2.2.2.1.Thủ tục nhập kho NVL
Cơng tác kế tốn vật liệu do cán bộ vật tư, kế toán các đội, kế toán vật tư các đội đảm nhiệm.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán vật tư là theo dõi, phản ánh một cách chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn NVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
NVL do công ty mua từ nhiều nguồn khác nhau. Khi có giấy yêu cầu mua NVL của chủ nhiệm cơng trình, đội trưởng, giám đốc duyệt rồi đội trưởng và kế toán đi mua NVL.
NVL được nhà cung cấp chuyển thẳng tới chân cơng trình, do vậy cơng tác nhập kho NVL được tiến hành đồng thời khi nhà cung cấp mang NVL tới. Cơng tác này được tiến hành khi có đủ các bên gồm:
-Bên cung ứng: Người cung ứng NVL phải chấp hành đúng số lượng, chủng loại, chất lượng, tiến độ giao hàng.
-Bên sử dụng NVL: là chủ nhiệm cơng trình, đội trưởng, cán bộ kỹ thuật, thủ kho cơng trình. Bên sử dụng NVL chỉ nhận NVL sau khi đã kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại đảm bảo tiêu chuẩn.
Thủ kho và kế tốn cơng ty kiểm tra NVL theo đúng yêu cầu về số lượng, chủng loại, chất lượng của cơng trường, kiểm tra hóa đơn GTGT, hóa đơn cước phí vận chuyển. Nếu thấy khớp đúng sẽ tiến hành nhập kho, viết phiếu nhập kho theo số lượng thực tế
Sau đó thủ kho căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho về chỉ tiêu số lượng và giá trị để ghi vào thẻ kho chỉ theo chỉ tiêu số lượng.Các loại vật tư mua về được nhập kho theo đúng quy định và thủ kho phải có trách nhiệm sắp xếp các NVL trong kho hợp lý, khoa học, đảm bảo yêu cầu bảo quản của từng loại cho tiện kiểm tra và xuất kho.
Trong trường hợp NVL mua về có số lượng lớn, tính kỹ thuật cao,lượng vật tư đó phải được kiểm tra thơng qua ban kiểm nghiệm vật tư của cơng ty.Sau đó kế tốn lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:
-1 liên giao cho thủ kho để lập thẻ kho
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
45
-1 liên lưu lại phịng kế tốn
-1 liên giao cho cán bộ cung tiêu (người đi mua vật tư).
2.2.2.2.Thủ tục xuất kho NVL
Khi có nhu cầu về NVL cho thi công, các đội trưởng phải làm phiếu đề nghị xuất kho. Kế toán vật tư tiến hành viết phiếu xuất kho thành 3 liên:
-1 liên lưu tại phịng kế tốn -1 liên giao cho người lĩnh vật tư -1 liên để ghi thẻ kho.
Sau đó đội trưởng ký vào phiếu xuất kho và giao cho người lĩnh vật tư xuống kho để lĩnh. Thủ kho thực hiện xuất kho NVL và ghi theo số thực xuất vào thẻ kho còn cột đơn giá và cột thành tiền do kế toán vật tư viết. Sau khi kiểm tra số lượng, chất lượng của số vật tư thực lĩnh, người nhận và thủ kho ký vào 3 liên đó.
Ví dụ thủ tục mua, nhập và xuất kho thép hình, thép tấm thi cơng cơng trình cầu Đen tại Quảng Nam:
Biểu 2.5:Hố đơn giá trị gia tăng mua hàng
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Liên 2 (Giao cho khách hàng) LV/2010B
Ngày 3 tháng 12 năm 2010 175822 Đơn vị bán hàng: Công ty CP thép Việt Trung.
