Advanced Filter
Nếu bạn đã quen với công cụ Auto Filter, bạn hẳn đã thấy những hạn chế của AutoFilter. Nếu bạn cần xử lý chọn lọc dữ liệu ngoài giới hạn này, Advanced Filter là 1 chọn lựa tốt.
Dù cho bị hạn chế, AutoFilter cũng đã là 1 cơng cụ hữu ích để chỉ thể hiện 1 phần dữ liệu lên màn hình theo 1 vài điều kiện nào đó. Nhưng đơi khi bạn khơng thể chọn lọc thông tin cần thiết khi dùng AutoFilter.
Xin nói thêm, Excel 2003 và kể cả Excel 2007 chỉ có thể lọc 1 lần 2 điều kiện (And hoặc Or) cho 1 cột. Hơn thế, nếu bạn muốn lọc dữ liệu theo 2 tiêu chí trên 2 cột, thì chỉ có thể kết hợp bằng tốn tử And giữa các điều kiện của 2 cột.
phải sắp xếp dữ liệu đúng chuẩn như lời nói đầu (bài 1, 2, 3): - chừa ít nhất 3 dịng trống trên cùng bảng dữ liệu
- Dùng 1 dòng duy nhất làm tiêu đề bảng dữ liệu - Không merge bất cứ ô nào của bảng dữ liệu
Khi sử dụng AdF, bạn sẽ phải dùng tiêu đề cột làm tiêu chí lọc, nên bạn sẽ phải copy tiêu đề cột dán vào chỗ nào đó trên dịng 1. Nhưng tốt nhất bạn nên dùng 1 công thức chẳng hạn như =A4 để bảo đảm rằng bất cứ lúc nào điều kiện lọc cũng đúng, dù cho bạn có thay đổi tiêu đề cột.
Dùng công thức này cho tất cả các cột mà bạn muốn làm tiêu chí lọc.
Sau đó ngay dưới mỗi tiêu đề (dòng 2, và 3) bạn để những điều kiện lọc. Những điều kiện lọc sẽ dùng những toán tử so sánh như: =, >, <, >=, <=, <>.
Ghi nhớ 1 điều rằng những điều kiện Or cần sắp xếp theo chiều đứng, những điều kiện And sẽ sắp theo hàng ngang. Do đó nếu bạn cần lọc theo 2 điều kiện And và cùng 1 tiêu chí, thì phải dùng 1 tiêu đề cột trên 2 ơ.
Sau đây là các hình minh hoạ:
Kết hợp 2 And và 1 Or: (MLuong<700 And MLuong>400 And BPhan=”KT”) Or
BPhan=”HC”
Kết hợp 2 And và 2 Or: (MLuong<700 And MLuong>400 And BPhan=”KT”) Or
Trên đây chỉ là những thí dụ đơn giản, mà bạn có thể sử dụng AutoFilter. Bây giờ ta áp dụng AdF cho vài thí dụ mà AutoFilter khơng làm được Bây giờ ta áp dụng AdF cho vài thí dụ mà AutoFilter khơng làm được:
Bất cứ khi nào áp dụng AdF cho điều kiện là công thức như các trường hợp dưới đây, bạn phải nhớ không dùng tiêu đề của bảng dữ liệu làm tiêu đề cho điều kiện. Bạn hãy đặt 1 tên cho điều kiện, hoặc để trống.
Thí dụ 1: Bạn muốn lọc dữ liệu cột mức lương với những giá trị thoả điều kiện
nhỏ hơn mức lương trung bình, thì dùng cơng thức sau:
=D6<AVERAGE($D$6:$D$22), kết quả sẽ là True hoặc False, bạn đừng quan tâm, mà cứ dùng AF, ô D2 là giá trị trung bình tính sẵn 468,8235 để bạn tiện theo dõi:
Bạn cũng có thể kết hợp với điều kiện bộ phận là KT:
Lưu ý rằng D6 là 1 tham chiếu tương đối trong khi $D$6:$D$22 là 1 tham chiếu tuyệt đối. Điều này là cần thiết để Excel dị tìm lần lượt D6, D7, … trong vùng cố định $D$6:$D$22, hễ giá trị nào của D6, D7, … mà có kết quả True thì cho hiện, False thì ẩn dịng. Đó là cách mà anh Bill ta thực thi AdF.
Thí dụ 2: Nhận thấy rằng có những mức lương mà nhiều người hưởng, và có
những mức lương mà chỉ 1 người có, ta muốn lọc ra những người có mức lương trùng với 1 người nào khác, ta dùng công thức như sau:
=COUNTIF($D$6:$D$22;D6)>1
Cịn nếu muốn lọc những người có mức lương độc, chỉ 1 người có, ta dùng cơng thức:
=COUNTIF($D$6:$D$22;D6)=1
Bây giờ nếu bạn muốn lọc ra chỉ những mức lương khơng trùng nhau, cho ra 1 cột khác thì làm như sau: khi mở hộp thoại AF, hãy click vào ô Copy to another
location, click chọn vào ô Unique records only, chọn thêm ô sẽ copy sang ở ô Copy To, và để trống vùng Criteria: