Thời gian phê duyệt dự toán muộn nhất vào ngày 31/12, dự toán ngân sách được triển khai đến các bộ phận giúp các bộ phận thực hiện được mục tiêu của ban giám đốc đã đề ra.
Công ty chưa xây dựng qui trình kiểm sốt và điều chỉnh dự toán ngân sách. Vào thời điểm từ ngày 15/12 đến ngày 15/01 hàng năm sau khi kết thúc năm
dự tốn. Phịng kế tốn có trách nhiệm cung cấp thơng tin về tình hình thực tế của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận. Ban giám đốc xem xét tồn cơng ty có thực hiện được mục tiêu đã đề ra hay khơng, từ đó quyết định mức thưởng cuối năm cho nhân viên. Nếu không đạt chỉ tiêu đã đặt ra phịng kế tốn có trách nhiệm giải trình ngun nhân, đề xuất ý kiến để ban giám đốc xem xét điều chỉnh mục tiêu cho năm kế hoạch sau.
2.2.3 Thực trạng lập các dự tốn tại cơng ty TNHH Hƣng Thơng
Hiện tại công ty TNHH Hưng Thông lập và sử dụng những dự toán ngân sách như sau: Dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự tốn nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn giá thành sản xuất, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn chi phí lãi vay, dự tốn báo cáo kết quả kinh doanh.
2.2.3.1 Dự toán tiêu thụ
Phịng kế tốn căn cứ vào mục tiêu sản lượng tiêu thụ của ban giám đốc đặt ra, tiến hành lập dự toán tiêu thụ.
Dự toán tiêu thụ gồm 2 chỉ tiêu số lượng tiêu thụ và giá bán tiêu thụ. Trong đó các chỉ tiêu được xác định như sau:
Sản lượng tiêu thụ: Thể hiện chi tiết theo từng loại sản phẩm, phịng kế tốn
dựa trên mục tiêu sản lượng tiêu thụ của của ban giám đốc đặt ra, chỉ tiêu này được phịng kế tốn xây dựng dựa trên số lượng bán phát sinh trong thực tế năm 2013 cộng với mức tăng sản lượng tiêu thụ đối với từng mặt hàng cụ thể do ban giám đốc đặt ra so với năm 2013.
Ví dụ sản lượng tiêu thụ thực tế quý 1 năm 2013 là 88.957 kg. Mục tiêu tăng trưởng sản lượng tiêu thụ năm 2014 đối với mặt hàng bao tay nhựa do ban giám đốc đặt ra 15% do đó sản lượng tiêu thụ quý 1/2014 là 102.300 kg.
STT Mã SP Tên sản phẩm ĐVT
QUÝ
Tổng
I II III IV
Mặt hàng bao tay nhựa
1 BTN01 Bao tay nhựa Kg 102,300 95,806 90,770 93,190 382,066
Giá bán: giá bán cố định của từng mặt hàng được căn cứ vào giá tại thời điểm lập
kế hoạch. Ví dụ đơn giá bán của mặt hàng cơng ty vào thời điểm 12/năm 2013
Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Tháng 12/ 2013
BTN01 Bao tay nhựa Kg 46.200/kg
BB01 Bao bì PP L25kg Cái 1.500đ/cái
BB02 Bao bì PP L40kg Cái 2.950đ/cái
BB03 Bao bì PP L50 kg Cái 3.300đ/cái
BB04 Bao bì PP L100 kg Cái 5.600đ/cái
BB05 Túi PP L5kg Cái 4.200đ/cái
BB06 Túi PP L10 kg Cái 6.200đ/cái
BB07 Túi PP L 20kg Cái 7.300đ/cái
DH01 Hộp trứng giá cầm Hộp 900đ/hộp
DH02 Hộp cơm Hộp 2.400đ/hộp
DH03 Vỉ bàn chải Vỉ 7.750đ/vỉ
( Nguồn số liệu: Phịng kế tốn cơng ty TNHH Hưng Thơng)
Phịng kế tốn tiến hành lập dự toán tiêu thụ chi tiết cho từng loại sản phẩm Doanh thu = sản lượng tiêu thụ x giá bán
STT Tên sản phẩm Mã SP Giá bán Sản lượng Doanh thu Quý 1
1 Bao tay nhựa BTN01 46.200 102.300 4.726.260.000
( Chi tiết kế hoạch tiêu thụ xem phụ lục 2.2B)
2.2.3.2 Dự toán sản xuất
Sau khi dự tốn sản xuất tiêu thụ được lập, phịng kế tốn tiến hành lập dự toán kế hoạch sản xuất để đảm bảo cho nhu cầu tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ của cơng ty. Dự tốn sản xuất được lập chi tiết cho từng sản phẩm theo từng quý và được phân bổ cho phân xưởng sản xuất tương ứng theo năm.