Địa chỉ: 112 Lê Văn Hiến, Thành phố Đà Nẵng MST: 0101509234
Người mua hàng:
Đơn vị: Công ty cổ phần Đạt Phương
Địa chỉ: Tầng 8 tồ nhà Bảo Anh, 62 Trần Thái Tơng, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Số TK:
Hình thức thanh tốn: Chuyển khoản. MST: 0100105542-1 STT Tên hàng hoá, dịch
vụ ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3) =(2) x(1) 1. 2. Thép hình Thép tấm Kg Kg 20.000 5.000 16.100 15.600 322.000.000 78.000.000 Cộng tiền hàng 400.000.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 40.000.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 440.000.000
Số tiền(bằng chữ): Bốn trăm bốn mươi triệu đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Biểu 2.6: Hoá đơn giá trị gia tăng vận chuyển vật liệu:
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
47
HOÁ ĐƠN (GTGT) Mẫu số 01 GTKT – 3LL
Liên 2 (Giao cho khách hàng) LV/2010B
Ngày 3 tháng 12 năm 2010 055682 Đơn vị bán hàng: Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Hoàng Hà Địa chỉ: 115 Lê Văn Hiến, thành phố Đà Nẵng
MST: 0101509345 Người mua hàng:
Đơn vị: Cơng ty cổ phần Đạt Phương
Địa chỉ: Tầng 8 tồ nhà Bảo Anh, 62 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Số TK:
Hình thức thanh tốn: Tiền mặt. MST: STT Tên hàng hoá, dịch
vụ ĐVT
Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C (1) (2) (3) =(2) x(1)
Cước phí vận chuyển 4.000.000
Cộng tiền hàng 4.000.000
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 400.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.400.000
Số tiền(bằng chữ): Bốn triệu bốn trăm nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Biểu 2.7: Biên bản kiểm nghiệm vật tư
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 3 tháng 12 năm 2010
Căn cứ hóa đơn GTGT số 175822 ngày 3 tháng 12 năm 2010 của công ty cổ phần thép Việt Trung và HĐGTGT 055628 ngày 3 tháng 12 năm 2010 cảu cơng ty CPTMDV Hồng Hà, Ban kiểm nghiệm vật tư công ty cổ phần Đạt Phương gồm:
1.Ơng Nguyễn Văn Anh- Đại diện phịng kế tốn: Trưởng ban. 2.Ông Nguyễn Xuân Hoạt-Đội trưởng đội thi cơng: Ủy viên 3.Ơng Vũ Ngọc Tuấn-Thủ kho tại công trường: Ủy viên. Đã kiểm nghiệm số vật tư do đội cơng trình cầu Đen mua về
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm ĐVT Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đạt u cầu Số lượng khơng đạt u cầu 1. Thép hình Kg 20.000 20.000 0 Đủ 2. Thép tấm Kg 5.000 5.000 0 Đủ
Kết luận của ban kiểm nghiệm: Đội cơng trình mua về số thép hình là 20 tấn và 5 tấn thép tấm của công ty cổ phần thép Việt Trung bán cho công ty cố phần Đạt Phương do cơng ty CPTMDV Hồng Hà vận chuyển đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát, không thiếu hụt. Biên bản được lập thành 2 bản.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban kiểm nghiệm (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ biên bản kiểm nghiệm, kế toán lập phiếu nhập kho:
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
49
Đơn vị: Công ty cổ phần Đạt Phương Bộ phận: Đội cơng trình
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 152006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng
BTC)
Biểu 2.8: Phiếu nhập kho số 253 PHIẾU NHẬP KHO Nợ TK 1521 Ngày 3 tháng 12 năm 2010 Có TK 331 Quyển số: 10 Số : 253
Họ tên người giao hàng: Công ty cổ phần thép Việt Trung
Theo hoá đơn GTGT số 175822 ngày 3 tháng 12 năm 2010 của Công ty cổ phần thép Việt Trung
Nhập tại kho: Kho ông Nghị S TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo CT Thực nhập Đơn giá (vnđ/kg) Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1. Thép hình Kg 20.000 20.000 16.300 326.000.000 2. Thép tấm Kg 5.000 5.000 15.600 78.000.000 Cộng 404.000.000
Số tiền(bằng chữ):Bốn trăm linh bốn triệu đồng chẵn.
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty cổ phần Đạt Phương Bộ phận: Đội cơng trình
Mẫu số 01-VT
(Ban hành theo QĐ số 152006/QĐ- BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng
Căn cứ nhu cầu sử dụng, đội trưởng lập phiếu yêu cầu vật tư:
Biểu 2.9: Phiếu đề nghị xuất vật tư:
PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ
Họ tên người đề nghị: Nguyễn Bá Hà Bộ phận: Đội cơng trình Cầu Đen.
