1.1.2 .Ý nghĩa tiền lương và các khoản trích theo lương
2.3. Đánh giá thực trạng cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo
theo tiền lương tại công ty TNHH Hợp Thành
2.3.1. Ưu điểm
2.3.1.1. Về bộ máy quản lý và bộ máy kế tốn của Cơng ty
Từ khi thành lập, Công ty TNHH Hợp Thành đã khơng ngừng phấn đấu hồn thiện cơ chế quản lý kinh doanh của mình. Ban lãnh đạo cơng ty luôn phổ biến kịp thời những văn bản pháp luật mới, nâng cao trình độ hiểu biết pháp luật cho cán bộ công nhân viên để công ty hoạt động theo đúng pháp luật và kinh doanh đạt hiệu quả cao. Bên cạnh đó cơng ty thường xuyên quan tâm củng cố đội ngũ cán bộ có năng lực chun mơn và phẩm chất đạo đức.
Hiện nay, cơng ty có bộ máy quản lý tương đối gọn, các phòng ban chức năng làm việc có hiệu quả giúp cho lãnh đạo giám sát chặt chẽ q trình thi cơng quản lý tổ chức hạch tốn được tiến hành hợp lý khoa học phù hợp với tình hình sản xuất thực tế ở cơng ty.
Cơng ty TNHH Hợp Thành là một doanh nghiệp hạch toán độc lập. Công ty đã chủ động xây dựng được một mơ hình quản lý hạch tốn phù hợp với địi hỏi của nền kinh tế thị trường.
ty được sắp xếp phù hợp với yêu cầu của công việc và khả năng trình độ của mỗi người.
Hệ thống sổ sách, chứng từ kế tốn của cơng ty khá đầy đủ, việc ghi chép và mở sổ sách theo đúng chế độ quy định. Do vậy, các phần hành kế tốn được thực hiện trơi chảy.
Bên cạnh đó Cơng ty đã trang bị hệ thống máy vi tính hiện đại, tồn bộ số liệu kế tốn được lưu trữ cẩn thận, an toàn. Hệ thống mạng máy tính nội bộ cho phép tra cứu số liệu cũng như việc lập báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác tiết kiệm thời gian. Công ty cũng đã cài đặt phần mềm kế toán giúp cho việc nhập chứng từ và xử lý số liệu được nhanh chóng, giảm sai sót trong việc ghi sổ kế tốn.
2.3.1.2. Về hình thức kế tốn, sổ kế tốn, chế độ chứng từ kế toán áp dụng tại Cơng ty
Việc Cơng ty áp dụng phần mềm kế tốn BRAVO cùng với lựa chọn hình thức sổ Nhật ký chung giúp kế toán dễ hạch toán, dễ kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lên báo cáo tài chính một cá ch đơn giản, chính xác.
Sổ tổng hợp để kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương được kế tốn Cơng ty mở đầy đủ theo đúng chế độ kế toán giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ một các dễ dàng và giữa việc ghi chép, phản ánh theo đúng trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế phát sinh của nghiệp vụ.
Hiện nay, Công ty sử dụng hệ thống chứng từ theo thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính, các nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ đều được thể hiện một cách đầy đủ và rõ ràng. Các phịng ban, các đội có mối quan hệ mật thiết với nhau trong việc luân chuyển chứng từ đảm bảo khoa học và hiệu quả. Số lượng chứng từ đảm bảo để làm căn cứ phản ánh và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong Công ty. Chứng từ được
lưu trữ một cách gọn gàng ngăn nắp tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm và bảo quản.
Hệ thống TK kế tốn của Cơng ty cũng được áp dụng tuân thủ theo đúng chế độ ban hành. Đồng thời để tiện theo dõi chi tiết phục vụ cho công tác hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương được dễ dàng cơng ty đã mở thêm các TK chi tiết cấp 2 từ TK cấp 1 là TK 334, TK 338
2.3.1.3. Về cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Cơng ty thành lập được 10 năm cũng đã tích lũy được một số kinh nghiệm trong công tác quản lý lao động tiền lương cũng như công tác tổ chức kinh doanh.