Dự toán sản xuất bao gồm các chỉ tiêu: Sản lượng tiêu thụ, sản lượng tồn đầu kỳ, số lượng tồn cuối kỳ. Trong đó các chỉ tiêu được xác định như sau:
Số lượng tiêu thụ: Bằng với số lượng tiêu thụ trên dự toán sản lượng tiêu
Số lượng tồn đầu kỳ: Bằng với số lượng tồn kho kỳ trước hoặc ước tính
tồn kho kỳ trước.
Số lượng tồn cuối kỳ: Tùy thuộc đặc điểm tiêu thụ của từng mặt hàng, đối
với sản phẩm bao tay nhựa và bao bì PP, theo thống kê của phịng kế tốn từ năm 2008 cho đến năm 2013 sản lượng tồn kho qua các năm, tỷ lệ hàng tồn kho chiếm 18% -25% lượng tiêu thụ trong kỳ, do vậy phịng kế tốn ước tính sản lượng tồn kho cuối kỳ sẽ bằng 21% sản lượng tiêu thụ trong kỳ. Cịn mặt hàng bao bì định hình do tính chất của sản phẩm này sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng, sản xuất xong sẽ giao ngay cho khách hàng, do đó mặt hàng này khơng có thành phẩm tồn kho.
Sản lượng sản xuất trong kỳ = Sản lượng tồn kho đầu kỳ + Sản lượng tiêu thụ trong kỳ - Sản lượng tồn kho cuối kỳ.
ST
T Mã SP Tên sản phẩm ĐVT
Sản lượng sản xuất
Quý I Quý II Quý III Quý IV
Mặt hàng bao tay nhựa
1 BTN01 Bao tay nhựa
Sản lượng tiêu thụ (1) Kg 102.300 95.806 90.770 93.190 382.066 Tồn kho cuối kỳ (2) Kg 21.483 20.119 19.062 19.570 19.570 Tồn kho đầu kỳ (3) Kg 20,438 21,483 20,119 19,062 20,438 Sản lượng sản xuất (4)
=(1)+(2)-(3) Kg 106.345 94.442 89.712 93.698 381.198
( Chi tiết kế hoạch sản xuất xem phụ lục 2.3A)
Sau khi kế hoạch sản xuất được lập xong phịng kế tốn tiến hàng lập bảng kế hoạch phân bổ sản lượng sản xuất cho từng phân xưởng theo chức năng của từng phân xưởng.
Mã SP Tên sản phẩm ĐVT PX số 1 PX số 2 PX số 3 Tổng
BTN01 Bao tay nhựa Kg 381.198 381.198
( Chi tiết kế hoạch phân bổ sản lượng sản xuất xem phụ lục 2.3B)
2.2.3.3 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp
Hiện nay bộ phận lập dự toán nguyên vật liệu là phịng kế tốn
Phòng sản xuất phối hợp thực hiện cung cấp cho phịng kế tốn bảng kế hoạch định mức nguyên vật liệu được xây dựng cho 1 đơn vị sản phẩm ( chi tiết
xem phụ lục 2.4A). Phịng kế tốn căn cứ vào dựa vào bảng định mức này và dự
toán sản xuất lập dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
Lượng NVL cần dùng cho SX = số lượng x định mức NVL cho 1 đơn vị SX Chi phí NVLTT = Lượng NVL dùng cho SX x đơn giá
Trong đó: Đơn giá nguyên vật liệu lấy tại thời điểm lập kế hoạch ví dụ giá nguyên vật liệu HDPE tháng 12/năm 2013 là 32.500đ/kg.