đề nghị xuất vật tư là thép hình và thép tấm cho thi cơng cơng trình
STT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng
1. Thép hình Kg 10.000
2. Thép tấm Kg 2.000
Ngày 5 tháng 12 năm 2010 Giám đốc Kế toán vật tư Người đề nghị
(ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu dề nghị xuất vật tư, kế toán lâp phiếu xuất kho:
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
51
Công ty cổ phần Đạt Phương Đội cơng trình cầu Đen
Biểu 2.10: Phiếu xuất kho số 212:
PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621( )
Ngày 5 tháng 12 năm 2010 Có TK 1521 Số 212
Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Bá Hà Bộ phận: Đội cơng trình
Lý do xuất kho: Thi cơng cơng trình cầu Đen
Xuất tại kho của cơng trình cầu Đen.Địa điểm: thơn Đình An, Thị trấn Nam Phước, Duy Xuyên, Quảng Nam
STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Thép hình Kg 10.000 10.000 16.300 163.000.000 2. Thép tấm Kg 2.000 2.000 15.600 31.200.000 Cộng 194.200.000
Tổng số tiền: Một trăm chín mươi bốn triệu hai trăm nghìn đồng chẵn.
Đơn vị: Cơng ty cổ phần Đạt Phương Bộ phận: Đội cơng trình
Mẫu số 02-VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 26/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Người lập phiếu (ký, họ tên) Người nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
2.2.2.3. Đánh giá NVL
* Tính giá NVL nhập kho:
Cơng ty tính giá NVL nhập kho theo Chuẩn mực 02- Hàng tồn kho.Vật liệu của cơng ty do mua ngồi là chủ yếu, lượng phế liệu rất ít.
Đối với vật liệu nhập kho do mua ngồi:
Giá NVL
nhập kho =
Giá ghi trên hố đơn (khơng bao gồm thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển, bốc xếp - Các khoản giảm trừ (nếu có)
Riêng chi phí vận chuyển khi vận chuyển 1 loại vật liệu thì tính ln vào trị giá nhập kho cho vật liệu đó cịn khi vận chuyển nhiều loại vật liệu thì chi phí vật liệu sẽ tính cho loại vật liệu có trị giá mua trên hố đơn là lớn nhất.
Ví dụ căn cứ HĐGTGT 175822 của công ty cổ phần thép Việt Trung và HĐGTGT 055628 của cơng ty CPTMDV Hồng Hà, kế tốn tính trị giá vật liệu nhập kho cho 20.000kg thép hình và 5.000kg thép tấm là:
+ Trị giá nhập kho 20.000kg thép hình
322.000.000 + 4.000.000 = 326.000.000 (VNĐ)
Đơn giá nhập kho cho 1kg thép hình = 326.000.000/20.000 = 16.300 (Đ/kg) + Trị giá nhập kho 5.000kg thép tấm = 78.000.000 (VNĐ)
Đơn giá nhập kho cho 1kg thép tấm = 15.600 (Đ/kg)
Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính.
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
53
*Tính giá vật liệu xuất kho:
Cơng ty tính trị giá vật liệu xuất kho theo phương pháp đích danh. Theo phương pháp này, trị giá vật liệu xuất kho bằng giá nhập kho cho chính vật liệu đó.
Ví dụ ngày 5/12/2010, thực hiện xuất kho 10.000kg thép hình và 2.000kg thép tấm đã được nhập theo PN253 ngày 2/12/2010, kế tốn tính trị giá xuất kho cho 10.000 thép hình và 2.000 kg thép tấm này theo trị giá nhập kho trên PN253.
Theo đó:
+ Đơn giá xuất kho cho 1kg thép hình là 16.300 (đ/kg). Trị giá xuất kho của 5.000kg thép hình là:
16.300 x 10.000 = 163.000.000 (VNĐ). + Đơn giá xuất kho cho 1kg thép tấm là 15.600 (đ/kg).
Trị giá xuất kho của 2.000kg thép tấm là: 15.600 x 2.000 = 31.200.000 (vnđ)
2.2.2.4. Kế tốn chi tiết NVL
2.2.2.4.1. Phương pháp sử dụng
Cơng ty sử dụng phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này. Các chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hạch tốn kế tốn chi tiết vật liệu, cơng cụ dụng cụ là:
- Phiếu nhập kho vật liệu. - Phiếu xuất kho vật liệu .
