- Cơng ty có 25000 m2 nhà xưởng trên tổng diện tích 50000 m2, nhà xưởng thoáng mát, sạch sẽ và đảm bảo đủ điều kiện để cơng nhân làm việc Bên cạnh đó,
2.2.4.2. Về phía chi phí sản xuất:
Dù sản xuất theo đơn đặt hàng hay xuất bán trực tiếp thì vấn đề tiết kiệm chi phí và hạ giá thành đều rất quan trọng để gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Do ảnh hưởng của thu nhập khác đối với kết quả hoạt động kinh doanh không đáng kể, Ở đây chỉ phân tích về chi phí từ hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phịng kỹ thuật có xây dựng, sửa đổi định mức các loại chi phí cho phù hợp với tình hình thực tế. cơng ty có nhiều sản phẩm khác nhau nên ở đây chỉ xét định mức chi phí cho một số sản phẩm có tỷ trọng lớn về chi phí và doanh trong năm 2008, thể hiện ở bảng 2.12. Qua bảng 2.12_Giá thành kế hoạch của một số sản phẩm chủ yếu của công ty ta thấy, hầu hết các sản phẩm chủ yếu của công ty đều không đạt kế hoạch giá thành, đặc biệt là sản phẩm giầy Footech, giá thành tăng cao so với kế hoạch 9,38%, chỉ có sản phẩm giầy nội địa là vượt mức kế hoạch 0,63%. Đây là dấu hiệu cho thấy việc quản lý chi phí của cơng ty chưa thật sự được tốt. Sau đây sẽ đi vào phân tích cách thức quản lý từng loại chi phí.
Chi phí ngun vật liệu trực tiếp :
Có thể thấy, chi phí ngun vật liệu trực tiếp của cơng ty luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành sản xuất sản phẩm (64.74%). Vì vậy, vấn đề quản trị loại chi phí này rất quan trọng. Tỷ lệ chi phí NVLTT trên doanh thu Việc xây dựng định mức chi phí trong năm đã tính cả phần trăm giá cả tăng, nghĩa là có nâng lên so với năm 2007, tuy nhiên cơng ty vẫn khơng hồn thành kế hoạch chứng tỏ việc quản lý chi phí này cịn nhiều khuyết điểm. Trong năm qua chỉ có sản phẩm giầy footech và giầy nội địa 01/07 vượt định mức lần lượt là 0.02% và 5%. Cịn lại khơng đạt kế hoạch. Cơng ty tính định mức chi phí theo phương pháp lịch sử nghĩa là dựa vào kinh nghiệm và những sản phẩm trước đây của công ty để xây dựng định mức nên việc xây dựng định mức đơi khi cịn thiếu chính xác, vì vậy, định mức còn khác xa với thực tế. Sau đây sẽ xem xét việc thực hiện định mức kinh tế kĩ thuật và đơn giá kế hoạch dựa trên ví dụ về 2 loại giầy như sau:
Việc thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật:
Để sản xuất một sản phẩm giầy Suntech 06 thì định mức tiêu hao là 0,1406m vải chéo mầu K1.05(làm mũ giầy) và 0,1646m bạt 3419 mầu K1.05. Tuy nhiên thực tế, trung bình 1 sản phẩm giầy này hết 0.1695m và 0.1705m lần lượt 2 loại vải trên( Nguồn: phịng kế tốn cơng ty giầy Thụy Khuê). Công ty tổ chức quản trị
hoạch dựa trên dự báo nhu cầu thị trường, dựa trên các đơn đặt hàng và dự toán các đơn đặt hàng để xác định số lượng sản phẩm sẽ sản xuất, cơ cấu sản phẩm sản xuất, từ đó sẽ xác định các định mức tiêu hao nguyên vật liệu (phòng kỹ thuật định ra các định mức này), dự trù giá cả và tiến hành mua nguyên vật liệu về nhập kho. Việc quản lý quản lý kho nguyên liệu và kho thành phẩm do phòng kinh doanh đảm nhiệm. Sau khi vật liệu về kho thì bộ phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm quản trị các nguyên vật liệu này. Nếu thiếu hụt, hư hỏng thì cơng nhân sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm. Bộ phận sản xuất sẽ thường xuyên theo dõi và giải trình về các nguyên vật liệu đã sử dụng cho các phịng ban liên quan. Cơng ty cũng có sự phân định rõ ràng: các nguyên vật liệu dùng chung thì sẽ mua theo định kỳ, còn các nguyên vật liệu dùng riêng cho từng sản phẩm thì mua theo mã hàng. Hệ thống kho nguyên liệu khá thoáng mát sạch sẽ do trong năm cơng ty có tiến hành tu sửa và vị trí kho ở gần các phân xưởng sản xuất nên tiết kiệm chi phí vận chuyển. Quy trình quản trị như vậy cũng là hợp lý, đảm bảo tiết kiệm được nhân lực và tránh chồng chéo giữa các khâu. Tuy nhiên, trong q trình sản xuất giầy, các ngun vật liệu có rất ít giá trị khi thanh lý, nhưng cơng ty lại không tận dụng để sản xuất ra những sản phẩm phụ hoặc liên hệ với các xí nghiệp khác để thanh lý thường xun. Vì vậy, tỷ lệ bù hao đã vượt quá mức tối đa là 2% mà công ty đặt ra. Điều này góp phần làm cho chi phí về ngun vật liệu tăng lên.
