II. Giải pháp để xây dựng quy trình phân tích cơng việc
1. Xây dựng quy trình phân tích cơng việc
1.1. Xác định cơng việc cần phân tích
Do trong Sở chưa có được các bản mơ tả cơng việc cụ thể cho từng vị trí cơng việc vì vậy nên tiến hành phân tích cơng việc đối với tất cả các vị trí cơng việc (trừ những vị trí cơng việc tương tự nhau về nhiệm vụ) tuy nhiên trong khuôn khổ bài viết tôi chỉ tiến hành phân tích cơng việc đối với các chức vụ
- Chuyên viên đào tạo
- Chuyên viên phụ trách vấn đề tiền lương - Chuyên viên phụ trách về khen thưởng…
1.2. Tiến hành lập bảng hỏi và phỏng vấn đối với từng nhân viên
Sau khi lựa chọn các cơng việc cần phân tích sẽ xây dựng một mẫu bảng hỏi phân tích cơng việc gửi đến tất cả các nhân viên, các câu hỏi phải dễ hiểu, tránh gây hiểu lầm. Và thiết kế các câu hỏi chuẩn bị phỏng vấn, phải tiến hành lựa chọn câu hỏi phỏng vấn phù hợp với tâm lý của từng nhân viên, tạo được tâm lý thân thiện và hợp tác trong trả lời.
1.3. Thu thập thông tin
- Công việc: tên công việc, chức danh, nhiệm vụ quyền hạn, chức năng của người nhân viên khi thực hiện công việc, phương pháp tiến hành công việc, các mối quan hệ trong khi thực hiện cơng việc … trong q trình phân tích cơng việc.
- Yêu cầu đối với người thực hiện: đó là những yêu cầu về sự hiểu biết, trình độ giáo dục và đào tạo, kỹ năng, kinh nghiệm, những yêu cầu về phẩm chất của nhân viên, các điều kiện khác cần có để tiến hành thực hiện cơng việc …
- Tiêu chuẩn thực hiện cơng việc: đó là những tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời hạn hoàn thành, những tiêu chuẩn về hành vi, thái độ của nhân viên đê đánh giá sự hồn thành cơng việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở
- Các thơng tin liên quan khác như điều kiện khí hậu , máy móc thiết bị cần có để có thể thực hiện công việc…
1.4. Xử lý thông tin
Các cán bộ phân tích cơng việc có thể trực tiếp hoặc kết hợp với các trưởng phó phịng ban là người giám sát trực tiếp công việc của cán bộ công chức viên chức trong Sở để xây dựng nên phần mô tả công việc và yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Nhờ những thông tin thu thập được và dựa vào kinh nghiệm quản lý, các cán bộ phân tích cơng việc sẽ viết ra được các bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc cho các vị trí, phản hồi thơng tin đến người lao động, sửa đổi lại và viết bản chính trình lên Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính phê
duyệt sau đó gửi lên cán bộ quản lý cấp cao hơn. Sau đó ứng dụng kết quả phân tích cơng việc vào thực tiễn quản lý tại Sở