Nếu như bạn cần hướng dẫn để cài đặt, thanh tốn, hay lập biểu đồ gì với EA. Bạn có thể truy cập vào đường link sau với các video theo mục:
http://www.sparxsystems.com/resources/demos/index.html
2.6. Yêu cầu của hệ thống quản lý kho hàng
2.6.1 Chức năng
Xây dựng hệ thống phân tích và thiết kế hệ thống quản lý kho tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu A Tuấn Khang với các yêu cầu sau:
• Chức năng người dùng Người dùng là nhân viên là những người có nhu cầu xem thơng tin sản phẩm của các sản phẩm. Họ chỉ có quyền xem sản phẩm đang tồn tại trong kho hiện giờ.
• Chức năng quản trị:
Có 2 nhóm vai trị: quản trị viên, quản lý viên. Họ phải đăng nhập vào hệ thống để sử dụng chức năng quản trị.
Quản trị viên có các chức năng:
- Được quyền tạo, thay đổi, xóa thơng tin các sản phẩm - Quyền tạo, thay đổi, xóa thơng tin người dùng
- Quyền sao lưu phục hồi cơ sở dữ liệu Quản lý viên có các chức năng:
- Được quyền tạo, thay đổi, xóa thơng tin các sản phẩm - Quyền thống kê in ấn.
2.6.2 Yêu cầu hệ thống
- Giao diện trực quan, tiện dụng
- Có thể sử dụng 24/24, đáp ứng hàng trăm lượt truy cập cùng lúc
- Hệ thống chạy trên nền web, người dùng truy cập thơng qua trình duyệt mọi lúc mọi nơi
- Có khả năng bảo mật, phân quyền truy cập tốt, mỗi loại người dùng chỉ có thể sử dụng một số chức năng riêng
- Phải có tài liệu hướng dẫn cài đặt và sử dụng đầy đủ trên web
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO 3.1. Khảo sát hiện trạng và nhu cầu thực tế
3.1.1 Khảo sát hiện trạng
Qua khảo sát thực tế, cửa hàng đang kinh doanh rất nhiều các mặt hàng thuộc nhiều loại và dự tính sắp tới trong sẽ tiếp tục nhập thêm rất nhiều mặt hàng mới để phục vụ nhu cầu của khách hàng của cửa hàng. Cùng với việc các kho hàng của cửa hàng có vị trí cách xa nhau rất khó khăn trong việc kiểm sốt tình trạng các mặt hàng trong các kho hàng dễ dẫn đến việc bị sai sót trong việc điều hành. Chính vì vậy cửa hàng cần ứng dụng quản lý kho để kiểm sốt tính trạng nhập và xuất các mặt hàng ở các kho hàng của doanh nghiệp để đảm bảo việc kinh doanh phát triển thuận lợi.
Cửa hàng kinh doanh nhiều mặt hàng, mỗi mặt hàng đều có mã để phân biệt với các mặt hàng khác. Mỗi mặt hàng bao gồm tên hàng, ĐVT. Nhân viên có thơng tin gồm mã nhân viên, họ, tên nhân viên, giới tính, địa chỉ, sđt, email (nếu có). Cửa hàng mua các mặt hàng từ nhiều NCC. Mỗi NCC bao gồm mã nhà cung cấp để phân biệt, tên NCC, địa chỉ NCC, sđt….
Khi Cửa hàng mua hàng từ NCC, thì bộ phận vận chuyển của NCC sẽ vận chuyển đến kho của cửa hàng và chuyển đến tận chỗ cụ thể chỗ chứa mặt hàng trong kho của cửa hàng. Lúc này nhân viên quản lý kho đó sẽ thực hiện lập phiếu nhập kho. Mỗi phiếu nhập kho sẽ có một mã riêng, mã kho hàng nơi nhận hàng, ngày nhận. Nhân viên thuộc bộ phận giám sát sẽ giám sát quá trình luân chuyển vào kho và ký nhận trên phiếu nhập để chứng nhận hàng đã giao đủ và đúng theo đơn mua của cửa hàng. Nhân viên quản lý kho cũng sẽ ký trên phiếu nhập đó để xác thực việc nhập. Chi tiết phiếu nhập cho biết nhập những mặt hàng nào, số lượng mặt hàng và đơn giá cụ thể của lần nhập đó. Một lần nhập kho có thể nhập được nhiều các mặt hàng tùy theo đơn mua của cửa hàng gửi cho NCC.
