3.2 .1Giải pháp hoàn thiện về quy định của Nhà nước
3.2.2 Giải pháp hồn thiện về tổ chức cơng tác kế tốn tại xã Mai Đình
* Hồn thiện bộ máy kế tốn:
- Bộ máy kế toán phải được tổ chức lại hợp lý, tránh việc một kế toán viên phải đảm nhiệm nhiều phần hành kế toán chồng chéo, tạo được sự kiểm soát kế toán lẫn nhau trong nội bộ đơn vị, với các bộ phận khác trong đơn vị. Đơn vị nên tổ chức bộ máy kế tốn xã gồm: Trưởng ban tài chính do Chủ tịch UBND xã kiêm nhiệm, một kế toán trưởng, một kế toán viên, một thủ quỹ.
- Đơn vị cần quan tâm, không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng bộ máy kế toán như tổ chức cho kế toán tham gia các lớp huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao nghiệp vụ,chun mơn, trình độ và hạn chế các sai sót.
* Hồn thiện tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán:
- Căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán đã ban hành, đơn vị cần thực hiện nghiêm túc công tác lập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ đúng theo quy định hiện hành. Đối với các chứng từ đặc thù chưa có quy định hướng dẫn cụ thể, đơn vị cần căn cứ vào các quy định trong luật kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành luật để thiết kế mẫu chứng từ bổ sung sao cho vừa đảm bảo chứa đựng được thông tin về nghiệp vụ kế tốn, tài chính phát sinh vừa có tính pháp lý và ổn định.
- Ngồi việc kiểm tra chứng từ kế tốn để phát hiện ra chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp đơn vị cần thường xuyên kiểm tra, đối chiếu chứng từ với hạch toán trên sổ sách để tránh nhầm lẫn, sai sót. Đặc biệt, kế tốn phải chú trọng đên việc kiểm soát nội dung trên chứng từ xem việc thu, chi có đúng theo dự tốn, theo kế hoạch, các khoản chi xem có đúng định mức, đúng mục
đích sử dụng và theo từng khoản mục chi tiết của mục lục ngân sách nhà nước hay không.
- Trong điều kiện ứng dụng máy tính, căn cứ vào quy trình kế tốn máy được thiết lập, đơn vị cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng từ khoa học, liên tục, khép kín và đảm bảo thực hiện kế hoạch đó nghiêm túc. Cơng tác kiểm tra chứng từ lần sau nên được thực hiện ngay khi chứng từ được lập đã nhập vào máy để hạn chế các nhầm lẫn khi nhập vào máy tính, các định khoản sai.
- Đơn vị cần tu sửa, củng cố cơ sở vật chất như kho, tủ lưu trữ đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đê lưu trữ chứng từ tránh hiện tượng ẩm mốc, mối mọt. Bố trí, sắp xếp lại chứng từ trong kho gọn gàng, khoa học thuận lợi, dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Đơn vị cần căn cứ vào các quy định để tiến hành xử lý các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ.
* Hoàn thiện tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:
- Đối với việc vận dụng hệ thống tài khoản, đơn vị nên thực hiện việc mở các tài khoản chi tiết đầy đủ theo yêu cầu quản lý như tài khoản 331- Các khoản phải trả, đơn vị vẫn chưa mở chi tiết cho từng đối tượng nên gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhà cung cấp. Vậy nên, đơn vị cần mở chi tiết TK 331 để theo dõi được cơng nợ phải trả để có kế hoạch thanh toán cho phù hợp.
- Cần hạch toán TSCĐ ở đơn vị bằng phương pháp ghi tăng TSCĐ và cuối năm cần tính hao mịn TSCĐ bằng phương pháp kế tốn hao mịn TSCĐ.
