Bạn có thể dùng Excel để chọn ra một cách ngẫu nhiên ba người thắng cuộc – 1, 2 và 3 từ một danh sách trên bảng tính. Để thực hiện điều này một cách dễ dàng nhất và công bằng nhất, bạn nên dùng hàm RAND kết hợp với tính năng sắp xếp của Excel.
Tại ô A2 bạn nhập vào hàm =RAND và sao chép xuống đến ơ A10. Bạn có thể sắp xếp các cột Name, Age và ID No. theo cột A và từ đó chọn ra được ngẫu nhiên 3 người thắng cuộc.
Hàm RAND sẽ được tự động tính lại mỗi khi có sự thay đổi trên bảng tính, do vậy chúng ta có thể nhấn F9 để ép Excel tính tốn lại và từ đó chọn ra được những phần tử trong danh sách một cách ngẫu nhiên. Tuy nhiên chúng ta cần phải tạo một thủ tục sắp xếp lại dữ liệu sau khi Excel tạo ra bộ số ngẫu nhiên mới.
Để việc chọn lựa được dễ dàng, chúng ta sẽ ghi một Macro và gán nó vào một nút lệnh trên bảng tính. Mỗi khi muốn chọn ra nhóm người thắng cuộc thì bạn chỉ cần nhấn nút lệnh này. Bạn làm theo hướng dẫn sau:
Bước này bạn sẽ tiến hành ghi Macro, bạn chọn một ô bất kỳ và vào Developer ➝ Code ➝ Record Macro (E2003: Tools ➝ Macro ➝ Record New Macro…). Chọn 4 cột A, B, C và D rồi nhấn F9. Vào Data ➝ Sort & Filter ➝ Sort ➝ chọn sắp xếp cột A theo thứ tự tùy ý (nhỏ ➝ lớn hoặc lớn ➝ nhỏ).
Bước tiếp theo, bạn hãy vào ngăn Developer ➝ nhóm Controls ➝ Insert (E2003: View ➝ Toolbars ➝ Forms) ➝ chọn Button (Form Control) và vẽ thành một nút trên bảng tính ➝ chọn tên Macro vừa ghi ➝ nhấn OK để hoàn tất.
Bạn chọn cột A và ẩn nó để người dùng không thấy các số ngẫu nhiên. Mỗi lần bạn nhấp chuột lên nút Pick Winner thì dữ liệu của bạn sẽ được sắp xếp một cách ngẫu
nhiên và bạn có thể dễ dàng chọn ra 3 người thắng cuộc.
Lưu ý: Hàm RAND trong các phiên bản trước Excel 2003 có tồn tại lỗi trong việc phát số ngẫu nhiên. Về mặt lý thuyết, hàm RAND chỉ trả về các giá trị từ 0 đến 1, điều này không phải luôn luôn đúng khi phát nhiều số ngẫu nhiên vì đơi khi hàm trả về giá trị nhỏ hơn 0. Xem thêm thông tin về việc Microsoft thay đổi giải thuật phát số ngẫu nhiên trong các phiên bản Excel 2003 & 2007 tại
http://support.microsoft.com/default.aspx?kbid=828795.