Hà Nội
1 .Q trình phân tích cơng việc
Do đặc trưng của Sở là cơ quan chính quyền Nhà nước, hầu hết nhân viên trong Sở là các cán bộ cơng chức có trình độ cao, nhưng cơng tác phân tích cơng việc chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Mỗi một vị trí như Lãnh đạo Sở, các trưởng phó phịng ban đều được Nhà nước ban hành quy chế và được thực hiện theo đúng quy chế đó. Cịn các vị trí khác sẽ được các trưởng, phó phịng giao cho nhiệm vụ cụ thể. Vì vậy có thể nói q trình phân tích cơng việc ở đây là chưa có.
2. Hệ thống các kết quả phân tích cơng việc
2.1 Bản mơ tả công việc
Dựa vào quy chế của Nhà nước phịng Tổ chức - Hành chính sẽ xây dựng nên được một bản phân cơng cơng tác cho các Trưởng phó phịng (ngoại trừ ban Lãnh đạo Sở). Ban lãnh đạo Sở sẽ thực hiện theo đúng quy chế của Nhà nước.
2.1.1. Bản mô tả công việc của Giám đốc Sở
Giám đốc Sở là thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Sở theo chức năng nhiệm vụ đã được Uỷ ban nhân dân thành phố giao, chịu trách nhiệm cá nhân trước Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân Thành phố về tồn bộ cơng tác của Sở.
Quyền hạn và trách nhiệm:
- Điều hành phối hợp mọi hoạt động của Sở, giúp Uỷ ban nhân dân Thành phố thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên đất, tài nguyên nước, tài nguyên khống sản, mơi trường, khí tượng, thuỷ văn, đo đạc bản đồ, quản lý nhà ở và các công sự trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo sự chỉ đạo trực tiếp của Uỷ ban nhân dân Thành phố và sự chỉ đạo hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Bộ Tài nguyên, Môi trường và Bộ Xây dựng; bảo đảm việc chấp hành đường lối chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước và các nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Thành uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố.
- Thực hiện hoặc uỷ nhiệm cho Phó Giám đốc Sở thực hiện chế độ báo cáo với Thành uỷ, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Bộ Tài nguyên, Môi trường, Bộ Xây dựng và cơ quan Nhà nước cấp trên; trả lời hoặc uỷ quyền cho Phó Giám đốc trả lời chất vấn của Hội đồng nhân dân Thành phố, cac yêu cầu kiến nghị của cơ quan, đơn vị trực thuộc và của công dân, trả lời các cơ quan ngôn luận về những vấn đề liên quan.
- Giám đốc Sở triệu tập và chủ trì các cuộc họp theo phạm vi quản lý của Sở. Tham dự các cuộc họp do cấp trên triệu tập hoặc các hội nghị của ban, ngành Thành phố. Tuỳ yêu cầu và nội dung hội nghị có thể uỷ quyền cho Phó Giám đốc họp thay.
- Những vấn đề thuộc chủ trương, phương hướng lớn như các đề án về quy hoạch, kế hoạch, phát triển kinh tế xã hội của Thành phố và của ngành về xây dựng lực lượng và cơ sở vật chất kỹ thuật của ngành, các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về quản lý ngành, báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề của Sở… công tác tổ chức cán bộ như thành lập hoặc giải thể một đơn vị, đề bạt, miễn nhiệm cán bộ, cử cán bộ đi nước ngồi học tập và cơng tác cân thông qua hội nghị gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc quyết định hoặc trình lên cấp trên quyết định. Trường hợp quá nửa số người dự hội nghị chưa thống nhất, nếu Giám đốc Sở vẫn quyết định thì cần báo cáo cả những ý kiến chưa thống nhất lên cấp trên.
- Giám đốc Sở dành thời gian tiếp xúc và kiểm tra các đơn vị sự nghiệp và cơ sở. Hàng tháng bố trí lịch tiếp dân để nghe và giải quyết những việc mà các Phó Giám đốc Sở và các phòng ban chức năng chưa giải quyết dứt điểm hoặc những vấn đề cấp bách.
