sản phẩm xây dựng tại công ty Cổ phần Cầu 14.
Thứ nhất, hồn thiện cơng tác lập và luân chuyển chứng từ:
Chứng từ ban đầu là chứng từ lập ngay từ ban đầu khi nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Nó là căn cứ pháp lý cho việc ghi chép sổ sách kế tốn. Đồng thời tính chất hợp lý, hợp pháp của từng chứng từ ban đầu quyết định đến tính chính xác và hợp lý của cơng tác kế tốn tiếp theo.
Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản, của sản phẩm xây dựng nên đơn vị không tổ chức kho vật liệu chung tại đơn vị mà các kho ngun vật liệu được bố trí tại từng cơng trình, hạng mục cơng trình. Trong khi đó đơn vị lại tổ chức thi công ở nhiều địa điểm khác nhau và nhu cầu sử dụng ngun vật liệu tại các cơng trình đó là thường xun, kế tốn cơng ty khơng thường xuyên, trực tiếp đến các địa điểm thi công để nắm bắt và kiểm tra chứng từ. Như vậy, việc theo dõi xuất vật tư hàng ngày theo từng phiếu xuất là rất phức tạp và khó khăn, dễ gây ra tình trạng thất thốt
Vì vậy, đơn vị cần đề ra các biện pháp cụ thể như:
- Xây dựng hệ thống chứng từ hướng dẫn, chứng từ bắt buộc một cách chi tiết theo quy chuẩn. Đối với chứng từ hướng dẫn thì cần hồn thiện cho phù hợp với đặc điểm đơn vị. Ví dụ:
Chứng từ về vật tư mới chỉ có hợp đồng, hố đơn mua bán, khơng phản ánh được những thiếu hụt trong q trình vận chuyển, giao nhận. Do đó, vật tư mua về ngồi hố đơn mua hàng cần phải có biên bản giao nhận vật tư giữa người cung cấp và người mua. Biên bản giao nhân vật tư có thể được lập như sau:
BIÊN BẢN GIAO NHẬN VẬT TƯ
Ngày tháng năm
Thành phần:
1. Đơn vị (người) cung ứng: .....................................................................
2. Ông (bà) : ..............................................................................................
Địa chỉ: .......................................................................................................
3. Người nhận: ...........................................................................................
Ông (bà) : ....................................................................................................
Địa chỉ: .......................................................................................................
Tiến hành bàn giao lượng vật tư như sau: STT Tên, quy cách chủng loại vật tư Đơn vị tính Khối lượng Ghi chú 1 ...............................................
Tổng
Đại diện bên cung cấp Đại diện bên nhận - Để cập nhật chứng từ chính xác và giảm bớt tình trạng ln chuyển
chứng từ chậm, giảm bớt khối lượng công việc cho kế toán vào cuối tháng, cuối quý, đơn vị cần quy định rõ ràng trách nhiệm lập chứng từ và thời gian chuyển chứng từ định kỳ trong tháng ở các đội thi cơng về phịng tài chính kế tốn với từng cán bộ kế tốn cụ thể. Ví dụ, đối với các chứng từ về nhân công như Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, quy định kế toán đội gửi chứng từ về phịng tài chính - kế tốn mỗi tháng một lần vào ngày cuối tháng, đối với các chứng từ nguyên vật liệu và chi phí sản xuất chung, yêu cầu kế toán đội gửi chứng từ về đơn vị 10 - 15 ngày/ lần. Đồng thời tạo điều kiện cho công tác kiểm tra tiêu hao vật tư định mức, từ đó kịp thời điều chỉnh tránh thất thốt vật tư và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất tháng, q được
chính xác. Bên cạnh đó, đơn vị nâng cao trình độ chun mơn của các nhân viên kế tốn, nhất là kế tốn của các đội thi cơng cơng trình.
- Mỗi lần giao nhận chứng từ, đơn vị cần lập biên bản giao nhận, tránh việc thất lạc chứng từ, nâng cao trách nhiệm bảo quản chứng từ, đồng thời dễ dàng quy trách nhiệm khi có sự cố xảy ra.