Việc quản lý nhân sự của cơng ty được thực hiện chặt chẽ, có đối chiếu việc chấm cơng với thống kế lao động đảm bảo công bằng, quyền lợi cho NLĐ. Cơng ty có phân cơng cán bộ quản lý riêng việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Bố trí, sắp xếp lao động hợp lý, tính tốn và trả cơng cho người lao động một cách thỏa đáng, góp phần nâng cao năng lực sản xuất, tiết kiệm hao phí lao động, từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Việc theo dõi BHXH, BHYT, BHTN giúp cho NLĐ thực sự tin tưởng vào sự quan tâm của Cơng ty đối với NLĐ và gia đình họ. Trích lập các quỹ đảm bảo cho nhu cầu sản xuất, thể hiện sự quan tâm của Nhà Nước đối với hiện tại và tương lai của NLĐ.
Việc hạch tốn tiền lương và các khoản trích theo lương đảm bảo đúng nguyên tắc và chế độ hiện hành, tạo điều kiện thuận lợi cho NLĐ có khả năng thanh tốn các khoản chi phí sinh hoạt gia tăng.
BHXH, BHYT, BHTN ln được tính đúng, đủ và phân bổ đúng đối tượng vào chi phí sản xuất kinh doanh đồng thời được ghi sổ, cộng dồn,
Thanh tốn trả lương cho NLĐ bằng tiền mặt, trả lương đúng thời hạn quy định tạo điều kiện cho NLĐ chi tiêu khi cần thiết.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Phần mềm kế tốn Cơng ty sử dụng
Công ty TNHH Hợp Thành đã tích cực trong việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn. Tuy nhiên, phần mềm này vẫn cịn hạn chế như: việc tính tốn tiền lương cho cán bộ công nhân viên không thực hiện trên phần mềm kế toán mà phải làm thủ cơng trên bảng tính Excel. Do đó, phần mềm này cũng gây ra một số khó khăn cho cơng tác kế tốn của Cơng ty.
2.3.2.2. Về cơng tác kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Hạn chế 1: Về Kinh phí cơng đồn
Cơng ty trích KPCĐ dựa trên lương cố định chứ khơng phải theo quy định là trích trên lương thực lĩnh. Do bộ phận nhân sự tiền lương chưa cập nhật hoặc đã cập nhật các văn bản hiện hành về tiền lương và các khoản trích theo lương nhưng chưa thực hiện trong Công ty.
Hạn chế 2: Về việc trả lương
Việc trả lương vào cuối tháng, khơng trả làm 2 kì trong một tháng đơi khi NLĐ khơng đáp ứng được nhu cầu sinh hoạt, không đủ tiền tiêu dùng giữa tháng của họ.
Hạn chế 3: Về việc trích trước tiền lương
Do nhu cầu tiêu dùng của NLĐ chưa thật sự cần thiết nên Cơng ty chưa trích trước tiền lương cho NLĐ.
Hạn chế 4: Về quản lý nhân sự
Là một cơng ty xây dựng địi hỏi phải có một lực lượng lao động có tay nghề cao nhằm phục vụ tốt các nhu cầu sản xuất kinh doanh. Mặc dù công ty đã có bước phát triển lớn trong sản xuất kinh doanh song những năm tới với cơ chế mở cửa dưới sức ép nặng nề từ nhiều DN trong nước và nước ngồi
cùng với như cầu địi hỏi ngày càng cao của khách hàng đã đặt ra yêu cầu cao đối với Cơng ty nhưng vẫn cịn có một số NLĐ có trình độ tay nghề thấp.
Hạn chế 5: Về việc thanh tốn tiền lương
Hiện nay, Cơng ty trả lương cho NLĐ bằng tiền mặt trực tiếp. Với khối lượng tiền lớn như vậy rất dễ gây nên nhầm lẫn, sai sót, mất mát trong quá trình chi trả cho người lao động. Việc thanh tốn tiền lương sẽ mất rất nhiều thời gian, khơng khoa học, không đáp ứng được nhu cầu của NLĐ.