* Hồn thiện tổ chức lựa chọn hình thức kế tốn và hệ thống sổ kế toán:
Đơn vị cần thực hiện mở sổ kế toán đầy đủ theo quy định hiện hành. Tuy nhiên trong điều kiện sử dụng máy vi tính các sổ kế tốn đều được in trực tiếp từ máy tính ra, khơng sử dụng các mẫu sổ in sẵn nên tất cả các sổ được lựa chọn sử dụng trong đơn vị phải thiết kế lại mẫu sổ cho phù hợp với khả
năng của máy in và khổ giấy. Việc thiết kế lại mẫu sổ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của các thông tin phản ánh trong sổ kế tốn.
- Đảm bảo tính khoa học, dễ hiểu, thống nhất giữa các chỉ tiêu trên các mẫu khác nhau. Hạn chế các thông tin trùng lặp, kết hợp các thông tin theo các chỉ tiêu khác nhau để hệ thống sổ in ra chứa đựng nhiều thông tin hơn.
- Đảm bảo sự phù hợp của mẫu sổ với khả năng in của máy tính.
Đơn vị cần có các biện pháp để khắc phục tình trạng mất dữ liệu kế tốn do máy móc hư hỏng, vi rút,… như trang bị thêm cho bộ phận Tài chính – kế tốn các ổ cứng ngồi hoặc ghi dữ liệu ra đĩa CD hoặc thẻ nhớ để phục vụ cho việc lưu trữ các dữ liệu, bảo đảm an toàn. Định kỳ, đơn vị nên tổ chức kiểm tra máy vi tính của kế tốn để có hướng dẫn, sửa chữa kịp thời khi máy móc có dấu hiệu xuống cấp. Đồng thời thường xuyên nâng cấp, cập nhật phần mềm kế toán cho phù hợp với các chế độ, chính sách, quy định liên quan đến cơng tác kế tốn tại đơn vị.
* Hoàn thiện tổ chức lập, nộp, cơng khai và phân tích báo cáo kế tốn:
- Về lập BCTC: Hệ thống BCTC là tài liệu quan trọng, thể hiện mọi mặt hoạt động kinh tế, tài chính thơng qua các chỉ tiêu mà nó phản ánh nên lãnh đạo đơn vị cần yêu cầu kế toán lập báo cáo tháng theo quy định để lãnh đạo đơn vị cũng như cơ quan chủ quản cấp trên sử dụng thông tin kịp thời, lấy căn cứ để đưa ra các kế hoạch, các quyết định.
- Về cơng khai BCTC: Đơn vị có thể sử dụng thêm các hình thức khác như thơng báo trên hệ thống truyền thanh của cấp xã hoặc công bố trong hội nghị cấp xã để có thể cơng khai rộng rãi hơn.
- Về phân tích BCTC: Hiện nay việc phân tích báo cáo tài chính tại các đơn vị chưa được thực hiện. Điều này một phần do nhận thức về tầm quan
trọng của việc phân tích báo cáo tài chính nói riêng và phân tích hoạt động tài chính trong đơn vị nói chung chưa được nâng cao, nhu cầu sử dụng thông tin kế tốn cịn hạn chế ở mức thấp. UBND xã Mai Đình cần có kế hoạch cụ thể để cơng tác phân tích báo cáo được xây dựng một cách chính thức và có hệ thống nhằm phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng tiêu cực, lãng phí trong q trình sử dụng tài sản, tiền và kinh phí của NN; cung cấp thơng tin đã xử lý theo yêu cầu chế độ quản lý tài chính hiện hành. Xã cần tiến hành đối chiếu, tính tốn, và so sánh các số liệu có liên quan để đánh giá tình hình quản lý tài chính của xã. Nội dung phân tích của xã cần tập trung chủ yếu vào phân tích tình hình thực hiện dự tốn thu – chi ngân sách xã, tinh hình kinh phí và quyết tốn kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng tài sản. Đơn vị cần phân tích BCTC bằng việc xây dựng các chỉ tiêu một cách rõ ràng, cụ thể như các chi tiêu về tình hình vốn bằng tiền, TSCĐ, các khoản thu, chi tại đơn vị.
