1.2 .3Yêu cầu của kế tốn ngân sách xã, tài chính xã
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI XÃ MAI ĐÌNH
2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy kế tốn tại UBND xã Mai Đình
Dựa vào đặc điểm tình hình hoạt động, quy mơ và u cầu quản lý, UBND xã Mai Đình đã lựa chọn hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập trung. Theo hình thức này, cả đơn vị chỉ lập một phịng Tài chính- kế tốn duy nhất để thực hiện tồn bộ cơng việc kế tốn của đơn vị. Phịng tài chính – kế tốn chỉ có một kế tốn trưởng.
* Chủ tịch UBND Xã:
- Là chủ tài khoản, có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, chỉ đạo thực hiện cơng tác kế tốn ở xã theo quy định của pháp luật về kế toán và chịu trách nhiệm về hậu quả do những sai trái mà mình gây ra.
- Đưa ra quyết định thu, chi và chịu trách nhiệm về quyết định của mình, ký duyệt các chứng từ kế tốn, báo cáo quyết tốn và chịu trách nhiệm về tính chính xác trung thực của các số liệu tài liệu đó.
- Xác nhận tính pháp lý của sổ sách kế tốn.
- Tổ chức, chỉ đạo việc lập dự toán ngân sách, dự tốn thu, chi tài chính hàng năm.
- Điều hành dự tốn ngân sách sau khi được HĐND xã quyết định. KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ (KIÊM THỦ KHO) CHỦ TỊCH XÃ (CHỦ TÀI KHOẢN) KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ CHỦ TỊCH UBND XÃ MAI ĐÌNH (CHỦ TÀI KHOẢN) (CHỦ TÀI KHOẢN) KẾ TỐN TRƯỞNG CHỦ TỊCH XÃ (CHỦ TÀI KHOẢN)
* Kế toán trưởng:
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn phù hợp với điều kiện hoạt động, yêu cầu về trình độ quản lý của xã.
- Tổ chức việc lập dự toán và chấp hành dự toán thu chi, chấp hành các định mức tiêu chuẩn của NN tại xã.
- Thực hiện bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán và việc sử dụng tài liệu kế toán lưu trữ theo quy định.
- Thực hiện hướng dẫn các chính sách chế độ, thể lệ tài chính kế tốn của NN trong xã phường, phân tích đánh giá tình hình thu chi NS.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về TC xã.
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của pháp luật kế toán, tổ chức việc lập dự toán và thực hiện dự toán thu chi NSX.
- Lập BCTC.
* Thủ quỹ:
- Làm nhiệm vụ nhập xuất tiền mặt khi có phiếu thu phiếu chi kèm theo chữ kí của chủ tịch UBND
- Ký duyệt các hóa đơn chứng từ có liên quan đến hoạt động sử dụng tiền mặt tại quỹ.
- Chịu trách nhiệm sổ kế toán tiền mặt đối chiếu ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, khoản chi quỹ tiên mặt theo trình tự thời gian.
- Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê toàn bộ quỹ tiền mặt, đối chiếu với số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt với sổ kế tốn tiền mặt biện pháp xử lí khi có chênh lệch xảy ra.
2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn và cơng tác ghi chépban đầu ban đầu
UBND xã Mai Đình đã căn cứ vào quy định chung về hệ thống chứng từ áp dụng cho các xã của chế độ kế toán hiện hành và Luật kế toán để tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và thực hiện ghi chép ban đầu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phù hợp với đặc điểm của xã, cụ thể là:
- Về nội dung và mẫu chứng từ kế toán: Thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính và thông tư số 146/2011/TT-BTC ngày 26/10/2011 hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế tốn ngân sách và tài chính xã ban hành kèm theo quyết định số 94/2005/QĐ- BTC.
- Về việc lập chứng từ: Hầu hết mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách và hoạt động tài chính xã đều được lập chứng từ; mọi số liệu ghi trên sổ kế tốn đều có chứng từ kế tốn chứng minh.Các chứng từ kế toán đều được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế tốn thực hiện theo quy định: khơng viết tắt, khơng tẩy xóa, sửa chữa; khi viết dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo,...Chứng từ kế toán đã lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Các chứng từ lập trên máy vi tính đã đảm bảo đúng nội dung quy định và tính pháp lý.
