PHẦN SẢN XUẤT BAO BÌ VÀ THƯƠNG MẠI LAM SƠN
3.2.1.2. Cách thức thực hiện giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn:
Quản lý vốn bằng tiền:
Công ty phải tập trung quản lý tiền mặt một cách cụ thể để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng tiền để kểm soát quản lý lưu lượng tiền mặt tại quỹ và tài khoản thanh toán ở ngân hàng, kiểm soát chi tiêu của Công ty, bù đắp thâm hụt ngân sách, giải quyết tình trạng thừa, thiếu tiền mặt trong ngắn hạn cũng như trong dài hạn.
Xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt:
Dự trữ tiền mặt (tiền tại quỹ và tiền trên tài khoản thanh toán tại ngân hàng) là điều tất yếu mà Công ty phải làm để đảm bảo việc thực hiện các giao dịch kinh doanh hàng ngày cũng như đáp ứng nhu cầu về phát triển kinh doanh trong từng giai đoạn để tồn động trong quỹ tiền mặt quá nhiều sẽ gây nên việc ứ động vốn, tăng rủi ro về tỷ giá ( nếu dự trữ ngoại tệ), tăng chi phí sử dụng vốn. Hơn nữa, sức mua của đồng tiền có thể giảm sút nhanh do lạm phát.
Và nếu Công ty dự trữ quá ít tiền mặt thì không đủ tiền thanh toán sẽ bị giảm uy tín với nhà cung cấp, ngân hàng và các bên liên quan. Công ty sẽ mất cơ hội hưởng các khoản ưu đãi dành cho giao dịch thanh toán ngay bằng tiền mặt, mất khả năng phản ứng linh hoạt với các cơ hội đầu tư phát sinh ngoài dự kiến. Chính vì vậy, quỹ tiền mặt của Công ty luôn luôn đảm bảo lúc nào cũng cân đủ lượng tiền trong qũy. Lượng tiền
mặt dự trữ tối ưu của Công ty phải thoã mãn được 3 nhu cầu chính: chi cho các khoản phải trả phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh hằng ngày như trả cho nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, trả người lao động, trả thuế, dự phòng cho các khoản chi ngoài kế hoạch, dự phòng cho các cơ hội phát sinh ngoài dự kiến khi thị trường có sự thay đổi đột ngột.
Công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như những thất thoát trong hoạt động:
Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức đủ chi tiêu cho hoạt động kinh doanh của Công ty để áp dụng những nhu cầu thanh toán không thể chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu Pháp luật liên quan. Theo Luật thuế Giá trị gia tăng (sửa đổi), có hiệu lực từ ngày 01/01/2010, tất cả các giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên nếu không có chứng từ thanh toán qua ngân hàng sẽ không được khấu trừ thuế giá trị giá trị gia tăng đầu vào.
Xây dựng quy trình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bao gồm danh các mẫu bảng biểu, chứng từ (hợp đồng kinh tế, hoá đơn, phiếu nhập kho, biên bản giao nhận…). Xác định quyền và hạn mức phê duyệt của các cấp quản lý trong Công ty. Đưa ra quy tắc rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của các bộ phận liên quan đến quá trình thanh toán để việc thanh toán diễn ra thuận lợi và chính xác.
Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ. Có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, sổ quỹ với số liệu kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kì đối chiếu số dư giữa sổ sách kế toán của Công ty với số dư của ngân hàng để phát hiện kịp thời và xử lí các khoản chênh lệch nếu có.
Xây dựng và phát triển các mô hình dự báo tiền mặt
Tính toán và xây dựng các bảng hoạch định ngân sách giúp Công ty ước lượng được khoảng định mức ngân quỹ vì đây là công cụ hữu hiệu trong việc dự báo thời điểm thâm hụt ngân sách để Công ty chuẩn bị nguồn bù đắp cho các khoản thiếu hụt này. Nhà quản lý Công ty phải dự đoán các nguồn nhập, xuất ngân quỹ theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng thời kỳ và đưa ra phương thức dự đoán định kì chi tiết theo tuần, tháng, quý và tổng quát cho hàng năm cũng được sử dụng thường xuyên nhằm dự báo lượng tiền mặt chính xác, hợp lý, không gây thất thoát cho
Công ty .
Nguồn nhập ngân quỹ là khoản thu được từ hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền từ các nguồn đi vay, tăng vốn, bán TSCĐ không dùng đến…
Nguồn xuất ngân quỹ là khoản chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh, trả nợ vay, trả tiền vay, trả cổ tức, mua sắm TSCĐ, đóng thuế vào các khoản phải trả khác.
Mặc dù Công ty có thể đã áp dụng các phương pháp quản lý tiền mặt một cách hiệu quả, nhưng do những lý do khách quan ngoài tầm kiểm soát, Công ty bị thiếu hoặc thừa tiền mặt, Công ty có thể áp dụng những biện pháp sau để cải thiện tình hình: Một là, khi thiếu tiền mặt cần đẩy nhanh tiến trình thu nợ, giảm số lượng hàng tồn kho, giảm tốc độ thanh toán cho các nhà cung cấp bằng cách sử dụng hối phiếu khi thanh toán hoặc thương lượng lại thời gian thanh toán với nhà cung cấp, bán các tài sản thừa, không sử dụng, hoãn thời gian mua sắm tài sản cố định và hoạch định lại các khoản đầu tư, giãn thời gian chi trả cổ tức, vay ngắn hạn, sử dụng biện pháp “bán và thuê lại” TSCĐ.
