hội chợ thương mại của Vietab .,JSC
3.2. xuất hoàn thiện tổ chức hội chợ thương mại ở Vietab JSC
Một là: Đề xuất hoàn thiện marketing mục tiêu các dịch vụ hội chợ thương mại của Vietab JSC:
Để có thể đứng vững trên thị trường thì vấn đề mà công ty quan tâm là phục vụ được tất cả các khách hàng trên thị trường, trong đó gồm người tham dự, người tiêu dùng công nghiệp, các cơ quan ngân sách,... Khách hàng là một
tập hợp số lượng rất lớn, phân tán và khác biệt trong yêu cầu mua sắm. Một số đối thủ cạnh tranh sẽ có vị trí tốt hơn để phục vụ các phân đoạn khách riêng biệt của thị trường này. Cơng ty thay vì cạnh tranh tràn lan, thường chống lại các khác biệt hơn hẳn, cần nhận dạng những phần hấp dẫn nhất của thị trường mà họ có thể phục vụ một cách có hiệu quả. Để làm được điều này cơng ty nên có một hệ thống thu thập thơng tin từ phía thị trường nhằm tổ chức các cuộc hội chợ thương mại phù hợp với từng thời điểm cụ thể.
Ví dụ: Nhân dịp Xn, cơng ty nên tổ chức các cuộc hội chợ Xuân để phục vụ cho nhu cầu vui Xuân
Khách hàng của cơng ty đa dạng vì vậy, cơng ty nên tổ chức hội chợ ngày dành cho bé vào những ngày 1-6 , rằm trung thu...
Công ty cần thu thập các dữ liệu về các khu vực thị trường nhất là những điểm thu hút được khách hàng tham gia đông và tham quan đông, tỉ lệ tăng dự kiến của doanh số, mức lãi đã đánh giá được... Khu vực tốt nhất sẽ là khu vực có lượng khách hàng tham gia đơng, mức tăng mạnh, mức lãi lớn, ít cạnh tranh.
Sau khi đã xác định những khu vực hấp dẫn một cách khách quan, công ty cần phải xem xét khu vực nào phù hợp với khả năng kinh doanh của mình nhất. Chỉ có như vậy cơng ty mới tìm ra được khu vực hấp dẫn và cơng ty có khả năng kinh doanh cần thiết để khai thác thành cơng khu vực đó.
Hai là: Đề xuất hồn thiện q trình tổ chức hội chợ thương mại trong nước của Vietab JSC:
Đề xuất quá trình tiến hành tổ chức hội chợ thương mại như sau: Nghiên cứu thị trường Xây dựng dự án Xin phép tổ chức Xây dựng thư mời Lựa chọn và mời khách
* Hoạt động trước hội chợ :
Bước 1: Nghiên cứu thị trường .
Dựa trên những nguồn thông tin thu thập được công ty cần nghiên cứu xu thế phát triển kinh tế của thị trường, thị hiếu tiêu dùng để lựa chọn chủ đề hội chợ cho phù hợp. Người tổ chức phải nghiên cứu kỹ lưỡng môi trường kinh tế xã hội, các xu hướng phát triển của nền kinh tế, các yêu cầu thị trường, đánh giá khả năng tiêu thụ sản phẩm, tìm ra các vấn đề nổi trội nhất để thơng qua đó xây dựng chủ đề cho hội chợ thương mại. Có một chủ đề hay, hợp lý với tình hình kinh tế xã hội là một trong những yếu tố thu hút người tham gia
Bước 2: Xây dựng dự án.
Để tiến hành xây dựng dự án công ty lập lần lượt các kế hoạch cho các công việc phải làm: Xin phép tổ chức, mời các Doanh nghiệp tham gia, phân công rõ ràng cơng việc cho các phịng ban bộ phận. Nếu các chỉ tiêu của hội chợ, đưa ra các mặt được và những tình huống có thể xảy ra trong hội chợ.
Bước 3: xin phép tổ chức .
