DANH SÁCH LAO ĐỘNG VÀ QUỸ LƯƠNG TRÍCH NỘP BHXH
ST T Họ và tên Ngày sinh Số sổ Số CMT Mức đóng BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN Mức trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN từ Cơng ty Tỷ lệ (24%) Mức trích BHXH, BHYT, BHTN từ NLĐ Tỷ lệ (10.5%) Tổng tiền phải nộp cho cơ quan bảo hiểm Ghi chú Nam Nữ 1 3 5 7 9 10 11 12 13 14 15 1 Trần Văn Kiên 27/12/83 2708002898 012098862 7.000.000 1.680.000 735.000 2 Trần Thị Thanh 12/05/82 0111199290 017335694 6.500.000 1.560.000 682.500 3 Lê Đình Phú 21/10/73 0110142219 145480578 6.000.000 630.000 525.000
4 Dương Văn Long 06/09/83 0110158560 164485704 5.031.000 1.207.440 528.255
…………. Ngày 02 tháng 01 năm 2016 GIÁM ĐỐC (Ký, họ tên) TP. TCKT (Ký, họ tên) TP. TCHC (Ký, họ tên)
NGƯỜI LẬP BIỂU
Công ty Nhiệt điện Na Dương - Mã đơn vị: TI1856
Bảng 2.9: Bảng danh sách người lao động đề nghị hưởng chế độ ốm đau tháng 01/2016 tại công ty
DANH SÁCH NGƯỜI LAO ĐỘNG ĐỀ NGHỊ HƯỞNG CHẾ ĐỘ ỐM ĐAU
Tháng 01 năm 2016
Số hiệu tài khoản: 06132230236 Mở tại: Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam
STT Họ và tên Số sổ BHXH Điều kiện tính hưởng Tiền lương tính hưởng BHXH Thời gian đóng BHXH Số đơn vị đề nghị Chi chú Số ngày nghỉ Số tiền Trong kỳ Luỹ kế từ đầu năm A B C D 1 2 3 4 5 E I Bản thân ốm ngắn ngày
1 Nguyễn Tuyết Mai 0109013981 Bình thường 7.000.000 3 năm 10 tháng 2 2 403.845 Ốm
II Bản thân ốm dài ngày III Con ốm
Tổng cộng
Ngày 20 tháng 01 năm 2016
Cán bộ BHXH Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Tài khoản sử dụng
Công ty dùng TK 338 – Phải trả, phải nộp khác để phản ánh các khoản phải trả, phải nộp khác cho cơ quan pháp luật, cho các tổ chức đồn thể xã hội, cho cấp trên về kinh phí cơng đồn, bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp,….
Các tài khoản cấp 2 của TK 338 mà công ty Nhiệt điện Na Dương đang sử dụng để hạch toán các khoản trích theo lương là:
Tài khoản 3382 – Kinh phí cơng đồn: Phản ánh tình hình trích và thanh tốn kinh phí cơng đồn ở đơn vị.
Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội:Phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm xã hội ở đơn vị.
Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế:Phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm y tế ở đơn vị.
Tài khoản 3386 – Bảo hiểm thất nghiệp:Phản ánh tình hình trích và thanh tốn bảo hiểm thất nghiệp ở đơn vị.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 622, TK 627, TK 642, TK 112….
Quy trình kế toán
Đầu tháng bộ phận quản lý ở từng phịng ban, phân xưởng có trách nhiệm lập danh sách đóng Bảo hiểm gửi lên phịng tổ chức lao động. Phịng TC-LĐ có trách nhiệm tập hợp danh sách đóng bảo hiểm gửi lên phịng kế tốn để kế tốn tiến hành tính các khoản trích theo lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty đồng thời đây cũng là căn cứ để cuối tháng kế tốn thực hiện việc tính khoản giảm trừ mà người lao động phải đóng trên bảng thanh tốn lương.
Nếu trong tháng có sự thay đổi (tăng giảm) về số lao động đóng bảo hiểm thì kế tốn phải ra cơ quản bảo hiểm để khai báo.
kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Sau đó kế tốn thực hiện các thủ tục để ra ngân hàng nộp tiền bảo hiểm.
Hàng tháng tuỳ thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHYT trả thay cho lương trong tháng của đơn vị, kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương, tập hợp cho các phòng ban lập bảng này là “phiếu nghỉ lương BHXH”, khi lập phiếu này phải phân chi tiết theo từng trường hợp nghỉ ốm, nghỉ thai sản, dưỡng sức…trong mọi khoản phải phân ra số ngày, số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương.
Cuối tháng, sau khi kế toán tổng hợp số ngày nghỉ, số tiền trợ cấp cho từng người và cho toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho cán bộ phụ trách BHXH xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này lập 2 liên:
- 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý BHXH cấp trên để tất toán - 1 liên lại phịng Kế tốn cùng các chứng từ có liên quan.
