Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất SL TT SL TT SL TT 1/12 Tồn 8570 520 4.456.400 16/12 152 Nhập 331 8570 300 0 25.710.000 20/12 78 Xuất 621 8570 2875 24.638.75 0 31/12 Tồn 8570 645 5.527.650
Từ sổ chi tiết vật liệu TK 1521, TK 1522, và bảng chi tiết TK 1521, 1522 tháng trước ghi cột đầu tháng để lập bảng chi tiết TK 1521, 1522 theo dõi tình hình nhập, xuất chi tiết từng loại vật liệu thông qua việc định khoản các nghiệp vụ.
Bảng được lập cho từng tháng. Cụ thể xem biểu số 6:
*Báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư: Phản ánh tình hình tổng hợp số liệu vật tư thông qua các chỉ tiêu trên báo cáo là số liệu và thành tiền ở các cột đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ của từng loại vật tư.
Cơ sở số liệu để ghi: báo cáo nhập, xuất tồn của tháng trước, cột tồn cuối kỳ chuyển sang thành cột tồn đầu kỳ của tháng này, các dòng tổng cột trên mỗi trang sổ của từng loại vật tư trong sổ chi tiết vật tư.
Cụ thể xem biểu số 7.
Với phương pháp ghi sổ song song mà nhà máy áp dụng có ưu điểm ghi đơn giản, dễ đối chiếu, dễ kiểm tra, quản lý chặt chẽ được các số liệu về NVL trên cả hai mặt giá trị và lượng nhập, xuất tồn. Song cịn nhiều những bất cập chưa phù hợp với tình hình hiện nay.
2.2.7: Kế toán tổng hợp NVL.
Kế toán tổng hợp NVL nhà máy áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên. Hình thức kế tốn là hình thức NKCT.
Mọi sự biến động về NVL được theo dõi phản ánh trên các TK sau: TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu” bao gồm:
TK 1521: “Nguyên liệu vật liệu chính” như da chỉ,đế… TK 1512 “Vật liệu phụ” như khố, chun….
TK154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” dùng để phản ánh NVL đem đi gia công, nhập lại NVL khi không dùng hết.
Ngồi ra kế tốn cịn sử dụng các TK khác có liên quan như TK 621, TK 627,TK 642, TK331,TK 136, TK 336.
2.2.7.1: Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Nhà máy khơng hạch tốn thuế GTGT, kế tốn phản ánh giá trị nhập vật liệu nhập kho theo giá thực tế, bao gồm giá mua chưa có thuế GTGT đầu vào, chi phí khác liên quan đến vật liệu mua, tuỳ theo từng trường hợp mua NVL khác nhau mà kế tốn có sự ghi chép xử lý số liệu, ln chuyển chứng từ, sắp xếp sổ sách kế tốn phù hợp một cách thống nhất liên hoàn nhịp nhàng.
Cụ thể xử lý các trường hợp xảy ra ở nhà máy như sau:
+Đối với trường hợp mua ngồi nguồn trong nước chưa trả tiền: kế tốn căn cứ vào biên bản kiểm nhận chất lượng sản phẩm, phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT định khoản nghiệp vụ rồi ghi vào sổ chi tiết TK 331, rồi tổng cộng số liệu ghi vào NKCT số 5.
Cách lập, cách ghi sổ chi tiết TK 331 như sau:
-Sổ chi tiết TK 331 “thanh toán với người bán” theo dõi chi tiết tình hình thanh tốn với người cung cấp. Tất cả mở chung một quyển, mỗi trang sổ theo dõi cụ thể đối tượng người cung cấp, ghi giá trị thực tế của NVL nhập và tình hình thanh tốn cơng nợ của nhà máy.
Căn cứ số liệu ghi sổ: sổ chi tiết TK 331 tháng trước ghi cột dư đầu tháng, căn cứ phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán của nhà máy, cùng các phiếu chi phát sinh tăng thanh toán trong kỳ.
Sổ lập cho từng tháng, cuối tháng tính tốn ghi phần dư cuối kỳ.