- Về việc ký chứng từ: Chứng từ kế tốn có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm theo quy đinh của từng chứng từ. Những người ký trên chứng từ chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung, số liệu trên chứng từ.Chữ ký trên chứng từ kế toán được ký bằng bút mực. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người là như nhau.
- Về kiểm tra chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đã được tập trung ở bộ phận kế toán xã. Bộ phận kế tốn kiểm tra những chứng từ đó và xác minh đầy đủ tính pháp lý của chứng từ rồi dùng để ghi sổ kế toán. Đối với những chứng từ kế tốn lập khơng đúng thủ tục, nội dung và chữ số khơng rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ trả lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. UBND xã Mai Đình đã thực hiện tốt cơng tác kiểm tra chứng từ để phát hiện những chứng từ bất hợp lệ, bất hợp pháp nhưng chủ yếu mới chỉ kiểm tra chứng từ mà chưa thường xuyên đối chiếu giữa chứng từ và hạch tốn trên sổ sách.
- Quy trình ln chuyển chứng từ đơn vị đã thực hiên đúng theo quy định, tương đối hợp lý và khoa học.
- Vẫn còn một số tồn tại: kho lưu trữ không đảm bảo về mặt kỹ thuật nên chứng từ lưu trữ lâu năm thường ẩm mốc, mối mọt; nhiểu tài liệu kế toán đã hết thời gian lưu trữ nhưng chưa xử lý tiêu hủy, dẫn đến tình trạng tồn kho quá lớn. Việc bố trí, sắp xếp trong kho chưa khoa học nên khi cần tài liệu để xem lại hoặc phục vụ công tác kiểm tra mất rất nhiều thời gian.
Bảng 2.5: Danh mục chứng từ kế toán tại đơn vị
Bảng thanh toán tiền lương, phụ cấp Hợp đồng giao khoán Biên bản thanh lý hợp đồng Bảng chấm công Bảng chấm công làm thêm giờ Phiếu thu
Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy thanh toán tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán
Bảng kê đề nghị thanh toán Giấy nộp tiền vào NSNN bằng tiền mặt
Bảng kê chứng từ chi Giấy đề nghị kho bạc thanh tốn tạm ứng
Trích mẫu chứng từ giấy rút dự tốn ngân sách
GIẤY RÚT DỰ TOÁN NGÂN SÁCH
Thực chi Tạm ứng Ứng trước đủ đk thanh toán Ứng trước chưa đủ đk thanh toán
Chuyển khoản Tiền mặt
Đơn vị rút dự tốn: UBND xã Mai Đình..............................................................................................................Mã ĐVQHNS: 1089331............... Tài khoản: 9527. 4. 1089331.....................................................Tại KBNN: KBNN Sóc Sơn.................................................................................... Mã cấp NS: 4...................................Tên CTMT, DA:............................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... Mã CTMT, DA: ............................... Năm NS: 2016...............Số CKC, HĐK:..................................Số CKC, HĐTH: .....................................
Nội dung thanh toán Mã NDKT Mã chương Mã ngành KT
Mã nguồn
NSNN Tổng số tiền
Chia ra
Nộp thuế Thanh toán cho ĐV hưởng (1) (2) (3) (4) (5) (6)=(7) + (8) (7) (8) 16% BHXH TN PCA CQ đóng 6349 809 471 12 672.000 672.000 6% BHXH TN PCA CB đóng 6353 809 471 12 252.000 252.000 16% BHXH TN XĐP CB đóng 6349 810 468 12 336.000 336.000 6% BHXH TN XĐP CB đóng 6353 810 468 12 126.000 126.000 Tổng cộng 1.386.000 1.386.000
Tổng số tiền ghi bằng chữ: Một triệu ba trăm tám mươi sáu nghìn đồng chẵn...........................................
Mẫu số: C2-02/NS
(TT số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính)
Số: 161A.....................
Không ghi vào khu vực này
Trong đó:
NỘP THUẾ:
Tên đơn vị (Người nộp thuế):..................................................................................................................... Mã số thuế: Mã NDKT:..............................Mã chương: ........................................................................ Cơ quan quản lý thu: ....................................................................................... Mã CQ thu:....................... KBNN hạch toán khoản thu: ..................................................................................................................... Số tiền nộp thuế (ghi bằng chữ) : ............................................................................................................... .....................................................................................................................................
