2.3. Những khó khăn, vướng mắc, bất cập trong quá trình triển kha
2.3.1. Khó khăn trong việc triển khai áp dụng trong thực tiễn của VPCC
Về thể chế, hệ thống văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng hiện nay chưa thực sự phù hợp, các văn bản pháp luật như dân sự, đất đai, nhà ở vẫn còn nhiều quy định dẫn chiếu chưa phù hợp, nhất là giữa pháp luật gốc là Bộ luật dân sự với các pháp luật chuyên ngành. Điều này xuất phát từ việc hướng tiếp cận của Bộ luật dân sự 2015 đã có nhiều sự thay đổi so với các văn bản pháp luật cũ, trong khi đó, các văn bản pháp luật chuyên ngành đang có hiệu lực hiện nay vẫn cịn sử dụng nội dung của pháp luật dân sự cũ. Một số quy định còn chưa rõ ràng, cụ thể, được hiểu chưa thống nhất, việc hướng dẫn, giải thích pháp luật liên quan đến đất đai còn chậm khiến cho việc vận dụng, áp dụng pháp luật trong hoạt động chuyên mơn, nghiệp vụ cơng chứng có khó khăn, ví dụ như: cơng chứng giao dịch về tài sản hình thành trong tương lai, quyền tài sản,...
Như đã đề cập, vấn đề hiện nay mà các VPCC đang gặp phải đó liên quan đến việc đặt tên cho văn phòng khi giới hạn mà LCC đặt ra đang đi ngược lại với quyền của doanh nghiệp trong Luật Doanh nghiệp 2020.
37
Thực tế cho thấy quy định đã bộc lộ nhiều bất cập, hạn chế cho chính văn phịng cơng chứng, khách hàng và cả cơ quan quản lý nhà nước. Đó là, chưa có quy định xử lý trường hợp trùng tên của văn phịng cơng chứng, tên của cá nhân hồn tồn có thể trùng nhau, như vậy nếu tên của văn phịng cơng chứng này mà trùng với tên của văn phịng cơng chứng khác thì tên của các văn phịng cơng chứng trong các trường hợp này sẽ xác định như thế nào? Pháp luật không quy định ngoại lệ cách đặt tên văn phịng cơng chứng trong trường hợp này.
Một bất cập nữa là khi tổ chức lại VPCC dẫn đến việc thay đổi tên gọi VPCC, quy định đổi tên làm phát sinh thêm thủ tục hành chính. Cụ thể, khi CCV có tên được đặt làm tên của VPCC khơng cịn hoạt động tại VPCC cũng như không là CCV hợp danh của văn phịng thì VPCC phải thực hiện thêm thủ tục đổi tên VPCC. Khi văn phịng cơng chứng được chuyển nhượng, thì buộc phải chấm dứt tên gọi cũ và đổi tên văn phịng cơng chứng theo tên của một công chứng viên hợp danh nhận chuyển nhượng, trong khi đó một trong những cơ sở định giá chuyển nhượng là giá trị thương hiệu, uy tín trong quá trình hoạt động của văn phịng cơng chứng để có thể kế thừa lượng khách hàng quen thuộc trong tương lai. Việc xây dựng nên một thương hiệu văn phịng cơng chứng đã khó, giữ được thương hiệu đó lại khó hơn nhiều lần, nếu cứ buộc thay đổi tên thì chẳng khác nào làm khó cho hoạt động của các văn phịng cơng chứng. Sau khi đổi tên thì văn phịng cơng chứng phải thực hiện hàng loạt thủ tục hành chính, như: đăng ký lại mẫu con dấu, thông báo với cơ quan thuế, treo lại biển hiệu, đăng báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động,… làm phát sinh thêm chi phí và cơng sức cho cả văn phịng cơng chứng và các cơ quan liên quan.
Thêm nữa là tên của văn phịng cơng chứng hiện nay đang tồn tại hai kiểu đặt tên. LCC hiện nay quy định đối với VPCC hoạt động trước ngày LCC hiện hành có hiệu lực pháp luật được phép giữ lại tên đã đăng ký, nói cách khác, sẽ không bắt buộc phải đổi tên theo thể thức đặt tên mới, trừ trường hợp có nhu cầu hoặc tiến hành thay đổi địa chỉ trụ sở, Trưởng Văn phịng. Như vậy, hiện nay cùng là loại hình VPCC nhưng tồn lại hai hình thức tên gọi khác nhau là: tên VPCC theo tên công chứng viên hợp danh (theo
38
LCC năm 2014) và tên văn phịng cơng chứng do cơng chứng viên lựa chọn phù hợp quy định của pháp luật (theo LCC năm 2006).
Ngồi ra, trong một số trường hợp khách hàng khó xác định VPCC đã thực hiện công chứng. Về nguyên tắc, khi cần thiết phải công chứng lại (tức là giao dịch dân sự cần cơng chứng đã có sự thay đổi so với lần công chứng trước) phải được tiến hành tại VPCC đã thực hiện hoạt động công chứng cho giao dịch dân sự đó trước đây; hay việc cấp lại bản sao cho văn bản công chứng một giao dịch dân sự, bản dịch nào đó cũng do chính VPCC đã tiến hành cơng chứng giao dịch, bản dịch đó trước đây lưu trữ thực hiện; thời gian lưu trữ các tài liệu liên quan đến bất kỳ hoạt động công chứng nào là ít nhất là 20 năm. Như vậy, việc quy định đặt tên của văn phịng cơng chứng hiện nay sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức trong giao dịch khi muốn xác định được văn phịng cơng chứng nào đã thực hiện việc công chứng trong trường hợp tên văn phịng cơng chứng thay đổi nhiều lần và có thể cùng với đó là thay đổi địa chỉ trụ sở của văn phòng cơng chứng. Hoặc sẽ gây khó khăn cho cá nhân, tổ chức khi muốn xác định tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng của văn phịng cơng chứng đã đổi tên nhiều lần nhưng đã chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, giải thể để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng hoặc xin cấp bản sao văn bản công chứng.
