3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh.
Biểu đồ ngữ cảnh là biểu đồ thể hiện tất cả các thực thể ngoài và các dòng dữ liệu vào, ra.
Báo cáo :
Sổ Quỹ Tiền Mặt.
Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng. Sổ Cái Tiền Mặt.
3.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng
3.2.2.1 Biểu đồ
Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn các chức năng của hệ thống từ đại thể đến chi tiết, mỗi nút là một chức năng, quan hệ giữa các chức năng thể hiện là
3.2.2.2 Mô tả chức năng lá.
(1.1) Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của các
chứng từ thanh toán. Nếu hợp lệ, đầy đủ các nội dung, chữ ký thì tiến hành lập phiếu thu (phiếu chi). Nếu không hợp lệ, đầy đủ chuyển trả lại để họ chỉnh sửa, bổ sung cho đúng.
(1.2) Lập phiếu thu /chi: Sau việc kiểm tra đạt yêu cầu, người lập phiếu
sẽ tiến hành viết phiếu thu (chi) với số liệu như đã kiểm tra.
(1.3) Ghi sổ: Tiến hành ghi sổ.
(2.1) Lập ủy nhiệm chi: mỗi khi muốn thực hiện giao dịch qua ngân
hàng, kế toán đều phải điền đầy đủ thông tin vào ủy nhiệm chi (theo mẫu của ngân hàng)
(2.2) Nhận giấy báo nợ/ có: Khi ngân hàng gửi giấy báo nợ, giấy báo có
về hoặc kế tốn lấy sổ phụ về, kế toán phải kiểm tra các giấy tờ, định khoản và xem các thơng tin đó có phù hợp với các chứng từ gốc khác không.
(2.3) Ghi sổ: Tiến hành ghi sổ.
(3.1) Lập biên bản kiểm kê: biên bản kiểm kê thống kê các loại tiền với
các mệnh giá có trong quỹ cùng với số tiền tương ứng
(3.2) Lập biên bản đối chiếu: biên bản đối chiếu thống kê các thơng tin
kiểm kê.
(3.3) Xử lí Chênh lệch: Nhận được báo cáo về tình hình tăng giảm, Ban
lãnh đạo sẽ quyết định xử lý đối với số tiền chênh lệch và gửi cho bộ phận kế toán, bộ phận kế tốn có trách nhiệm thực hiện theo quyết định đó.
( 4.0): Báo Cáo: lập báo cáo các phiếu, sổ cần thiết.
* Các hồ sơ dữ liệu sử dụng:
1. Phiếu thu. 2. Phiếu chi. 3. Giấy báo nợ.
4. Giấy báo có. 5. Ủy nhiệm Chi.
6. Biên bản kiểm kê quỹ . 7. Sổ quỹ tiền mặt.
8. Sổ tiền gửi ngân hàng. 9. Sổ chi tiết tiền mặt.
3.2.3 Ma trận thực thể chức năng.Các hồ sơ dữ liệu Các hồ sơ dữ liệu a) Phiếu thu b) Phiếu chi c) Giấy báo nợ d) Giấy báo có e) Ủy nhiệm chi f)Biên bản kiểm kê g) Sổ quỹ tiền mặt
h) Sổ tiền gửi ngân hàng i)Sổ chi tiết tiền măt j)Sổ cái tiền mặt
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h i j 1.Xử lí Thu/chi tiền mặt C C C C C
2. Xử lí Thu/chi tiền gửi
ngân hàng C C C U U
3. Kiểm kê đối chiếu R R R R R C
3.2.4 Phân tích mơ hình.
3.2.4.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1. 3.2.4.2.1 Tiến trình “Thu chi tiền mặt”.
3.2.4.2.2 Tiến trình “Thu chi tiền gửi ngân hàng”
3.2.4.2.3 Tiến trình “Kiểm kê, đối chiếu”
3.2.4.2.4 Tiến trình “Lập báo cáo”
3.3. Mơ hình E-R
3.3.1 Liệt kê, chính xác hóa và chọn lọc thơng tin
Ký hiệu:
(1) – Thuộc tính trùng lặp (2) – Thuộc tính tên gọi (3) – Thuộc tính mơ tả
(4) – Thuộc tính của mỗi liên kết
3.3.2 Xác định các thực thể và biểu diễn các mối quan hệ.
Danh sách các hồ sơ Tên viết tắt
Đánh dấu loại các thuộc tính Thuộc tính trùng lặp Thuộc tính tên gọi Thuộc tính mơ tả Thuộc tính liên kết a. PHIẾU THU Số chứng từ SoCt x Ngày lập NgayCt x
Tài khoản nợ TkNo x
Tài khoản có TkCo x
Đơn vị DoiTuong x
Họ tên người nộp tiền NguoiNop x
Địa chỉ DiaChi x
Lý do LyDo x
Kèm theo KemTheo x b. PHIẾU CHI Số chứng từ SoCt x Ngày lập NgayCt x Nợ TkNo x Có TkCo x Đơn vị DoiTuong x
Họ tên người nhận tiền NguoiNhan x
Địa chỉ DiaChi x Lý do LyDo x Số tiền SoTien x Kèm theo KemTheo x GIẤY BÁO NỢ/CÓ Số phiếu SoCt x Ngày lập NgayCt x
Số tài khoản SoTknnDi x
Ngân hàng TenNh x
Nội dung NoiDung x
Số tiền SoTien x
Số tài khoản ngân hàng
đến SoTknhDen x
ỦY NHIỆM CHI
Số phiếu SoCt x
Ngày lập NgayCt x
Số tài khoản SoTknn x
Ngân hàng TenNh x
Nội dung NoiDung x
Số tiền SoTien x
Giao dịch viên GDV x x
3.3.2.1 Xác định các thực thể.
3.3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ.
<Thu tiền mặt > => PHIẾU THU(SoCt, MaLoaiCt, NgayCt, SoTknhDi,SoTknhDen, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo).
<Chi tiền mặt > => PHIẾU CHI(SoCt, MaLoaiCt, NgayCt, SoTknhDi,SoTknhDen, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo).
<Thu tiền gửi > => GIẤY BÁO CÓ(SoCt, MaLoaiCt, NgayCt, SoTknhDi,SoTknhDen, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo).
<Chi tiền gửi > => GIẤY BÁO NỢ(SoCt, MaLoaiCt, NgayCt, MaKh, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo).
Gộp các quan hệ PHIẾU THU, PHIẾU CHI, GIẤY BÁO NỢ, GIẤY
nhận biết như sau :
CHỨNG TỪ (SoCt, MaLoaiCt, NgayCt, MaKh, DiaChi, TkNo,
TkCo, NguoiGd, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo). LOẠI CT (MaLoaiCt, TenLoai).
3.3.3 Mơ hình thực thể liên kết .
Thực thể Thuộc tính Tên viết tắt Ghi chú
Khách hàng
Mã khách hàng MaDt Khóa chính Tên khách hàng TenDt
Địa chỉ DiaChi
Điện thoại DienThoai
Email Email
Mã số thuế MST Số tài khoản
ngân hàng
SoTknh Tên ngân hàng TenNh
Nhà cung cấp
Mã nhà cung cấp MaDt Khóa chính Tên nhà cung
cấp
TenDt Địa chỉ DiaChi Điên thoại DienThoai
Email Email
Mã số thuế MST Số tài khoản
ngân hàng
SoTknh Tên ngân hàng TenNh
Nhân viên Mã nhân viên MaNv Khóa chính
Tên nhân viên TenNv Ngày sinh NgaySinh Giới tính GioiTinh
Số CMT Cmt
Địa chỉ DiaChi
Điện thoại DienThoai
Phòng ban PhongBan
Chức vụ ChucVu
Ngân hàng
Mã ngân hàng MaNh Khóa chính Tên ngân hàng TenNh
Loại chứng từ
Mã loại chứng từ MaLoaiCt Khóa chính Tên loại chứng từ TenLoaiCt Chứng từ (phiếuthu, chi, báo nợ, báo có) Số chứng từ SoCt Khóa chính Mã loại chứng từ MaLoaiCt Ngày chứng từ NgayCt Ngày lập Ngaylap Mã đối tượng MaDt Người giao dịch NguoiGd Địa chỉ DiaChi Lý do LyDo Số tiền SoTien TKNH đến TKNHden TKNH đi TKNHdi Trạng thái TrangThai Tài khoản
Số tài khoản SoTk Khóa chính Tên tài khoản TenTk
Loại tài khoản LoaiTk Cấp tài khoản CapTk
Dư nợ DuNo
Dư có DuCo
Phịng ban
Mã phịng MaPb Khóa chính
Tên phịng TenPb Điện thoại DienThoai
3.4. Mơ hình cơ sở dữ liệu
3.4.1 Chuyển mơ hình thực thể liên kết sang mơ hình dữ liệu quan hệ3.4.1 Biểu đồ dữ liệu của mơ hình 3.4.1 Biểu đồ dữ liệu của mơ hình
3.4.2 Cơ sở dữ liệu vật lý
Như vậy sau q trình phi chuẩn hố các quan hệ, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL, ta xây dựng cơ sở dữ liệu vật lý, gồm các bảng sau:
1. Bảng Khách Hàng ( Danh mục khách hàng)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaKh VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa chính
TenKh NVARCHAR(200) Tên đối tượng DiaChi NVARCHAR(200) Địa chỉ
Email VARCHAR(100) Email