STT Mã SP Tên sản phẩm Tên NVL/Chỉ tiêu ĐVT
Quý
Tổng ĐM/
1ĐVSP Đơngiá I II III IV
1 BTN01 Bao tay nhựa Số lượng sản phẩm SX Kg 103,345 94,442 89,712 93,698 381,198 Hạt nhựa HDPE
NVL cần cho SX Kg 1.109 114,610 104,736 99,491 103,911 422,748 Trị giá NVL cần sử
dụng 1.000đ 32.5 3,724,812 3,403,935 3,233,461 3,377,117 13,739,325
(Chi tiết dự toán nguyên vật liệu trực tiếp xem phụ lục 2.4B)
2.2.3.4 Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Bộ phận lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: Phịng kế tốn
Phịng sản xuất phối hợp với phịng kế tốn để lập dự toán nhân cơng trực tiếp, phịng sản xuất cung cấp định mức giờ công lao động ( chi tiết xem phụ lục 2.5A). Phịng kế tốn căn cứ vào dự tốn sản xuất và định mức giờ công lao động để
lập dự tốn nhân cơng trực tiếp.
Số giờ công lao động = Số lượng sản xuất x Định mức thời gian lao động cho 1 đơn vị sản phẩm
Trong đó
Định mức giờ cơng lao động của một sản phẩm do phịng sản xuất cung cấp
được xác định bằng phương pháp bấm giờ để hồn thành 1 đơn vị sản phẩm. Ví dụ tính định mức thời gian cần thiết để sản xuất 1 kg bao tay nhựa như sau:
Hoạt động Thời gian (giờ)
Thời gian cần thiết để sản xuất 1 kg Thời gian nghỉ ngơi và lau chùi máy
0.125 0.0625 Định mức thời gian cho 1 kg bao tay nhựa 0.1875
Theo cách xác định trên phòng sản xuất cung cấp bảng định mức giờ cơng lao động cho phịng kế toán:
STT Mã SP Tên Sản phẩm Định mức thời
gian ( giờ)
1 BTN01 Bao tay nhựa 0.1875
2 BB01 Bao bì PP L25 kg 0.0188
( Chi tiết bảng định mức giờ công lao động xem phụ lục 2.5A)
Chi phí CNTTSX = Số giờ cơng * định mức giá một giờ lao động
Đơn giá giờ công lao động trực tiếp: Phịng kế tốn xác định bao gồm các
khoản sau lương cơ bản công nhân lao động trực tiếp và các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn, bảo hiểm thất nghiệp, đơn giá được xác định tại thời điểm lập kế hoạch tháng 12/năm 2013
Ví dụ quỹ tiền lương lao động trực tiếp tháng 12/ năm 2013: 692.225.736đ Chi phí các khoản trích theo lương : 147.127.078 đ
Tổng chi phí tiền lương CNTT : 839.352.854 đ
Số lượng lao động trực tiếp : 253 người Đơn giá bình quân 1
giờ lao động 839.352.814 = (253 x 26 x 8) = 15.950 đ/giờ
STT Mã SP Tên sảnphẩm Chỉ tiêu ĐVT ĐM giờ lao động Đơn giá Quý Tổng I II III IV
1 BTN01 Bao taynhựa Số lượng SPSX Kg 103,345 94,442 89,712 93,698 381,198 Tổng giờ công giờ 0.1881 19,438 17,763 16,874 17,623 71,699 Chi phí NCTT 15,950 310,035,000 283,326,780 269,137,320 281,094,600 1,143,593,700
( Chi tiết dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp xem phụ lục 2.5B)
2.2.3.5 Dự tốn chi phí sản xuất chung
Phòng kế tốn lập chi phí sản xuất chung cho từng phân xưởng sau đó tổng hợp cho tồn cơng ty. Dự tốn chi phí sản xuất chung bao gồm các khoản mục như chi phí như chi phí lương nhân viên phân xưởng, chi phí điện, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí sản xuất chung khác. Các khoản mục chi phí thuộc các phân
xưởng tương đối ổn định qua nhiều năm do đó dự tốn chi phí sản xuất chung năm 2014 được phịng kế tốn ước lượng bằng chi phí sản xuất chung thực tế năm 2013.
