Lập dự tốn theo mơ hình thơng tin từ dưới lên được lập từ cấp quản lý thấp nhất đến cấp quản lý cao nhất theo quy trình như sau :
Khi tiến hành lập dự toán ngân sách nhà quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để tiến hành lập dự tốn ngân sách, sau đó trình lên cấp quản lý trung gian. Quản lý cấp trung gian tổng hợp số liệu quản lý cấp cơ sở tổng hợp lại và trình lên quản lý cấp cao. Quản lý cấp cao tổng hợp số liệu của quản lý cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, xem xét mục tiêu ngắn hạn, chiến lược kinh doanh dài hạn của doanh nghiệp để xét duyệt và thơng qua dự tốn ngân sách. Khi dự toán ngân sách được xét duyệt sẽ trở thành chính thức đi vào sử dụng
Lập dự tốn theo mơ hình thơng tin từ dưới lên có những ưu điểm như dự tốn theo mơ hình này đều rất thống, hầu như tồn bộ các chỉ tiêu của dự toán ngân
sách đều do bộ phận phụ trách thực hiện dự toán ngân sách xây dựng, nên chỉ tiêu trong dự án thường phù hợp và thực tế. Việc cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự tốn của bộ phận mình sẽ phát huy tính tự giác của các thành viên trong bộ phận, nó buộc mọi người phải phấn đấu kế hoạch mình đã đề ra, nếu trong q trình thực hiện mà chỉ tiêu khơng đạt được, họ phải xem xét tự kiểm tra mà không thể đổ lỗi cho ai được. Lập dự tốn theo mơ hình này phát huy tính tích cực của kiểm sốt, khơng tốn quá nhiều thời gian và chi phí nhưng hiệu quả. Lập dự tốn theo mơ hình thơng tin từ dưới lên phù hợp với doanh nghiệp có quy mơ lớn hoặc tập đồn có sự phân cấp quản lý cao. Tuy nhiên mơ hình này cũng có nhược điểm là để các bộ phận cơ sở tự đưa ra chỉ tiêu dự tốn nên có thể xảy ra tình trạng chỉ tiêu do bộ phận cơ sở đưa ra thấp hơn so với năng lực hoạt động mà họ có thể đạt được, lúc này dự tốn khơng phát huy được tính tích cực mà cịn làm đình trệ các hoạt động sản xuất, lãng phí tài nguyên và năng lực của doanh nghiệp. Do đó nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra cân nhắc trước khi chấp nhận dự tốn tự định của bộ phận cấp dưới. Nếu có nghi ngờ nhà quản lý cấp cao cần thảo luận làm rõ trước khi đồng ý chỉ tiêu dự toán của cấp bộ phận.
Ba mơ hình trên mỗi mơ hình điều có ưu nhược điểm riêng. Tùy đặc điểm của từng doanh nghiệp sẽ lựa chọn mơ hình phù hợp với việc lập dự tốn của đơn vị mình. Theo xu hướng quản lý hiện nay, các doanh nghiệp muốn huy động trí lực và năng lực của nhân viên trong quá trình xây dựng dự toán hơn là việc ép buộc họ vào chỉ tiêu dự tốn có sẵn. Do vậy mơ hình lập dự tốn mơ hình thơng tin từ dưới lên đang được các doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng.
1.6. Các nhân tố ảnh hƣởng đến q trình lập dự tốn ngân sách
Các nhân tố ảnh hưởng đến q trình lập dự tốn ngân sách mà doanh nghiệp cần phải xem xét khi tiến hành lập dự toán như nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, tổ chức cơng tác kế tốn, quy trình lập dự tốn ngân sách, chế độ chính sách nhà nước cụ thể như sau:
Nhân tố con người trong việc lập dự toán ngân sách rất quan trọng. Nhà quản trị sử dụng các kỹ thuật để lập dự tốn ngân sách nhưng khơng thể không quan tâm đến nhân tố con người, bởi vì ngân sách có vai trị động viên và phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp nhằm hướng đến mục tiêu chung.
