Mỗi một nội dung kinh tế, kế toán bộ phận trực tiếp lập chứng từ, mỗi một chứng từ mà kế tốn Cơng ty lập thường có 3 liên và được đưa đến từng bộ phận liên quan. Liên gốc luôn được giữ lại gọi là liên gốc, những liên cịn lại thì tuỳ từng nội dung kinh tế mà được luân chuyển đến bộ phận cần thiết. Chứng từ mà kế tốn lập đó phải có đầy đủ các yếu tố theo mẫu quy định và có đầy đủ chữ ký. Sau đó chuyển cho từng phần hành, bộ phận liên quan để dựa vào đó làm như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, xuất kho...Từ đó kế tốn từng bộ phận phải kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp và hợp lý của chứng từ, như chữ ký của người có liên quan sau khi kiểm tra thì kế tốn sẽ dựa vào đó để lập định khoản kế toán ghi sổ kế toán. Sau khi hồn tất tồn bộ kế tốn bao gồm việc ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu khoá sổ và cung cấp số liệu báo cáo tài chính của Cơng ty. Cơng ty sẽ sắp xếp phân loại, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ ở bộ phận kế toán và kế tốn trưởng phải chịu trách nhiệm tổ chức cơng việc bảo quản. Những chứng từ chính được cơng ty áp dụng trong hệ thống danh mục chứng từ như là:
- Chứng từ hàng tồn kho dùng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn thể hiện qua: Phiếu xuất kho – Mẫu số 01 VT
Phiếu nhập kho- Mẫu số - 02 VT Biên bản kểm kê kho – Mẫu số 08 VT Thẻ kho – Mẫu số 06 VT
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ – Mẫu số 07 VT
Trình tự luân chuyển chứng từ hàng tồn kho: Người mua vật tư nhận hố đơn tài chính ở đơn vị mua, mang về nộp cho phịng kế tốn, kế tốn vào sổ chi
tiết, sau đó vào sổ tổng hợp để theo dõi vật tư . Kho xuất vật tư kế toán viết phiếu xuất kho thành 3 liên, liên một lưu lại, liên thứ 2 giao cho kế tốn cơng trình, liên thứ 3 người nhận vật tư sau đó chuyển lên kế tốn tổng hợp. Định kỳ cuối tháng kế toán kiểm kê kho xác định vật tư tồn kho, giá trị xuất kho là nhập trước xuất trước.
- Lưu chuyển chứng từ lao động tiền lương do Công ty thực hiện theo chế độ giao khoán quỹ lương của đơn vị chủ quản theo từng năm kế hoạch có sự phê duyệt của các cơ quan chức năng. Căn cứ vào bảng chấm công của các bộ phận . Kế toán toán tiền lương trên cơ sở doanh thu, chi phí thực tế tính ra tiền lương của từng bộ phận. Kế toán tiền lương lập bảng lương của từng bộ phận.
Bảng chấm công – Mẫu số 01 LĐTL
Bảng thanh toán lương – Mẫu số 02 LĐTL Bảng thanh toán tiền lương – Mẫu số 05 LĐTL
- Bán hàng có chứng từ: Hóa đơn thuế GTGT (sản phẩm chịu thuế suất 10%).
Tiền mặt: Các chứng từ liên quan như; phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng do kế toán tổng hợp lập, thủ quỹ theo dõi trên sổ quĩ tiền mặt, tiền gửi do kế toán ngân hàng theo dõi trên sổ tiền gửi ngân hàng.
Phiếu thu – Mẫu số 01 TT Phiếu chi – Mẫu số 02 TT
- Tài sản cố định: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ do kế toán TSCĐ theo dõi thơng qua mở thẻ tài sản.
Tồn bộ chứng từ của từng bộ phận đều được luân chuyển, và lưu chữ thơng qua phịng kế toán và kế toán tổng hợp lưu trữ các chứng từ này thời gian bảo quản là 20 năm.
Theo quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính, hệ thống tài khoản kế tốn trong các doanh nghiệp xây lắp bao gồm 72 tài khoản tổng hợp trong bảng cân đối kế toán và 8 tài khoản ngồi bảng cân đối kế tốn. Về cơ bản tên gọi, ký hiệu nội dung các tài khoản này nhất quán với hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các doanh nghiệp khác mà theo quyết định 1141 TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành(đã sửa đổi, bổ sung). Theo quyết định hiện hành, để kế toán hàng tồn kho trong xây lắp, kế toán chỉ áp dụng kê khai thường xuyên mà không dùng phương pháp kiểm kê định kỳ.Vì vậy hệ thống tài khoản trong Cơng ty cũng như doanh nghệp xây lắp khác có một số đặc biệt so với từng loại tài khoản so với tài khoản chung.