Khi Giám đốc Sở có việc đi vắng dài ngày sẽ giao cho một đồng chí Phó Giám đốc Sở thay mặt điều hành chung mọi hoạt động của Sở.
Ngoài ra Giám đốc Sở cịn chủ trì hoặc tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất. Quản lý cán bộ công chức - viên chức thuộc Sở. Quản lý sử dụng có hiệu quả tài chính, tài sản được giao theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Thành phố giao.
Như vậy có thể thấy được bản phân cơng cơng tác tại Sở (có thể coi như một bản mơ tả công việc) của Giám đốc Sở đã cụ thể rõ ràng từng nhiệm vụ, bao quát được tổng thể hầu hết các công việc chung cần phải hoàn thành của Giám đốc Sở trong đó cịn chỉ rõ người thay thế khi vắng mặt, đảm bảo cho cơng việc được duy trì liên tục.
Tuy nhiên bên cạnh đó việc trình bày bản mơ tả công việc chưa rõ ràng, chưa nhấn mạnh được trách nhiệm cơng việc chính cần phải làm. Không thể hiện được ngày ban hành văn bản để có thể biết chính xác được thời gian gần nhất cập nhật văn bản để có phương án sửa đổi khi thấy cần thiết.
2.1.2. Bản mơ tả cơng việc của Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính
Là cơng chức được bổ nhiệm chức danh Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính, trực tiếp giúp lãnh đạo Sở quản lý, triển khai công tác tổ chức, cơng tác hành chính, tài chính của Sở.
Phụ trách chung toàn bộ hoạt động cơng tác của Phịng. Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác quản lý Cán bộ viên chức, công tác quy hoạch, đào tạo bồi dưỡng Cán bộ công chức, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, sử dụng cán bộ, quản lý hồ sơ cán bộ viên chức theo phân cấp của Thành phố, cơng tác cải cách hành chính theo mơ hình một cửa. Theo dõi trực tiếp công tác văn thư, phụ trách việc xây dựng nội quy, quy chế của cơ quan.
Nghiên cứu đề xuất xây dựng bộ máy tổ chức ngành hợp lý, đạt hiệu quả, phối hợp dự thảo các văn bản pháp quy liên quan đến chức năng nhiệm vụ của từng ngành, hướng dẫn kiểm tra các đơn vị thuộc Sở thực hiện từng bước sắp xếp hồn thiện cơng tác tổ chức cán bộ phù hợp với yêu cầu quản lý của ngành. Là uỷ viên thường trực Hội đồng nâng lương, Hội đồng khen thưởng kỷ luật của Sở, thành viên Ban chỉ đạo cải cách hành chính, Ban chỉ đạo thực hiện quy chế dân chủ của Sở.
Được ký uỷ nhiệm các văn bản:
- Ký thông báo ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Sở tại hội nghị giao ban Sở và các hội nghị triển khai công tác của Sở.
- Ký sao lục các văn bản theo quy định của Nhà nước và Thành phố liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Ngành được Giám đốc Sở phê duyệt.
- Ký xác nhận lý lịch cán bộ công chức theo hồ sơ gốc Sở quản lý.
- Ký giấy thôi trả lương cho cán bộ công chức thuyên chuyển công tác, giấy giới thiệu cho cán bộ công chức liên hệ công tác.
- Ký chứng từ tài chính khi đồng chí phó phịng tài vụ đi vắng.
Trực tiếp phụ trách bộ phận tổ chức, bộ phận một cửa, công tác đối ngoại và giải quyết các công việc đột xuất do Giám đốc Sở giao.
Bản mô tả công việc của Trưởng phịng Tổ chức - Hành chính cũng đã cụ thể giúp cho người đảm nhiệm cơng việc có thể phần nào hình dung ra được phần nào các công việc phải thực hiện. Cụ thể các văn bản được phép ký để có thể thấy rõ được quyền hạn của Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính. Mặc dù vậy vẫn cịn có một vài điểm rất chung chung, và việc trình bày bản mơ tả cơng việc cũng chưa khoa học, chưa nhấn mạnh được công việc chính cần phải tiến hành.