THANH TOÁN CHO ĐƠN VỊ HƯỞNG
Đơn vị nhận tiền: BHXH huyện Sóc Sơn...................................................................................................
Địa chỉ: Huyện Sóc Sơn, TPHN...................................................................................................................................................................................... Mã ĐVQHNS: 1056605...................................Mã CTMT, DA và HTCT: 92008..................................
Tài khoản: 3741 0 1056605 92008....................................Tại KBNN(NH): KBNN Sóc Sơn................... Hoặc người nhận tiền: ................................................................................................................................ Số CMND:.......................................Cấp ngày:......................................Nơi cấp: .....................................
Số tiền thanh toán cho đơn vị hưởng (ghi bằng chữ): Một triệu ba trăm tám mươi sáu nghìn đồng chẵn...................................................................
Bộ phận kiểm sốt của KBNN Đơn vị sử dụng ngân sách
Ngày …. tháng …. năm …. Ngày 25 tháng 1 năm 2016.
Kiểm soát Phụ trách Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Người nhận tiền
(KÝ, GHI RÕ HỌ TÊN) THỦ QUỸ KẾ TOÁN KẾ TOÁN TRƯỞNG GIÁM ĐỐCKBNN A ghi sổ và thanh toán ngày 26./01/16. Kế toán Kế toán trưởng Giám đốcKBNN B, NH B ghi sổ ngày …./.…/….
PHẦN KBNN GHI 1. Nộp thuế: Nợ TK: .................................. Có TK: .................................. Nợ TK: .................................. Có TK: .................................. Nợ TK: .................................. Có TK: .................................. Mã CQ thu:............................ Mã ĐBHC:............................. 2. Trả đơn vị hưởng:
Mẫu số C1- 02/NS
(TT số 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 của Bộ Tài Chính)
Mã hiệu: HAN191015 Số: 3720961
Khơng ghi vào khu vực này
Trích mẫu chứng từ giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước
GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
Tiền mặt chuyển khoản Người nộp thuế: UBND xã Mai Đình Mã số thuế: 0104002643
Địa chỉ: Xã Mai Đình
Huyện: Huyện Sóc Sơn Tỉnh, TP: Thành phố Hà Nội................................................. Người nộp thay: ..................................................................................................Mã số thuế:...................................... Địa chỉ: ........................................................................................................................................................................ Huyện: ...................................................................Tỉnh, TP: ...................................................................................... Đề nghị NH (KBNN): NH NN và PTNT CN Sóc Sơn Trích TK số: ........................................................... hoặc thu tiền mặt để :
Nộp vào NSNN Tạm thu TK thu hồi quỹ hoàn thuế GTGT Tại KBNN : KBNN Sóc Sơn – Hà Nội……………..Tỉnh, TP: Thành phố Hà Nội
Mở tại NHTM uỷ nhiệm thu : NH NN và PTNT CN Sóc Sơn Trường hợp nộp theo kết luận của CQ có thẩm quyền:
Kiểm tốn NN Thanh tra TC
Thanh tra CP CQ có thẩm quyền khác Tên cơ quan quản lý thu: Chi cục Thuế Huyện Sóc Sơn – Cục thuế Thành phố Hà Nội
Tờ khai HQ số: .......................................... ngày: ............................ Loại hình XNK: ................................................
STT Nội dung các khoản nộp NS (4) Số tiền Mã NDKT Mã chương
1 Lệ phí chứng thực theo yêu cầu hoặc theo quy định của pháp
luật; kỳ thuế: 10/2015 6 269 000 3057 860
Tổng cộng 6 269 000
Tổng số tiền ghi bằng chữ: Sáu triệu hai trăm sáu mươi chín nghìn đồng.................................................................
......................................................................................................................................................................................