Việc thực hiện đơn giá kế hoạch:
Chi phí nguyên vật liệu tăng chủ yếu do giá mua của hầu hết các nguyên vật liệu đều tăng: Giá cao su trong tám tháng đầu năm 2008 tăng 50%, giá các loại vải bạt, vải phin tăng khoảng 10%, hóa chất tăng 15%, chất dẻo tăng 18%. Theo đơn giá kế hoạch thì giá 1m vải 3419 mầu để sản xuất 1 đôi giày nội địa 01/97 là 15873 đồng/m. Nhưng trên thực tế giá mùa loại vải này là 18000đ/m. Đây là nguyên nhân khách quan nhưng cũng có thể thấy cơng tác dự trữ nguyên vật liệu của công ty không được tốt, chưa sát với thực tế. Trong điều kiện giá cả thay đổi bất thường
như hiện nay, dự đoán được nhu cầu để dự trữ kip thời nguyên vật liệu, hạn chế việc tăng chi phí do giá cả là rất quan trọng.
Chi phí nhân cơng trực tiếp:
Trong các sản phẩm trên bảng 2.12 thì chỉ có sản phẩm giầy Novi là vượt mức kế hoạch 0,11% cịn lại các sản phẩm khác đều tăng chi phí này so với kế hoạch. Việc xác định định mức lao động gồm các bước sau:
- Sản xuất thử sản phẩm đó
- Nghiên cứu việc sử dụng thời gian của người lao động khi làm ra sản phẩm đó bằng phương pháp bấm giờ.
- Dùng phương pháp phân tích thích hợp để xác định mức lao động cho sản phẩm đó.
Hiện nay cơng ty giầy Thụy Kh dùng phương pháp kinh nghiệm để xác định mức lao động. Mức lao động được xây dựng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm tích lũy được của cán bộ công nhân viên trong nhiều năm qua. Phương pháp này có ưu điểm là đơn giản và đáp ứng được sự biến động của sản xuất nhưng có nhược điểm là độ chính xác khơng cao vì dễ có yếu tố chủ quan và ngẫu nhiên của người lập định mức.
Về việc thực hiện kế hoạch đặt ra, công ty đã xây dựng được hệ thống chỉ tiêu đánh giá công việc cho người lao động, tuy nhiên, lại chưa có bảng mơ tả chi tiết cơng việc và bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc nên việc đánh giá thực hiện cơng việc cịn mang tính bình qn, chung chung. Việc quản lý như vậy là thiếu chặt chẽ làm cho việc trả lương không tương xứng với cơng việc nên hạn chế lịng hăng say đối với cơng việc, hao phí lao động đơn vị tăng lên. Bênh cạnh đó, do trình độ cơng nhân cịn chưa cao nên chi phí trên một đơn vị sản phẩm vẫn chiếm tỷ lệ cao trong tổng giá thành tồn bộ.
Đội ngũ cơng nhân của công ty hầu hết là lao động thủ cơng. Trước khi vào làm tại cơng ty thì họ được đào tạo qua từ 2 đến 4 tháng tùy vị trí lao động. Do
nhân kĩ thuật nên trình độ của cơng nhân cịn thấp, hao phí lao động sống trên một đơn vị sản phẩm tăng lên, năng suất lao động giảm xuống nên chi phí của một số sản phẩm thực tế cao hơn nhiều so với kế hoạch.