Công ty sau khi lên danh mục các hội chợ thương mại sẽ tổ chức, phải đệ trình lên các cấp có thẩm quyền để xét duyệt. Cụ thể là Chính phủ đã giao cho Bộ thương mại cấp giấy phép và quản lý các hội chợ thương mại. Việc xin phép tổ chức cần phải được làm trước khi hội chợ diễn ra là 1 năm nhằm tránh tình trạng khơng xin được giấy phép mà phải hỗn hội chợ lại gây mất uy tín cho cơng ty.
Bước 4: Xây dựng thư mời.
Trong bước này, ngồi việc cung cấp các thơng tin cần thiết về hội chợ thương mại, cần đặc biệt chú ý đến việc cung cấp các thông tin về thị trường,
mơi trường, chính sách, pháp luật.Thơng tin càng chi tiết càng có tính thuyết phục hơn với người tham gia vì vậy trước khi tổ chức hội chợ thương mại công ty cần thu thập mọi thơng tin liên quan đến nó. Các thơng tin này chủ yếu đề cập đến các khía cạnh sau:
- Các chính sách pháp luật có liên quan: Nếu có những trở ngại trong
chính sách pháp luật của Chính phủ. Hàng hố bị cấm nhập khẩu thì dù doanh nghiệp có tham gia hội chợ thì cũng khơng có ích lợi gì. Bên cạnh đó cịn có các vấn đề liên quan như: Thuế, an tồn về hàng hố, chất lượng hàng hố, điều lệ về an tồn sức khoẻ.
- Sức cạnh tranh : Trước khi xâm nhập vào một thị trường mới các cơng
ty ln muốn tìm kiếm các thơng tin về đối thủ cạnh tranh, giá cả của họ, mặt mạnh, yếu của họ.
- Những yêu cầu của thị trường: Người tham gia cần những thị trường về quy cách đóng gói, chất lượng, cách thức trình bày.Trên thực tế đơi khi phải đổi mới những sản phẩm để đáp ứng kịp thời yêu cầu của thị trường. Ngay cả khi chưa kịp đổi mới sản phẩm thì trong thời gian hội chợ thương mại họ cũng phải tạo ra những đặc điểm, kiểu cách phục vụ để làm hài lòng khách hàng .
- Những mạng lưới phân phối hàng: Doanh nghiệp tham gia hội chợ thương mại phải tìm những thơng tin về mạng lưới phân phối hàng để xác định được khách hàng mục tiêu của mình trong và sau thời gian hội chợ diễn ra.
- Vận tải và thủ tục hải quan: Công ty cung cấp các thông tin về vấn đề này sẽ tạo điều kiện cho người tham gia vận chuyển hàng một cách tốt nhất bằng những phương tiện phù hợp với những gía cả tương ứng. Đồng thời có thể giúp họ tính tốn được các chi phí và thời gian để hồn thành các thủ tục vận chuyển, hải quan.
- Những triển vọng của thị trường: Để thuyết phục các công ty tham gia hội chợ cần cung cấp cho họ những chỉ dẫn về quy mô, tốc độ tăng trưởng thị trường cho các loại sản phẩm .
Công ty phải nghiên cứu, xem xét để hiểu biết tường tận những lĩnh vực của thị trường, những ngành công nghiệp khác cũng như nhu cầu đa dạng của khách hàng.
Bước 5: Lựa chọn và mời khách.
Đây là công việc quan trọng nhất trong các bước bởi vì số lượng các doanh nghiệp tham gia sẽ quyết định sự thành cơng của hội chợ. Để q trình mời khách có hiệu quả cơng ty xem xét những vấn đề:
+ Nếu khách mời là những doanh nghiệp đã từng tham gia hội chợ thương mại do cơng ty tổ chức thì cần phải có những chính sách ưu đãi giá cả và cả chỗ trưng bày nhằm thu hút họ tham gia các hội chợ tiếp theo.
+ Với những khách hàng tham gia lần đầu công ty cần cung cấp cho họ đầy đủ các chi tiết về hội chợ thương mại và khi cần có thể cho nhân viên trực tiếp phân tích cho họ thấy được những lợi ích khi tham gia hội chợ .
Bước 6: Ký kết hợp đồng.