Cũng theo ví dụ trên kế tốn ghi vào sổ chi tiết TK 331 của trang sổ thuộc đối tượng Cơng ty cao su Hải Phịng ( xem biểu số 08).
Tổng hợp các số liệu trên sổ chi tiết TK 331 từng trang sổ ghi vào NKCT số 5. Trình tự phương pháp ghi NKCT như sau:
-Nhật ký chứng từ số 5 ghi Có TK 331 theo dõi tình hình nhập NVL tình hình cơng nợ thanh tốn với người bán, NKCT số 5 tổng hợp tình hình nhập, tình hình thanh toán trong một tháng.
Căn cứ số liệu để ghi sổ: Nhật ký chứng từ số 5 tháng trước để ghi dư đầu tháng, cột tổng cộng trên sổ chi tiết TK 331 để ghi phần phát sinh.
NKCT số 5 được lập cho từng tháng, cuối tháng kế tốn tính tốn ghi số liệu phần dư cuối tháng.
Ví dụ: trích số liệu từ NKCT số 5 tháng 12 năm 2004 của nhà máy (xem biểu số 09)
Cuối mỗi tháng tổng hợp cân đôi số liệu ghi vào sổ cái TK 152.
Khi thanh toán thường bằng tiền mặt, nhà máy trả tiền cho khách hàng bao gồm cả thuế GTGT đầu vào và ghi vào phần thanh toán chi cho từng khách hàng trên sổ chi tiết TK 331, cuối tháng tổng hợp đã thanh toán và ghi vào phần thanh
toán ghi Nợ TK 331 của NKCT số 5 (như mẫu biểu số 9). Đồng thời kế tốn nhà máy nhặt bên Có của TK 336 gồm cả thuế GTGT ghi vào NKCT số 10.
+Đối với việc mua trả tiền ngay, nhà máy thanh toán tiền cho khách hàng sau đó căn cứ vào hố đơn GTGT, phiếu chi, phiếu nhập ghi vào sổ kế toán chi tiết Tk 1521, 1522 bảng kê chi tiết TK1521, TK 1522, sổ chi tiết TK 331 phần thanh tốn đối ứng CóTk 336 đồng thời ghi vào phần thanh tốn của NKCT số 5.
+Đối với việc nhập ngoài từ đơn đặt hàng khách hàng được theo dõi riêng cho từng đơn đặt hàng. Vì do việc sản xuất theo đơn đặt hàng mang tính chất gia cơng, nên NVL thường do bên đặt hàng cung cấp, đồng thời bao tiêu luôn sản phẩm. Tuỳ theo điều khoản đơn đặt hàng và các chi phí liên quan, thuế nhập khẩu bên đó thanh tốn tính vào đơn đặt hàng hay nhà máy phải chi trả. Cuối đơn đặt hàng có thể thanh tốn bù trừ theo số hàng đã bàn giao hoặc coi như nhà máy mua vật tư đó bán sản phẩm cho khách hàng điều này tuỳ thuộc vào điều khoản đã thoả thuận ký kết.
Nhập NVL do bên đặt hàng nước ngoài chuyển sang, thường nhà máy nhập ở cảng Hải Phịng tính theo giá CIF, tất cả các chi phí khác phát sinh kể cả thuế nhập khẩu ban đầu sẽ được tổng hợp trên bảng theo dõi về hàng nhập theo đơn đặt hàng tính theo USD.
Khi nhập kho căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho, các bảng tổng hợp trên kế toán nhà máy ghi vào sổ chi tiết TK 331 đối tượng theo đơn đặt hàng theo dõi riêng như phần trên, để khi có doanh thu bù trừ tiền hàng ln.
Nếu khi thanh tốn có sự chênh lệch tỷ giá tăng, thì nhà máy điều chỉnh tăng, và ngược lại giảm thì nhà máy ghi giảm.