Chi phí sản xuất chung:
Khác với 2 khoản mục chi phí trên thì chi phí sản xuất chung lại tăng lên 17.92%. Xem xét tài liệu chi tiết ta thấy các chi phí này tăng chủ yếu là do chi phí nhân viên phân xưởng (hơn 4 tỷ đồng), chi phí khấu hao tài sản cố định( hơn 3 tỷ), chi phí dịch vụ mua ngồi (hơn 2 tỷ đồng) tăng. Sự tăng lên này do nguyên nhân khách quan là các loại chi phí điện, nước, điện thoại, xăng dầu trong năm 2008 tăng lên rất nhiều. Đồng thời, trong năm công ty cũng mua thêm một số tài sản cố định( máy móc :137 triệu đồng, nhà xưởng 465 triệu đồng). Đồng thời, hệ thống nhà xưởng hiện nay là khá lớn trong khi nhu cầu sử dụng ít, diện tích sử dụng ít mà cơng ty lại chưa sắp xếp lại để tiết kiệm các loại chi phí chung.
Các loại chi phí trên là các yếu tố chủ yếu cấu thành nên giá vốn hàng bán. Trong năm 2008 giá vốn hàng bán có sự giảm xuống nhưng khơng đáng kể. Tỷ lệ giảm giá vốn là 12.82% trong khi tỷ lệ giảm của doanh thu thuần là 15.22% (theo bảng 2.4). Qua đó có thể thấy được hiệu quả sử dụng chi phí của cơng ty năm 2008 đã giảm xuống.
Riêng đối với chi phí quản lý doanh nghiệp và chi phí bán hàng, cơng ty có xây dựng định mức nhưng chỉ xây dựng định mức chung. Cơng ty đã hồn thành vượt mức kế hoạch là 5,7 tỷ đồng về chi phí quản lý doanh nghiệp, nhưng chi phí bán hàng lại tăng 0,57 tỷ đồng so với kế hoạch.
Chi phí bán hàng:
Chi tiết về chi phí bán hàng thể hiện ở bảng 2.13:
Từ bảng 2.13_chi tiết chi phí bán hàng củ công ty năm 2008, ta thấy tỷ lệ chi phí bán hàng trên doanh thu thuần của cơng ty năm 2008 là 4.43% tăng 0.93% so với năm 2007. Ngồi ra, tốc độ tăng chi phí bán hàng là 26.44% trong khi doanh
thu thuần lại giảm 15.22%. Đó là dấu hiệu cho thấy việc quản lý chi phí bán hàng của cơng ty khơng tốt.
Ta thấy chi phí bán hàng năm 2007 là 2,7 tỷ đồng, tăng so với năm 2007 là 0.57 tỷ đồng ( tương ứng với 26.44%) do tất cả các khoản mục chi tiết đều tăng. Các chi phí này tăng do trong năm 2008, cơng ty đã mở thêm hệ thống cửa hàng để giới thiệu sản phẩm. Đây là một trong những cách bán hàng theo truyền thống của công ty. Tuy nhiên, do chưa có sự chọn lựa kỹ càng từ phía nhân lực bán hàng mà chỉ đầu tư theo chiều rộng nên hiệu quả không cao, doanh thu từ khu vực này vẫn thấp. Trong tổng chi phí bán hàng thì chi phí khấu hao TSCĐ tăng nhiều nhất (87.51%) do cơng ty thay thế một số phương tiện vận tải có trọng tải lớn hơn để có thế chở được nhiều và an toàn hơn đến nơi tiêu thụ. Mặt khác, cũng phục vụ công tác mua nguyên liệu đầu vào. Việc thay thế này trước mắt ảnh hưởng đến chi phí bán hàng nhưng do được sử dụng trong nhiều năm( lại được tính vào 1 năm) nên về lâu dài khơng phải là một sự lãng phí.
