Bộ phận Cơ cấu nhân sự Quy định
Lãnh đạo Phịng tín dụng (tại Chi nhánh) / Lãnh đạo Phịng Giao Dịch Trưởng Phịng tín dụng / Trưởng Phòng giao dịch
Chịu trách nhiệm chung về hoạt động của Phịng tín dụng/Phòng giao dịch, gồm:
- Chỉ đạo xử lý công việc của các cán bộ , bộ phận trực thuộc
- Đảm bảo (i) tính độc lập của từng cán bộ, bộ phận trực thuộc khi thực hiện nghiệp vụ tín dụng, (ii) sự phối hợp chặt chẽ của các cán bộ, bộ phận trực thuộc trong việc giải quyết hồ sơ của khách hàng.
Phó Phịng tín dụng /
Phó Phịng giao dịch Giúp việc cho Trưởng Phịng, thựchiện thay cơng việc của Trưởng Phòng trong phạm vi được Giám đốc Chi nhánh phân công
Bộ phận quan hệ khách hàng -Trưởng Bộ phận quan hệ khách hàng (nếu có) -Cán bộ quan hệ khách hàng: + Chuyên viên khách hàng doanh nghiệp – RM
- Thực hiện kế hoạch phát triển khách hàng, phát triển dư nợ tín dụng
- Tư vấn sản phẩm, dịch vụ của Eximbank phù hợp với nhu cầu của khách hàng; tiếp nhận hồ sơ đề nghị
+ Chuyên viên khách hàng cá nhân – RBO
cấp tín dụng và các yêu cầu khác của khách hàng;
- Thông tin kịp thời cho khách hàng về tiến trình giải quyết các đề nghị của khách hàng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh và các quy định của Eximbank. Bộ phận thẩm định tín dụng -Trưởng Bộ phận thẩm định tín dụng (nếu có) -Cán bộ thẩm định tín dụng - Thực hiện thẩm định khách hàng, hồ sơ tín dụng của khách hàng; - Lập báo cáo thẩm định tín dụng,
đề xuất việc cấp tín dụng, các điều kiện tín dụng;
- Thực hiện kiểm tra sau cho vay, khả năng trả nợ của khách hàng; - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo
sự phân công của Giám đốc Chi nhánh và các quy định của Eximbank. Bộ phận hỗ trợ tín dụng - Trưởng bộ phận hỗ trợ tín dụng (nếu có) / Kiểm sốt viên - Cán bộ quản lý nợ và Cán bộ kế tốn tín dụng
- Soạn thảo hợp đồng, văn bản tín dụng trình các cấp có thẩm quyền ký kết theo quy định của Eximbank; - Thực hiện các thủ tục liên quan đến việc nhận tài sản bảo đảm; giải ngân vốn vay;
- Thực hiện các bút toán giải ngân, thu nợ; hạch toán xuất, nhập ngoại bảng tài sản bảo đảm;
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ tín dụng của khách hàng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh và các quy định của Eximbank.
Quy trình tín dụng được điều chỉnh theo Quyết định số 452/2013/EIB/QĐ-HĐQT ngày 22/10/2013 đã có những mặt tích cực, cụ thể như sau:
(i) tạo cơ sở pháp lý để Giám đốc các Chi nhánh chủ động trong việc tổ chức cơ cấu nhân sự tại Chi nhánh của mình trong việc thực hiệc cấp tín dụng và quản lý tiền vay; cũng như chủ động trong việc phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân thực hiện nghiệp vụ tín dụng phù hợp với quy mơ hoạt động tín dụng và số lượng cán bộ nhân viên tín dụng tại Chi nhánh nhưng vẫn đảm bảo việc thực hiện đúng trình tự và đúng quy định cơ bản trong quy trình tín dụng đã đề ra. Cụ thể như là, đối với các chi nhánh có lực lượng nhân sự khơng thật sự dồi dào, có thể chỉ sắp xếp nhân sự tại phịng giao dịch tập trung bán hàng và quản lý hồ sơ tín dụng sau khi được quyết định cấp tín dụng, cịn mảng thẩm định tín dụng, phịng giao dịch sẽ chuyển hồ sơ về các phịng nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh để tiến hành thực hiện. Cịn đối với các chi nhánh nhân sự dồi dào và có những phịng giao dịch quy mơ lớn thì Giám đốc Chi nhánh có thể sắp xếp nhân sự cho phịng giao dịch gồm đủ 03 bộ phận: quan hệ khách hàng, thẩm định tín dụng, hỗ trợ tín dụng.