Sau khi doanh nghiệp quyết định tham gia hội chợ thì họ cần làm các thủ tục và thu 1/2 tổng gía trị hợp đồng. Số còn lại sẽ thu vào trước ngày khai mạc hội chợ. Cần phải dứt khốt tình trạng hội chợ thương mại kết thúc rồi mà tiền hàng vẫn chưa lấy hết.
Bước 7: Quảng cáo và in Cataloge.
Sau khi ký kết các hợp đồng và mời đủ khách công ty sẽ tiến hành làm cataloge giới thiệu về hàng hố tham gia vào hội chợ thương mại do cơng ty tổ
chức. Thường xun có những thơng tin quảng cáo trên đài, báo chí , truyền hình về các cuộc hội chợ thương mại được tổ chức. Với việc làm như vậy có thể giảm bớt thời gian cũng như chi phí cho việc đi mời trực tiếp nhất là đối với doanh nghiệp ở xa.
Bước 8: Thuê đất và giàn dựng gian hàng.
Khi có kế hoạch tổ chức hội chợ thương mại cơng ty phải có những cơng việc cụ thể về: việc thuê địa điểm tổ chức, tránh tình trạng gần đến thời gian tổ chức mới đi tìm địa điểm để thuê.
Việc giàn dựng gian hàng phải chú ý đến những tiêu chuẩn nhất định. Tổng thể tồn khu vực hội chợ phải tốt lên sự cân đối hài hồ có tính thẩm mỹ cao, tạo mơi trường văn minh cho quan hệ giao tiếp giữa các doanh nghiệp và khách tham quan bằng những công việc cụ thể sau:
Nền nhà, trần, tường, diện tích một gian hàng tiêu chuẩn là 9m2 với chiều cao 2,5m. Việc bố trí các gian hàng phải thật khoa học sao cho khách tham quan chỉ phải đi một vịng mỗi một khu là họ có thể ngắm hết các gian hàng mà không phải quay lại nhiều lần
* Hoạt động trong hội chợ :
Bước 9: Tiến hành hội chợ.
Trong thời gian diễn ra hội chợ thương mại các nhân viên của công ty thường trực ở khu vực hội chợ thương mại để giúp đỡ và giải quyết những khúc mắc của các nhà trưng bày đảm bảo gian hàng được an toàn trong mọi thời gian, tạo điều kiện cho khách tham quan. Ngồi ra cơng ty cịn tổ chức các buổi hội thảo gắn với chủ đề của hội chợ thương mại, mở tiệc chiêu đãi tạo môi trường thuận lợi cho các nhà trưng bầy và các đơn vị có liên quan gặp gỡ trao đổi.
Sau khi hội chợ được khai mạc công ty tiến hành một cuộc phỏng vấn dưới dạng trả lời các câu hỏi đã được nhà tổ chức chuẩn bị trước. Người được phỏng vấn sẽ là nhóm khách tham quan và các đơn vị doanh nghiệp tham gia hội chợ thương mại này. Nội dung các câu hỏi sẽ xoay quanh vấn đề về sản phẩm, giá cả, cách thức tổ chức, trưng bày. Sau đó cơng ty sẽ tập hợp các bản phỏng vấn để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức sau.
* Hoạt động sau hội chợ
Bước 10: Kết thúc và đánh gía.
Sau khi hội chợ thương mại kết thúc công ty phải làm một số thủ tục sau: + Làm thủ tục tái xuất cho những lô hàng của khách hàng trưng bày . + Tháo gỡ các gian hàng và vận chuyển hàng hoá trưng bày ra khỏi khu vực hội chợ .
+ Phổ biến những tin tức bổ ích về thị trường đã thu thập trong thời gian diễn ra hội chợ.
+ Thanh khoản với hải quan về các hàng hoá bán trong hội chợ thương mại và các hàng quà tặng.
+ Gửi thư cám ơn tới tất cả những người đã giúp đỡ công ty tổ chức hội chợ thương mại thành công .
+ Quyết tốn moị chi phí đã bỏ ra trong hội chợ.