Trong quá trình xây dựng và thực hiện dự tốn, nhà quản trị khơng nên gây áp lực căng thẳng đối với nhân viên. Nếu dự toán ngân sách được xây dựng khơng hợp lý, có thể dẫn tới tình trạng căng thẳng, hoài nghi hay chống đối từ phái các nhân viên, thay vì cùng nhau hợp tác để đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Trên thực tế ở nhiều doanh nghiệp, dự toán ngân sách được sử dụng để gây áp lực đến nhân viên buộc họ phải đạt được mục tiêu dự toán đặt ra bằng mọi giá. Tuy nhiên điều này sẽ nảy sinh nhiều tiêu cực khi nhân viên tìm mọi cách, kể cả gian dối, để đạt được mục tiêu của ngân sách.
Nhiều chuyên gia kinh tế cho rằng mục tiêu trên dự toán ngân sách phải mang tính vừa sức. Điều này nhằm tạo động lực cho nhân viên thực hiện mục tiêu của dự toán ngân sách đề ra. Điều này nhằm tạo động lực cho nhân viên thực hiện mục tiêu mà dự toán ngân sách đề ra. Nếu mục tiêu từ dự toán ngân sách là quá cao, nhân viên sẽ bng xi khi biết rằng mục tiêu là khó đạt được. Ngược lại nếu mục tiêu là quá thấp, nhân viên sẽ khơng có động cơ phấn đấu.
Để lập dự tốn ngân sách có hiệu quả, cần có sự tham gia của các cấp quản lý doanh nghiệp vào việc lập dự toán ngân sách, và điều quan trọng là làm cho con người trong doanh nghiệp cảm thấy thoải mái, có động lực, đồn kết với nhau khi thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Yếu tố con người là vấn đề then chốt quyết định sự thành cơng của dự tốn ngân sách cũng là vấn đề phải quan tâm trong quá trình lập dự tốn ngân sách.
- Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất có ảnh hưởng đáng kể đến cơng việc và hiệu quả lập dự toán ngân sách, cơ sở vật chất như cơ sở hạ tằng, máy móc, trang thiết bị, phần mền,… Doanh nghiệp có trang bị hiện đại tạo mơi trường làm việc chuyên nghiệp hỗ trợ nhân viên lập dự toán xử lý cơng việc nhanh chóng. Phương tiện hỗ trợ thơng tin xử
lý nhanh và hiệu quả giúp cập nhật nhanh chóng, liên kết dữ liệu, kết xuất dữ liệu, và cho ra báo cáo dự toán trong thời gian sớm nhất.
-Tổ chức cơng tác kế tốn
Tổ chức cơng tác kế tốn là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả của cơng tác lập báo cáo dự tốn ngân sách. Nếu cơng ty có tổ chức cơng tác kế tốn quản trị hiệu quả nó giúp phát huy vai trị của nhân viên lập dự toán, thể hiện trách nhiệm của nhân viên và sự phối hợp thực hiện của nhân viên, giảm thiểu những yếu kém của nhân viên, giảm chi phí, nâng cao chất lượng của dự tốn ngân sách.
-Quy trình lập dự tốn ngân sách
Cơng ty có quy trình lập dự tốn ngân sách rõ ràng, sẽ giúp nhân viên lập dự tốn biết mình phải làm những cơng việc gì, trách nhiệm đến đâu, phối hợp với các thành viên khác để thực hiện cơng việc. Giúp nhân viên lập dự tốn chủ động xây dựng kế hoạch cụ thể, tránh được áp lực công việc hay bị q tải cơng việc vào cuối tháng, cuối năm. Do đó báo cáo dự ngân sách được lập có khoa học và chất lượng hơn.
-Chế độ chính sách nhà nƣớc
Chế độ chính sách nhà nước ảnh hưởng đáng kể đến việc lập dự toán ngân sách và hiệu quả của báo cáo dự toán ngân sách.