ST
T Khoản mục chi phí
Quý
Cả năm I II III IV
1 Chi phí nhân viên 73,580,000 73,580,000 75,640,500 75,640,500 298,441,000 2 Chi phí điện 57,083,400 53,459,748 50,059,542 52,283,596 212,886,285
3 Chi phí khấu haoTSCĐ 142,857,143 142,857,143 142,857,143 142,857,143 571,428,572
4 Chi phí SXC khác 83,846,467 56,684,444 41,668,433 53,227,137 235,426,481
Tổng cộng 357,367,010 326,581,335 310,225,618 324,008,376 1,318,182,338
( Chi tiết dự tốn chi phí sản xuất chung xem phụ lục 2.6A,B)
Theo tình hình sản xuất thực tế tại cơng ty mỗi phân xưởng sản xuất một loại sản phẩm riêng biệt. Phân xưởng sản xuất bao bì định hình và bao bì PP sản xuất nhiều loại sản phẩm, phòng kế tốn phân bổ chi phí sản xuất chung theo số giờ cơng lao động trực tiếp. Chi phí SXC phân bổ cho từng sản phẩm Chi phí SXC của PX = * Tổng số giờ công CNTT
Số giờ công CNTT của từng loại sản phẩm Ví dụ: Trong quý I, chi phí sản xuất chung phát sinh trong phân xưởng bao bì định hình là 332.922.500. Tổng giờ cơng lao động trực tiếp trong quý I là 16.735 giờ, chi tiết phân bổ cho các sản phẩm bao bì định hình như sau:
Sản phẩm Số giờ lao động trực tiếp Chi phí SXC
Hộp trứng gia cầm 11.298 224.757.595
Hộp cơm cao cấp 2.686 53.432.938
Vỉ bàn chải 2.751 54.731.967
Tổng 16.735 332.922.500
2.2.3.6 Dự toán giá thành sản phẩm
Phịng kế tốn lập dự tốn giá thành sản phẩm trên cơ sở dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung.
Do đặc điểm của sản xuất bao tay nhựa và bao bì nhựa diễn ra liên tục cơng ty khơng có sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ, nên giá trị hàng sản xuất trong kỳ bằng chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ.
Dự toán giá thành bao gồm các chỉ tiêu: Số lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung, tổng giá thành, giá thành đơn vị
Trong đó: Chỉ tiêu sản lượng sản xuất, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi
phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung được lấy từ dự toán sản xuất, dự tốn ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung đã lập trước. Giá thành đơn vị CP NVLTT + CP NCTT + CP SXC = Sản lượng sản xuất STT Mã SP Tên sản phẩm ĐVT Kế hoạch sản xuất CP NVLTT CP NCTT CP SXC Tổng Z Z đơn vị
1 BTN01 Bao tay nhựa Kg 384,198 13,847,452,811 1,152,593,700 1,328,556,338 16,328,602,849 42,501 2 BB01 Bao bì PP L25 kg cái 5,850,226 6,472,105,024 643,524,860 347,289,260 7,462,919,144 1,276 3 BB02 Bao bì PP L40kg cái 5,143,911 11,280,596,823 1,033,926,111 557,976,011 12,872,498,945 2,502
( Chi tiết dự toán thành sản phẩm xem phụ lục 2.7)
2.2.4.7 Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp
Phịng kế tốn căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh năm 2013 để lập dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm 2014.
Dự tốn chi phí của bộ phận bán hàng bao gồm các chỉ tiêu chi phí lương
bộ phận bán hàng, khấu hao thiết bị, chi phí khuyến mãi hàng hóa, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí thuê cửa hàng, chi phí văn phịng phẩm, các chi phí tiền điện, điện thoại, fax.
Dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm chi phí lương nhân viên quản lý doanh nghiệp, khấu hao tài sản cố định, chi phí điện nước, điện thoại, fax, thuế, phí lệ phí, chi phí phân bổ, chi phí tiếp khách, chi phí khác bằng tiền.
Dự tốn chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp năm 2014 được phòng kế tốn ước tính bằng chi phí thực tế năm 2013.
Ví dụ khi ước tích chi phí lương nhân viên bán hàng quý I/2014 được tính bằng chi phí nhân viên bán hàng thực tế phát sinh quý I/2013 là 283.400.000đồng.
