2.2 .Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty
a. Bộ máy kế toán
Cơng ty là một đơn vị làm ăn có hiệu quả, ln chấp hành quy định của Nhà nước. Bộ máy quản lý tại công ty được tổ chức rõ ràng và phát huy hiệu quả, với bộ máy kế tốn ln làm việc nghiêm túc, giám đốc có thể kịp thời theo dõi tình hình thực tế và có biện pháp điều chỉnh kịp thời những sai lệch giữa thực tế và dự tốn. Phịng kế hoạch kỹ thuật có các nhân viên ln giám sát quá trình thực hiện kế hoạch. Phịng kế tốn bố trí các nhân viên có trình độ, thường xun cung cấp thơng tin cho phịng kế hoạch kỹ thuật nên q trình lập kế hoạch ln sát với thực tế.
Cơng ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký ghi sổ, một hình thức phù hợp với thực tế tổ chức sản xuất kinh doanh tại công ty. Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán được lập theo đúng quy định và đảm bảo phù hợp với hoạt động kế toán tại doanh nghiệp, đã tạo ra được mối quan hệ lẫn nhau giữa các phần hành trong tồn bộ hệ thống kế tốn của cơng ty. Quy trình luân chuyển chứng từ đúng và hợp lý góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho việc hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng, chính xác. Ngồi ra cơng ty còn đặc biệt chú trọng tới việc lập hệ thống sổ chi tiết nhằm cung cấp đầy đủ thông tin cho người quản lý, tạo điều kiện cho tổng hợp kế toán cuối kỳ và lập báo cáo giá thành.
Cách hạch toán và phương pháp tính giá thành tại cơng ty đúng chế độ, rõ ràng, cụ thể và phù hợp với tình hình tại cơng ty. Cơng ty sử dụng máy tính điện tử vào cơng tác kế tốn nên đảm bảo độ chính xác của thơng tin kế tốn, cung cấp thơng tin nhanh, biểu sổ đẹp. Công ty tổ chức hạch tốn chi phí theo bốn khoản mục giá thành nên cơng tác tính giá thành gặp nhiều thuận lợi.
Cơng ty giao khốn cơng việc cho các đội tự quản lý nhưng vẫn theo dõi chặt chẽ nên q trình thi cơng đảm bảo đúng chất lượng và không sai lệch nhiều so với dự tốn. Tại cơng trình, cơng ty đều bố trí nhân viên kế tốn, thủ kho để tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ. Công ty đã giao cho người chỉ huy cơng trình chịu trách nhiệm trước cơng ty về q trình thi cơng.
* Những ưu điểm cụ thể trong quá trình tập hợp chi phí và tính giá thành tại cơng ty.
- Cơng ty hạch tốn và quản lý chi phí vật tư.
Hàng tuần, các đội phải lập kế hoạch mua vật tư. Sau khi duyệt xong, công ty cung cấp vật tư và tiền vốn cho các đội, các đội phải tự tổ chức q trình thi cơng vừa đảm bảo giám sát chặt chẽ chi phí vật tư vừa đảm bảo sự linh hoạt trong hoạt động của các đội. Việc công ty chỉ giao cho các đội mua sắm các loại vật tư nhỏ, không quan trọng mà công ty trực tiếp ký hợp đồng
mua bán nhưng vật tư có giá trị lớn, chính và quan trọng giúp cơng ty nắm vững được thị trường giá cả, tiện cho việc lập kế hoạch lần sau. Đồng thời, cơng ty cịn có thể trực tiếp đề ra các biện pháp giảm chi phí vật tư qua việc chọn nguồn hàng rẻ, có điều kiện thiết lập các quan hệ với nhà cung cấp.
Vật tư mua do đội phụ trách phải qua duyệt tạm ứng đảm bảo q trình sử dụng vật tư phù hợp với dự tốn. Đồng thời, đối với vật tư công ty ký, các đội phải cử người đi lĩnh về nên giảm chi phí quản lý tại công ty (công ty không cần lập kho tại công ty).
Cơng tác hạch tốn chi tiết và tổng hợp chi phí vật liệu trực tiếp tại cơng ty rất có hiệu quả và đúng chế độ. Tại các cơng trình, khi nghiệp vụ phát sinh các đội phải kịp thời hoàn chứng từ lại cho cơng ty để hạch tốn. Cơng ty lập các bảng kê chi tiết vật tư chính và phụ giúp cho việc theo dõi vật tư vào cuối kỳ dễ dàng. Các đội cũng phải lập bảng theo dõi chi tiết vật tư tạo điều kiện cho kế toán kiểm tra, đối chiếu vào cuối kỳ. Hơn nữa, việc lập bảng tổng hợp chi phí vật tư cho tất cả các cơng trình giúp cho cơng ty dễ so sánh giữa các cơng trình.