Biên bản giao nhận được lập phải có chữ ký xác nhận của hai bên người nhận (nhân viên kế tốn của phịng Tài chính – Kế tốn) và người giao (đội trưởng, chủ nhiệm cơng trình, nhân viên kế tốn đội…) như sau:
Bảng 3.1: BẢNG GIAO NHẬN CHỨNG TỪ TT Nội dung tài liệu Số CT Bản gốc Bản copy Nơi nhận Ghi chú Số bản Số trang/bản Số bản Số trang 1 2 3 ............ Người giao (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên)
- Đưa ra các chính sách thưởng, khuyến khích nhất định cho tổ, đội thi cơng nào hồn thành sớm hoặc đúng hạn việc tập hợp chứng từ. Điều này góp phần đảm bảo tính đầy đủ của hệ thống chứng từ ban đầu theo quy định của Bộ tài chính, cũng như đảm bảo tính chính xác, kịp thời trong việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm xây dựng, nhằm đảm bảo cơng tác kế tốn vừa đảm bảo được yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán của một đơn vị sản xuất, vừa đảm bảo phù hợp với đặc thù của loại hình doanh nghiệp xây dựng.
Thứ hai, hoàn thiện về phương pháp hạch tốn:
- Hồn thiện phương pháp kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản phẩm nên đơn vị cần phải quan tâm nhiều hơn nữa.
Để tăng cường hơn nữa tính kiểm tra, kiểm sốt vật tư tại cơng trường, đơn vị cần có văn bản quy định về việc quản lý nguyên vật liệu gắn với các biện pháp thưởng phạt rõ ràng, minh bạch với những trường hợp thực hiện tốt hoặc vi phạm các quy định đã đề ra.
Vật tư mua từng đợt theo yêu cầu sử dụng và tiến độ thi công nên nguồn cung cấp, giá thị trường thường khơng ổn định. Do đó, việc mua bán vật tư phải được lập kế hoạch chặt chẽ, được cung cấp cho sản xuất kịp thời, tránh bị thiếu hụt gây gián đoạn cho q trình thi cơng hoặc mua dư thừa gây lãng phí, làm tăng chi phí vật tư trong khoản mục giá thành. Đồng thời phải tìm những nhà cung cấp vật tư có uy tín, cung cấp đầy đủ đảm bảo chất lượng theo yêu cầu thi cơng, hạn chế chi phí vận chuyển, hao hụt trong quá trình vận chuyển và bảo quản vật tư.
Dựa trên thiết kế kỹ thuật được duyệt và hồ sơ trúng thầu, bảng tiến độ thi công chi tiết tại công trường, hàng tháng yêu cầu các đội lập bảng yêu cầu vật tư phản ánh nhu cầu vật tư dùng để thi cơng cơng trình, có sự phê duyệt của phòng Kinh tế - Kỹ thuật như sau:
Bảng 3.2: BẢNG THEO DÕI VẬT TƯ
BẢNG THEO DÕI VẬT TƯ Công ty: …… Đội: ……. TT Tên vật tư ĐVT Tổng khối lượng vật tư cần dùng theo dự toán
Tổng khối lượng vật tư lũy kế đã đưa vào cơng
trình Theo định mức Vượt định mức 1. …………..
Dựa trên bảng theo dõi này để đánh giá tình hình sử dụng vật tư thực tế của từng tổ, đội trong kỳ. Cuối kỳ kế tốn, phịng Tài chính - kế tốn cần tiến hành việc tổng hợp nguyên vật liệu trực tiếp tiêu hao trong kỳ theo từng cơng trình, từng nhóm ngun vật liệu. Sau đó phân tích, so sánh với định mức tiêu hao nguyên vật liệu để từ đó đưa ra những biện pháp phù hợp để sử dụng nguyên vật liệu có hiệu quả.
Xác định đúng các chủng loại nguyên vật liệu trực tiếp để hạch tốn, loại bỏ các chi phí mua cơtpha, cọc tre,... ra khỏi chi phí ngun vật liệu trực tiếp và đưa vào chi phí sản xuất chung của cơng trình.