TK 111: Tiền mặt
TK 112 : Tiền gửi ngân hàng. TK 113: Tiền đang chuyển
TK 131: Phải thu của khách hàng TK 133 : Thuế giá trị gia tăng đầu vào TK: 3331 : Thuế giá trị gia tăng đầu ra. TK 156: Hàng tồn kho
TK 141: Tạm ứng
TK 154: Chi phí sản xuất dở dang TK 632: Giá vốn hàng bán TK 211 : Nguyên giá TSCĐ TK 241: Khấu hao TSCĐ TK 311: Vay ngắn hạn TK 331: Phải trả nhà cung cấp TK 315: Nợ dài hạn đến hạn trả. TK 3331: Thuế giá trị gia tăng đầu ra
TK 333: Các khoản phải trả, phải nộp nhà nước. TK 334: Phải trả công nhân viên
TK 3383: Bảo hiểm xã hội TK 341: Nợ dài hạn
TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK: 414 Quỹ phát triển kinh doanh TK 421: Lãi chưa phân phối
Chi phí hoạt động kinh doanh: TK 621: Chi phí nguyên vật liệu
TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu phụ.
TK 622: Lương công nhân viên trực tiếp sản xuất TK 623: Chi phí máy thi cơng.
TK 627: Chi phí sản xuất chung. Doanh thu
TK 511: Doanh thu bán hàng TK 632 : Giá vốn hàng bán
TK 911: Kết quả hoạt động kinh doanh.
d. Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ
Kế tốn trưởng của Cơng ty lập báo cáo tài chính theo đúng quy định hiện hành. Phải đảm bảo trung thực chính xác dựa trên số liệu thực, báo cáo tài chính(BCTC) là cơ sở để phân tích hoạt động kinh tế, phân tích đánh giá thực trong tài chính của Cơng ty, tình hình kết quả kinh doanh của cơng ty trong kỳ báo cáo, và là cơ sở để xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh của Công ty trong kỳ sau. Là cơ sở đưa ra những quyết định trong công tác điều hành quản lý và chỉ đạo
của Công ty, thu hút quyết định của các nhà đầu tư. Báo cáo tài chính được nộp cho chi cục thuế quận Tây Hồ,và được lập theo năm, sau một năm sẽ được chi cục thuế quyết toán vào quý I của năm kế tiếp.
Báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối tài khoản. - Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả kinh doanh. - Bảng lưu chuyển tiền tệ.
Để báo cáo tài chính hồn thiện thì Cơng ty ln có những báo cáo khác để bổ sung và làm rõ báo cáo trên như:
- Bảng cân đối tài khoản.
- Bảng kê khai chi tiết khấu hao TSCĐ. - Bảng kê tăng, giảm TSCĐ.
2.5. Thực trạng kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Kiến trúc Tây Hồ.
2.5.1. Đối tượng và phương pháp kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tạiCông ty KTTH. Công ty KTTH.
Dựa trên nguyên tắc chung của kế tốn tập hợp chi phí giá thành sản phẩm, hay quy định riêng của kế tốn xây lắp, trong Cơng ty Kiến trúc Tây Hồ phân các chi phí theo từng loại chi phí có đặc điểm riêng, tính chất cơng việc riêng để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm theo khoản mục chi phí tính trên cơng trình hay HMCT từ khi khởi cơng xây dựng cho đến khi hoàn thành bàn giao. Đối với đơn đặt hàng sửa chữa nhà cửa cho bên ngồi thì đối tượng tập hợp chi phí sản xuất theo từng đơn đặt hàng từ lúc khởi công cho đến khi kết thúc. Chủ yếu cơng ty cũng phân loại chi phí theo các yếu tố chi phí như sau:
- Chi phí máy thi cơng. - Chi phí sản xuất chung.
