Trong đó:
Sổ tay chất lượng là tài liệu giới thiệu về HTQLCL bao gồm:
+ Giới thiệu công ty.
+ Mô tả phạm vi áp dụng và các điều khoản loại trừ.
+ Chính sách chất lượng.
+ Sự tương tác giữa các quá trình trong HTQLCL.
KHÁCH HÀNG
Khách hàng đưa thơng
tin u cầu Khơng đạt
Báo giá cho KH Đạt Nhận đơn hàng từ KH Không đạt KINH DOANH Tiếp nhận yêu
cầu KH yêu cầu Xem xét
KH
Đạt
Thiết lập hồ sơ các thông tin & yêu cầu của KH Sản phẩm mớihay cũ Cũ Mới BGĐ Duyệt Không đạt Tiến hành xem xét báo giá Xemxét thời hạn và giá trị đơn hàng Lập kế hoạch thực hiện đơn hàng Xác nhận đơn hàng Đạt THIẾT KẾ & PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT MUA HÀNG Xem xét hồ sơ các thông tin & yêu cầu của sản
phẩm
Công tác Chuẩn Bị dữ liệu báo giá
Họp triển khai SP mới để tính giá Mua NVL theo Kế hoạch sản xuất Dự tính định mức và chi phí Định mức chi phí NVL và kế
hoạch thu mua
Cập nhật Tài liệu sản xuất, QT SX SP Hiệu chỉnh Danh sách công việc/công đoạn, xếp chuyển mẫu Đạt Tiến hành hiệu chỉnh Đạt SẢN XUẤT QC Kiểm tra/cập nhật năng suất sản xuất QC Kiểm tra đầu vào Lập, Phân công và theo dõi kế hoạch Thu mua NPL và KH SX Sản xuất sản phẩm theo kế hoạch QC Kiểm tra trên chuyền Đạt Duyệt Mẫu và các công đoạn sản xuất QC Final Kho hồn thành đóng gói và lưu trữ hàng hóa Khơng đạt Chỉnh sửa thiết kế, cơng đoạn Đạt Duyệt Thủ tục XNK Vận chuyển hàng hóa, giao cho KH 35 Hì n h 2. 4 Q trì nh ho ạt độ ng ch ín h củ a cơ ng NO
Quy trình
Là các tài liệu thuộc cấp thứ hai bao gồm các thủ tục cần thực hiện nhằm đảm bảo vận hành có hiệu quả của HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2008. Nội dung của một quy trình bao gồm: mục đích, phạm vi áp dụng, quy trình, tài liệu tham khảo, biểu mẫu.
Các quy trình ở bao gồm:
Bảng 2.2 Các quy trình tại cơng ty [14]
STT Tên quy trình Mã số
1 Quy trình kiểm sốt tài liệu, hồ sơ QT/4.2.3/01
2 Quy trình họp xem xét của lãnh đạo QT/5.6
3 Quy trình quản lý nguồn lực QT/6.1/01
4 Quy trình hướng dẫn làm thêm giờ QT/6.1/02
5 Quy trình giải quyết khiếu nại của cơng nhân viên QT/6.1/03
6 Quy trình tính lương và chế độ QT/6.1/04
7 Quy trình chấm cơng tự động và xử lý chấm cơng QT/6.1/05
8 Quy trình khởi động QT/7.2.2/02
9 Quy trình thiết kế và phát triển QT/7.3/01-01
10 Quy trình kiểm sốt hàng gia cơng QT/7.4.1/02
11 Quy trình kiểm sốt đầu vào QT/7.4.2/01
12 Quy trình bán hàng QT/7.4.2/02
13 Qui trình cắt QT/7.5.1/02
14 Qui trình may QT/7.5.1/03
15 Quy trình hồn thành, nhập kho, bảo quản và giao hàng QT/7.5.1/04 16 Quy trình kiểm sốt kim may và vật dụng sắc nhọn QT /7.5.1/06 17 Quy trình kiểm sốt tài sản do khách hàng cung cấp QT/7.5.4/01