* Hồn thiện tổ chức cơng tác kiểm tra kế toán:
Kiểm tra kế toán là xem xét,đánh giá việc tn thủ pháp luật về kế tốn, sự trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu kế tốn. Kiểm tra kế tốn nhằm xác định tính hợp pháp của các nghiệp vụ kế tốn phát sinh, tính đúng đắn của việc tính tốn, ghi chép, tính hợp lý của các phương pháp kế toán áp dụng; thúc đẩy việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán, phát huy tác dụng của kế toán trong việc quản lý và sử dụng vật tư, lao động, kinh phí, đơn đốc chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật về kế tốn, tài chính, thực hành tiết kiệm, chống tham ơ, lãng phí, thúc đẩy hồn thành và hồn thành tốt nhiệm vụ. Để hoàn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn các đơn vị cần thực hiện nghiêm túc các quy chế về kiểm tra tài chính:
- Xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của cơng tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn.
- Lựa chọn hình thức tự kiểm tra tài chính, kế tốn: Đơn vị tùy theo đặc điểm hoạt động, tổ chức bộ máy, tình hình thực tế và hồn cảnh cụ thể để vận dụng các hình thức kiểm tra sau để tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế tốn: Hình thức tự kiểm tra theo thời gian thực hiện (tự kiểm tra thường xuyên và tự kiểm tra đột xuất); hình thức tự kiểm tra theo phạm vi cơng việc (tự kiểm tra toàn diện và tự kiểm tra đặc biệt). Mỗi hình thức có trình tự và thủ tục, phương pháp kiểm tra riêng. Đơn vị cần nghiên cứu kỹ và lựa chọn hình thức phù hợp, hiệu quả nhất.
- Nội dung tự kiểm tra tài chính, kế tốn bao gồm: Kiểm tra các khoản thu ngân sách, thu hoạt động của đơn vị, kiểm tra các khoản chi ngân sách, chi khác, kiểm tra việc xác định các khoản chênh lệch thu chi; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản cố định, vật liệu, công cụ, dụng cụ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng vốn bằng tiền, kiểm tra các quan hệ thanh toán, kiểm tra việc thực hiện quyết tốn thu chi tài chính,...
- Kết quả việc kiểm tra là báo cáo kết quả kiểm tra cùng với các kiến nghị khắc phục, sửa chữa. Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm tra đơn vị có quyết định khen thưởng hoặc xử lý sai phạm. Báo cáo kết qủa kiểm tra và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra phải được thông báo công khai.
Cơng tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn phải đảm bảo tính liên tục,
thường xuyên, đảm bảo tính thận trọng, nghiêm túc, trung thực và khách quan. Đơn vị cần có các biện pháp tuyên truyền để nâng cao nhận thức về công tác tự kiểm tra kế toán.
* Hồn thiện tổ chức ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn:
Hiện nay, việc tin học hóa cơng tác kế tốn khơng cịn là cơng tác mới mẻ. Tuy nhiên, để thực hiện tin học hóa cơng tác kế tốn thành cơng và thực sự hiệu quả, UBND xã Mai đình cần tổ chức triển khai một số giải pháp:
- Để đảm bảo tính an tồn cho dữ liệu kế tốn, trong kế tốn sử dụng máy vi tính cần phải đề cập đến kế hoạch bảo trì máy tính, duyệt vi rút, kế hoạch định kỳ sao lưu dữ liệu ra ở cứng ngoài hoặc đĩa mềm để cất trữ,... đề phịng các sự cố về máy tính làm ảnh hưởng đến cơng việc kế tốn
- Đơn vị cần có kế hoạch bố trí thời gian và có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng trình độ tin học cho các nhân viên kế toán, tạo điều kiện cho cán bộ kế tốn thực hành thường xun trên máy tính, ứn dụng cơng nghẹ thơng tin vào cơng việc kế tốn trên máy vi tính.
- Đơn vị cần thường xuyên nâng cấp, cập nhật mới phần mềm kế toán cho phù hợp với các chế độ, chính sách, quy định liên quan đến cơng tác kế toán tại đơn vị