Bảng 2.13_Chi tiết chi phí bán hàng của cơng ty năm 2008
( Đơn vị: 1000 đồng)
Chỉ tiêu
Năm 2007 Năm 2008 Chênh lệch
Số tiền Tỷtrọng(%) Số tiền Tỷtrọng(%) Số tiền Tỷlệ(%)
Chi phí nhân viên 534 947 24.57 556 458 20.21 21 511 4.02 Chi phí vật liệu bao bì 472 969 21.72 524 875 19.06 51 906 10.97 Chi phí dụng cụ, đồ dùng 366 994 16.85 532 063 19.33 165 069 44.98 Chi phí khấu hao TSCĐ 194 879 8.95 365 425 13.27 170 546 87.51 Chi phí dịch vụ mua ngồi 341 740 15.69 415 876 15.11 74 136 21.69 Chi phí băng tiền khác 265 886 12.21 358 475 13.02 92 589 34.82 Cộng chi phí bán hàng 2 177 415 100.00 2 753 172 100.00 575 757 26.44
BH/DTT
(Nguồn: Thuyết minh BCTC của cơng ty Giầy Thụy Kh)
Chi phí dụng cụ, đồ dùng tăng quá cao (44.98%) trong khi giá cả các dụng cụ này không tăng cao. Số lượng nhân viên và nhu cầu sử dụng không thay đổi đáng kể. Điều đó thể hiện việc sử dụng dụng cụ, đồ dùng q lãng phí, khơng được kiểm sốt chặt chẽ. Việc quản lý vẫn theo kiểu : nhân viên đưa ra nhu cầu chi dùng và công ty cấp phát dựa trên giới hạn nhất định, do vậy, bản yêu cầu thường để ở mức tối đa có thể mà khơng làm theo cơ chế khốn chi phí dựa trên mức u cầu về kết quả thu được. Cơng ty chưa thực sự có những chiến dịch bán hàng thu hút sự chú ý của khách hàng. Thường thì do khơng có mục tiêu bán hàng rõ ràng nên khi nhân viên làm tốt hơn u cầu thì khơng được thưởng, cịn khơng đạt u cầu cũng ít bị phạt.
Chi phí bằng tiền khác và chi phí dịch vụ mua ngồi tăng do trong năm 2008, các dịch vụ điện, nước, điện thoại, xăng dầu phục vụ công tác bán hàng tăng trong khi sử dụng không được hạn chế tối đa, ko tiết kiệm.
Tương tự, giá mua của các bao chứa, hộp đựng cũng tăng cao. Đặc biệt, các đối tác mua hàng xuất khẩu ngày càng yêu cầu khắt khe về vấn đề bao bì, mẫu mã nên chi phí bao bì, vật liệu bán hàng của công ty tăng lên 10.97%. Công ty cũng chưa xây dựng phương án thay thế nguồn mua bao bì, do vậy trong năm qua, khi giá cả hộp chứa loại giầy nữ thời trang đặc biệt tăng cao hơn ở cơng ty in bao bì Hà Nội thì cơng ty vẫn phải mua để kịp thời xuất hàng theo đơn.
Về chi phí quản lý doanh nghiệp:
Bảng 2.14_ Chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chỉ tiêu Năm 2007 Năm 2008
Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ(%)
Chi phí nhân viên
quản lý 3 337 881 2 451 673 -886 208 -26.55
Chi phí vật liệu quản
lý 1 803 011 1 084 572 -718 439 -39.85
Chi phí đồ dùng văn
phòng 1 208 274 801 457 -406 817 -33.67
Chi phí khấu hao
TSCĐ 843 937 843 997 60 0.01 Chi phí dịch vụ mua ngồi 673 389 428 799 -244 590 -36.32 Chi phí bằng tiền khác 452 090 135 485 -316 605 -70.03 Tổng cộng 8 318 583 5745 983 -2 572 600 -30.93 Tỷ lệ CP QLDN/DTT 11.35 9.25 -2.10
(Nguồn: Thuyết minh BCTC của công ty Giầy Thụy Kh)
Chi phí quản lý doanh nghiệp của cơng ty năm 2008 là 5,7 hơn tỷ đồng, giảm 30.93 % so với năm 2007. Đồng thời, tỷ lệ chi phí quản lý doanh nghiệp trên doanh thu thuần giảm 2.10% cho thấy doanh nghiệp đã quản lý chi phí này tốt, hiệu quả sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp nhìn chung là tốt.
Trong năm 2008, cơng ty đã có nỗ lực giảm một số nhân viên văn phòng, theo dõi chặt chẽ việc đăng ký mua đồ dùng văn phòng và việc dùng đồ dùng văn phòng. Việc sử dụng đồ dùng văn phòng được đưa ra định mức nhất định theo phòng ban và đầu người , do vậy các chi phí đồ dùng văn phòng, nhân viên quản lý giảm xuống đáng kể. Riêng chi phí dịch vụ mua ngồi, mặc dù giá cả tăng cao nhưng do trong năm qua, công ty có tổ chức lại hệ thống điện, nước, điện thoại,
huy động bảo vệ kiểm tra chặt chẽ cũng như huy động nhân viên kiểm soát lẫn nhau việc sử dụng các dịch vụ này quá cao nên giảm được 36,32%. Những cố gắng của cơng ty trong quản lý chi phí quản lý doanh nghiệp là đáng ghi nhận.