- Quản lý chi phí nhân cơng.
Cơng tác hạch tốn chi phí nhân cơng trực tiếp tại cơng ty có rất nhiều ưu điểm như hình thức khốn được sử dụng trong công ty để giao việc cho công nhân tạo động lực thúc đẩy người lao động có ý thức trách nhiệm hơn với công việc về cả chất lượng và thời gian, đảm bảo tiến độ thi công của cơng ty. Vì nếu khơng khốn gọn mà trả lương theo thời gian thi công như trước dễ dẫn đến trường hợp cơng nhân làm cố tính kéo dài thời gian để hưởng lương. Mẫu hợp đồng làm khoán được lập rõ ràng, cụ thể.
Q trình lao động của cơng nhân được theo dõi thường xuyên qua bảng chấm công. Bảng thanh tốn lương ghi rõ số cơng, số tiền của từng công nhân (do các đội trưởng lập theo từng đội) giúp cho kế tốn tổng hợp lập bảng tổng hợp lương và tính giá thành rõ ràng.
- Quản lý chi phí máy thi cơng.
Cơng tác hạch tốn các chi phí liên quan đến máy thi cơng thành một khoản riêng, rõ ràng, cụ thể thông qua việc lập bảng tổng hợp chi phí máy thi cơng.
Việc sử dụng nhật trình máy và lệnh điều động giúp công ty xác định rõ khoảng thời gian hoạt động tại một cơng trình của một máy thi cơng qua ngày tháng ghi trên lệnh điều động.
Cuối kỳ, kế tốn lập bảng tổng hợp chi phí th máy (chi tiết theo loại máy, số ca, số tiền một ca), chi phí nhiên liệu cho chạy máy (chi tiết theo loại vật tư, loại máy, số lượng và đơn giá), chi phí nhân cơng cho chạy máy. Qua đó, người quản lý hiểu rõ cấu thành chi phí sử dụng máy thi cơng và kế tốn tổng hợp thuận lợi trong việc tính giá thành, phân tích hiệu quả sử dụng máy và tỷ trọng của từng loại chi phí trong chi phí máy và tỷ trọng chi phí máy trong giá thành.
* Chi phí chung khác.
Tương tự chi phí sử dụng máy thi cơng, chi phí sản xuất chung được tổng hợp thành bảng riêng trong đó chi tiết từng loại chi phí tạo điều kiện cho cơng tác quản lý, tổng hợp có hiệu quả.
Đối với cơng cụ dụng cụ, do hoạt động xây dựng cơ bản có đặc trưng là thời gian thi công kéo dài nên các loại công cụ, dụng cụ thường khá cố định tại một công trình. Do đó cơng ty khơng phải phân bổ chi phí này cho các cơng trình và đây cũng là điểm thuận lợi tại công ty cổ phần Kiến trúc Tây Hồ.
Bên cạnh những ưu điểm đó, cơng tác hạch tốn chi phí tại cơng ty cũng có những điểm tồn tại.
c. Những tồn tại trong cơng tác tập hợp chi phí và tính giá thành sảnphẩm tại cơng ty. phẩm tại cơng ty.
* Về cơng tác quản lý và hạch tốn chi phí.
ở Cơng ty Kiến trúc Tây Hồ, do một số điều kiện khách quan mang lại, kết hợp với một phần yếu tố chủ quan từ phía Cơng ty, nên cũng khơng tránh khỏi một số yếu kém về quản lý cũng như phần hành kế tốn. Vì thế trên thực tế, cơng tác hạch tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại cơng ty xây dựng cơ bản gặp rất nhiều khó khăn do hoạt động xây dựng cơ bản có những đặc điểm riêng so với các doanh nghiệp sản xuất khác. Do vậy cơng tác hạch tốn nói chung và cơng tác tính giá thành, tập hợp chi phí nói riêng tại công ty Kiến trúc Tây Hồ không tránh khỏi những hạn chế nhất định.