Từ những phân tích nêu trên cho thấy quy định pháp luật hiện hành về đặt tên văn phòng cơng chứng cịn bất cập, chưa phù hợp với thực tiễn cần sớm được sửa đổi, thay thế. Thiết nghĩ, việc đặt tên VPCC nên được đồng bộ với quy định của pháp luật doanh nghiệp, cụ thể sửa đổi khoản 3 Điều 22 LCC năm 2014 như sau: “Tên của văn phịng cơng chứng do các công chứng
viên hợp danh lựa chọn và theo quy định của Luật Doanh nghiệp nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phịng cơng chứng”, khơng được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác đã được đăng ký hoạt động, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.”
Ví dụ trước kia VPCC Thiên Đức tỉnh Bắc Ninh tiền thân là VPCC Thăng Long (thành lập từ năm 2010), đến năm 2014 Bộ Tư Pháp thơng báo hiện có 04 VPCC trên cả nước lấy tên là “VPCC Thăng Long” , việc có quá
39
nhiều VPCC trùng tên như vậy rất dễ dẫn đến việc hiểu lầm khi người yêu cầu công chứng đến thực hiện yêu cầu Công chứng, người yêu cầu cơng chứng nghĩ đó là một chi nhánh của các Văn phịng có tên cịn lại, khó tránh khỏi sự hiểu lầm, ngoài ra việc quản lý và theo dõi đối với các cơ quan quản lý cũng thấy phức tạp hơn khi có q nhiều VPCC giống tên nhau. Chính vì vậy việc đổi tên VPCC để tránh trùng tên nhau sẽ thuận lợi trong việc quản lý và trên hết là tránh sự hiểu lầm từ người yêu cầu công chứng.
Luật Cơng chứng khơng có quy định giới hạn độ tuổi của cơng chứng viên nên thực tế có một số trường hợp công chứng viên tuổi đã cao (trên 65 tuổi) vẫn hành nghề công chứng. Đây là một bất cập bởi vì hoạt động cơng chứng dịi hỏi nghiệp vụ, kỹ năng và cịn địi hỏi phải có sự nghiên cứu, cập nhật pháp luật thường xuyên, sự nhanh nhạy cập nhập các thông tin về pháp luật cũng như các vấn đề phát sinh trong xã hội liên quan đến cơng chứng.
Lấy ví dụ hiện nay theo Thống kê trên tồn tỉnh Bắc Ninh hiện có 48 Tổ chức hành nghề Cơng chứng, đa số các VPCC được thành lập từ năm 2015 trở lại đều do các cán bộ Công chức trước đây công tác tại các cơ quan như: Tồ án, Viện Kiểm Sát, Cơng an…Các Công chứng viên đều đã hết năm công tác tại các cơ quan nhà nước, nay về nghỉ hưu nên chuyển sang hoạt động trên lĩnh vực Công chứng, các Công chứng viên hầu hết được miễn nhiễm đào tạo. tập sự nên việc quản lý, triển khai và thực hiện nội dung Cơng chứng cịn nhiều bất cập, việc duy trì sức khoẻ để đảm bảo sự minh mẫn trong công việc, ngồi ra cịn phải cập nhập các văn bản thường xuyên liên quan đến Công nghệ, dẫn đến hầu hết các CCV trong độ tuổi này đều không theo kịp.
Các quy định theo Luật Cơng chứng 2014 hiện hành cho thấy có vướng mắc, bất cập khi Luật Công chứng hiện hành không quy định về tiêu chuẩn độ tuổi hành nghề công chứng. Theo quy định hiện nay thì bất cứ ai đủ tiêu chuẩn theo Điều 8 Luật Cơng Chứng 2014 đều có thể làm hồ sơ để xin hành nghề công chứng, kể cả khi họ là người cao tuổi, rất cao tuổi, ví dụ như trên 70 tuổi và có thể hành nghề cho đến 80 tuổi hoặc hơn thế. Trường hợp này, cơ quan có thẩm quyền cũng khơng có căn cứ để từ chối việc tiếp nhận hồ sơ xem xét, bổ nhiệm công chứng viên, trong khi đó hoạt động cơng chứng là lĩnh vực địi hỏi cơng chứng viên phải là người có đủ sức khỏe, trí tuệ minh mẫn trong quá trình hành nghề. Như vậy, theo học viên về độ tuổi là điều kiện
40
cần thiết đối với người hành nghề nói chung và hành nghề cơng chứng nói riêng. Thời gian hành nghề có thể kéo dài đến 70 tuổi sẽ là phù hợp với thông lệ chung, để vừa sử dụng, khai thác hiệu quả nguồn lực cơng chứng viên có trình độ chun mơn, kinh nghiệm thực tiễn, vừa bảo đảm chất lượng, hiệu quả của hoạt động công chứng. Từ quan điểm này, học viên kiến nghị sửa đổi, bổ sung khoản 5 Điều 8 Luật Công Chứng 2014 theo hướng quy định bổ sung thêm tiêu chuẩn xem xét, bổ nhiệm công chứng viên là: “Dưới 70 tuổi và bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng”. Theo đó, trường hợp người trên 70 tuổi thì sẽ khơng được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên hoặc người đang là cơng chứng viên hành nghề thì khi họ đến 70 tuổi sẽ được cơ quan có thẩm quyền rà sốt, thực hiện miễn nhiệm cơng chứng viên theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật Công Chứng 2014.