Mặt khác công ty cần đánh giá phản ứng của khách hàng tham gia , thái độ của họ với từng khâu trong q trình tổ chức, có như vậy mới có thể rút ra kinh nghiệm hoàn thiện cho những cuộc tổ chức hội chợ thương mại lần sau. Ngay sau khi hội chợ thương mại kết thúc cơng ty có thể gửi các ấn phẩm khác
Ba là : Đề xuất hoàn thiện phối thức marketing - mix của Vietab JSC: * Dịch vụ hội chợ .
Hoạt động kinh doanh của cơng ty là loại hình kinh doanh dịch vụ với 2 dịch vụ cơ bản là hoạt động kinh doanh hội chợ và quảng cáo, trong đó hoạt động hội chợ đóng vai trị chủ đạo, dịch vụ quảng cáo chính là dịch vụ phát sinh từ dịch vụ hội chợ, đến nay đã trở thành một trong hai dịch vụ chính và khá phát triển. Hiện nay, công ty làm dịch vụ quảng cáo trên các phương tiện panô, các biển quảng cáo phát quang trên các trục đường chính và dịch vụ này chiếm một tỷ trọng khá lớn trong doanh thu của cơng ty. Vì đặc trưng của sản phẩm dịch vụ là khơng thể sản xuất hàng loạt được vì vậy để đảm bảo và duy trì được chất lượng dịch vụ là tương đối khó khăn, chỉ cần xê xích trong q trình cơng nghệ cũng ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của cả dịch vụ. Việc lựa chọn khách mời chưa kỹ toàn là các bạn hàng cũ nên sản phẩm hàng hố ít thay đổi tạo ra sự nhàm chán đối với khách tham quan vì vậy cơng ty cần có nhưng hành động khắc phục tình trạng này.
- Ln khuyến khích và có định hướng cho nhân viên của cơng ty làm việc nhiệt tình, tích cực, đào taọ nghiệp vụ cho những nhân viên mới đến.
- Công ty nên đa dạng hố các dịch vụ bổ trợ cho hoạt động chính là tổ chức hội chợ thương mại. Sau mỗi cuộc hội chợ cần thu thập thơng tin một cách chính xác từ phía các doanh nghiệp tham gia, các khách hàng tới tham quan để từ đó đánh giá và rút kinh nghiệm cho hội chợ sau được tổ chức tốt hơn.
Giá dịch vụ : Cơng ty chưa có địa điểm để tổ chức hội chợ thương mại vì vậy mỗi lần tổ chức đều phải đi thuê địa điểm với giá rất cao. Việc thuê đất với giá cao tác động trực tiếp tới giá thành một gian hàng, cho nên giá thuê
gian hàng ở Vietab SJC thường cao. Để điều chỉnh được mức giá phù hợp với khách hàng mà vẫn đảm bảo có lãi là điều vơ cùng khó khăn vì thế thiết nghĩ hiện nay có q nhiều hội chợ diễn ra nên khách tham quan cảm thấy nhàm chán cho nên, Vietab SJC không nên chạy theo số lượng mà đề cao vấn đề chất lượng hội chợ
Phân phối: Cách mời chủ yếu của công ty là mời qua thư, điện thoại, fax, cộng tác viên gặp gỡ trực tiếp với khách hàng đối với những doanh nghiệp ở trên địa bàn có những chi nhánh của cơng ty
+ Sử dụng các phương tiện truyền thống + Có thể sử dụng mơi giới
+ Cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ hội chợ thương mại, tăng cường quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, ấn phẩm định kỳ
Xúc tiến thương mại: Để quảng cáo cho mỗi cuộc hội chợ thương mại, công ty thường sử dụng những hình thức như b, tivi, tờ rơi… những cơng việc này chỉ được làm khi gần đến ngày khai mạc hội chợ do đó chỉ mới thơng tin cho khách tham quan mà quên mất thành phần không thể thiếu là các đơn vị tham gia. Để có số lượng lớn các doanh nghiệp tham gia cơng ty có kế hoạch tổ chức hội chợ hàng năm kèm theo địa điểm thời gian cụ thể phát cho mọi miền biết và giảm được chi phí mời