồn lực(chi phí, nhân sự…) để khắc phục những hậu quả xảy ra thường xuyên, khách hàng sẽ tin tưởng và lượng hàng sản xuất sẽ tăng lên, mang lại doanh thu cho công ty, đảm bảo đời sống cho công nhân viên …
KẾT LUẬN
Trong bối cạnh nền kinh tế ngày càng cạnh tranh gây gắt, địi hỏi các tổ chức cần phải chuẩn bị cho mình những yếu tố cần thiết để cạnh tranh và hòa nhập. Bên cạnh nhiều yếu tố thì yếu tố cam kết với khách hàng về chất lượng là vấn đề đáng quan tâm nhất. Nhận thấy điều đó, cơng ty đã xây dựng và triển khai HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 dù hiện tại có nhiều đóng góp tích cực với cơng ty nhưng bên cạnh đó vẫn cịn nhiều vấn đề cần được giải quyết.
Trên cơ sở vận dụng những kiến thức đã học cũng với hoạt động thực tiễn tại công ty, tác giả đã tiến hành phân tích thực trạng áp dụng TCVN ISO 9001:2008 tại công ty thông qua bảng khảo sát và tổng hợp tài liệu tại công ty. Tác giả xác định được những tồn tại trong hệ thống như hệ thống tài liệu lỗi thời; xây dựng mực tiêu chưa hợp lý, cách đo lường chưa phù hợp; nhu cầu và mong đợi của nhân viên chưa được quan tâm; chương trình đào tạo cho nhân viên chưa được chú trọng; công tác theo theo dõi, đo lường và cải tiến hệ thống chưa được thực hiện một cách chủ động và có hiệu quả và đã xác định được nguyên nhân của những vấn đề này.
Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng như: hồn thiện hệ thống tài liệu, kiểm sốt tài liệu và quản lý hồ sơ; hoàn thiện việc lập và thực hiện các mục tiêu hoạt động tại cơng ty; hồn thiện cơng tác đo lường sự thỏa mãn của cơng nhân viên; hồn thiện quy trình đào tạo; áp dụng kỹ thuật thống kê; hồn thiện chương trình 5S; áp dụng Kaizen.
Với những giải pháp này cùng với cam kết của Ban lãnh đạo công ty về việc quyết tâm thực hiện và duy trì và cải tiến HTQLCLsẽ được thực hiện nhằm thỏa mãn nhu cầu cao nhất của khách hàng, HTQLCL sẽ được hoàn thiện, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Đồng thời, nâng cao tính hiệu lực và hiệu quả hệ thống của cơng ty, góp phần đảm bảo sự tồn tại và phát triển của công ty trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bùi Nguyên Hùng, Nguyễn Thúy Quỳnh Loan (2004). Quản lý chất lượng. Nhà xuất bản Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
[2]. Lê Thế Giới (2007). Quản trị chiến lược. NXB Thống Kê.
[3]. Masaaki Imai, Kaizen – Chìa khóa của sự thành cơng về quản lý của Nhật Bản (1992), biên soạn: Nguyễn Khắc Thìn, Trịnh Thị Ninh, NXB TP. Hồ Chí Minh, NXB Thành phố Hồ Chí Minh
[4]. Nguyễn Minh Đình, Nguyễn Trung Tín, Phạm Phương Hoa, Quản lý có hiệu quả theo phương pháp Deming, NXB Thống kê, TP.HCM, 1996.
[5]. Phạm Bá Cứu, Hướng dẫn soạn thảo hệ thống văn bản và áp dụng ISO 9000, Trung tâm SMEDEC HCMC, 1999.
[6]. Phạm Bá Cứu, Nguyễn Văn Chiên, Quản lý chất lượng toàn diện, Trung tâm
SMEDEC HCMC, 2002.
[7]. Tạ Thị Kiều An (2004). Quản lý chất lượng trong các tổ chức. Nhà xuất bản
thống kê.
[8]. TCVN ISO 9000:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – Cơ sở từ vựng, Hà Nội. [9]. TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, Hà Nội. [10]. TCVN ISO 9004:2000 Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn cải tiến, Hà Nội.