18 Quy trình truy vết sản phẩm QT/7.5.5/02 19 Quy trình kiểm sốt phương tiện theo dõi và đo lường QT/7.6 20 Quy trình kiểm tra sản phẩm cuối cùng QT/8.2.4/02 21 Quy trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến QT/8.4/01 22 Quy trình giải quyết khiếu nại của KH QT/8.5.2/01 23 Quy trình nhập - xuất và bảo quản NPL QT/7.4.1/02
24 Quy trình kiểm sốt an ninh QT/6.1/01-06
25 Quy trình kiểm sốt bảo vệ QT/6.1/01-04
26 TT đánh giá nhà cung cấp TT/7.4.1/01 27 Thủ tục lập, điều độ và ĐG kế hoạch SX TT/7.5.1/01 28 Thủ tục đánh giá nội bộ TT/8.2.2/01 29 Thủ tục hành động khắc phục TT/8.5.2/02 30 Thủ tục hành động phòng ngừa TT/8.5.3/01 31 Thủ tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp TT/8.3 Ghi chú:
Tất cả các số mã hố đều phải bắt đầu bằng mã hóa TL/BM, số điều khoản liên quan, sau đó mới đến số thứ tự của TL/BM trong điều khoản đó.
Các tài liệu nghiệp vụ
Chỉ ra cách thức thực hiện từng công việc nhằm hướng dẫn các nhân viên mới dễ tiếp cận công việc và và căn cứ để thực hiện công việc với tất cả nhân viên.
Các biểu mẫu, các loại hồ sơ
Các biểu mẫu là những mẫu phiếu để ghi nhận và thu thập thập thông tin trong
q trình thực hiện các cơng việc liên quan.
Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt, nó là kết quả của các hoạt động
chất lượng được hồn chỉnh trong suốt q trình thực hiện cơng việc. Nó cung cấp bằng chứng khách quan về hoạt động của hệ thống chất lượng.
2.3. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TCVN ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY
2.3.1. Hệ thống quản lý chất lượng - Điều khoản 4
Kết quả khảo sát tham khảo phụ lục 2.
2.3.1.1. Quản lý hệ thống và các quá trình
Từ kết quả khảo sát cho thấy rằng các hoạt động cần thiết đều được chuẩn hóa thành quy trình với 61 ý kiến chiếm 48.03%. Trong đó, chỉ có 21/127 ý kiến (chiếm 16.53%) cho rằng các quy trình đã được ban hành thực sự phát huy được hiệu quả của nó.
2.3.1.2. .2. Hệ thống tài liệu
Trãi qua nhiều kỳ đánh giá nội bộ và đánh giá của tổ chức chứng nhận, hệ thống tài liệu của công ty đã từng bước dần dần có những thay đối đáng kể về hệ thống tài liệu.
Về hình thức
− Cơng ty áp dụng triệt đế nguyên lý “Làm đúng ngay từ đầu” trong việc soạn thảo văn bản, có quy trình cụ thể nên trình bày rõ ràng, mã hóa quy trình và tn thủ theo đúng quy trình kiểm sốt tài liệu đã ban hành.
− Thể hiện qua lưu đồ giúp người đọc dễ hiểu, thuận lợi cho công tác phổ biến.
− Các tài liệu được đưa lên mạng nội bộ giúp dễ dàng trong việc áp dụng cũng như tra cứu khi cần thiết cho tất cả nhân viên.
Về nội dung
− Qua nhiều lần sửa đổi, nội dung có sự thay đổi đáng kể, dần dần đã phù hợp với hoạt động thực tế. Tuy nhiên, theo khảo sát thì có 69/127 ý kiến (chiếm 55%) cho rằng hệ thống tài liệu có” tính đầy đủ, sẵn sàng và phụ hợp với hoạt động thực tế” và 40/127 ý kiến (chiếm 31.5%) cho rằng hệ thống tài liệu mang lại hiệu quả.
