3.3.1 Giải pháp hồn thiện kế tốn thuế Giá trị gia tăng tại doanh nghiệp
Bốn giải pháp được đề ra trong mục 3.3.1 này nhằm mục tiêu giải quyết 4 vấn đề cịn tồn tại trong kế tốn thuế GTGT được nêu tại chương 2. Mỗi giải pháp bao gồm 3 nội dung: nội dung giải pháp, điều kiện để thực hiện giải pháp và dự trù kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp. Cụ thể như sau:
3.3.1.1 Giải pháp về quản lý chứng từ kế toán tại doanh nghiệp Nội dung giải pháp
+ Doanh nghiệp cần thực hiện quản lý riêng đối với các hóa đơn, chứng từ thuộc các trường hợp sau đây:
- Hóa đơn, chứng từ của hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.
- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên. Với nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp kê khai và nộp thuế GTGT.
Các hóa đơn, chứng từ thuộc các trường hợp trên cần phải được thanh tốn theo phương thức khơng dùng tiền mặt. Một số phương thức thanh tốn khơng dùng tiền mặt thường được các doanh nghiệp thực hiện: thanh toán qua ngân hàng; thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa dịch vụ bán ra; phương thức bù trừ cơng nợ; thanh tốn ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán qua ngân hàng.
+ Kế toán tại doanh nghiệp cần nắm vững các quy định sau đây khi thực hiện thanh tốn cho hàng hóa, dịch vụ mua vào:
Thực hiện thanh tốn theo quy định trên không chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nhằm được khấu trừ thuế GTGT đầu vào mà còn được thực hiện đối với các doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp vì quy định thanh tốn khơng dùng tiền mặt cũng là điều kiện để khoản chi phí được xác định là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo Luật thuế TNDN.
Trường hợp vì một lý do nào đó mà doanh nghiệp đã thực hiện thanh tốn bằng tiền mặt đối với hóa đơn, chứng từ bắt buộc phải thanh tốn khơng dùng tiền mặt thì phải quản lý, kê khai riêng đối với các chứng từ này, không khấu trừ thuế GTGT và chi phí liên quan đến khoản chi này cũng cần được điều chỉnh giảm khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
+ Về bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán tại doanh nghiệp: kế toán cần thực hiện theo đúng quy định về thời gian lưu trữ tại Luật kế tốn, theo đó:
- Thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm đối với chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính;
- Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn và lập báo cáo tài chính.
- Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ theo kỳ kế toán (tháng, năm); theo loại chứng từ (chứng từ bán ra – mua vào, phiếu thu – phiếu chi, bảng lương, hợp đồng kinh tế, chứng từ ngân hàng,…) nhằm dễ dàng tìm thấy khi có u cầu.
Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
+ Doanh nghiệp cần mở tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng bất kỳ, nhằm thực hiện thanh toán qua ngân hàng đối với các trường hợp quy định. Đồng thời kế tốn phải thơng báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc mở tài khoản của doanh nghiệp trong thời gian 10 ngày kể từ ngày mở tài khoản theo Mẫu số 08 – MST (có đính kèm theo phụ lục luận văn).
+ Bên cạnh đó kế tốn cần phải nắm vững các nguyên tắc khi thanh toán qua ngân hàng, thanh toán bù trừ mua – bán hàng hóa, bù trừ cơng nợ, thanh tốn ủy quyền qua bên thứ ba được quy định cụ thể tại Thông tư 219/TT-BTC ngày 31/12/2013 hướng dẫn thi hành Luật thuế GTGT (có đính kèm theo phụ lục luận văn)
+ Yêu cầu sự cẩn thận của kế toán khi sắp xếp, lưu trừ chứng từ.
+ Doanh nghiệp cần tổ chức một nơi để bảo quản chứng từ nguyên vẹn trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định.