Khi Cửa Hàng xuất hàng từ các kho để vận chuyển cho khách của cửa hàng thì nhân viên quản kho cũng sẽ lập phiếu xuất kho cho lần xuất và theo đơn đặt hàng được chuyển xuống từ phòng kinh doanh (mã đơn, ngày đặt, ngày hẹn giao và kèm theo chi
phiếu xuất kho đều có mã xuất riêng, ngày xuất kho. Việc vận chuyển sẽ do nhân viên bên bộ phận vận chuyển của cửa hàng đảm nhiệm và sẽ có mã nhân viên chính thực hiện việc vận chuyển trên phiếu xuất đó. Trong chi tiết phiếu xuất sẽ cho biết mặt hàng và số lượng được xuất và đơn giá xuất và mã đơn hàng kèm theo. Một lần xuất cũng có thể xuất nhiều các mặt hàng thuộc các loại tùy theo đơn mua của khách hàng của cửa hàng.
3.1.2 Khảo sát nhu cầu
Do công ty thành lập đã lâu, dữ liệu thông tin, số lượng các mặt hàng mà công ty đang phân phối trên thị trường quá nhiều trong khi đó nhu cầu thị trường càng ngày càng tăng cao địi hỏi cơng ty phải quản lý, tính tốn để khơng bị thất thế trước các đối thủ cạnh tranh khác cũng như với khách hàng. Cho nên việc quản lý gặp nhiều khó khăn cộng với việc cơng ty chỉ sử dụng cách thủ công để ghi chép và quản lý thì sẽ khó tránh khỏi những sai sót khơng đáng có.
Hiện nay cơng ty đang trong q trình nghiên cứu sản phẩm mới và dự kiến tung ra thị trường trong năm tới đây. Cùng với đó càng có nhiều thơng tin khách hàng đến đặt vấn đề lâu dài, số lượng sản phẩm lưu thơng cực kì lớn và càng ngày càng tăng. Do đó quản lý thủ cơng trên số sách và Excel sẽ gặp khơng ít khó khăn, tốn thời gian, nhân lực, cơng sức và hiệu quả khơng cao.
Chính vì thế mà nhóm chúng em đã quyết định chọn đề tài này nhằm phục vụ cho công tác quản lý kho hàng gia vị tại công ty CP XNK A Tuấn Khang được thuận lợi, đảm bảo khép kín giữa các quy trình nghiệp vụ và tăng hiệu quả quản lý ra chiến lược cho công ty.
3.2. Xác định yêu cầu nghiệp vụ
3.2.1 Đối tượng phục vụ
Phần mềm phục vụ cho việc quản lý việc xuất nhập kho trong công ty và một số chức năng thống kê nên đối tượng chủ yếu là các nhân viên kế tốn, trưởng phịng.
3.2.2 Yêu cầu chức năng
3.2.2.1. Quản lý Nhập - Xuất Mặt Hàng
a. Quản lý việc xuất, nhập hàng với thông tin được lưu trữ một cách đầy đủ và chính xác, quản lý tốt yêu cầu đặt hàng của khách hàng, danh sách nhà cung cấp gia vị cho công ty, danh mục các gia vị trong công ty.
b. Thêm phiếu nhập: khi có yêu cầu nhập gia vị về kho, một phiếu nhập hàng mới được lặp và điển đầy đủ các thông tin cho việc quản lý gia vị, một số thơng tin chính sẽ được lấy từ cơ sỡ dữ liệu đã được xây dựng trước.
c. Sửa phiếu nhập hàng: khi có u cầu thay đổi thơng tin phiếu nhập, nhân viên sửa đổi số liệu và cập nhật sự sửa đổi số liệu này trên hệ thống, hệ thống phải tự động cập nhật lại cơ sở dữ liệu đã thay đổi.
d. Xoá phiếu nhập hàng: phiếu nhập được xoá khi yêu cầu quản lý với phiếu nhập đó khơng cịn giá trị sử dụng.
e. Thêm phiếu xuất: khi có yêu cầu xuất gia vị về kho, một phiếu xuất hàng mới được lập và điển đầy đủ các thông tin cho việc quản lý gia vị, một số thơng tin chính sẽ được lấy từ cơ sỡ dữ liệu đã được xây dựng trước.
f. sửa phiếu xuất hàng: khi có u cầu thay đổi thơng tin phiếu xuất, nhân viên sửa đổi số liệu và cập nhật sự sửa đổi số liệu này trên hệ thống, hệ thống phải tự động cập nhật lại cơ sở dữ liệu đã thay đổi.
g. xoá phiếu xuất hàng: phiếu xuất được xoá khi yêu cầu quản lý với phiếu xuất đó khơng cịn giá trị sử dụng.