DienThoai VARCHAR(20) Số điện thoại
MST VARCHAR(20) Mã số thuế
SoTknh VARCHAR(20) Tài khoản ngân hàng
TenNh NVARCHAR(100) Tên ngân hàng
2. NHANVIEN ( Danh mục nhân viên )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaNv VARCHAR(10) Mã nhân viên Khóa chính
TenNv NVARCHAR(50) Tên Nhân viên NgaySinh VARCHAR(20) Ngày sinh
GioiTinh Bit Giới tính
Cmt VARCHAR(20) Số chứng minh thư DiaChi NVARCHAR(200) Địa chỉ
Email VARCHAR(100) Email
DienThoai VARCHAR(20) Số điện thoại
MaPb VARCHAR(10) Mã phịng ban khóa ngoại
3. BẢNG DM_PHONGBAN ( Danh mục phòng ban)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaPb VARCHAR(10) Mã phịng ban Khóa chính TenPb NVARCHAR(100) Tên phòng ban
DienThoai VARCHAR(20) Số điện thoại
Fax VARCHAR(20) Fax
4. BẢNG NGANHÀNG ( Danh mục ngân hàng )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaNh VARCHAR(10) Mã ngân hàng Khóa chính TenNh NVARCHAR(200) Tên ngân hàng
5. BẢNG DMTK ( Danh mục tài khoản )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaTk VARCHAR(10) Mã tài khoản Khóa chính TenTt NVARCHAR(200) Tên tài khoản
LoaiTk NVARCHAR(100) Loại tài khoản
CapTk INT Cấp tài khoản
DuNo NUMERIC(18,0) Số dư nợ đầu kỳ DuCo NUMERIC(18,0) Số dư có đầu kỳ
6. BẢNG DM_TKNH ( Danh mục tài khoản ngân hàng )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoTknh VARCHAR(10) Số tài khoản Khóa chính TenTknh NVARCHAR(100) Tên tài khoản
MaNh VARCHAR(10) Mã ngân hàng Khóa ngoại ChiNhanh NVARCHAR(100) Chi nhánh ngân
hàng
7. BẢNG DM_TIENTE ( Danh mục các loại tiền )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaTien VARCHAR(10) Mã loại tiền Khóa chính TenTien NVARCHAR(100) Tên loại tiền
8. BẢNG CT ( Bảng chứng từ )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt VARCHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
MaLoaiCt INT Mã loại chứng từ Khóa ngoại
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
NgayGhiSo DATETIME Ngày ghi sổ
MaKh VARCHAR(20) Mã đối tượng Khóa ngoại NguoiGd NVARCHAR(50) Người giao dịch
DiaChi NVARCHAR(200) Địa chỉ
LyDo NVARCHAR(200) Lý do
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền Khóa ngoại
TyGia FLOAT Tỷ giá
9. BẢNG CHITIET_CT ( Bảng chi tiết chứng từ )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt VARCHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
TkNo VARCHAR(7) Tài khoản ghi nợ Khóa ngoại
TkCo VARCHAR(7) Tài khoản có Khóa ngoại
SoTien NUMERIC(16,2) Số tiền NoiDung NVARCHAR(100) Nội dung
10.BẢNG NGUOIDUNG ( Bảng người dùng trong hệ thống )
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
Id INT Khóa chính
TenTk VARCHAR(50) Tên tài khoản MatKhau VARCHAR(50) Mật khẩu
Quyen INT Quyền hạn
11.BẢNG LOAICT
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaLoaiCt INT Mã loại chứng từ Khóa chính TenLoaiCt NVARCHAR(50) Tên loại chứng
3.5. Xác định luồng hệ thống
3.5.1 Luồng hệ thống tiến trình “1.0 – Thu chi tiền mặt”
3.5.2 Luồng hệ thống tiến trình “2.0 – Thu chi tiền gửi ngân hàng”
3.5.3 Luồng hệ thống tiến trình “3.0 – Kiểm kê, đối chiếu”
3.5.4 Luồng tiến trình “4.0 - Lập báo cáo”
Hình 3. 13. Luồng tiến trình “4.0 - lập báo cáo” báo cáo
báo cáo Ngân hàng
Lập báo cáo
D4 biên bản,báo cáo Phiếu thu chi
4.1 Ban lãnh đạo Y êu c ầu bá o cá o Giấy báo nợ
3.6. Giới Thiệu Về Phần Mềm.
3.6.1 Giới Thiệu Tổng Quát Về phần mềm.
Phần mềm HTTT kế toán vốn bằng tiền tại chi nhánh cơng ty cổ phần truyền thơng Việt Nam có một số chức năng :
Quản lí người dung
Quản lí thơng tin về chi nhánh Sửa xóa dữ liệu
Nhập in các phiếu Cập nhật thơng tin Theo dõi các sổ…
3.6.2 Yêu cầu cài đặt.
Phần mềm được thiết kế bằng visual studio 2010, SQL Sever 2008 R2,
Devexpress 13.2.