STT Khoản mục chi phí
Quý
Năm 2014
I II III IV
Chi phí bán hàng
1 Lương nhân viên bán hàng 283,400,000 288,910,000 279,070,000 292,180,000 1,143,560,000 2 Khấu hao thiết bị 3,893,458 3,893,458 3,893,458 3,893,458 15,573,832
3 Khuyến mãi 28,122,000 30,580,400 36,696,480 35,068,000 130,466,880
4 Chi phí vận chuyển 32,931,000 37,387,000 38,311,000 42,512,000 151,141,000 5 Tiền thuê cửa hàng 33,000,000 33,000,000 33,000,000 33,000,000 132,000,000 6 Văn phòng phẩm 9,500,000 10,180,000 10,585,000 10,259,000 40,524,000 7 Chi phí cơng cụ, dụng cụ 5,327,650 5,327,650 5,327,650 5,327,650 21,310,600 8 Tiền điện nước, điện thoại, fax 31,799,000 34,056,000 34,654,000 35,342,000 135,851,000
Tổng chi phí bán hàng 427,973,108 443,334,508 441,537,588 457,582,108 1,770,427,312 Chi phí QLDN
1 Lương nhân viên QLDN 789,900,000 781,635,000 799,395,000 806,730,000 3,177,660,000 2 Khấu hao thiết bị 4,429,466 4,429,466 4,429,466 4,429,466 17,717,864 3 Văn phòng phẩm 25,628,000 24,828,000 26,228,000 25,721,000 102,405,000 4 Tiền điện, nước, điện thoại, fax 47,585,000 44,385,000 46,487,000 47,186,000 185,643,000 5 Thuế, phí lệ phí 9,200,000 6,000,000 6,000,000 6,000,000 27,200,000
6 Chi phí phân bổ 3,761,000 3,761,000 3,761,000 3,761,000 15,044,000
7 Chi phí khác bằng tiền 21,828,000 23,583,000 22,390,000 27,425,000 95,226,000
Tổng chi phí QLDN 902,331,466 888,621,466 908,690,466 921,252,466 3,620,895,864
2.2.3.8 Dự tốn chi phí lãi vay
Phịng kế tốn lập dự tốn chi phí lãi vay căn cứ trên hợp đồng tín dụng, dư nợ từng quý, lãi suất cho vay đối với từng ngân hàng để tính chi phí lãi vay trả trong năm 2014
Ví dụ: Khoản vay ngân hàng ACB đã giải ngân vào tháng 8/2013 là 3.500.000.000 thời hạn vay 4 năm, mỗi năm trả gốc 1 lần, lãi suất cho vay 11%/năm lãi trả hàng tháng, đối với khoản vay này lãi và gốc phải trả trong năm 2014 như sau:
Đơn vị tính: 1.000đ
Khoản vay NH
ACB Dƣ nợ ĐK Trả lãi Trả gốc Trả Gốc + Lãi Dƣ nợ CK
Quý 1 3,500,000 96,250 0 96,250 3,500,000
Quý 2 3,500,000 96,250 0 96,250 3,500,000
Quý 3 3,500,000 80,208 875,000 955,208 2,625,000
Quý 4 2,625,000 72,188 0 72,188 2,625,000
Tổng 344,896 875,000 1,219,896
DỰ TỐN CHI PHÍ LÃI VAY STT Chỉ tiêu Quý I II III IV I Chi phí tài chính Dư nợ đầu kỳ 4,700,000,000 4,700,000,000 4,100,000,000 3,225,000 4,700,000,000 Trả nợ vay 0 600,000,000 875,000,000 0 1,475,000,000 Dư nợ cuối kỳ 4,700,000,000 4,100,000,000 3,225,000,000 3,225,000 3,225,000 1 CP lãi Ngân hàng BIDV 37,500,000 31,250,000 18,750,000 18,750,000 106,250,000 2 CP lãi Ngân hàng ACB 96,250,000 96,250,000 80,208,333 72,187,500 344,895,833
Lãi suất bình quân 11.8% 11.8% 11.8% 11.8% 11.8%
Tổng chi phí lãi vay 133,750,000 127,500,000 98,958,333 90,937,500 451,145,833
2.2.3.9 Dự toán tiền
Dự tốn tiền do phịng kế toán lập, các chỉ tiêu trên dự toán tiền gồm: tiền tồn đầu kỳ, tiền thu trong kỳ, tiền chi trong kỳ, cân đối thu chi.