- Đối với chi phí vật tư: cơng ty tuy lập bảng theo dõi chi tiết vật tư tại các đội nhưng vẫn chưa theo dõi thật cụ thể việc nhập, xuất vật tư tại công trường (công ty không lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho tại công trường,...). Đồng thời, bảng theo dõi chi tiết vật tư lập chung cho mọi loại vật tư nên tính tổng hợp chưa cao.
- Đối với chi phí nhân cơng: cơng ty lập các hợp đồng làm khốn cịn theo mẫu cũ, chưa đổi mới.
Cơng ty giao khốn cho từng đội, đội trưởng tiến hành chia lương nhưng công ty lại không theo dõi cụ thể quá trình chia lương nên dễ dẫn đến tình trạng người lao động hưởng khơng đúng cơng sức và đội trưởng dễ hưởng lợi. Khi công ty lập bảng tổng hợp lương cho từng cơng trình, chưa ghi rõ mỗi cơng nhân làm bao nhiêu đối với một hợp đồng làm khoán nhất định và hưởng bao nhiêu lương đối với phần việc đó. Bộ phận tạp vụ cũng khơng chi tiết cụ thể công việc của từng người.
- Đối với các chi phí điện nước: cơng ty mới chỉ tập hợp lại theo tổng số mà chưa chi tiết ra theo từng loại. Đối với chi phí bằng tiền khác cũng tương tự. Như vậy, nhìn vảo bảng tổng hợp chi phí chung và sổ chi tiết chi phí người
quản lý chỉ biết tổng chi phí dịch vụ mua ngồi và chi phí bằng tiền khác chứ khơng biết rõ ràng gồm những loại chi phí gì.
* Về bộ máy kế tốn: Cơng ty ngày càng phát triển lớn mạnh, số lượng
các nghiệp vụ phát sinh ngày càng nhiều. Do đó, bộ máy kế tốn tại cơng ty rất vất vả trong việc hạch toán các loại chi phí nhất là vào lúc tổng hợp cuối kỳ. Bộ phận kế toán tiền lương và tiền mặt do một người phụ trách là không đủ do công ty phải chi, thu tiền mặt thường xun. Ngồi ra, cơng ty chỉ có một nhân viên kế tốn tổng hợp, như vậy là quá tải. Sự thiếu hụt nhân viên chắc chắn sẽ hạn chế phần nào khả năng của bộ máy kế tốn tại cơng ty.
3.2 Những phương hướng và giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả cơng tác tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty cổ phần kiến trúc tây Hồ.
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí nói chung và cơng tác hạch tốn chi phí, tính giá thành sản phẩm tại công ty, công ty cần tiếp tục phát huy những ưu điểm và tìm ra các phương hướng giải quyết, khắc phục những tồn tại nhằm làm cho công tác kế tốn của cơng ty thực sự trở thành một cơng cụ quản lý nhạy bén.
a. Đối với chi phí vật tư.
Vật tư chiếm tỷ trọng lớn nhất trong giá thành nên việc quản lý chặt chẽ chi phí vật tư là rất cần thiết.
- Tại mỗi cơng trình, cơng ty có bố trí thủ kho, nhân viên kế tốn. Vì vậy, công ty nên tận dụng lực lượng lao động này để tổ chức hạch tốn chặt chẽ hơn nữa q trình nhập vật tư về cơng trường và quá trình xuất vật tư thực cho thi cơng. Tuy dự tốn lập hàng tuần nhưng dự tốn khơng thể hồn thành chính xác, do đó để kiểm sốt chặt chẽ hơn nữa, nâng cao hiệu quả hơn nữa quá trình quản lý trong đơn vị, sử dụng tiết kiệm hơn nữa vật tư thì khi vật tư về nhập kho công trường, các đội nên lập phiếu nhập kho công trường. Việc
lập phiếu nhập kho cơng trường cần có sự giám sát, xác nhận của đội trưởng, thủ kho, nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách thu mua.
PHIẾU NHẬP KHO CƠNG TRƯỜNG
Số:............
Cơng trình:Nhà xây mới 4 tầng
STT Tên quy cách Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Xin nhập Thực nhập 1 Dây thép buộc 1 ly kg 210 210 6.220 1.306.200 Phiếu nhập kho được lập thành hai liên: một liên thủ kho giữ để lập thẻ kho, một liên chuyển lên cho kế toán đội giữ cùng hoá đơn để chuyển lên phịng kế tốn cơng ty và lập bảng chi tiết vật tư vào cuối kỳ.
