- 63 Tỷ suất sinh lờ
1. Giải pháp 1: Thận trọng hơn trong việc sử dụng chứng từ và lưu trữ chứng từ
chứng từ
Do chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ đồng thời là tài liệu lịch sử của doanh nghiệp nên công việc thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế là một bước quan trọng. Sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ để đảm bảo an tồn, khơng bị mất.
Chỉ lấy ví dụ điển hình: khơng xuất đủ hố đơn bán hàng, điều này làm ảnh hưởng đến doanh thu bởi tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng. Vì thế cơng việc này địi hỏi nhân viên kế tốn phải có trách nhiệm hơn trong mỗi lần hạch tốn. Trưởng phịng và phó phịng có trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc để phần hành kế tốn được hạch tốn chính xác hơn.
Cơng tác lưu trữ chứng từ chưa được thực hiện hợp lý và khoa học. Các loại chứng từ có khối lượng lớn, gây khó khăn cho cơng tác bảo quản và khó khăn cho việc tìm kiếm. Ngày nay, máy vi tính đã trở thành một cơng cụ phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý của doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh việc lưu trữ chứng từ trên giấy tờ, văn phịng kế tốn nên sử dụng tin học vào việc lưu trữ chứng từ.
Mỗi loại chứng từ được lưu trữ vào một thư mục trong máy. Trong mỗi thư mục có các file quản lý chứng từ. Ví dụ như:
- Các loại biên bản giao nhận, biên bản thanh lý... được lưu trữ trong một file riêng. Các chứng từ này sẽ được đánh số hiệu hoặc dùng số hiệu có sẵn để tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng.
- Hố đơn giao hàng, hóa đơn thanh tốn tiền điện, nước, phiếu thu, chi... nên được phân thành từng loại và lưu trữ vào các file khác nhau.
Việc lưu trữ bằng máy rất nhanh gọn và dễ tìm, khi cần dùng đến bất cứ loại chứng từ nào thì chỉ việc tra cứu trong thư mục. Áp dụng cách lưu trữ này, các chứng từ gốc sẽ ln được đảm bảo an tồn.