(ii) tăng hiệu quả xử lý hồ sơ tín dụng của khách hàng thông qua việc giảm bớt một số khâu không cần thiết hoặc khơng đảm bảo an tồn trong cấp tín dụng và quản lý tiền vay trong quy trình tín dụng cũ, như: Bộ phận quan hệ khách hàng lập Báo cáo đề xuất cấp tín dụng trong khâu thẩm định, lập Phiếu đề xuất giải ngân trong khâu giải ngân tiền vay; Chi nhánh có thể tự thẩm định giá trong phạm vi thẩm quyền được quy định,… Nhờ đó, thời gian xử lý hồ sơ được rút ngắn so với trước đây nhưng vẫn đảm bảo quản trị chặt rủi ro tín dụng cũng như tạo điều kiện tối đa giúp Bộ phận quan hệ khách hàng có thể tập trung vào hoạt động tìm kiếm, phát triển và chăm sóc khách hàng, nhất là các khách hàng mới và tiềm năng. Kết quả là hiện nay đối với khoản vay cầm cố sổ tiết kiệm, Eximbank chỉ mất 02 giờ làm việc để giải ngân cho khách hàng; đối với các khoản vay ngắn hạn, thời gian xử lý hồ sơ tối đa 04 ngày tính từ thời điểm khách hàng cung cấp đủ hồ sơ, ít hơn 01 ngày so với trước đây.
Đối với các khoản vay đầu tư, trung dài hạn, nhờ sự hỗ trợ thêm của các bộ phận nghiệp vụ thuộc Hội sở như Trung tâm Tín dụng Hội sở, Văn phòng khu vực, Phịng quản lý rủi ro tín dụng,… thời gian giải quyết hồ sơ cũng được rút ngắn đồng thời yếu tố rủi ro tín dụng cũng được kiểm soát tốt hơn do các bộ phận này có nghiệp vụ chun mơn cứng, hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau. (iii) tạo sự thống nhất về chiến lược kinh doanh trong toàn hệ thống Eximbank khi
quy trình tín dụng có quy định rõ vai trị và mối liên hệ giữa các phòng ban của Hội sở, như: Trung tâm Tín dụng Hội sở, Văn phịng Khu vực, Trung tâm bán lẻ, Phòng Xử lý nợ… với các Chi nhánh, Phòng giao dịch trong từng khâu từ: phát triển khách hàng, thẩm định tín dụng đến kiểm tra sau cho vay và thu hồi nợ. Đây là một trong những nét mới trong quy trình tín dụng của Eximbank
Quy trình tín dụng hiện tại của Eximbank mới được vận hành trong hơn nửa năm gần đây. Bên cạnh những mặt tích cực đã đạt được, bộ quy trình tín dụng này cịn có hạn chế so với những bộ quy trình tín dụng được điều chỉnh theo quyết định số 155/EIB-TGĐ và số 200/2011/EIB/QĐ-HĐQT, cụ thể là hai bộ quy trình tín dụng trước đây, bên cạnh những quy định chung về hoạt động cấp tín dụng và quản lý tiền vay cịn có Phụ lục hướng dẫn chi tiết trình tự, thủ tục thực hiện nghiệp vụ tín dụng. Việc chưa ban hành Phụ lục hướng dẫn chi tiết cho quy trình tín dụng mới theo quyết định số 452/2013/EIB/QĐ-HĐQT đã gây ít nhiều khó khăn trong việc tổ chức thực hiện, nhất là những chi nhánh, phòng giao dịch mới thành lập. Điều này có thể dẫn đến rủi ro tác nghiệp trong q trình thực hiện nghiệp vụ tín dụng.
2.3. PHÂN TÍCH Q TRÌNH VẬN HÀNH QUY TRÌNH TÍN DỤNG HIỆN HÀNH TẠI EXIMBANK:
Quy trình tín dụng có vai trị lớn trong việc kiểm sốt rủi ro tín dụng tại các NHTM. Tuy nhiên, việc đánh giá tính hiệu quả của việc vận hành quy trình tín dụng lại chưa được các NHTM quan tâm và thực hiện một cách nghiêm túc. Điều này xuất phát từ việc những cơ sở để đánh giá tính hiệu quả vận hành quy trình tín dụng theo phương pháp định lượng chưa đủ vững chắc. Điển hình như tính khơng đồng nhất
về mặt số liệu cơng bố cũng như việc phải xem xét lại tính chính xác của số liệu trong báo cáo tài chính do các NHTM cơng bố khiến việc đánh giá mức độ kiểm lý thuyết, để đánh giá mức độ kiểm sốt rủi ro tín dụng, , ta có thể xác định thơng qua tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ. Tuy nhiên, hiện nay, việc thống kê tỷ lệ nợ xấu giữa số liệu của các NHTM báo cáo, số liệu do NHNN công bố và số liệu đánh giá của các tổ chức xếp hạng quốc tế như Moody’s, Fitch có sự chênh lệch khá lớn. Cụ thể tại thời điểm cuối năm 2013, Moody’s đánh giá tỷ lệ nợ xấu của Việt Nam là 15,0%; trong khi đó, theo cơng bố của NHNN dựa trên báo cáo của các tổ chức tín dụng, tỷ lệ nợ xấu là 3,63%. Tuy
nhiên, theo ý kiến khác của NHNN, nếu tính tốn một cách thận trọng, nợ xấu bao gồm cả nợ xấu được cơ cấu lại theo Quyết định 780/QĐ-NHNN (về việc Phân loại nợ đối với nợ được điều chỉnh kỳ hạn trả nợ, gia hạn nợ) thì tỷ lệ nợ xấu nằm ở khoảng 9,0%.