[11]. TCVN ISO 19011:2002 Hệ thống quản lý chất lượng – Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý môi trường, Hà Nội.
[12]. Sud Ingle, Hướng dẫn thực hành nhóm chất lượng, Đại học Kinh Tế TP.HCM, Nhà xuất bản Thế giới, 1994.
MỘT SỐ TÀI LIỆU KHÁC
[13]. Báo cáo tài chính thường niên của công ty CP Kinh doanh xuất nhập khẩu Bình Thạnh.
TÀI LIỆU INTERNET
[15]. Trung tâm năng suất Việt Nam: http://www.vpc.vn/Desktop.aspx/Chuyen-de- ve-Do-luong-Nang-suat/Chuyen-de-ve-Do-luong-Nang-suat/
[16]. Tổng cục đo lường chất lượng
www.tcvn.vn/default.asp?action=category&ID=118
PHỤ LỤC 1
BẢNG KHẢO SÁT TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TẠI
CÔNG TY
Xin chào các Anh/Chị!
Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty, chúng tôi gửi các anh chị “Bảng khảo sát về tình hình áp dụng HTQLCL theo
TCVN ISO 9001:2008”. Mong các anh chị đóng góp ý kiến bằng cách đánh dấu X
vào ô mức độ đánh giá tương ứng. Mức đánh giá:
1. Không thực hiện
2. Thực hiện một cách bị động 3. Được thực hiện
4. Được thực hiện và đem lại kết quả tốt
5. Thường xuyên cải tiến và đem lại kết quả tốt.
Nội dung đánh giá Kết quả đánh giá
1 2 3 4 5
Quản lý hệ thống và các q trình
Các hoạt động cần thiết có được chuẩn hóa thành các quy trình làm việc?
Các quy trình đã ban hành được áp dụng như thế nào? Hoạt động phân tích hiệu quả và cải tiến các q trình được triển khai như thế nào?
Hệ thống tài liệu
Tính đầy đủ, sẵn sàng và phù hợp với hoạt động thực tế của hệ thống tài liệu được đáp ứng như thế nào? Việc kiểm soát tài liệu theo quy định được thực hiện như thế nào?
Quy định về việc nhận biết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng hồ sơ được thực hiện như thế nào?
Việc soạn thảo/ sửa đổi/ bổ sung/ cải tiến được thực hiện như thế nào?
Trách nhiệm lãnh đạo
Lãnh đạo thể hiện việc cam kết tham gia vào việc triển khai, áp dụng và thực hiện cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng như thế nào?
Việc theo dõi và nhận biết sự thỏa mãn của khách hàng được Ban lãnh đạo quan tâm như thế nào?
Nhu cầu & mong đợi của các bên quan tâm
Việc xác định nhu cầu và mong đợi của khách hàng Việc xác định nhu cầu của mọi người về sự thừa nhận, thỏa mãn trong công việc, phát triển năng lực và cá nhân như thế nào?
Nhu cầu và mong đợi của khách hàng và các bên quan tâm khác được thể hiện rõ trong chính sách chất
lượng?
Chính sách chất lượng
Trưởng các bộ phận thể hiện mức độ quan tâm và phổ biến nội dung chính sách chất lượng đến mọi thành viên biết và hiểu chưa?
Ban lãnh đạo có cụ thể hóa chính sách chất lượng thành các mục tiêu chất lượng và phân bổ đến các bộ phận khơng?
Hoạch định
Có lập kế hoạch thực hiện các mục tiêu hay không? Đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu được thực hiện như thế nào?
Trách nhiệm – quyền hạn thông tin
Xây dựng chức năng – nhiệm vụ của từng phòng ban rõ ràng, cụ thể để đảm bảo công việc không bị chồng chéo, khơng bỏ sót cơng việc được thực hiện như thế nào?
Truyền đạt trách nhiệm và nhiệm vụ đến từng thành viên được thực hiện như thế nào?
Xem xét lãnh đạo
Hoạt động xem xét của lãnh đạo được thực hiện như thế nào?
Việc chuẩn bị các báo cáo hồ sơ cho việc xem xét