Để có được giá thành sản phẩm chính xác thì kế tốn từng bộ phận của Cơng ty đều phải theo dõi chính xác các yếu tố phát sinh trên cơ sở đó cuối kỳ tập hợp chi phí sản xuất và đối chiếu với kế tốn tổng hợp. Ở Cơng ty thường khốn theo cơng trình cho đội thi cơng, song Cơng ty ln theo dõi các chi phí chung của cơng trình, từng phát sinh thuộc cơng trình hay HMCT. Cơng ty có rất nhiều cơng trình cùng xây dựng trong một thời điểm khác nhau, nhưng cơng trình em chọn trong chuyên đề thực tập của mình là cơng trình…….Cơng trình này hiện đã được đưa vào sử dụng trong năm 2004. Các chi phí thực hiện để xây dựng cơng trình trên được kế tốn tập hợp chính xác để hồn thành kế hoạch xây dựng theo bản thoả thuận. Trong chuyên đề thực tập tốt nghiệp em chọn cơng trình “ Xây dựng và sửa chữa trường THCS Nguyễn Cơng Trứ”, trong đó em chỉ đi sâu vào tính chi phí và giá thành cơng trình xây dựng mới nhà 4 tầng trong hợp đồng trên. Cơng trình này kéo dài trong 7 tháng từ tháng 2/2004 đến hết tháng 8 năm 2004 thì hồn thành và bàn giao. Chi phí cơng trình được cụ thể theo từng bước trong phần sau.
2.5.2.Nội dung kế tốn tập hợp chi phí sản xuất tại Cơng ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ.
a. Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp.
Công ty Kiến trúc Tây Hồ có kế tốn sản xuất riêng, nên mọi tập hợp chi phí của từng cơng trình, HMCT được kế tốn tập hợp chi tiết theo từng sổ riêng và sổ chung của cơng trình hay HMCT. Do mỗi một cơng trình đều được hoạch định theo dự toán trước nên nguyên vật liệu mua đều được sử dụng hết theo định kỳ đã định, hầu như khơng có lượng vật tư thừa. Vật tư mua thường được đưa thẳng ra cơng trường vì tại Cơng ty khơng có kho chứa vật tư, các đội thi cơng quản lý khối lượng vật liệu đã xuất cho mình kiểm tra mức độ hồn thành theo định mức đã định. Thường thì chi phí vật tư chiếm khoảng từ 60%-80% tổng chi phí cho một cơng trình hay HMCT.
Giá trị thực tế của vật tư =
Giá mua theo hố
đơn +
Chi phí vận chuyển bốc dỡ
Căn cứ vào kế hoạch tiến độ thi công của cơng trình, HMCT và nhu cầu thực tế của vật liệu sử dụng cho quá trình thi cơng, các đội phải làm giấy xin phép tạm ứng gửi lên giám đốc, giám đốc duyệt tạm ứng cho các đội. Trên cơ sở giấy xin phép tạm ứng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên, liên 1 lưu; liên 2: người xin tạm ứng giữ, liên 3: chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ ghi tiền vào sổ quỹ và chi tiền, sau đó chuyển cho kế tốn tiền mặt. Chi phí ngun vật liệu trực tiếp của Cơng ty được tập hợp trực tiếp cho từng cơng trình, kế tốn thực hiện phương pháp tính theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
Khi mua vật tư về cơng trường, nhân viên kế tốn của đội vào sổ tổng hợp chi phí ngun vật liệu, sau đó vào sổ chi tiết ngun vật liệu căn cứ vào hố đơn. Thủ kho của cơng trường cùng nhân viên phụ trách mua vật tư tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư và xác nhận vào bảng theo dõi chi tiết vật tư. Khi xuất nguyên vật liệu dùng cho cơng trình hay HMCT kế tốn ghi:
Nợ TK: 621 Giá trị vật tư thực tế xuất dùng Có TK 141,331,111,112…
BẢNG THEO DÕI CHI TIẾT VẬT TƯ
Cơng trình: Trường PTTH Nguyễn Cơng Trứ Hạng mục: Xây mới nhà 4 tầng
Tháng 8/2004
TT Chứng từ Tên vật tư Đơn vị bán Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền SH NT ... ...... ... ... ... ... ... ... ... 9 1125 27/8/04 Xi măng Tấn Tấn 30 815.000 24.450.000 ... ...... ... ... ... ... ... ... ...
Căn cứ vào thẻ chi tiết kế chi phí cho từng cơng trình, HMCT kế tốn chi tiết từng nguyên liệu phục vụ cho quá trình xây lắp như: gạch, đá, cát vàng, sắt thép…
BẢNG KÊ CHI TIẾT VẬT TƯ CHÍNH
Cơng trình: Trường PTTH Nguyễn Cơng Trứ Hạng mục: Xây mới nhà 4 tầng
Tháng 8/2004
Đơn vị tính: Đồng Loại vật tư: xi măng
TT Chứng từ Đơn
vị bán
Đơn vị tính
Số
lượng Đơn giá Thành tiền
SH NT 1 1/8/2004 H. Thạch tấn 25 847.000 8.175.000 2 18/8/2004 C.ty Hưng Thịnh tấn 87 847.000 3.689.000 ... ... ... ... ... ... ... ... 9 1125 27/8/2004 Chingfon tấn 30 815.000 4.450.000 ... ... ... ... ... ... ... ... Cộng X 171 40.562.000
Căn cứ vào bảng kê chi tiết vật tư, kế toán lập bảng tổng hợp vật tư cho một cơng trình.