Dự trù kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp
+ Đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng phương thức thanh toán đối với các chứng từ cần thanh tốn khơng dùng tiền mặt được quản lý riêng. Khi đó doanh nghiệp sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính là khoản chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
+ Doanh nghiệp loại được các chi phí khơng hợp lệ ngay từ đầu đối với trường hợp không đáp ứng được điều kiện thanh tốn theo quy định, từ đó đề ra các biện
pháp quản lý tốt hơn cho những lần thanh toán sau. Giảm thiểu rủi ro bị truy thu thuế trong trường hợp nhận quyết định kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.
+ Doanh nghiệp bảo quản và lưu trữ chứng từ hợp lý và đúng với quy định, thuận lợi cho quản lý nội bộ tại doanh nghiệp và trong trường hợp phải giải trình với cơ quan thuế khi nhận quyết định kiểm tra thuế tại doanh nghiệp.
3.3.1.2 Giải pháp trong sử dụng tài khoản kế toán và hạch toán kế toán tại doanh nghiệp
Nội dung giải pháp
+ Dựa trên chính sách thuế GTGT, kế tốn xác định doanh nghiệp mình thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp trên GTGT.
Từ đó xác định các tài khoản kế toán mà doanh nghiệp sẽ sử dụng để hạch toán các bút toán liên quan đến thuế GTGT phát sinh. Những tài khoản không liên quan đến thực trạng kế toán thuế GTGT của doanh nghiệp thì khơng nên đưa vào hệ thống tài khoản đang sử dụng của doanh nghiệp (đối với phần mềm kế toán cho phép doanh nghiệp được lựa chọn tài khoản sử dụng), nhằm hạn chế các sai sót trong hạch tốn về sau.
+ Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp kê khai trực tiếp trên GTGT thì từ năm 2014 thì đầu kỳ kế tốn của năm 2014 phải kết chuyển toàn bộ số dư trên tài khoản 133 – thuế GTGT khấu trừ, đồng thời không tiếp tục sử dụng tài khoản này để hạch toán trong các kỳ kế toán kê khai theo phương pháp trực tiếp.
Phương pháp tính thuế được thực hiện ổn định trong chu kỳ 2 năm. Do đó sau 2 năm, kế toán xác định lại doanh nghiệp mình thuộc trường hợp kê khai tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hay trực tiếp. Đồng thời phải gởi thông báo về việc áp dụng phương pháp tính thuế tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 20 tháng 12 của năm trước liền kề năm doanh nghiệp thực hiện phương pháp tính thuế mới.
+ Khi kế toán thực hiện điều chỉnh các số liệu trên báo cáo thuế vì bất cứ nguyên nhân gì, thì phải điều chỉnh số liệu tương ứng trên sổ kế toán của tài khoản phát
sinh biến động do điều chỉnh nhằm nhất quán số liệu trên báo cáo thuế và số liệu trên các tài khoản kế tốn có liên quan đến các khoản mục trên báo cáo thuế.
Kế toán cần thực hiện kiểm tra, đối chiếu các số liệu hàng kỳ trên báo cáo thuế với số liệu của các tài khoản tương ứng, nhằm chắc chắn rằng các số liệu này là nhất quán với nhau và các điều chỉnh trên báo cáo thuế (nếu có) đã được phản ánh bằng các bút toán trên các tài khoản.
Tránh tình trạng tổng hợp các bút tốn điều chỉnh của các tháng khác nhau trên báo cáo tài chính cuối năm.
Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
+ Kế toán tại doanh nghiệp phải được tạo điều kiện cập nhật các chính sách thuế GTGT, hiểu được tình hình thực tế của doanh nghiệp mình.
+ Doanh nghiệp cần trang bị phần mềm kế tốn phù hợp với doanh nhiệp mình nhằm hạn chế sai sót khi ghi nhận bút tốn.
+ Kế tốn cần tìm hiểu mối liên hệ giữa các báo cáo thuế và các tài khoản nhằm tránh sự khác biệt về số liệu.
Dự trù kết quả đặt được khi thực hiện giải pháp
Khi thực hiện giải pháp này doanh nghiệp sẽ đạt được các kết quả như sau:
+ Sử dụng đúng tài khoản để phản ánh nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến thuế GTGT tại doanh nghiệp. Đây là điều kiện giúp doanh nghiệp hạch toán kế toán thuế GTGT bám sát chính sách thuế GTGT và chế độ kế tốn.