Bên cạnh đó, việc khảo sát thực tế hoạt động tín dụng để thu thập thơng tin nhằm định lượng tính hiệu quả vận hành quy trình tín dụng cũng khó phản ánh đúng tình hình thực tế, do:
+ Tính khơng trung thực hồn tồn của nhân viên tín dụng khi tham gia khảo sát số liệu về thời gian xứ lý hồ sơ, mức độ sai sót trong q trình xử lý hồ sơ. Do những thông tin này phản ánh năng lực làm việc cũng như trách nhiệm của người khảo sát đến hoạt động tín dụng. Xu hướng chính là người khảo sát sẽ cung cấp thông tin xử lý công việc và mức độ mắc sai sót của mình tốt hơn thực tế.
+ Tính chính xác của thơng tin thu thập được do một số thơng tin mang tính sốt rủi ro tín dụng khơng phản ánh đúng thực tế. Theo
ước lượng khó định lượng như năng lực của từng nhân viên, mức độ phức tạp của mỗi hồ sơ tín dụng khác nhau cũng như đặc thù riêng của từng chi nhánh, phịng giao dịch về vị trí địa lý, đặc điểm khách hàng,…
Chính những hạn chế nhất định trong việc thu thập thông tin, số liệu của tác giả khi thực hiện phương pháp định lượng đối với đề tài này, tác giả quyết định áp dụng phương pháp định tính trên cơ sở phỏng vấn, lấy ý kiến của các chuyên gia là những
cá nhân đang giữ vai trị lãnh đạo trực tiếp tại bộ phận tín dụng hay các chuyên viên tham gia cơng tác quản trị rủi ro tín dụng tại Eximbank. Đây là những người đã làm việc lâu năm tại Eximbank và tham gia trực tiếp vào việc giám sát hoạt động tín dụng hàng ngày của nhân viên tín dụng, nhận định và đánh giá của các chuyên gia này phản ánh sát tình hình thực tế vận hành quy trình tín dụng tại Eximbank. Trên cơ sở những đánh giá, nhận xét này, tác giả đánh giá tính hiệu quả vận hành quy trình tín dụng hiện tại của Eximbank dựa vào những chỉ tiêu đánh giá đã được nêu trong phần cơ sở lý luận, cụ thể như sau:
- Tốc độ xử lý hồ sơ tín dụng:
Đối với chỉ tiêu này, nhìn chung, việc vận hành quy trình tín dụng của Eximbank hiện nay đã thực hiện khá tốt, đảm bảo thời gian xử lý hồ sơ tín dụng từ thời điểm tiếp nhận đến lúc giải ngân tiền vay tối đa là 05 ngày đối với khoản vay ngắn hạn và 07 - 10 ngày đối với khoản vay trung dài hạn. Tuy nhiên, đối với những hồ sơ có giá trị lớn vượt thẩm quyền phê duyệt của chi nhánh; có nhiều chi tiết phức tạp về ngành nghề kinh doanh, tài sản bảo đảm; … vận hành quy trình tín dụng khơng đạt hiệu quả như mong đợi, phát sinh nhiều trục trặc khiến tốc độ xử lý hồ sơ tín dụng khơng tốt, cụ thể như:
+ Việc Hội sở phê duyệt cấp tín dụng đối với hồ sơ vượt thẩm quyền chi nhánh đôi khi làm thời gian xử lý hồ sơ tín dụng bị kéo dài do hạn chế về: Thời gian họp phê duyệt của Ban Tín dụng thuộc Hội đồng Tín dụng Hội sở, Trung tâm Tín dụng Hội sở và các văn phịng khu vực khơng cố định, cịn phụ thuộc sự sắp xếp thời gian dự họp của thành viên Ban Tín dụng, đặc biệt là Trưởng Ban. Điều này, sẽ không tạo sự chủ động cho các Chi nhánh trong việc thực hiện cam kết về tốc độ xử lý hồ sơ tín dụng. Bên cạnh đó, việc gửi tờ trình và hồ sơ liên quan từ Chi nhánh lên Hội sở thơng qua hệ thống mạng nội bộ cịn chưa khoa học, chi nhánh phải mất thời gian xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ hay chưa. Nhiều trường hợp, khi khơng có sự xác nhận hồ sơ giữa các Chi nhánh và bộ phận tiếp nhận, hồ sơ bị bỏ sót gây chậm trễ tiến
độ phê duyệt hồ sơ. Nhìn chung, sự khơng thơng suốt giữa các chi nhánh và Hội sở trong việc phê duyệt hồ sơ như hiện nay làm thời gian xử lý hồ sơ tín dụng có thể bị kéo dài thêm 01- 02 ngày làm việc.