2.1.3. Bản mơ tả công việc của chuyên viên phịng Tổ chức - hành chính
Là cơng chức chun mơn nghiệp vụ trong phịng Tổ chức hành chình, giúp lãnh đạo phịng tổ chức quản lý một lĩnh vực hoạt động hoặc một vấn đề nghiệp vụ của phịng.
Bản mơ tả cơng việc của các chuyên viên rất tổng quát, khiến cho các chuyên viên không thể biết được cụ thể công việc mình cần phải làm những gì, được giám sát như thế nào, công việc chồng chéo tất yếu sẽ xảy ra. Không phân định quyền hạn và trách nhiệm đối với công việc.
2.2. Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện 2.2.1. Yêu cầu đối với Giám đốc Sở 2.2.1. Yêu cầu đối với Giám đốc Sở 2.2.1. Yêu cầu đối với Giám đốc Sở
Phẩm chất: yêu nước, kiên định đường lối đổi mới, độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội của Đảng, tận tuỵ phục vụ nhân dân. Làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, hiệu quả. Cần, kiệm, liêm, chính, chí cơng vơ tư, trung thực, thẳng thắn, có tinh thần đấu tranh tự phê bình và phê bình. Đồn kết, dân chủ, chân tình với đồng nghiệp, đồng sự được tập thể tín nhiệm. Gắn bó mật thiết với nhân dân, được nhân dân nơi cư trú tín nhiệm. Có ý thức tổ chức kỷ luật, gương mẫu chấp hành pháp luật và các quy định của Nhà nước, nội quy, quy chế của cơ quan. Kiên quyết đấu tranh chống tham nhũng và không tham nhũng.
Năng lực
- Có năng lực tham mưu, tổ chức thực hiện các chủ trương chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành.
- Có khả năng nghiên cứu xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, đề xuất các giải pháp, phương pháp quản lý về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành cho hoạt động quản lý Nhà nước của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Có năng lực điều hành, có khả năng quy tụ, đoàn kết, tổ chức để cán bộ, công chức, viên chức trong Sở thực hiện và phối hợp với các cấp, các cơ quan có liên quan thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Hiểu biết
- Nắm vững chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về lĩnh vực chuyên môn được giao và các văn bản pháp quy do địa phương ban hành
- Nắm vững các văn bản quy phạm pháp luật, về nghiệp vụ chuyên môn, chuyên ngành được giao và các văn bản pháp quy do Thành phố ban hành.
- Hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ quản lý thuộc lĩnh vực chuyên mơn, chun ngành được giao, có kinh nghiệm tổ chức, quản lý, điều hành.
- Am hiểu tình hình chính trị, kinh tế xã hội của Thành phố, đất nước trong khu vực và trên thế giới.
Trình độ
- Đạt tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ ngạch chuyên viên chính trở lên. - Tốt nghiệp đại học phù hợp với lĩnh vực công tác.
- Tốt nghiệp lý luận chính trị cao cấp.
- Tốt nghiệp quản lý hành chính nhà nước ngạch chuyên viên chính trở lên. - Thành thạo một ngoại ngữ thơng dụng ở trình độ C
- Sử dụng thành thạo máy tính và các trang thiết bị văn phịng phục vụ cơng tác. Các điều kiện khác
- Có 5 năm cơng tác trở lên trong ngành, trong đó có ít nhất 3 năm làm công tác quản lý về lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành được giao.
- Tuổi bổ nhiệm lần đầu không quá 55 tuổi đối với nam và không quá 50 đối với nữ.
- Có sức khỏe đảm bảo cơng tác.
- Trình độ: là cơng chức, tốt nghiệp đại học, lý luận chính trị cao cấp, thành thạo ngoại ngữ thơng dụng ở trình độ C…
- Các điều kiện khác: Có 5 năm cơng tác trở lên trong ngành, trong đó có ít nhất 3 năm kinh nghiệm….
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện của Giám đốc Sở do Nhà nước ban hành nên có thể thấy được là rất rõ ràng cụ thể từng yêu cầu từ phẩm chất, năng lực,
hiểu biết đến trình độ chun mơn. Trình bày rất khoa học đối với từng yêu cầu. Điều này là rất cần thiết vì Giám đốc Sở là đại diện cho cả một Thành phố, một tỉnh về lĩnh vực chun mơn của mình nên địi hỏi và u cầu cũng phải tương ứng với vị trí và trách nhiệm được giao.