h. lưu trữ thông tin các phiếu nhập, phiếu xuất gia vị như: số phiếu nhập, số phiếu xuất, ngày nhập, ngày xuất, mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, mã khách hàng, tên khách hàng, … và các chi tiết liên quan như: tên gia vị, số lượng nhập, đơn giá nhập, số lượng xuất, đơn giá xuất, …
i. Tra cứu các đơn nhập hàng, xuất hàng theo số phiếu, theo ngày, …
j. Thống kê gồm hai phần: báo cáo tình hình nhập gia vị của các gia vị theo định kỳ, thống kê số lượng nhập của từng gia vị dựa trên phiếu nhập hàng, ... Và báo cáo
tình hình xuất các gia vị theo định kỳ, thống kê doanh thu của từng gia vị theo tháng năm hay theo định kỳ
3.2.2.2. Quản lý Đơn Đặt Hàng
a. Thơng tin về tìm kiếm một đơn đặt hàng, phiếu nhập, phiếu xuất.
b. Thêm đơn đặt hàng mới: khi có u cầu đặt hàng từ phía khách hàng, một phiếu đặt hàng mới được lặp và điển đầy đủ các thông tin mà khách hàng yêu cầu. c. Sửa đơn đặt hàng: khi có yêu cầu thay đổi số lượng đơn đặt hàng từ phía khách
hàng, được sự đồng ý của ban giám đốc, nhân viên sửa đổi số liệu và ghi nhận sự sửa đổi này trên hệ thống, hệ thống phải tự động cập nhật lại cơ sở dữ liệu đã thay đổi.
d. Xố đơn đặt hàng: sau khi cơng trình đi vào hoạt động một khoảng thời gian nhất định mà khơng có sự khiếu nại nào từ khách hàng, đơn đặt hàng đó sẽ được xố khỏi cơ sở dữ liệu
e. Lưu trữ thông tin các đơn đặt hàng của khách hàng như: số đơn hàng, ngày đặt, mã khách hàng, tên khách hàng, … và các chi tiết liên quan như: tên mặt hàng, số lượng đặt, …
f. Tra cứu các đơn hàng theo số đơn hàng, ngày đặt hàng, …
g. Thống kê số lượng đặt hàng của từng mặt hàng theo đơn đặt hàng, …
3.2.2.3. Quản lý Khách Hàng
a. Thêm: thêm vào bảng khách hàng một hay nhiều khách hàng mới, sẽ đặt hàng tại công ty.
b. lưu trữ: lập bảng lưu trữ các thông tin về khách hàng như: tên, địa chỉ, điện thoại, …
c. Tra cứu: tra cứu khách hàng theo mã khách hàng, tên khách hàng.
d. Cập nhật: cập nhật các thơng tin về khách hàng khi có sự thay đổi như: địa chỉ, điện thoại, …
f. thống kê: thống kê danh sách các khách hàng đang đặt hàng tại công ty.
3.2.2.4. Quản lý Nhà cung cấp
a. Lưu trữ: lập bảng lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp như: tên, địa chỉ, điện thoại, ….
b. Tra cứu: tra cứu nhà cung cấp theo mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp.
c. Thêm: thêm vào bảng nhà cung cấp một hay nhiều nhà cung cấp mới, sẽ cung cấp gia vị cho công ty.
d. Cập nhật: cập nhật các thông tin về nhà cung cấp khi có sự thay đổi như: địa chỉ, điện thoại, email …
e. Xóa: xóa những nhà cung cấp khơng cịn cung cấp gia vị công ty.
f. Thống kê: thống kê danh sách các nhà cung cấp đang cấp gia vị cho công ty.
3.2.2.5. Quản lý Mặt Hàng
a. Lưu trữ: lưu trữ danh sách thông tin các gia vị mà công ty thường xuyên nhập về như: mã gia vị, tên gia vị, đơn vị tính, đơn giá, …
b. Tra cứu: tra cứu các gia vị theo mã gia vị, tên gia vị.
c. Thêm: thêm vào danh sách những gia vị mới mà công ty sẽ cần nhập về phục vụ cho u cầu kinh doanh cơng trình.
d. Cập nhật: cập nhật thơng tin các gia vị khi có sự thay đổi như: thay đổi đơn giá, thay đơn vị tính, …
e. Xóa: xóa những gia vị mà cơng ty khơng cịn cần cho u cầu kinh doanh nữa. f. Thống kê: thống kê danh sách các gia vị, thống kê tình hình tồn kho của các gia
vị, …
3.2.2.6. Quản lý Tồn Kho
a. Lưu trữ: lưu trữ danh sách các mặt hàng, các gia vị còn tồn kho: tên mặt hàng, tên gia vị, số lượng đầu kỳ, số lượng nhập – xuất, số lượng cuối kỳ (hay số lượng tồn), …
b. Thêm: thêm vào những mặt hàng, những gia vị tồn kho. c. Cập nhật: cập nhật số lượng tồn kho của các gia vị.
d. Xóa: xóa những gia vị, mặt hàng nào khơng cịn tồn kho nữa (tức số lượng tồn=0).
e. Thống kê: thống kê tình hình tồn kho của các mặt hàng, các gia vị theo định kỳ, theo năm tháng, …
3.2.2.7. Bảng mô tả yêu cầu chức năng nghiệp vụ
Bảng 3.1 Bảng mô tả yêu cầu chức năng nghiệp vụ
STT Usecase Chức Năng Mô Tả
1.