Hạn chế 6: Về việc theo dõi ngày cơng
Kế tốn theo dõi tiền lương căn cứ vào bảng chấm công mà các phịng ban trong cơng ty gửi về để xác định ngày công làm việc thực tế của mỗi NLĐ trong tháng từ đó làm cơ sở để tính tiền lương phải trả cho người lao động. Tuy nhiên trên bảng chấm công chỉ thể hiện được số ngày đi làm và số ngày nghỉ mà không thể hiện được việc đi sớm về muộn cũng như chưa đánh giá được chất lượng công tác của từng NLĐ. Phần lương mà NLĐ nhận được không gắn liền với kết quả lao động mà họ tạo ra nên khơng khuyến khích NLĐ tích cực làm việc, dễ tạo nên tư tưởng đối phó làm cho đủ ngày cơng mà không chú trọng đến chất lượng và năng suất lao động. Do cơ sở vật chất của Cơng ty cịn hạn chế, chưa thể đầu tư máy móc thiết bị hiện đại.
Hạn chế 7: Về thay đổi số hiệu TK
Hiện nay, Công ty đang sử dụng hệ thống chứng từ theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ Tài chính, BHTN được phản ánh vào TK 3389 – Bảo hiểm thất nghiệp. Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính ban hành thơng tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán doanh nghiệp, trong thơng tư có một số thay đổi về hệ thống TK nhưng Công ty vẫn chưa cập nhật thay đổi theo.
CHƯƠNG 3: KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CƠNG TY
TNHH HỢP THÀNH
3.1. Sự cần thiết phải hồn thiện kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những khoản chi chủ yếu và khá lớn ở nhiều doanh nghiệp nó liên quan đến chi phí kinh doanh và tính giá thành sản phẩm. Từ những thơng tin đầy đủ, kịp thời do kế toán cung cấp, ban lãnh đạo công ty thấy được kết quả thực tế của công tác quản lý lao động, để từ đó phân tích, xác định được các mặt mạnh, mặt yếu trong cơng tác quản lý, phục vụ cho q trình sản xuất kinh doanh của cơng ty cũng như hoạch định chiến lược kinh doanh của cơng ty.
Hồn thiện cơng tác kế tốn nói chung, kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương nói riêng là vấn đề cần thiết đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Phương hướng muốn hồn thiện, muốn có tính khả thi thì trước hết phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
Hoàn thiện kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương phải tuân thủ chuẩn mực, nguyên tắc của chế độ kế toán hiện hành, trên cơ sở tơn trọng cơ chế tài chính, các chính sách của Nhà nước, nhưng khơng cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt và sáng tạo.
Hồn thiện kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương phải phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của ngành nói chung và cơng ty nói riêng nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao nhất.
Hoàn thiện phải đem lại hiệu quả cao, phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn tiền lương và các khoảntrích theo lương tại cơng ty TNHH Hợp Thành trích theo lương tại công ty TNHH Hợp Thành
3.2.1. Hồn thiện phần mềm kế tốn tại Công ty
Công ty nên đặt hàng với trung tâm cung cấp phần mềm để hoàn thiện, điều chỉnh sao cho phần mềm phù hợp hơn với thực tế công tác kế tốn tại Cơng ty, giảm bớt các trùng lặp trong khai báo số liệu, tạo thêm cho phần mềm các chức năng phù hợp với yêu cầu quản lý để giúp bớt thời gian và khối lượng công việc cho các kế tốn viên, cơng tác kế tốn của Công ty sẽ tiến hành khoa học, hiệu quả hơn.
3.2.2. Hồn thiện kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương
Giải pháp 1: Về Kinh phí cơng đồn
Cơng ty trích KPCĐ theo tỷ lệ quy định 2% trên lương thực lĩnh của NLĐ. Trích KPCĐ như vậy sẽ tạo ra một khoản CP lớn cho Cơng ty song điều đó tn thủ đúng quy định. Việc trích lập này tạo thuận lợi hơn cho cơng ty trong việc chi tiêu.