2.2.2. Yêu cầu đối với Trưởng phịng Tổ chức - hành chính
- Tốt nghiệp đại học, có bằng phù hợp với chức trách và nhiệm vụ được giao. - Trình độ lý luận chính trị trung cấp trở lên.
- Biết ít nhất 1 ngoại ngữ.
- Biết sử dụng vi tính trong quản lý điều hành - Đã qua khố học quản lý hành chính Nhà nước.
Chưa có được những yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, đây là một điểm quan trọng vì vị trí cơng việc này muốn hồn thành tốt địi hỏi người đảm nhiệm phải có ít nhất 3 năm kinh nghiệm về quản lý Nhà nước nói chung và quản lý con người nói riêng. Trình bày thiếu tính khoa học.
2.2.3. Yêu cầu đối với chuyên viên
- Hiểu biết và vận dụng thành thạo các văn bản pháp quy về tổ chức - tiền lương hành chính Nhà nước, thi đua khen thưởng.
- Hiểu biết các quy định pháp luật liên quan trong công việc chuyên môn được giao.
Chưa thể hiện được yêu cầu của công việc đối với người thực hiện, khơng có địi hỏi về mặt kinh nghiệm và các mặt đòi hỏi khác mà một người chuyên viên cần có.
2.3. Bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc
Hiện nay tại Sở khơng có bản tiêu chuẩn thực hiện cơng việc mà chỉ giao từng chỉ tiêu đến các phòng ban, các chỉ tiêu này cũng rất chung chung không phân định được đối với từng cá nhân.
3. Quan hệ của phân tích cơng việc đối với các hoạt động khác trong tổ chức
3.1. Hoạt động kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Hàng năm Sở Tài nguyên, Môi trường và Nhà đất Hà Nội xác định số lượng biên chế của đơn vị mình trong năm tới, xây dựng kế hoạch gửi lên cấp trên xem xét, duyệt bổ sung. Các cơ quan cấp trên tập hợp kế hoạch nhân lực chung, vào quỹ tiền lương tiền công do Bộ trưởng - Trưởng ban tổ chức cán bộ Chính phủ (Bộ nội vụ) và Bộ trưởng - Bộ Tài chính thơng báo, Ban tổ chức chính quyền Thành phố phối hợp với Sở tài chính vật giá rà sốt chỉ tiêu biên chế và quỹ tiền lương, tiền công báo cáo cho UBND Thành phố ra quyết
số lượng chưa thực sự gắn với khối lượng công việc. Một trong những nguyên nhân căn bản là chưa có một sự phân tích cơng việc cho các chức danh thuộc công chức Nhà nước, nên không thể lập kế hoạch nguồn nhân lực một cách có hiệu quả.
3.2. Thi tuyển và nâng ngạch cán bộ công chức
Việc thi tuyển chưa thực sự gắn với yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan thứ nhất do những người tham dự đôi khi chỉ là con em những người trong Sở, chưa thực sự được tổ chức rộng rãi. Cách thức thi tuyển tạo kẽ hở cho một số bộ phận nhân lực hành chính chất lượng khơng đáp ứng được yêu cầu của công việc. Thứ hai do chưa có bản mơ tả nhiệm vụ rõ ràng cho các chuyên viên trong Sở. Từ đó khơng có cơ sở để so sánh giữa yêu cầu của công việc với các cá nhân dự thi tuyển công chức.
3.3. Sử dụng và đánh giá cán bộ
Việc sử dụng và đánh giá cán bộ còn nhiều hạn chế, đặc biệt chưa phát huy hết những tiềm năng của nguồn nhân lực hiện có. Phân cơng cơng việc trái với khả năng, trình độ chun mơn cịn khá phổ biến. Chính vì vậy hiệu quả cơng việc khơng cao. Kèm theo đó việc đánh giá chính những hiệu quả này lại hạn chế, đặc biệt khơng có những tiêu chuẩn rõ ràng để có thể đánh giá chính xác và phù hợp. Việc đánh giá cịn mang nặng tính hình