Trên phần mềm việc hạch tốn các khoản bảo hiểm trích theo lương được tiến hành đồng thời với việc lập bảng thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên trong công ty.
Kết thúc mỗi cơng đoạn phần mềm sẽ tự động hạch tốn theo đúng bản chất của nghiệp vụ phát sinh.
2.2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trên máy vi tính tại Cơng ty
2.2.2.1. Kế tốn tiền lương tại cơng ty
Để trình bày làm rõ cơng tác kế tốn tiền lương trên phần mềm kế tốn Misa tại cơng ty, em xin phép được lấy ví dụ cụ thể để minh họa là cơng tác kế tốn tiền lương cho bộ phận phân xưởng điện trong tháng 01/2016
Lập bảng chấm công: Sau khi nhận được bảng chấm công theo buổi, bảng chấm cơng
làm thêm giờ của các bộ phận phịng ban và các phân xưởng (Đã được phòng Tổ chức duyệt) kế tốn tiến hành lập bảng chấm cơng như sau:
Tiền lương\ Chấm cơng\ Thêm
Hình 2.5: Màn hình tạo bảng chấm cơng trên phần mềm Misa tại công ty
Tại đây kế tốn tích chọn
Loại chấm cơng: “Chấm cơng theo buổi” Thời gian : Tháng “01” năm “2016” Đơn vị : “PD” Phân xưởng điện
Tên bảng chấm công: “Bảng chấm công theo buổi tháng 1 năm 2016 – PX Điện”
Sau đó tích chọn “Đồng ý”. Phần mềm sẽ tự động tạo bảng chấm công. Thông tin trên bảng chấm công lúc này sẽ hiển thị toàn bộ nhân viên trong phân xưởng điện đi làm đủ 26 ngày cơng trong tháng.
Tại đây kế tốn tiến hành tích chọn để phản ánh tình hình ngày cơng theo buổi trên bảng chấm cơng đã được duyệt bằng cách tích chuột trái vào ngày cần thay đổi thơng tin và chọn mã ký hiệu chấm cơng cần thay đổi.
Ví dụ trong tháng Anh Dương Văn Xa nghỉ ngày 12/01/2016 ….
Sau khi hồn thành việc phản ánh ngày cơng thực tế của nhân viên trong tháng kế toán bấm “Cất” phần mềm sẽ tự động lưu thông tin và đây và cơ sở thông tin cho việc lập bảng tổng hợp chấm cơng.
Bước tiếp theo kế tốn lập bảng tổng hợp chấm cơng. Tại đây kế tốn điền thơng tin về giờ công làm thêm, công hưởng chế độ ốm đau, thai sản…
Kế tốn thực hiện Tiền lương\ Tởng hợp chấm công\ Thêm
Tương tự như việc lập bảng chấm cơng.Tại đây kế tốn tích chọn Loại chấm cơng: “Chấm công theo buổi”
Thời gian : Tháng “01” năm “2016” Đơn vị : “PD” Phân xưởng điện
Tên bảng tổng hợp chấm công: “Bảng tổng hợp chấm công theo buổi tháng 1 năm 2016 – PX Điện”
Sau đó tích chọn “Đồng ý”. Phần mềm sẽ tự động tạo bảng chấm công.
Thông tin về số ngày công của nhân viên trên bảng chấm công sẽ được tự động cập nhật vào bảng tổng hợp chấm công.
Cơng việc của kế tốn lúc này là căn cứ vào bảng chấm công làm thêm giờ đã được duyệt để điền thêm thông tin số giờ công nhân viên làm thêm ngày thường, ngày chủ nhật và ngày lễ tết.
Ví dụ: Anh Cù Hồng Quân. Số giờ công làm thêm ngày chủ nhật: 04 giờ và số giờ công làm thêm ngày lễ tết” 04 giờ.
Sau khi hoàn thành việc phản ánh số giờ công làm thêm thực tế của nhân viên trong tháng kế toán bấm “Cất” phần mềm sẽ tự động lưu thông tin và đây và cơ sở thông tin cho việc lập bảng tính lương tháng 1 năm 2016 phân xưởng điện.
Lập bảng tính lương: Sau khi đã lập bảng chấm công và bảng tổng hợp chấm công kế
tốn tiến hành lập bảng tính lương theo phân hệ sau:
Tiền lương\ Tính lương.