Hệ điều hành: chạy trên nền win 7, win8 Bộ nhớ: Ram 1Gb trở lên
Bộ gõ tiếng Việt: nên dùng Unikey Ổ đĩa cứng còn trống trên 300MB
3.6.3 Một số giao diện .
3.6.3.1 Giao diện chính.
3.6.3.2 Giao diện đăng nhập.
Hình 3.15. giao diện đăng nhập3.6.3.3 Form nhập danh mục tài khoản. 3.6.3.3 Form nhập danh mục tài khoản.
3.6.3.4 Form nhập danh mục nhân viên.
Hình 3.17. Form nhập danh mục nhân viên.3.6.3.5. Form nhập danh mục ngân hàng. 3.6.3.5. Form nhập danh mục ngân hàng.
3.6.3.5 Form nhập phiếu thu.
Hình 3.19. Nhập phiếu thu.3.6.3.6 Form nhập phiếu chi. 3.6.3.6 Form nhập phiếu chi.
3.6.3.7. Mẫu sổ quỹ tiền mặt.
3.6.3.8. Sổ Tiền gửi Ngân hàng.
3.6.3.9. Mẫu giấy báo nợ.
3.6.3.10 Mẫu phiếu thu.
Hình 3.24 Mẫu phiếu thu.3.6.3.11. Mẫu Giấy ủy nhiệm chi. 3.6.3.11. Mẫu Giấy ủy nhiệm chi.
KẾT LUẬN
Với những kiến thức đã học trong suốt bốn năm qua, đặc biệt là những kiến thức thực tế đã tích lũy được trong thời gian thực tập cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy “HOÀNG HẢI XANH” em đã chọn đề tài “ Xây dựng phần mềm kế tốn vốn bằng tiền tại” Cơng ty Cổ Phần Truyền Thơng Việt Nam và đã hồn thành đồ án tốt nghiệp của mình.
Cơng tác kế tốn Tiền lương mặc dù đã áp dụng cơng nghệ thông tin nhưng vẫn thủ công do vậy phần mềm này được sử dụng để hỗ trợ cơng tác kế tốn vốn bằng tiền tại ” Công ty Cổ Phần Truyền Thông Việt Nam ” nhằm giúp cho q trình quản lý được hồn thiện hơn, đem lại hiệu quả kinh doanh cao hơn.
Nhưng do kiến thức còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên phần mềm của em khơng tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong sẽ nhận được ý kiến đóng góp của các thầy giáo cơ giáo, các anh chị trong phịng kế tốn cơng ty, để em có nhiều kinh nghiệm quý giá hơn, khắc phục những khuyết điểm và có thể thêm những chức năng mới ưu việt hơn trong tương lai.
Sau này khi có điều kiện em sẽ phát triển phần mềm có khả năng ứng dụng cho các doanh nghiệp khác khơng chỉ trong lĩnh vực kế tốn vốn bằng tiền.
Một lần nữa em xin cảm ơn thầy” HOÀNG HẢI XANH” cùng các thầy cơ trong Học viện, các anh chị phịng Tài chính- kế tốn trong ” Cơng ty Cổ Phần Truyền Thơng Việt Nam ”, gia đình, bạn bè đã giúp em hoàn thành đề tài này.
Sinh viên
TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. GS. TS. Ngô Thế Chi, TS. Trương Thị Thủy,
“Giáo trình Kế tốn tài chính”, NXB Tài chính, 2008.
[2]. PGS. TS. Đồn Xn Tiên,
“Giáo trình Kế tốn quản trị”, NXB Tài chính, 2009.
[3]. Nguyễn Văn Ba,
“Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin”, NXB Đại học Quốc gia Hà
Nội, 2006.
[4]. Ths. Vũ Bá Anh,
“Bài giảng gốc cơ sở dữ liệu”, Học viện Tài chính.
[5]. Ths. Vũ Bá Anh – Phan Phước Long,
“Giáo trình Cơ sở dữ liệu HP1, HP2, HP3”, Học viện Tài Chính .
[6]. Thầy giáo Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy giáo Hà Văn Sang,
“Bài giảng C# Sql Server - Học Viện Tài Chính ”
CÁC TRANG WEB THAM KHẢO
http://wwwwebketoan.vn/forum/ http://www.hvtc.edu.vn/forum/ http://www.congdongviet.com/ http://www.ketoanthienung.com/