Khi tiến hành tổ chức cơng tác kế tốn phải phù hợp với chế độ chính sách pháp luật của nhà nước, tuân theo những quy định của pháp luật đặt ra, chính vì vậy khi có sự thay đổi về chế độ kế tốn, chính sách thuế, điều chỉnh giá, lạm phát sẽ ảnh hưởng đến cơng tác tổ chức kế tốn của doanh nghiệp, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó các nhân viên lập dự toán ngân sách phải xem xét, cân nhắc những yếu tố này, kịp thời điều chỉnh dự toán ngân sách cho phù hợp với kỳ báo cáo của năm kế tiếp.
1.7. Nội dung và trình tự lập dự tốn ngân sách. 1.7.1 Nội dung các dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp bao gồm hệ thống các dự toán sau đây: Dự toán tiêu thụ sản phẩm, dự tốn sản xuất, dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn tồn kho thành phẩm cuối kỳ, dự tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự tốn tiền, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán.
1.7.1.1 Dự toán tiêu thụ sản phẩm
Dự toán tiêu thụ sản phẩm là dự toán được lập đầu tiên, nó có tác dụng xác định tiền lực tiêu thụ của doanh nghiệp, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán mua hàng, dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Dự tốn tiêu thụ được lập trên cơ sở dự báo sản phẩm tiêu thụ, số lượng sản phẩm tiêu thụ của các kỳ trước và xu hướng biến động của nó, các đơn đặt hàng chưa thực hiện, chính sách giá trong tương lai, chiến lược tiếp thị để mở rộng thị trường, động động nghiên cứu và phát triển, sự cạnh tranh, xu hướng chung của nền kinh tế, sự thay đổi về tổng sản phẩm xã hội. Tình hình kinh tế của ngành mà doanh nghiệp đang hoạt động, những yếu tố khác: những sự kiện chính trị, sự thay đổi về môi trường pháp lý, sự thay đổi về khoa học công nghệ,…
Doanh nghiệp sau khi dự toán về số lượng sản phẩm tiêu thụ, sẽ ước tính ra doanh thu theo cơng thức:
Doanh thu dự kiến = số lượng sản phẩm tiêu thụ dự kiến x Đơn giá bán dự kiến Thơng thường trong dự tốn tiêu thụ sản phẩm kèm theo bảng tính tốn lượng tiền ước tính thu được qua các kỳ. Việc tính tốn này rất cần thiết cho việc lập dự toán tiền. Số tiền tiền dự kiến thu được bao gồm số tiền thu được của kỳ trước chuyển sang cộng với số tiền thu được trong kỳ dự toán.
1.7.1.2 Dự toán sản xuất
Dự toán sản xuất được lập trên cơ sở dự toán tiêu thụ sản phẩm cho kỳ sản xuất. Số lượng sản phẩm sản xuất ra phải đủ để thỏa mãn cho yêu cầu của tiêu thụ và cho yêu cầu tồn kho cuối kỳ.
Số lượng tồn kho đầu kỳ Số lượng sản
xuất trong kỳ Số lượng sản xuất trong kỳSố lượng tiêu thụ trong kỳ
Số lượng tiêu thụ trong kỳ Số lượng tồn
kho cuối kỳ Số lượng tồn kho cuối kỳ Số lường tồnkho đầu kỳ
+ = +
= + -
Khối lượng NVL cần
cho sản xuất Số lượng sản phẩm sản xuấtKhối lượng NVL cần mua
Mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm
= X
Trị giá mua NVL = X Đơn giá mua NVL
Để lập dự toán sản xuất, nhà quản trị cần thiết phải dự kiến cả số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho đước tính q nhiều thì có thể gây ra việc ứ đọng vốn và tốn kém chi phí để dự trữ hàng tồn kho đó. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho được tính quá ít sẽ ảnh hưởng đến việc tiêu thụ và sản xuất của kỳ sau.