- Số (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. - Bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu, công cụ dụng cụ
Danh mục mã hố 1 số NVL của cơng ty - Xi măng PC 30 : XM30 - Xi măng PC 40 : XM 40 - Đá hộc : DAHOC - Thép tròn trơn : TTT - Thép trịn gai : TTG - Thép hình : TH - Thép tấm : TT - Cát : CAT
- Sub base : SUBASE
- Base : BASE
- Dây thép : TD
2.2.2.4.2. Nội dung ghi chép của thủ kho
Thủ kho tiến hành mở các thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn từng thứ nguyên liệu,vật liệu theo số lượng thực nhập, thực xuất. Cuối ngày tính ra số tồn kho nguyên liệu, vật liệu để ghi vào thẻ kho đã được Thủ kho lập và sắp xếp theo từng loại, từng nhóm để tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu định kỳ, mười ngày hoặc hàng ngày Thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất cho kế toán nguyên liệu, vật liệu tại phịng kế tốn.Để đảm bảo tính chính xác của nguyên liệu vật liệu tồn kho, hàng tháng Thủ kho phải đối chiếu số thực tồn kho theo thẻ kho.
Ví dụ minh hoạ: Căn cứ phiếu nhập số 253 và phiếu xuất số 212 của thép hình, ta có thẻ kho của thép hình. Từ đó có thẻ chi tiết cho thép hình như sau:
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
55
Biểu 2.11: Thẻ kho thép hình
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 1/12/2010 Tờ số: 10
-Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép hình -Đơn vị tính: kg -Mã số: Số TT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn đầu tháng - 1 2/12 PN253 Nhập kho 2/12 20.000 20.00 0 2 5/12 PX212 Xuất thi công 5/12 10.000 10.00 0 … … … … … … … … … Tồn cuối tháng 9.000 Ngày 31 tháng 12 năm 2010
Đơn vị: Công ty cố phần Đạt Phương Địa chỉ:Tầng 8 toà nhà Bảo Anh, 62 Trần Thái Tông, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội
Mẫu số S12-DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trường (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
2.2.2.4.2. Ghi chép tại phịng kế tốn
Tại phịng kế tốn, dựa vào các chứng từ đầu vào, kế tốn nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu cần thiết để vào các sổ cái và sổ chi tiết các tài khảon liên quna, vì vậy tại phịng kế tốn, kế tốn chi tiết và kế toán tổng hợp vật liệu được thực hiện đồng thời. Vì vậy phần ghi chép tịa phịng kế tốn sẽ được trình bày trong phần kế tốn tổng hợp NVL.
2.2.2.5. Kế toán nhập, xuất vật liệu
* Tài khoản kế toán sử dụng: TK 152 – NVL, để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu của cơng ty.
Để thuận tiện cho việc theo dõi quản lí ,kế tốn sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để phản ánh sự biến động thường xuyên liên tục về giá trị nhập - xuất - tồn của từng loại nguyên liệu vật liệu . Phương pháp này theo dõi được tính chính xác . Tuy nhiên kế toán phải mất nhiều thời gian .Trong q trình hạch tốn cơng ty sử dụng tất cả các tài khoản có liên quan đến tình hình tăng giảm ngun liệu vật liệu thực tế phát sinh theo phương pháp kê khai thường xuyên .
Các chứng từ sử dụng:
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho nguyên liệu vật liệu - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái và sổ chi tiết TK 152.
Công ty sử dụng các TK chi tiết của TK 152 như sau: 1521 Nguyên liệu, vật liệu chính
1522 Vật liệu phụ 1523 Nhiên liệu 1524 Phụ tùng
1526 Thiết bị XDCB 1528 Vật liệu khác
Sv: Cao Thị Thu Giang Lớp: CQ 45/21.10
57
2.2.2.5.1. Kế toán nhập vật liệu* Nhập vật liệu do mua chịu ngoài: * Nhập vật liệu do mua chịu ngoài:
- Chứng từ sử dụng: HĐGTGT, phiếu nhập kho.
- Qui trình nhập dữ liệu: Kế tốn vào giao diện nhập dữ liệu rồi chọn phiếu nhập kho có giao diện như biểu 2.12
Giá vật liệu mua ngồi = Giá mua khơng thuế GTGT trên hố đơn Chi phí vận chuyển, bốc dỡ Các loại thuế khơng hồn lại + +
Biểu 2.12:màn hình nhập liệu phiếu nhập kho:
Sau đó kích chuột vào nút “lưu”. Phần mềm sẽ tự động chuyển số liệu vào sổ