*Nguyên vật liệu do nhà máy nhận gia công là nguyên vật liệu của bên gia cơng nhà máy khơng ghi vì do nhà máy làm dịch vụ gia cơng, chỉ tính khi có doanh thu gia công, bên gia công cung cấp nguyên vật liệu đồng thời bao tiêu luôn sản phẩm, do ký kết các điều khoản trong hợp đồng gia công.
+Nhập phế liệu thu hồi, nhập lại NVL do khơng dùng hết, kế tốn nhà máy ghi vào sổ chi tiết vật liệu TK 1521, Tk1522, bảng kê chi tiết TK 1521, 1522 như phần kế toán chi tiết .
2.2.7.2: Kế toán tổng hợp xuất.
Căn cứ vào phiếu xuất kế toán định khoản tuỳ theo từng điều kiện, mục đích và ghi vào bảng phân bổ NVL chi tiết cho từng đối tượng (xem biểu số 11).
Cách lập bảng phân bổ số 2:
-Bảng phân bổ số 2: Phản ánh tình hình xuất dùng vật liệu cho đối tượng sử dụng.
Cơ sở số liệu để ghi: các phiếu xuất kho cho các đối tượng, mục đích sử dụng diễn ra trong tháng, các báo cáo luân chuyển vật tư, báo cáo theo dõi vật tư sử dụng thực tế của từng phân xưởng.
Bảng được mở vào cuối mỗi tháng.
Cuối kỳ tổng hợp các số liệu trên báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư, NKCT số 5, bảng phân bổ nguyên liệu vật liệu, lập bảng kê số 3 (xem biểu số 12).
Cách lập bảng kê số 3.
Bảng kê số 3: tính giá thành thực tế của nguyên vật liệu trong tháng.
Cơ sở số liệu để ghi: dòng tổng cộng từ NKCT số 5 phần ghi Có TK 331, Nợ các TK 152, dịng tổng cộng thành tiền nguyên vật liệu của phần nhập, xuất ở báo cáo nhập, xuất, tồn vật tư.
Bảng được lập vào cuối mỗi tháng phục vụ cho việc tính chi phí NVL, tính giá thành sản phẩm (biểu số 12).
+Đối với nguyên vật liệu theo đơn đặt hàng vì mang tính chất gia cơng nên việc xuất kho cũng được hạch toán riêng theo từng đơn đặt hàng cụ thể theo dõi trên bảng tổng hợp xuất theo đơn đặt hàng dựa vào các phiếu xuất theo đơn hàng.
VD: Biểu số 13: PHIẾU XUẤT KHO Số 12 Ngày 5 tháng 2 năm 2005.
Họ tên người nhận hàng: Phòng kỹ thuật mẫu
Lý do xuất kho: Dùng sản xuất thử cho đơn hàng Hàn Quốc Xuất tại kho: Nhà máy Giầy Phúc Yên.
STT Tên nhãn hiệu, quy cách,phẩm chất vật tư Mãsố ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất
1 Da đen m 30 30 12.560 376.800
2 Cộng 376.800
Xuất ngày 5 tháng 12 năm 2005
Thủ trưởng đơn vị P hụ trách bộ phận sử dụng Người nhận hàng Thủ kho Sau khi đã phân loại các phiếu xuất theo đơn đặt hàng và tổng hợp số liệu trên bảng tổng hợp xuất đơn hàng như sau:
Biểu số 14: SỔ TỔNG HỢP XUẤT VẬT TƯ THEO ĐƠN HÀNG HÀN QUỐC
Tháng 2 năm 2005.
STT Diễn giải Có TK 152 Tk đối ứng
TK 1521 TK 1522 621 136 1 2 Xuất dùng SX thử Xuất cho PX chặt 250.120 72.168.120 72.168.120 250.120 Cộng 72.418.240 72.168.120 250.120
Cuối mỗi đơn đặt hàng có quyết tốn vật tư. (xem biểu số 19 phần 2.2.8) Cuối tháng tổng hợp các số liệu phát sinh ghi sổ cái.
Biểu số 15: SỔ CÁI TK 152
Tháng 2 năm 2005