Tại đây kế tốn tiếp tục chọn
Loại bảng lương: “Lương thời gian theo buổi” Kỳ tính lương: Tháng “01” năm “2016”
Đơn vị: “PD” Phân xưởng điện
Tên bảng lương: “Bảng lương thời gian theo buổi tháng 1 năm 2016 - PX Điện” Tại đây kế tốn tích chọn ơ “Tạo mới trên bảng lương khác”
Dựa trên bảng lương “Bảng lương thời gian theo buổi tháng 12 năm 20165 - PX Điện” Sau khi đã chọn đầy đủ thơng tin kế tốn bấm chọn “Đồng ý”. Phần mềm sẽ tự động tạo bảng lương theo thiết lập quy định tính lương của cơng ty và thông tin trên bảng tổng hợp chấm công. Cụ thể với phân xưởng Điện thì quy định tính lương được cơng ty thiết lập như sau:
-Các quy định chung:
+ Mức lương tối thiểu: 2.150.000đ
+ Số ngày công trong tháng: “26” ngày/tháng + Số giờ công trong ngày: “8” giờ/ngày
+ Tỷ lệ hưởng lương làm thêm: Như đã trình bày ở phần 2.2.1.3 Hình thức trả
lương của Cơng ty
+ Tỷ lệ cơng ty, nhân viên đóng bảo hiểm: Như “Bảng 2.3: Tỷ lệ các khoản trích theo lương Cơng ty áp dụng năm 2016”
+ Giảm trừ thu nhập cá nhân: Giảm trừ bản thân: 9.000.000đ , Giảm trừ người phụ thuộc: 3.600.000/người.
-Quy định khác:
Kế toán thực hiện: Hệ thống\ Tùy chọn\ Tiền lương Tại đây kế tốn tích chọn:
+ Chấm cơng: “Làm việc ngày thứ bảy”
+ Trả lương: “Lấy theo số tiền lương phải trả trên bảng lương”
Để phù hợp với tình hình kế tốn tiền lương tại cơng ty kế tốn có thể sửa mẫu bảng lương hoặc thiết lập công thức cho cột trong bảng thanh toán lương bảng cách:
- Sửa mẫu: kế tốn tích chuột phải vào bảng lương sau đó tích vào dịng “sửa mẫu” tại đây kế tốn có thể tích chọn cột hiển thị hoặc khơng hiển thị sao cho phù hợp với tính hình kế tốn tiền lương tại công ty.
- Lập cơng thức cho cột: kế tốn tích chuột vào cột cần thiết lập cơng thức, sau đó kích chuột phải chọn dịng “Lập cơng thức cho cột” phần mềm sẽ tự động hiện ra bảng tùy chọn để ta có thể thiết lập hoặc đặt lại cơng thức cho cột.
Phân bở và hạch tốn chi phí lương: Sau khi thực hiện xong bảng tính lương ta tích
chọn “Hạch tốn lương” ngay trên giao diện bảng lương hoặc vào theo phân hệ : Tiền lương\ Hạch tốn chi phí lương. Lúc này phần mềm sẽ tự động hạch tốn chi phí lương
theo bảng lương đã lập.
Hình 2.9: Bảng hạch tốn chi phí lương tháng 01/2016 tại công ty
Công Ty Nhiệt điện Na Dương
Xã Sàn Viên, Huyện Lộc Bình, Tỉnh Lạng Sơn
CHỨNG TỪ KẾ TỐN
Tên
: Phân xưởng Điện Số: HTCPL01/16
Địa chỉ: Công Ty Nhiệt điện Na Dương Ngày: 31/01/2016
Diễn giải: Hạch tốn chi phí lương tháng 01 năm 2016
STT Diễn giải Ghi Nợ Ghi Có Thành tiền
Lương chính 622 3341 265.792.924
1
Lương làm thêm 622 3341 13.463.653
2
Phụ cấp thuộc quỹ lương 622 3341 18.400.000
3 BHTN cơng ty đóng 622 3386 2.678.255 4 BHTN nhân viên đóng 3341 3386 2.678.255 5 BHXH cơng ty đóng 622 3383 48.208.590 6 BHXH nhân viên đóng 3341 3383 21.426.040 7 BHYT cơng ty đóng 622 3384 8.034.765 8
BHYT nhân viên đóng 3341 3384 4.017.391
9 KPCĐ cơng ty đóng 622 3382 5.356.510 10 Cộng 390.056.383 Thành tiền bằng chữ:
Ba trăm chín mươi triệu khơng trăm năm mươi sáu nghìn ba trăm tám mươi ba đồng chẵn.
Ghi
chú: Kế toán trưởng Giám đốc
Khi thanh toán lương cho nhân viên kế toán lập phiếu chi theo phân hệ sau:
Quỹ\ Chi tiền. Tại đây kế tốn ghi rõ thơng tin trên phiếu chi như: Người nhận tiền, lý
do chi, số tiền và ngày hạch tốn sau đó bấm “Cất”.