Ví dụ: Căn cứ vào Bảng 2.5, bộ phận văn phịng có - Lương cố định: 41.360.000 (đồng) - Thực lĩnh: 82.760.000 (đồng) trích KPCĐ ở bộ phận văn phịng tháng 12/2014 sẽ đươc tính là: 2% x 82.760.000 = 1.655.200 (đồng) BHXH: 41.360.000 x 26% = 10.753.600 (đồng) BHYT: 41.360.000 x 4,5% = 1.861.200 (đồng) BHTN: 41.360.000 x 2% = 827.200 (đồng) Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào CP: 82.760.000 x 2% + 41.360.000 x 22% = 10.754.400 (đồng) Trích BHXH, BHYT, BHTN vào lương:
Kế tốn ghi: Nợ TK 642(1) 10.754.400 Nợ TK 334(1) 4.342.800 Có TK 338(2) 1.655.200 Có TK 338(3) 10.753.600 Có TK 338(4) 1.861.200 Có TK 338(9) 827.200 Từ đó, Bảng 2.7 sẽ thay đổi như sau:
CƠNG TY TNHH HỢP THÀNH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày: 01/10/2015 đến ngày: 31/10/2015 Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác Chứng từ
Trích yếu Tài khoảnđối ứng Số tiền
Số Ngày Nợ Có Dư đầu 94.640.400 Tổng ps 15.097.200 Dư cuối 109.737.600 Phải trả công nhân viên 334 4.342.800 Phải trả cơng nhân viên 3341 4.342.800 Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 10.754.400 Chi phí quản lý doanh nghiệp 6421 10.754.400 Ngày…..tháng….nă m…..
Giải pháp 2: Về việc trả lương
Công ty nên trả lương cho cán bộ công nhân viên làm 2 lần trong một tháng để đáp ứng được nhu cầu sinh hoạt, chi tiêu của họ.
Ví dụ: Căn cứ vào số liệu Bảng 2.2, thực lĩnh của bộ phận văn phòng là 78.417.200(đồng). Trả lương cho bộ phận văn phòng thành 2 lần trong 1 tháng, giữa tháng hạch toán như sau:
Nợ TK 334(1) 39.208.600
Có TK 111(1) 39.208.600 Từ việc hạch tốn như trên, Bảng 2.3 sẽ thay đổi:
CÔNG TY TNHH HỢP THÀNH
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Từ ngày: 01/10/2015 đến ngày: 15/10/2015 Tài khoản 334 - Phải trả cơng nhân viên Chứng từ Trích yếu Tài khoản
đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Dư đầu Tổng ps 39.208.600 Dư cuối 39.208.600 Tiền mặt 111 39.208.600 Tiền Việt Nam 1111 39.208.600
Giải pháp 3: Về việc trích trước lương
Cơng ty trích trước tiền lương cho NLĐ khi NLĐ yêu cầu, giúp cho NLĐ sẽ chủ động hơn trong việc chi tiêu, đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng nếu cần thiết.
Việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động là vấn đề cần được quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Để làm được việc đó, cần nâng cao trình độ lành nghề cho NLĐ nhưng trước hết phải phân loại lao động căn cứ vào yêu cầu cơng việc, định hướng sản xuất mà có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho NLĐ của công ty.
Làm tốt công tác tuyển dụng lao động đặc biệt là việc tuyển dụng các cán bộ quản lý có trình độ chun mơn, tuyển chọn được những cán bộ quản lý có năng lực để phù hợp với nền kinh tế thị trường.
Với trình độ tay nghề thấp, công ty nên đào tạo bằng cách cử đi học thêm, đầu tư kinh phí… cơng ty có những biện pháp hành chính để nhân viên có ý thức chấp hành nội quy. Cán bộ quản lý trong Công ty cũng cần đi học thêm các lớp đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao khả năng chuyên môn, làm việc hiệu quả hơn.
Giải pháp 5: Về việc thanh toán lương
Cơng ty nên thanh tốn lương cho NLĐ qua ngân hàng mà Công ty đang mở TK sử dụng, đáp ứng được nhu cầu của NLĐ đồng thời giúp cho việc trả lương nhanh gon, chính xác hơn.
Ví dụ: Căn cứ vào Bảng 2.2, kế tốn ghi: Nợ TK 334(1) 78.417.200
Có TK 112 78.417.200
Giải pháp 6: Về việc theo dõi ngày công
Xét theo hạn chế của Cơng ty đã nói ở trên về việc chấm cơng ta thấy ngày cơng lao động là cơ sở để tính tiền lương cơ bản phải trả cho CBCNV. Ngoài việc phản ánh số ngày làm việc thực tế trong tháng nó cịn thể hiện tinh thần trách nhiệm của người lao động. Vì thế, việc chấm cơng chính xác là hết sức cần thiết để đảm bảo sự công bằng cho sức lực người lao động đã bỏ ra
cũng như là cơ sở để ban lãnh đạo Công ty đánh giá thái độ làm việc của mỗi