Quản lý nhập kho
Thêm Thêm vào một hay nhiều
phiếu nhập hàng mới.
Cập nhật
Cập nhật các thông tin về phiếu nhập khi có sự thay đổi như: số lượng nhập, địa chỉ nhập,tên gia vị cần nhập,...
Xố
Xóa những phiếu nhập đã thanh toán tiền và các phiếu khơng cịn tồn tại
Thống kê
Báo cáo tình hình nhập gia vị theo định kì, thống kê số lượng nhập của từng gia vị dựa trên phiếu nhập,..
Tìm kiếm Tra cứu các đơn nhập theo số
STT Usecase Chức Năng Mô Tả
Lưu trữ
Lưu trữ thông tin các phiếu nhập hàng như: số phiếu nhập, ngày nhập, mã nhà cung cấp, tên gia vị, số lượng cần nhập,…
2.
Quản lý xuất kho
Thêm Thêm vào một hay nhiều
phiếu xuất hàng mới.
Cập nhật
Sửa chữa thông tin các phiếu nhập hàng khi có sai sót hay có sự hay đổi như: thay đổi số lượng xuất, đơn giá xuất
Xố
Xóa các phiếu xuất sau khi đã được khách hàng thanh toán và sau các đợt thống kê, báo cáo theo định kỳ
Thống kê
Báo cáo tình hình xuất các gia vị theo định kỳ, thống kê doanh thu của từng gia vị theo tháng năm hay theo định kỳ,...
Tìm kiếm Tra cứu các đơn xuất hàng
theosố phiếu, theo ngày,…
Lưu trữ Lưu trữ thông tin các phiếu
STT Usecase Chức Năng Mô Tả
ngày nhập, mã nhà cung cấp, tên gia vị, số lượng cần nhập
3. Quản lý Khách hàng Thêm Thêm vào bảng khách hàng một hay nhiều khách hàng mới, sẽ đặt hàng tại công ty.
Cập nhật
Cập nhật các thông tin về khách hàng khi có sự thay đổi như: địa chỉ, điện thoại,…
Xố
Xóa những khách hàng khơng Cịn đặt hàng tại công ty.
Thống kê Danh sách các khách hàng
đang đặt hàng tại cơng ty.
Tìm kiếm
Tra cứu khách hàng theo mã
Khách hàng, tên khách hàng.
Lưu trữ
Lập bảng lưu trữ các thông tin về khách hàng như: tên, địa chỉ, điện thoại,…
4.
Quản lý
Nhà Cung Cấp
Thêm
Thêm vào bảng nhà cung cấp một hay nhiều nhà cung cấp mới, sẽ cung cấp mặt hàng cho công ty.
STT Usecase Chức Năng Mô Tả
Cung cấp khi có sự thay đổi như: địa chỉ, điện thoại,…
Xố Xóa những nhà cung cấp khơng cịn cung cấp mặt hàng cho cty. Thống kê Danh sách các nhà cung cấp đang cấp các mặt hàng cho công ty. Tìm kiếm
Tra cứu nhà cung cấp theo mã
Nhà cung cấp, tên nhà cung cấp
Lưu trữ
Lập bảng lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp như: tên, địa chỉ, điện thoại,…
5.
Quản lý Mặt Hàng
Thêm
Thêm vào danh sách những mặt hàng mới mà công ty sẽ cần nhập về phục vụ cho yêu cầu sản xuất
Cập nhật
Cập nhật thông tin các mặt hàng khi có sự thay đổi như: thay đổi đơn giá, thay đơn vị tính,…
STT Usecase Chức Năng Mơ Tả
Xố
Xóa những mặt hàng mà cơng ty khơng cịn cần cho u cầu sản xuất nữa.
Thống kê
Thống kê danh sách các mặt hàng, thống kê tình hình tồn kho của các mặt hàng,…
Tìm kiếm Tra cứu các mặt hàng theo mã
gia vị, tên gia vị,...
Lưu trữ
Lưu trữ thông tin các mặt hàng mà cty thường xuyên nhập về: mã mặt hàng, tên mặt hàng, đvt, đơn giá, thành phần,... 6. Quản lý Tồn Kho Lưu trữ Lưu trữ danh sách các mặt hàng còn tồn kho: tên mặt hàng, số lượng đầu kỳ, số lượng nhập – xuất, số lượng cuối kỳ (hay số lượng tồn),…
Cập nhật Cập nhật số lượng tồn kho
của các mặt hàng.
Xố
Xóa những mặt hàng nào khơng cịn tồn kho nữa ( tức