Ắt hẳn bạn đã từng thấy bảng tính Excel với những dịng tơ màu cách nhau, thí dụ dịng chẵn thì tơ màu xám, dịng lẻ khơng tơ hoặc tơ màu khác.
Trình bày bảng tính tơ màu cách dịng như vậy khiến cho bảng tính có vẻ Pro và làm cho người dùng dễ đọc dữ liệu. Bạn có thể định dạng từ từ bằng tay từng dòng, nếu bạn đủ kiên nhẫn, nhưng bạn biết rồi đấy, kiên nhẫn 1 lần thì chưa đủ. Bạn sẽ phải bực mình khi cần xố dịng, chèn dịng, cập nhật dữ liệu.
May sao, sử dụng Conditional Formatting có thể giúp bạn thực hiện tô màu nhanh và loại bỏ hết những phiền tối trên sau khi tơ màu.
Giả sử bạn có dữ liệu trong vùng A1:H57, và bạn dự trù sẽ cập nhật cho đến hết tháng sẽ khoảng 100 dòng. Vậy bạn đánh dấu chọn khối A1:H100 sao cho ô A1 là ô hiện hành. Dùng cách như chiêu 18, 19, để vào chỗ cần gõ công thức của chức năng Conditional Formatting, và gõ công thức sau:
= Mod(Row(),2)
Nhấn format và chọn màu tơ cho dịng lẻ. Ngun nhân tơ dịng lẻ: Cơng thức trên sẽ cho các giá trị lần lượt là 1, 0, 1, 0, … đến hết dòng 100, tương ứng với True, False, … và Conditional Formatting sẽ chỉ tơ dịng True.
Cũng như vậy nếu bạn muốn tơ màu cột cách cột, thì dùng cơng thức =Mod(Column(),2)
Ghi chú: Nếu bạn có sử dụng ASAP Utilities, bạn cũng có thể làm được như sau: Vào menu ASAP – Row & Column – Color Each n‟th row or column in selection
Chọn Row hoặc column tuỳ ý, chọn màu tuỳ ý, gõ 2 trong ô Steps, đánh dấu vào mục chọn Conditional Formatting.
Kết quả công thức của Condition là =MOD(ROW()-1,2*1)+1<=1
Cơng thức trên có vẻ hơi phức tạp nhưng nếu rút gọn là: = Mod(Row()-1,2)=0 thì hiệu quả tương tự như cơng thức trên. Sở dĩ nó phức tạp, là để có thể thay đổi phương pháp tơ màu theo steps đã chọn. Thí dụ khi chọn step = 3, cách 2 dịng tơ 1 dịng, nghĩa là như hình sau: Chỉ tơ dịng có Mod(Row()-1,3)=0
Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện, nhưng khơng linh hoạt: Tất cả các dịng lẻ từ 1 đến 100 đều bị tơ màu, dù có dữ liệu hay khơng. (nhớ lại, dữ liệu hiện tại của bạn chỉ đến dịng 57). Vậy có thể chỉ tơ tự dộng đến hết dịng cuối có dữ liệu, cị những ơ chưa có dữ liệu chỉ bị tơ màu sau khi nhập liệu không? Hãy xem cách sau đây:
Tô màu động:
Chỉ cần bạn sửa cơng thức trên lại 1 xíu xiu: =And( Mod(Row(),2),CountA($A1:$H1))
Chú ý chỗ tham chiếu tuyệt đối cột và tương đối dịng. Ý nghĩa cơng thức này là: - khi bạn đứng ở dịng 1, đó là dịng lẻ và vùng A1:H1 có dữ liệu => tơ màu. - Nếu bạn đứng ở dịng 10, cơng thức trở thành =And(
Mod(Row(),2),CountA($A10:$H10)) nghĩa là dịng chẵn và có dữ liệu => khơng tơ màu
- Nếu bạn đứng ở dịng 59: dịng lẻ nhưng khơng có dữ liệu => khơng tơ màu.
Mở rộng: Tơ màu cách 2 dịng tơ 1, hoặc tơ xen kẽ 3 màu trở lên:
bạn chỉ cần sửa công thức ASAP cho phù hợp, kết hợp với CountA() cho linh hoạt. Thí dụ với các cơng thức như hình:
Chiêu thứ 22: Tạo hiệu ứng 3D trong các bảng tính hay các ơ