Hai là, khi thừa tiền mặt trong ngắn hạn sử dụng các khoản đầu tư qua đêm của ngân hàng, sử dụng hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn với điều khoản rút gốc linh hoạt, đầu tư vào những sản phẩm tài chính có tính thanh khoảng cao (trái phiếu chính phủ), đầu tư vào cổ phiếu quỹ ngắn hạn.
Ba là, khi thừa tiền mặt trong dài hạn cần đầu tư vào các dự án mới, tăng tỷ lệ cổ tức, mua lại cổ phiếu, thanh toán các khoản vay dài hạn, mua công ty khác.
Quản lý các khoản phải thu
Quản lý các khoản thu thì đầu tiên là đưa ra chính sách,chính sách này muốn thực hiện tốt phải có con người và sẽ dùng công cụ để hỗ trợ theo một quy trình đã đề ra:
* Chính sách:
Qui định về điều kiện khách hàng đủ tiêu chuẩn được nợ là khách hàng mua nợ của Công ty phải mua hàng nhiều lần với hạn mức thanh toán ngay và có một quá trình làm việc lâu dài với Công ty mình, hạn mức nợ sau khi đã kiểm tra các thang bậc đánh giá cho từng tiêu chí cụ thể về khả năng thanh toán, doanh thu dự kiến, lịch sử thanh toán, cơ sở vật chất…của từng khách hàng.
Đối với người có thẩm quyền quyết định cho hạn mức khách hạn nợ là từ tổng giám đốc, giám đốc bán hàng, trưởng phòng, đến nhân viên bán hàng. Đồng thời, sẽ
hưởng hợp lý cho những nhân viên thu nợ đạt được những chỉ tiêu đề ra để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc.Các chính sách này là nền tảng, là tài liệu hướng dẫn cho cả hệ thống và là một kênh thông tin hiệu quả liên kết các phòng, ban trong Công ty trong quá trình kết hợp để quản lý công nợ.
Ngoài ra để quản lý tốt các khoản cần thu Công ty phải có chính sách tín dụng tốt.
Chính sách tín dụng bao gồm các yếu tố: Tiêu chuẩn bán chịu, thời hạn bán chịu, thời hạn chiết khấu, tỷ lệ chiết khấu. Việc hạ thấp tiêu chuẩn bán chịu hoặc mở rộng thời hạn bán chịu, hay tăng tỷ lệ chiết khấu đều có thể làm cho doanh thu và lợi nhuận tăng, đồng thời kéo theo các khoản phải thu, cùng với những chi phí đi kèm các khoản phải thu này cũng tăng và có nguy cơ phát sinh nợ khó đòi. Do đó, khi Công ty quyết định thay đổi một yếu tố nào cũng cần cân nhắc, so sánh giữa lợi nhuận mà Công ty có thể có được với mức rủi ro do gia tăng nợ không thể thu hồi mà Công ty phải đối mặt để có thể đưa ra chính sách tín dụng phù hợp .
Về chính sách bán chịu, Công ty có nên thực hiện hay không thực hiện chính sách bán chịu và thực hiện chính sách bán chịu như thế nào? Quyết định cuối cùng của Công ty phải dựa trên cơ sở cân đối giữa lợi nhuận thu được và chi phí bị mất đi thực hiện chính sách bán chịu.
* Con người:
Công ty nên có một bộ phận chuyên trách về quản lý thu nợ và theo dõi công nợ, chia theo nghành nghề kinh doanh của khách hàng, vị trí địa lý hoặc giá trị công nợ. Những nhân viên này được đào tạo về kỹ năng giao tiếp qua điện thoại, khả năng thuyết phục khách hàng thanh toán hoặc cam kết thanh toán, cách xử lý các tình huống khó, sử dụng thành thạo các phần mềm hỗ trợ….
* Công cụ:
Công ty phải đầu tư phần mềm kế toán có phần hành hỗ trợ quản lý công nợ. Những phần mềm ứng dụng này có thể ra được các báo cáo tổng hợp cùng báo cáo công nợ chi tiết đến từng khách hàng theo các tiêu chí mà nhà quản lý đề ra, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên thu nợ
* Quy trình:
Trước khi ký hợp đồng cho khách nợ, nhân viên bán hàng nên trực tiếp đến thăm trụ sở công ty khách để trao đổi, thu thập thông tin, tiến hành đánh giá xem khách
hàng có điều kiện được nợ không. Sau đó đề ra hạn mức nợ cho khách hàng.
Khi ký hợp đồng phải thông qua sự kiểm tra của bộ phận quản lý công nợ để chắc chắn rằng khách hàng không có tiền sử xấu về nợ, nợ khó đòi đã bị đóng hợp đồng. Mẫu hợp đồng này phải có đầy đủ các điều khoản về hạn mức nợ, thời gian thanh toán…
Sau khi ký hợp đồng, Công ty nên gửi invoice (bản liệt kê), hóa đơn cho khách hàng đúng kì hạn bằng chuyển phát nhanh, thư đảm bảo để chắc chắn rằng khách hàng nhận được giấy tờ và trong thời gian ngắn nhất, liên lạc với khách hàng để giải quyết vướng mắc, đẩy nhanh tiến trình, gửi thư nhắc nợ lần 1, 2, 3 với các mốc thời gian cụ thể cho khách hàng có tuổi nợ cao hơn thời gian cho phép, hẹn gặp và đến thăm khách hàng nếu thấy trao đổi trong điện thoại không hiệu quả. Nếu khó thu hồi nợ có thể nhờ công ty chuyên thu nợ hoặc bán nợ.