+ Nhất quán số liệu đã kê khai trên báo cáo thuế GTGT với số liệu trên các tài khoản liên quan trên sổ sách kế toán hàng kỳ.
3.3.1.3 Giải pháp về đối chiếu và quản lý sổ sách kế toán tại doanh nghiệp Nội dung giải pháp
+ Kế toán tại doanh nghiệp cần thực hiện kiểm tra, đối chiếu đối với các số liệu về các nghiệp vụ có liên quan đến kế toán thuế GTGT khi thực hiện ghi chép vào sổ sách kế toán.
+ Cuối kỳ, kế toán thực hiện kiểm tra, đối chiếu số dư của một số tài khoản có liên quan đến kế tốn thuế GTGT như: chi tiết công nợ phải trả người bán, thuế GTGT được khấu trừ, thuế GTGT phải nộp…
+ Trường hợp doanh nghiệp thực hiện ghi sổ trên máy tính, thì các sổ này cần được in ra, ký tên, đóng dấu theo các chỉ tiêu quy định trên sổ.
+ Bảo quản và lưu trữ sổ sách kế tốn an tồn tối thiểu trong thời gian 10 năm, sổ sách kế toán cần được lưu trữ theo từng năm cùng với các chứng từ kế toán tương ứng, nhằm thuận lợi cho kế tốn khi tìm kiếm hồ sơ kế tốn.
Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
+ Để thực hiện tốt giải pháp trên đòi hỏi sự cẩn thận và kiên nhẫn của kế toán khi thực hiện kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên sổ kế toán và khi thực hiện bảo quản, lưu trữ hồ sơ kế tốn.
+ Doanh nghiệp phải có chính sách thực hiện sao lưu dự phòng (đối với trường hợp ghi sổ trên máy tính) để hạn chế các rủi ro về dữ liệu.
+ Doanh nghiệp cần tổ chức một nơi để bảo quản sổ sách nguyên vẹn trong suốt thời gian lưu trữ theo quy định.
Dự trù kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp
+ Hạn chế các sai sót trên sổ sách kế tốn của doanh nghiệp vì các số liệu đã được kiểm tra, đối chiếu một cách cẩn thận khi thực hiện ghi sổ và cuối kỳ.
+ Sổ sách kế toán được lưu trữ theo đúng quy định của Luật kế toán.
3.3.1.4 Kiến nghị giải pháp đối với cơng tác kế tốn thuế GTGT tại các doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ kế tốn thuế bên ngoài
Nội dung giải pháp
Đối với cơng tác kế tốn thuế GTGT tại những doanh nghiệp đang sử dụng dịch vụ kế tốn thuế bên ngồi cần thay đổi theo hướng sau:
+ Doanh nghiệp cần thống nhất 2 hệ thống sổ hiện đang tồn tại thành 1 hệ thống sổ sách duy nhất cho cả mục đích nội bộ và thuế bằng cách: cung cấp cho kế tốn thuế bên ngồi tất cả các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ ghi sổ tại doanh nghiệp mình; đối với các khoản chi không phù với với điều kiện ghi nhận hoặc khấu trừ
của chính sách thuế GTGT cần yêu cầu kế toán thuế theo dõi và hạch toán riêng theo từng trường hợp cụ thể; thường xuyên trao đổi, kiểm tra, đối chiếu các số liệu tại doanh nghiệp với các số liệu do kế toán thuế cung cấp nhằm đảm bảo sự thống nhất.
+ Kế toán tại doanh nghiệp xây dựng chính sách quản lý an tồn hồ sơ chứng từ kế tốn tại doanh nghiệp mình trong thời gian tối thiểu là 10 năm.
Điều kiện để thực hiện tốt giải pháp
+ Kế toán tại doanh nghiệp cần có thái độ hồi nghi đối với dịch vụ do kế tốn thuế bên ngồi cung cấp.
+ Bên cạnh đó, kế tốn tại doanh nghiệp cần am hiểu những nội dung cơ bản về các chính sách thuế và kế tốn liên quan đến thuế GTGT.