- Hồn thiện phương pháp kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
Trong các hợp đồng thực hiện theo phương thức khoán gọn, đội trưởng cơng trình được giao tồn bộ trách nhiệm tuyển cơng nhân thời vụ để thực hiện cơng trình. Về lý thuyết, đội trưởng hoặc chủ nhiệm cơng trình phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động ngắn hạn với từng nhân công. Tuy nhiên, theo khảo sát tại công ty Cổ phần Cầu 14, đội trưởng không ký kết hợp đồng lao động với lao động thuê ngoài. Đối với người lao động làm việc với thời gian 3
tháng, theo quy định của Bộ Lao động thương binh và xã hội quy định, người lao động được ký hợp đồng lao động và được bên sử dụng lao động đóng các khoản phí bảo hiểm trích theo lương cơ bản. Đơn vị nên yêu cầu Đội trưởng ký hợp đồng với lao động thời vụ, sau đó chuyển hợp đồng về Phịng tổ chức để quản lý nhân viên, Hợp đồng thuê ghi rõ tên, số chứng minh nhân dân, hộ khẩu...Trường hợp đơn vị trực tiếp thuê từng nhân công trên 3 tháng, đơn vị cần ký hợp đồng lao động, trong đó ghi rõ thỏa thuận về việc đóng bảo hiểm xã hội, đảm bảo quản lý lao động được chặt chẽ và đảm bảo lợi ích của người lao động.
Bên cạnh đó, loại bỏ tiền lương của nhân viên nấu ăn ra khỏi chi phí nhân cơng trực tiếp và hạch tốn vào chi phí sản xuất chung của cơng trình.
- Hồn thiện phương pháp hạch tốn chi phí sử dụng máy thi công
Hiện nay đơn vị khơng trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi cơng mà khi phát sinh lại tính hết vào giá thành của cơng trình nơi máy thi cơng đang phục vụ có phát sinh sửa chữa lớn, trong khi máy thi công thường phục vụ cho rất nhiều cơng trình. Để đảm bảo tính chính xác của giá thành và thuận lợi cho việc phân tích hiệu quả sản xuất kinh doanh của từng cơng trình, hạng mục cơng trình, đơn vị nên tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn máy thi cơng và phân bổ cho các cơng trình, hạng mục cơng trình theo tiêu thức phân bổ hợp lý (số ca máy, sản lượng thực tế…)
Khi trích trước chi phí sửa chữa, kế tốn hạch toán: Nợ TK 623
Có TK 335
Khi phát sinh chi phí sửa chữa lớn máy thi cơng, kế tốn ghi:
Nợ TK 241 Nợ TK 133
Khi sửa chữa hoàn thành, máy móc đưa vào sử dụng, kế tốn kết chuyển vào chi phí thực tế:
Nợ TK 335
Có TK 241
Cuối kỳ so sánh số thực tế phát sinh với số đã trích lập để tiến hành điều chỉnh:
Nếu số thực tế phát sinh lớn hơn số đã trích lập thì kế tốn tiến hành điều chỉnh tăng và hạch toán như sau:
Nợ TK 623
Có TK 335
Nếu số thực tế phát sinh nhỏ hơn số đã trích lập thì kế tốn tiến hành điều chỉnh giảm và hạch tốn:
Nợ TK 335
Có TK 623
- Hồn thiện phương pháp kế tốn chi phí sản xuất chung.
Đối với những cơng cụ dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng kéo dài thì kế tốn phải tiến hành phải phân bổ nhiều lần cho các cơng trình nhằm phản ánh chính xác cấu thành chi phí cơng cụ dụng cụ vào giá thành sản phẩm xây dựng.
Khi xuất dùng cơng cụ dụng cụ, kế tốn định khoản như sau: Nợ TK 242
Có TK 153
Định kỳ phân bổ vào chi phí sản xuất chung của cơng trình đó, kế tốn định khoản như sau:
Nợ TK 627
- Hồn thiện phương pháp kế tốn các khoản làm giảm chi phí thi cơng cơng trình
Đơn vị cần giám sát chặt chẽ các khoản làm giảm chi phí thi cơng cơng trình, hạn chế tối đa tình trạng do các cán bộ quản lý và thủ kho tại cơng trình đem bán coi như thu nhập khác của cá nhân. Đưa ra cơ chế phạt nặng cá nhân có hành vi mang phế liệu cơng trình đi bán.