− Với tình hình hoạt động hiện tại của cơng ty thì hệ thống tài liệu đảm bảo tương đối đầy đủ, phù hợp. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả áp dụng các quy trình làm việc lại các phịng ban và tiết kiệm chi phí thì việc soạn thảo tài liệu chức năng (quy trình truy vết sản phẩm, quy trình may, quy trình cắt…) nên có sự tham gia của phịng ban liên quan để đảm bảo tính khách quan. Hiện tại, nhiệm vụ này do nhân viên P.QM đảm nhận nên khi ban hành nó khơng mang lại hiệu quả cao hoặc không vận hành được và phải mất một thời gian để chỉnh sửa lại cho phù hợp.
Kiểm soát tài liệu
− Các tài liệu đang kiểm sốt tại cơng ty được chia làm hai loại:
+ Tài liệu nội bộ: sổ tay chất lượng, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, các thủ tục, biểu mẫu, các quy định, quy chế, quyết định, hướng dẫn
….
+ Tài liệu bên ngoài: các tài liệu tham khảo về ngành may, tiêu chuẩn của khách hàng …
− Theo kết quả khảo sát thì kiểm sốt tài liệu theo quy định được thực hiện một cách chủ động chiếm 77.17%. Tuy nhiên, tài liệu lỗi thời ở một số phòng ban vẫn còn tồn tại, khơng được hủy theo đúng thủ tục kiểm sốt tài liệu; Tài liệu khơng có dấu kiểm sốt của phịng QM; khơng cập nhật tài liệu phiên bản mới nhất cụ thể như:
+ Phòng BT- CĐ đã nhập một số máy may viền, máy cắt mới nhưng không cập nhật bảng hướng dẫn sử dụng.
+ Phịng Nhân sự: chưa có tài liệu ghi rõ quy trình đào tạo nhân viên mới.
+ Xưởng 1,2,3: sử dụng tài liệu khơng có dấu mộc kiểm soát tài liệu.
Kiểm soát hồ sơ
− Thủ tục kiểm sốt hồ sơ nhằm mơ tả nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và hủy bỏ các hồ sơ chất lượng để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu của HTQLCL ISO 9001:2008. Kết quả khảo sát có
đến 94 ý kiến (chiếm 74%) cho rằng công tác nhận biết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng hồ sơ được thực hiện một cách bị động.
− Mặc dù, đã được hướng dẫn để xây dựng danh mục hồ sơ nhưng nhân viên đảm trách chưa hiểu rõ và thực hiện chưa đúng ở các phịng ban hoặc có thực hiện nhưng khơng duy trì danh mục hồ sơ.
− Khơng cập nhật thường xuyên hồ sơ phát sinh cụ thể khi xuất kho vật tư bảo hộ lao động nhưng khơng có giấy đề nghị cung cấp vật tư được ký bởi Quản Đốc; nhân viên giao nhận không cập nhật vào hồ sơ khi thực hiện công tác bàn giao…
2.3.2. ch nhiệm lãnh đạo – Điều khoản 05
Kết quả khảo sát tham khảo phụ lục 2.
2.3.2.1. .1. Trách nhiệm của lãnh đạo
Theo kết quả khảo sát thì có 90 ý kiến (chiếm 70.87%) cho rằng lãnh đạo thực hiện việc cam kết tham gia vào việc triển khai, áp dụng và thực hiện cái tiển liên tục HTQLCL theo ISO 9001:2008 ở mức độ có thực hiện, đem lại hiệu quả cao và 21 ý kiến (chiếm 16.54%) hành động này thường xuyên thực hiện cải tiến. Điều này, cho thấy những hành động và cam kết của ban lãnh đạo được đánh giá cao. Thực tế có thể thấy BGĐ đã thực hiện bằng các biện pháp:
− Thường xuyên tổ chức các buổi truyền đạt về chính sách chất lượng của cơng ty hay thơng qua loa phát thanh giữa giờ nghỉ giải lao trong xưởng sản xuất.