+ Tương tự như các giải pháp trên, khi thực hiện quản lý chứng từ kế toán cũng yêu cầu sự cẩn thận và kiên nhẫn của kế toán khi thực hiện kiểm tra, đối chiếu các số liệu trên sổ kế toán và khi thực hiện bảo quản, lưu trữ hồ sơ kế toán.
Dự trù kết quả đạt được khi thực hiện giải pháp
+ Thống nhất hệ thống sổ sách tại doanh nghiệp nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong bảo quản, lưu trữ, quyết toán với cơ quan thuế.
+ Kiểm tra được công việc của kế tốn thuế bên ngồi do đó hạn chế các sai sót trên số liệu của doanh nghiệp.
+ Sổ sách kế toán được lưu trữ theo đúng quy định của Luật kế toán.
Các giải pháp trên được tơi đề xuất theo hướng đơn giản hóa và chi tiết các cơng việc cần thực hiện nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho kế toán các doanh nghiệp khi áp dụng. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần lưu ý về tồn tại cụ thể của doanh nghiệp mình cùng những điều kiện để có thể thực hiện tốt giải pháp mà doanh nghiệp lựa chọn áp dụng.
3.3.2 Giải pháp về quản lý đối với công tác kế tốn thuế GTGT tại doanh nghiệp
Cơng tác quản lý của người đứng đầu doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn thuế GTGT nói riêng tại doanh nghiệp, các vấn đề
của cơng tác quản lý tác động đến kế tốn thuế GTGT tại doanh nghiệp được thể hiện qua các mặt sau: việc tuyển dụng nhân viên kế tốn, thái độ tơn trọng các quy định của pháp luật về kế toán và thuế của người đứng đầu doanh nghiệp… Liên quan đến vấn đề này tôi đưa ra một số kiến nghị như sau:
+ Về quản lý nhân viên kế toán tại doanh nghiệp:
- Nhân viên kế toán tại doanh nghiệp, mà đặc biệt là nhân viên kế toán thuế cần tuyển dụng người được đào tạo trong lĩnh vực kế toán, thuế.
- Khi nhân viên kế tốn nghỉ việc cần có sự bàn giao chặt chẽ cho nhân viên kế toán sau, điều này cần ghi rõ trong hợp đồng lao động.
- Cần có những biện pháp để ràng buộc trách nhiệm của người kế toán, tránh trường hợp tới kỳ báo cáo kế tốn xin nghỉ việc. Ví dụ một số cơng ty giữ lại một số phần trăm trong lương nhận hàng tháng xem như phí trách nhiệm, nhân viên sẽ nhận lại mức phí trách nhiệm này khi hoàn tất việc báo cáo, lưu trữ, bàn giao sổ sách kế toán của một niên độ kế toán tại doanh nghiệp.
+ Về thái độ tôn trong các quy định của pháp luật về kế toán và thuế của người đứng đầu doanh nghiệp:
Thái độ của người đứng đầu doanh nghiệp đối với các quy định của pháp luật về kế tốn và thuế sẽ đóng vai trị quyết định đến tính tn thủ pháp luật của doanh nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến tính chính xác và minh bạch của sổ sách kế tốn của doanh nghiệp.
Tơn trọng và tuân thủ các quy định của pháp luật về kế tốn và thuế nói chung (kế tốn thuế GTGT nói riêng) ngay từ đầu là giải pháp khôn ngoan cho các doanh nghiệp và người đứng đầu doanh nghiệp, vì các hành vi trốn thuế, gian lận thuế nói chung phần lớn sẽ bị phát hiện khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra thuế tại doanh nghiệp, khi đó các hình phạt đối với doanh nghiệp sẽ là: truy thu; phạt nộp chậm; phạt đến ba lần số tiền thuế trốn, gian lận (đối với cá nhân là không quá 1.5 lần số tiền thuế trốn, gian lận); phong tỏa tài khoản ngân hàng đăng ký;…Trong trường hợp hành vi trốn thuế của doanh nghiệp có dấu hiệu hình sự thì doanh
nghiệp và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đó cịn có thể bị truy cứu