2.1.2.3 .Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn
2.1.2.3.2 .Hình thức sổ kế tốn
Hình thức kế tốn là hệ thống sổ kế tốn sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu từ các chứng từ kế tốn theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định.Cơng ty hạch tốn kế tốn theo hình thức Nhật ký chung.Hiện tại cơng ty đang áp dụng phần mềm kế toán Fast Accounting.
Căn cứ để nhập dữ liệu vào máy tính và cập nhật các sổ kế toán là chứng từ kế tốn. Ngồi chứng từ kế toán bắt buộc thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính, cơng ty sử dung một hệ thống chứng từ hướng dẫn được vận dụng linh hoạt phù hợp với đặc điểm riêng của cơng ty.Chứng từ kế tốn phải qua sự kiểm soát của kế toán trưởng.Sau quá trình ln chuyển, chứng từ kế tốn sẽ được kế tốn phần hành quản lý, đến cuối năm được đóng lưu và lưu theo quy định của chế độ.
Sổ chi tiết các tài khoản được mở cho từng tài khoản chi tiết và chi tiết cho từng đối tượng liên quan.Tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đặc điểm từng phần hành kế toán mà kế toán phần hành nhập dữ liệu vào máy từng ngày hoặc theo định kỳ.Trên cơ sở dữ liệu do kế toán phần hành nhập vào máy tính, phần mềm kế tốn sẽ tự động chuyển các thơng tin cần thiết vào sổ Nhật ký chung, sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan.Hệ thống sổ sách của công ty được in vào cuối mỗi quý, sau khi được kế toán trưởng ký sẽ được lưu theo quy định.
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
41
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
2.1.2.3.3.Đặc điểm hệ thống kế tốn cơng ty đang áp dụng
Cơng ty đang áp dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 15 QĐ – BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006.Hiện tại công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong hệ thống tài khoản theo quyết định 15.
- Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
- Nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ
- Tính niên độ kế tốn bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 của năm đó.
2.2.Thực tế tổ chức công tác kế toán NVL tại công ty cổ phần Đạt Phương
2.2.1.Đặc điểm và tình hình quản lý vật liệu của cơng ty
2.2.1.1. Đặc điểm vật liệu của công ty Đạt Phương
Công ty cổ phần Đạt Phương là công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên NVL được sử dụng trong sản xuất của cơng ty có những đặc điểm riêng, chiếm một tỷ lệ rất lớn (khoảng 70-80%) trong tổng giá trị cơng trình. Do đó để xây các cơng trình lớn, cơng ty phải sử dụng một khối lượng lớn về vật liệu, đa dạng về chủng loại, quy cách.
Không giống như các doanh nghiệp sản xuất, NVL của cơng ty có loại được nhập kho, có loại xuất thẳng đến chân cơng trình như: vơi,cát, đá, sỏi… với khối lượng lớn, chịu ảnh hưởng của mơi trường , khí hậu nên khâu bảo quản NVL giữ vị trí quan trọng nhắm đảm bảo chất lượng cơng trình, tạo uy tín với chủ đầu tư.
Đặc thù của cơng trình xây dựng cơ bản là ln gắn với đất đai, mang tính đơn chiếc và là kết cấu tổng hợp của nhiều loại NVL.Đặc điểm của NVL thi cơng là dễ huy động, đa dạng, có khối lượng lớn, khơng tiện lưu kho. Do cơ khí khốn gọn của cơng ty nên cơng tác thu mua NVL thường do các đội thi công trực tiếp thực hiện.Để thuận tiện cho việc quản lý, công ty giao cho các đội chủ động bố trí các kho NVL ngay tại cơng trình, hạng mục cơng trình.Các loại NVL phải được kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào thi công.
Đối với các loại vật liệu dễ hư hỏng do ẩm ướt như xi măng, khi cất trữ phải để nơi khơ ráo, có mái che. Với sắt thép phải để riêng từng chủng loại, kê
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
43
cao cách mặt sàn khoảng 15cm và có phủ bạt che nắng, che mưa chống han gỉ.Các loại cát đá sỏi phải được tập kết khoa học, thuận tiện cho q trình thi cơng.
Trong việc hạch tốn tại kho và tại phịng kế tốn đều đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục nhập, xuất và luân chuyển chứng từ.Mỗi loại vật liệu được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản riêng nhằm giúp cho việc theo dõi nhập - xuất - tồn.