− Xây dựng chính sách chất lượng.
− Xây dựng mục tiêu chất lượng cụ thể cho từng phòng ban.
− Tiến hành việc xem xét lãnh đạo theo định kỳ.
− Đáp ứng đầy đủ nguồn lực cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.3.2.2. Nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm
Theo kết quả khảo sát, có 86 ý kiến (chiếm 67.72%) cho rằng HTQLCL có xem xét nhu cầu và mong đợi của khách hàng (bên trong và bên ngồi). Bên cạnh đó, có 14 ý kiến (chiếm 11.02%) cho rằng hành động này còn thực hiện một cách bị động. Trong khi đó, việc xác định nhu cầu của mọi người về sự thừa nhận, thỏa mãn trong cơng việc, phát triển năng lực và cá nhân thì đánh giá chưa cao điều này được
thể hiện qua ý kiến khảo sát với 47 ý kiến (chiếm 37%) và thực tế tại công ty cũng chưa cho hồ sơ, bằng chứng cho hành động này.
2.3.2.3. Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
Mức độ quan tâm và phổ biến nội dung của chính sách được truyền đạt đến mọi người được đánh giá cao (93.7%) và các chính sách này được chuyển hóa thành các mục tiêu cụ thể của các phịng ban. Tuy nhiên, có 14.17% ý kiến cho rằng việc hoạch định các mục tiêu này còn bị động (29.92%). Thực tế cho thấy mục tiêu của cơng ty có đề ra nhưng việc thực hiện các mục tiêu này thực hiện chưa cao cụ thể như sau:
Bảng 2.3 Mục tiêu chất lượng năm 2012 [15]
STT Nội dung Bộ phận Kết quả thực tế Đánh giá
1 Tăng cường sức cạnh tranh, tìm kiếm thêm khách hàng mớiđể tăng doanh thu 35% so với năm 2011. P.KD Doanh thu tăng 48% sovới năm 2010. Đạt
2
- Phát triển nguồn nhân lực để bổ sung thêm chuyền may cho nhà máy may Bình Thạnh:
+ Số lượng tuyển thêm: 200 thợ may và 100 lao động phổ thông.
+ Số lượng lao động nghỉ việc không quá 200 lao động. - Lập kế hoạch và đào tạo100 lao động phụ việc lên thợ
may.
P.HCNS Số lao động nghỉ việc 380 người.
Không đạt
3 Giao hàng đáp ứng trên 96% sản lượng theo thời gian yêu
cầu của khách hàng.
P.KH Đạt 95% Không đạt
4
1.Giảm 20% lỗi SP chuyền so với năm 2011.
2.Đảm bảo giao hàng cho kho Hoàn thành đạt 98% theo thời gian yêu cầu của P.Kế hoạch.
X.M Lỗi sản phẩm giảm 20 % so với năm 2010.
Đạt
5
Đảm bảo các chỉ số KPI sau:
− CEPQ đạt 2%.
− COPQ đạt 0.8%.
− Lỗi trong qúa trình kiểm tra cuối cùng nhỏ hơn 0.2%/tháng.
P.QC Thấp hơn mục tiêu đề ra Đạt
6
Đảm bảo 100% thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất;
Thời gian dừng máy (sửa chữa, thay thế phụ tùng…) không quá 10 phút/1 lần từ lúc công nhân bấm đèn đỏ tới khi làm việc trở lại.
P.BTCĐ Do một số máy quá cũ và đang trong giai đoạn thay thế.
Không đạt
7 Đảm bảo đạt 100% IWAY sau đánh giá 45 ngày của mỗi
đợt đánh giá.
P.QM Đánh giá đạt chuẩn ngay lần đầu.