+ Phát sinh tình trạng quá tải khi phải xử lý hồ sơ tín dụng của cán bộ thẩm định và cán bộ quản lý nợ. Điều này thường xảy ra đối với bộ phận tín dụng doanh nghiệp và nhất là trong giai đoạn Eximbank đang có sự cắt giảm nhân sự hiện nay.
Đối với cán bộ thẩm định ngồi cơng việc là thẩm định hồ sơ tín dụng mới do bộ phận quan hệ khách hàng chuyển qua còn phụ trách tái thẩm định các hạn mức vay vốn lưu động sắp hết hạn hiệu lực của doanh nghiệp. Điển hình như tại Chi nhánh TP.HCM là chi nhánh lớn nhất của hệ thống Eximbank, có hơn 600 khách hàng doanh nghiệp. Bình quân, một cán bộ thẩm định thuộc bộ phận tín dụng doanh nghiệp sẽ theo dõi khoảng 60 - 80 hồ sơ khách hàng. Một tuần, cán bộ thẩm định sẽ tiếp nhận 1-2 hồ sơ khách hàng mới và phải tái thẩm định 2-3 hồ sơ khách hàng cũ. Như vậy, thời gian bình quân để cán bộ thẩm định phải hồn tất một tờ trình thẩm định là 1-2 ngày làm việc. Cịn đối với cán bộ quản lý nợ, thông thường một cán bộ quản lý nợ thuộc bộ phận tín dụng doanh nghiệp phải quản lý từ 30-40 khách hàng. Bình quân một bộ hồ sơ giải ngân phải qua các bước: kiểm tra chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn, lập báo cáo giải ngân, trình các bộ phận phê duyệt và hạch tốn giải ngân tiền vay. Tổng thời gian xử lý hồ sơ giải ngân bình quân là 90 – 120 phút. Một ngày bình quân, một cán bộ quản lý nợ nắm vững nghiệp vụ có thể xử lý 05 - 06 nghiệp vụ phát sinh một ngày.
Với số lượng hồ sơ một nhân viên tín dụng phải phụ trách như trên và lượng công việc phát sinh hàng ngày khá lớn sẽ khiến cho tình trạng quá tải dễ dàng xảy ra. Việc phân bổ hồ sơ dựa trên cơ sở phân loại khách hàng thành: thường xun phát sinh, ít phát sinh và khơng phát sinh và dựa vào năng lực của từng cán bộ quản lý nợ hay cán bộ thẩm định. Tuy nhiên, sự phân loại khách khơng chính xác và năng lực của các nhân viên tín dụng khơng có sự
đồng đều sẽ dẫn đến một số nhân viên tín dụng bị quá tải trong việc xử lý hồ sơ do phải đảm nhiệm nhiều hồ sơ trong đó nhiều khách hàng có dư nợ lớn, phát sinh thường xuyên và nghiệp vụ phức tạp tốn thời gian xử lý hơn bình thường. Sự quá tải này nếu diễn ra thường xuyên sẽ tác động tiêu cực đến tốc độ xử lý hồ sơ tín dụng.
Theo quan sát, thời gian kết thúc ngày làm việc bình quân của cán bộ quản lý nợ bộ phận tín dụng cá nhân là 18h30’ và cán bộ quản lý nợ bộ phận doanh nghiệp là 19h00’. Điều này cho thấy thời gian xử lý công việc một ngày hiện tại của cán bộ quản lý nợ Eximbank là khá nhiều. Như vậy, hiệu quả vận hành của quy trình tín dụng chưa thực sự tốt.