Hình 2.10: Phiếu chi thanh tốn lương tháng 01/2016
Công Ty Nhiệt điện Na Dương
Xã Sàn Viên, Huyện Lộc Bình, Tỉnh Lạng Sơn
Mẫu số 02 - TT
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU CHI Quyển
số:
Ngày 31 tháng 01 năm 2016 Số: PC95 Nợ: 3341 Có: 1111 Họ và tên người nhận
tiền: Ngô Ánh Tuyết
Địa
chỉ: Phân xưởng Điện Lý do
chi: Thanh toán tiền lương T01/2016 cho Phân xưởng Điện Số
tiền: 200.534.891 VND Viết bằng
chữ: Hai trăm triệu, năm trăm ba mươi tư nghìn, tám trăm chín mốt đồng chẵn. Kèm
theo: ........... chứng từ gốc
Ngày......tháng......năm........ .......
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận tiền
(Ký, họ tên, đóng
dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng
chữ): Hai trăm triệu, năm trăm ba mươi tư nghìn, tám trăm chín mốt đồng chẵn . Để xem báo cáo sổ chi tiết các tài khoản: 3341, 3382, 3383, 3384, 3386… kế tốn chọn Báo cáo\ Tởng hợp\ Sở chi tiết các tài khoản\ Xem. Tại đây phần mềm sẽ tự động sinh chứng từ kế tốn tích chọn thời gian và tài khoản cần xem sổ chi tiết, bấm “Đồng ý”.Hoặc Báo cáo\Tổng hợp\ Sổ cái – Hình thức nhật ký chung\ Xem.
Hình 2.11: Sổ chi tiết tài khoản 3341 tháng 01/2016 tại Công ty
Công Ty Nhiệt điện Na Dương
Xã Sàn Viên, Huyện Lộc Bình, Tỉnh Lạng Sơn
SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN
Loại tiền: VND; Tài khoản: 3341; Tháng 01 Năm 2016
Ngày hạch
toán Ngày chứngtừ Số chứng từ Diễn giải khoảnTài TK đốiứng Phát sinh Nợ Phát sinh Có Dư Nợ Dư Có
15/01/2016 15/01/2016 PC67 Chi tạm ứng lương tháng 01/2016 cho phân xưởng điện 3341 1111 69.000.000
15/01/2016 15/01/2016 PC68 Chi tạm ứng lương tháng 01/2016 cho phân xưởng NVL 3341 1111 73.600.000
15/01/2016 15/01/2016 PC69 Chi tạm ứng lương tháng 01/2016 cho phân xưởng sửa chữa 3341 1111 71.000.000
15/01/2016 15/01/2016 PC70 Chi tạm ứng lương tháng 01/2016 cho phân xưởng hóa 3341 1111 51.000.000
15/01/2016 15/01/2016 PC71 Chi tạm ứng lương tháng 01/2016 cho phân xưởng lò máy 3341 1111 48.000.000
15/01/2016 15/01/2016 PC72 Chi tạm ứng lương tháng 01/2016 cho khối văn phòng 3341 1111 183.000.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL01/16 Lương chính 3341 622 265.792.924
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL01/16 Lương làm thêm 3341 622 13.463.653
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL01/16 Phụ cấp thuộc quỹ lương 3341 622 18.400.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL01/16 BHTN nhân viên đóng 3341 3386 2.678.255
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL01/16 BHXH nhân viên đóng 3341 3383 21.426.040
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL01/16 BHYT nhân viên đóng 3341 3384 4.017.391
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL02/16 Lương chính 3341 622 267.825.500
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL02/16 Lương làm thêm 3341 622 10.142.625
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL02/16 Phụ cấp thuộc quỹ lương 3341 622 18.400.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL02/16 BHTN nhân viên đóng 3341 3386 2.678.255
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL02/16 BHXH nhân viên đóng 3341 3383 21.426.040
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL02/16 BHYT nhân viên đóng 3341 3384 4.017.391
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL03/16 Lương làm thêm 3341 622 6.191.069
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL03/16 Phụ cấp thuộc quỹ lương 3341 622 18.400.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL03/16 BHTN nhân viên đóng 3341 3386 2.678.255
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL03/16 BHXH nhân viên đóng 3341 3383 21.426.040
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL03/16 BHYT nhân viên đóng 3341 3384 4.017.391
……………………………
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL06/16 Lương chính 3341 6421 670.730.768
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL06/16 Lương chính 3341 6271 184.000.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL06/16 Phụ cấp thuộc quỹ lương 3341 6421 67.400.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL06/16 Phụ cấp thuộc quỹ lương 3341 6271 18.400.000
31/01/2016 31/01/2016 HTCPL06/16 BHTN nhân viên đóng 3341 3386 8.585.000