8 Đảm bảo thời gian cung cấp NPL theo kế hoạch 98%. P.Mua
hàng
Chỉ đạt 95% kế hoạch. Không đạt
9 Giao mẫu đúng hẹn 98% so với yêu cầu của khách hàng. P.Thiết Kế Chỉ đạt
hoạch.
Bảng 2.4 Mục tiêu chất lượng năm 2011 [15]
STT Nội dung Bộ phận Kết quả thực tế Đánh giá
1 Tăng cường sức cạnh tranh, tìm kiếm thêm khách hàng mới
để tăng doanh thu 20% so với năm 2010.
P.KD Năm 2011 doanh thu tăng 34% so với năm 2010.
Đạt
2
Thực hiện các biện pháp về quảng bá thương hiệu và phát triển kênh phân phối bán lẻ nhằm tăng doanh thu bán hàng nội địa 20% so với năm 2010.
P.KD Chưa thực hiện Không đạt
3 Phát triển nguồn nhân lực, tuyển dụng thêm 250 cơng nhân,
trong đó có ít nhất 150 thợ may và 100 lao động phổ thông.
P. HC-NS Đạt 118% mục tiêu đề ra. Đạt
4 Giao hàng đáp ứng trên 96% sản lượng theo thời gian yêu
cầu của khách hàng.
P.KH Đạt 92.11% Không đạt
5 Tăng 10% năng suất cho những chuyền sản xuất các mãhàng hộp box và 3% đến 5% cho những mã hàng còn lại. MH,QM, KThNS, Các mã hàng ACC bag,UPP backpack(small, big)
mới triển khai đầu quý II
nên chưa đạt kế hoạch đề ra
6
Đảm bảo tỷ lệ lỗi sản phẩm không vượt quá 5% trong tháng. Trong đó, lỗi đường kim mũi chỉ 2%, vệ sinh công nghiệp 1.5 %, lỗi lắp ráp 1.5%.
BP.SX Trung bình lỗi SP chuyền 3 Xưởng đạt mục tiêu đề ra (3.87%).
Đạt
7
Đảm bảo các chỉ số KPI sau:
− CEPQ đạt 2% (giảm 30% so với năm 2010)
− COPQ đạt 1% (giảm 40% so với năm 2010)
− Lỗi trong qúa trình kiểm tra cuối cùng nhỏ hơn 0.25%/tháng
QM, KTh, KD, QC
Các chỉ số KPI đều vượt không đạt chỉ tiêu đưa ra.
Khơng đạt
8 Phải có ít nhất 50 ý tưởng cải tiến KAIZEN và có ít nhất 20
cải tiến làm tăng 5% giá trị sau khi áp dụng.
Xưởng may
Chưa thực hiện Không đạt
9
Giảm tối thiểu các chỉ tiêu sau:
− Dầu nhờn thải ra bình quân/một máy: 40 ml/ tháng (giảm 20% so với năm 2010).
P. Bảo trì Cơ điện Dầu nhờn: 04 ml/ tháng: Đạt mục tiêu đề ra Bóngđèn:41 bóng/ Khơng đạt
− Bóng đèn hỏng bình qn: 40 bóng/ tháng (giảm 33.3% so với năm 2010).
− Giảm 5% tỷ lệ điện năng tiêu thụ trên doanh thu so với năm 2010.
tháng - Không đạt mục tiêu đề ra.
Qua phân tích số liệu mục tiêu của cơng ty năm 2011 đạt 33.33 % (3/9 mục tiêu), năm 2012 đạt 44.45%% (4/9 mục tiêu) cho thấy tỷ lệ hồn thành rất thấp và chỉ có 22 ý kiến (chiếm 17.33%) cho rằng các mục tiêu này được triển khai và mang lại kết quả.
2.3.2.3. .3. Trách nhiệm, quyền hạn và thông tin
Xây dựng chức năng – nhiệm vụ của từng phịng ban rõ ràng, cụ thể để đảm bỏ cơng việc khơng bị chồng chéo, khơng bỏ sót cơng việc được đánh giá khá cao