Khi xuất vật tư cho thi công, thủ kho ghi vào thẻ kho, lấy xác nhận của kế toán và người xin lĩnh vật tư. Sau khi kiểm tra đủ số lượng, chất lượng, thủ kho xuất vật tư cho người có nhu cầu. Trong q trình thi cơng, đội trưởng có trách nhiệm quản lý vật tư đảm bảo cho q trình nhập và xuất vật tư chính xác và hiệu quả. Cuối tháng, phiếu nhập kho cơng trường, thẻ kho và các hố đơn mua hàng sẽ được gửi lên phịng kế tốn cơng ty để ghi sổ và đối chiếu số liệu. Bảng này sẽ được sử dụng để lập luôn bảng tổng hợp vật tư sử dụng cho cơng trình. Các đội sẽ khơng cần phải lập bảng theo dõi vật tư.
Như vậy, ta có thể thấy việc lập phiếu nhập kho cơng trình khiến cho quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu đối với yếu tố vật liệu trong công ty rõ ràng và chặt chẽ hơn, có nghĩa là hiệu quả quản lý chi phí cao hơn.
- Do vật tư được nhập vào kho, nếu công ty lập phiếu nhập kho và thẻ kho, công ty nên lập sổ danh điểm bằng cách lập cho mỗi loại vật tư một danh mục và đánh mã số cho vật tư. Mỗi vật tư được đánh một mã duy nhất.
b. Đối với chi phí nhân cơng (cơng nhân sản xuất tạp vụ, công nhân lái
máy,...) cơng tác hạch tốn cần thêm một số công việc sau:
- Như trên ta đã thấy, việc công ty để cho các đội trưởng tự chia lương cho cơng nhân dễ dẫn đến tình trạng người lao động không nhận được mức tiền công xứng đáng với công sức họ bỏ ra. Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động, công ty nên trực tiếp theo dõi q trình chia lương cho cơng nhân của các đội. Đồng thời các đội, các tổ theo dõi q trình hoạt động của cơng nhân qua bảng chấm cơng và theo dõi với hợp đồng này, công nhân nào tham gia thi công và tham gia thời gian là bao lâu.
Cuối tháng, kế toán tiền lương và nhân viên kế toán đội lập bảng tổng hợp lương theo từng hợp đồng làm khốn. Sau khi kế tốn trên cơng ty kiểm tra khớp số liệu giữa các bảng chấm cơng, hợp đồng làm khốn và bảng tổng hợp lương theo hợp đồng do công ty lập và do đội lập, kế tốn cơng ty mới lập bảng tổng hợp lương theo từng cơng trình.
Bảng này sẽ là căn cứ để kế toán tiền lương lập bảng tổng hợp lương theo tổ và bảng tổng hợp lương theo cơng trình.
Khoản mục chi phí nhân cơng khơng chỉ có vai trị là một bộ phận cấu thành trong giá thành sản phẩm của cơng ty mà cịn liên quan đến nhiều vấn đề xã hội phức tạp. Do vậy, ngồi việc chú ý giảm chi phí nhân cơng, cơng ty cần chú ý áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao năng suất lao động của công nhân bằng cách sử dụng hợp lý lực lượng lao động phù hợp với khả năng của người lao động, khơng ngừng nâng cao trình độ tay nghề của người lao động và đảm bảo đời sống cũng như an tồn trong q trình làm việc cho người lao động.
c. Đối với chi phí sản xuất chung.* Cơng cụ, dụng cụ: * Công cụ, dụng cụ:
Hiện nay, công ty khơng tổ chức ghi chép q trình tập hợp chi phí cơng cụ, dụng cụ rõ ràng trước khi lên bảng phân bổ chi phí cơng cụ, dụng cụ. Do đó, việc kiểm tra tính chính xác của việc tổng hợp loại chi phí này là rất khó
khăn và tốn nhiều thời gian. Theo ý kiến của em, công ty nên quy định lập bảng tổng hợp chi phí cơng cụ, dụng cụ.
Ví dụ, đối với cơng trình khách sạn La Thành: căn cứ vào sổ chi tiết chi phí xây dựng cơ bản và kết quả kiểm kê, trước khi tổng hợp chi phí cơng cụ dụng cụ vào sổ kế tốn, kế tốn tổng hợp lập bảng tổng hợp chi phí cơng cụ, dụng cụ. Mẫu của bảng này như sau:
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ CƠNG CỤ DỤNG CỤ
Cơng trình: Nhà xây mới 4 tầng