1.7.1.3 Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Dự tốn chi phí nguyên vật liệu trự tiếp được lập trên cơ sở dự toán sản xuất trong kỳ dự tốn, để tính ra lượng ngun vật liệu và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết cho q trình sản xuất. Ngồi ra dự tốn này cịn chỉ ra lượng ngun vật liệu cần mua để thỏa mãn cho nhu cầu sản xuất và tồn kho cuối kỳ. Khối lượng và trị giá nguyên vật liệu cần mua được tính theo cơng thức:
Khối lượng NVL Khối lượng NVL Khối lượng NVL Khối lượng NVL
= + -
cần mua cần cho SX tồn kho CK tồn kho ĐK
Xác định định mức trong sản xuất bao gồm định mức lượng và định mức giá. Định mức lượng nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm phản ánh lượng nguyên vật liệu tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm và những hao hụt không thể tránh định. Định mức giá cho một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp phải bao gồm giá mua vật liệu cộng các chi phí mua và phải trừ chiến khấu được hưởng ( chỉ tính số tiền thực trả cho người cung cấp).
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp thường đi kèm với bảng tính tốn số tiền dự kiến chi ra cho việc mua ngun vật liệu. Việc tính tốn này rất cần thiết cho
việc soản thảo dự toán tiền. Số tiền chi mua nguyên vật liệu trong kỳ dự toán sẽ gôm khoản chi của kỳ trước chuyển sang cộng với khoản chi trong kỳ dự tốn.
1.7.1.4 Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp được lập dựa trên dự toán sản xuất. Dự tốn chi phí lao động trực tiếp soạn thảo để tính ra tổng lượng thời gian lao động cần thiết cho quá trình sản xuất. Nhà quản trị phải biết trước nhu cầu lao động trong cả năm để có dự tốn điều chỉnh lực lượng lao động thích nhi với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế hoạch.
Để lập dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp nhà quản trị cần xây dựng định mức thời gian lao động trực tiếp cần để sản xuất ra một sản phẩm và định mức đơn giá một giờ lao động trực tiếp. Định mức thời gian lao động là tổng cộng định mức thời gian của tất cả các hoạt động để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm. Định mức thời gian cho từng hoạt động được xác định bằng phương pháp bấm giờ. Định mức đơn giá một giờ lao động trực tiếp bao gồm các khoản: mức lương cơ bản một giờ, các phụ cấp theo lương, các khoản trích theo lương tính bình qn cho tồn bộ cơng nhân trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm.
Định mức thời gian Đơn giá cho một đơn vị thời
Chi phí nhân cơng = x
lao động gian lao động
Để phục vụ cho việc lập dự toán tiền, số tiền dự kiến chi ra cho nhân công trực tiếp trong kỳ đúng bằng tổng chi phí nhân cơng trực tiếp phát sinh trong kỳ đó.
1.7.1.5 Dự tốn chi phí sản xuất chung
Dự tốn chi phí sản xuất chung là dự tốn bao gồm tất cả các chi phí sản xuất cịn lại ngồi chi phí ngun vật liệu và nhân cơng trực tiếp. Các chi phí này được chia ra thành biến phí và định phí.
Đối với biến phí sản xuất chung: Phải tính đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung và định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm.
Đơn giá phân bổ biến phí = sản xuất chung
Tổng biến phí sản xuất chung
Biến phí sản Tổng số giờ máy ( hoặc thời gian Đơn giá phân bổ biến
= X
xuất chung lao động) trong kỳ dự tốn phí sản xuất chung Đối với định phí sản xuất chung: Phải được ước tính theo tổng định phí sản xuất chung trong kỳ dự tốn, có thể được tính căn cứ vào số liều kỳ trước và điều chỉnh cho phù hợp với kỳ này.
Khi tính lượng tiền chi cho chi phí sản xuất chung để làm cơ sở cho viện lập dự toán tiền, cần phải loại trừ các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất chung nhưng khơng phải chi tiền như: chi phí khấu hao tài sản cố định, các khoản chi phí trích trước.
Khi tính tốn chi phí sản xuất chung cũng tính chi phí sản xuất chung bằng tiền mặt là căn cứ lập dự toán tiền.
1.7.1.6 Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ
Sau khi hồn tất tất cả các dự tốn trên, ta tập hợp số liệu lại để tính giá thành một đơn vị sản phẩm và trị giá của thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Căn cứ vào các dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và chi phí sản xuất