BẢNG TỔNG HỢP VẬT TƯ
Cơng trình: Trường PTTH Nguyễn Công Trứ Hạng mục: Xây mới nhà 4 tầng
Tháng 8/2004
Đơn vị tính: Đồng
TT Tên vật tư Đơn vị tính Số lượng Thành tiền
1 Xi măng tấn 171 40.562.000
2 Gạch Xe 165 15.265.000
3 Bê tông M3 11.375 22.456.000 4 Thép xoắn Cây 357 19.345.000
... ... ... ... ...
Vật tư đội chi 8.235.987
Căn cứ vào bảng tổng hợp vật tư sử dụng cho từng cơng trình, kế tốn tổng hợp lập bảng phân bổ chi phí ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ.
BẢNG PHÂN BỔ CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CƠNG CỤ DỤNG CỤ
Cơng trình: Trường PTTH Nguyễn Cơng Trứ Hạng mục: Xây mới nhà 4 tầng Tháng 8/2004 Đơn vị tính: Đồng STT Nơi sử dụng Ghi có TK Tổng
Chi tiết ra cơng trình Nhà xây 4
tầng Nhà thể chất ....
A TK 152 ...
1 Xi măng 40.562.000 17.866.000 ... 2 Gạch 15.265.000 15.564.000 ... 3 Bê tông tươi 22.456.000 13.345.000 ... 4 Thép Xoắn 19.345.000 11.023.000
... ... ... ... ...
Cộng (A) 131.188.987 139.776.117 ...
B TK 153 8.235.987 9.156.117 ... Số liệu trên bảng phân bổ chi phí nguyên vật liệu là căn cứ để kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết chi phí sản xuất cho từng cơng trình.
Sau khi khớp số liệu giữa bảng phân bổ chi phí ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ và sổ cái, sổ chi tiết TK 621, kế tốn tổng hợp kết chuyển chi phí ngun vật liệu trực tiếp vào TK 154. Trong sổ cái TK 621 được thể hiện cả chi phí cho máy thi cơng là những chi phí nguyên liệu cho máy chạy như dầu chạy máy, Mogas..
SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT TK 621
Cơng trình: Trường PTTH Nguyễn Cơng Trứ Ngày 31 tháng 8 năm 2004 Đơn vị: Đồng Cứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền phát sinh Số cộng dồn SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư X 1/8/04 Xi măng 1121 25.750.000 2/8/04 Gạch 141 4.895.000
3/8/04 Bê tông tươi 141 9.726.000
… … … …
20/8/04 Thép Xoắn 141 17.500.000
... ... ... ... ...
31/8/04
K/c chi phí vật tư trực tiếp vào giá thành sản phẩm
154 358.345.287
K/c chi phí vật tư
chạy máy thi cơng 154 3.126.000
SỔ CHI TIẾT TK 621
Chi phí ngun vật liệu trực tiếp
Cơng trình: Trường PTTH Nguyễn Cơng Trứ Hạng mục: Xây mới nhà 4 tầng
Ngày 31 tháng 8/2004
Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền phát sinh Số cộng dồn SH NT Nợ Có Nợ Có Số dư X 1/8/04 Xi măng 1121 15.125.000 15.125.000 2/8/04 Gạch 141 2.598.000 17.723.000 3/8/04 Bê tông tươi 141 5.124.000 22.847.000
… … … … … … …
20/8/04 Thép Xoắn 141 9.075.000 31.922.000 31/8/04 Chi dầu chạy máy 851.000
... ... ... ... ... ... ... ... 31/8/04
K/c chi phí vật tư trực tiếp vào giá thành sản phẩm
154 131.188.987 K/c chi phí vật tư
chạy máy thi cơng 154 1.135.000
Cộng X 132.323.987 132.323.987
b. Kế toán tập hợp chi phí nhân cơng trực tiếp.
Chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty chiếm khoảng 10% trong tổng giá thành sản phẩm. Đó là khoản tiền lương phải trả, phải thanh tốn cho cơng nhân