Kế tốn tiến hành hạch tốn các khoản làm giảm chi phí xây dựng cơng trình như vật tư thừa sử dụng không hết nhập kho, các khoản thu hồi lán trại…
+ Trường hợp nhập lại kho vật tư thừa không sử dụng hết, dựa vào phiếu nhập kho, kế tốn ghi:
Nợ TK 152, 153 Có TK 154
+ Trường hợp phá dỡ lán trại cũ, đơn vị cần tổ chức và kiểm soát chặt chẽ việc thu hồi phế liệu, tránh thất thốt, lãng phí. Nguồn phế liệu này có thể tận dụng để xây dựng lán trại cho cơng trình mới hoặc đem bán để ghi giảm chi phí xây dựng cơng trình hoặc hạng mục cơng trình của đơn vị.
Trường hợp bán phế liệu thu bằng tiền, dựa vào Hóa đơn GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112: Số tiền thu được từ bán phế liệu. Có TK 154
Có TK 3331
Khi nhập kho phế liệu, dựa vào phiếu nhập kho, kế toán ghi:
Nợ TK 152: Số nguyên vật liệu tận dụng thu hồi. Có TK 154
- Hồn thiện phương pháp kế tốn chi phí sửa chữa và bảo hành cơng trình
Đơn vị đã và đang thi cơng rất nhiều cơng trình, với sản phẩm đặc thù mang tính đơn chiếc, thời gian thi cơng dài. Sau khi hồn thành cơng trình, nhưng vẫn trong thời gian bảo hành mà cơng trình có xảy ra sự cố nằm trong lỗi thi cơng cơng trình, thì các đơn vị phải chịu hồn tồn chi phí để bảo hành cơng trình. Vì vậy, đơn vị cần lập dự phịng chi phí bảo hành như sau:
Đơn vị cần lập dự phịng bảo hành phải trả ngay trong q trình thi cơng cơng trình đó. Số tiền lập dự phịng khơng q 5% giá trị hợp đồng cơng trình.
+ Khi trích lập dự phịng hạch tốn vào chi phí sản xuất chung:
Nợ TK 627 Có TK 352
+ Khi phát sinh thực tế chi phí sửa chữa và bảo hành cơng trình như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng, chi phí sản xuất chung, kế tốn ghi:
Nợ TK 621 Nợ TK 622 Nợ TK 623 Nợ TK 627 Nợ TK 133 (Nếu có) Có TK 111,112, 152, 153, 214, 331…
+ Cuối kỳ, kết chuyển chi phí thực tế phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động sửa chữa bảo hành cơng trình xây dựng để tổng hợp chi phí tính giá thành, kế tốn ghi: Nợ TK 154 Có TK 621 Có TK 622 Có TK 623 Có TK 627
Nợ TK 352
Nợ TK 627 (Nếu trích lập dự phịng thiếu) Có TK 154
+ Hết thời hạn bảo hành cơng trình, nếu cơng trình khơng phải bảo hành hoặc chi phí thực tế bảo hành khơng hết số dự phịng được trích lập, kế tốn ghi:
Nợ TK 352
Có TK 711
- Hồn thiện chứng từ sử dụng trong kế tốn giá thành sản phẩm xây dựng hoàn thành
Ngoài việc tập hợp số liệu lên Bảng tổng hợp chi phí sản xuất – giá thành, kế toán của đơn vị nên lập Thẻ tính giá thành cho từng cơng trình để thơng tin cung cấp được rõ ràng, đầy đủ, dễ theo dõi.
Bảng 3.3: Thẻ tính giá thành sản phẩm
Cơng ty: ……
Đội: …….
THẺ TÍNH GIÁ THÀNH CƠNG TRÌNH
Tháng….năm…. Tên cơng trình: ….. Chỉ tiêu Tổng số tiền Chia ra các khoản mục Ngun vật liệu trực tiếp Nhân cơng trực tiếp CP sử dụng MTC Chi phí SXC A 1 2 3 4 5 1.Chi phí SXKD dở dang đầu kỳ 2.Chi phí SXKD phát sinh trong kỳ 3.Chi phí SXKD dở dang cuối kỳ 4. Giá thành sản phẩm, dịch vụ trong kỳ
Người Lập Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)