PHẦN DÀNH CHO KBNN GHI KHI HẠCH TỐN:
Mã CQ thu: 1054741..................... Nợ TK: 101101
Mã ĐBHC: 016HH...................... Có TK: 3160010000001 Mã nguồn NSNN:
ĐỐI TƯỢNG NỘP TIỀN
Ngày 16 tháng 10 năm 2015
Người nộp tiền Kế toán trưởng Thủ trưởng
NH NN & PTNT CN Sóc Sơn
Ngày 16 tháng 10 năm 2015
2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị áp dụng theo quy định trong chế độ Kế tốn ngân sách và tài chính xã ban hành theo Quyết định 94/2005/QĐ- BTC và Thơng tư 146/2011/TT- BTC
UBND xã Mai Đình đã căn cứ vào đặc điểm, tính chất hoạt động, trình độ phân cấp quản lý và quy mô của đơn vị nên đơn vị lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán như sau:
Bảng 2.6: Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị sử dụng
Số hiệu tài
khoản Tên tài khoản
Số hiệu tài
khoản Tên tài khoản
TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi NH, KB TK 311 Các khoản phải thu TK 331 Các khoản phải trả TK 332 Các khoản phải nộp theo
lương TK 333 Các khoản phải nộp nhà nước TK 334 Phải trả cán bộ, công chức TK 336 Các khoản thu hộ, chi hộ TK 714 Thu NS xã đã qua kho bạc TK 719 Thu NS xã chưa qua kho bạc TK 814 Chi NS xã đã qua kho bạc TK819 Chi NS xã chưa qua kho bạc
Hệ thống tài khoản mà đơn vị sử dụng bỏ qua những tài khoản không cần thiết, không dùng, giúp cho việc quản lý được dễ dàng hơn, phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị trong giai đoạn hiện nay. Hệ thống tài khoản được tổ chức gọn nhẹ, khoa học, hợp lý và phản ánh tương đối đầy đủ các đối tượng của đơn vị phù hợp với yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước. Tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế cần phải tiếp tục bổ sung, sửa đổi cho phù hợp với các nguyên tắc xây dựng hệ thống kế toán ngân sách xã:
- TK 331 – “Các khoản phải trả” hiện đơn vị chưa mở chi tiết cho từng đối tượng phải trả nên sẽ gây khó khăn cho việc đối chiếu cơng nợ, khó kiểm tra được thời hạn thanh toán của từng đối tượng.
- Ở xã có tài sản cố định như trụ sở làm việc, ơ tơ, máy móc thiết bị, tivi, máy tính, phần mềm máy tính,… nhưng kế tốn khơng phản ánh, ghi nhận vào các tài khoản 211( chi tiết 2111, 2112,2114, 2118,…), 214, 466,…
2.2.4 Thực trạng tổ chức lựa chọn hình thức kế toán và xây dựng hệ thống sổ kế toán
Đơn vị áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký – Ghi sổ trong điều kiện có sử dụng kế tốn trên máy. Đây là hình thức khá đơn giản, có ưu điểm là số lượng sổ ít, mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép; việc kiểm tra đối chiếu số liệu có thể thực hiện thường xuyên trên sổ tổng hợp Nhật ký – Sổ cái. Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên máy. Việc ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế tốn vừa giảm bớt công việc ghi chép đồng thời tránh được sự trùng lặp các nghiệp vụ, tăng tốc độ xử lý thông tin, lập các BCTC nhanh chóng và cung cấp số liệu kịp thời cho yêu cầu quản lý.
Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng
: Đối chiếu số liệu cuối tháng
Chứng từ kế tốn SỔ THẺ KẾ TỐN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHẬT KÝ - SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP
Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật kí – Số Cái của UBND xã Mai Đình
Hiện nay, UBND xã Mai Đình đã thực hiện mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, quyết định số 94/2005/QĐ-BTC ngày 12/12/2005 của Bộ Tài chính và hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn ngân sách và tài chính xã ban hành kèm theo quyết định 94/2005/QĐ-BTC.
Phịng tài chính – kế tốn của đơn vị đã quan tâm đúng mức đến việc lựa chọn hệ thống sổ kế toán, phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mình.
Bảng 2.7: Danh mục sổ kế tốn của UBND xã Mai Đình
Nhật ký – Sổ cái Sổ Cái
Sổ quĩ tiền mặt Số nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt Sổ tiền gửi kho bạc Sổ thu NS xã
Sổ chi NS xã Sổ theo dõi các khoản thu hộ, chi hộ Sổ TSCĐ Sổ theo dõi các khoản tạm ứng của KB
2.2.5 Thực trạng tổ chức lập, cơng khai và phân tích báo cáo kế tốn
Các BCTC và Báo cáo quyết tốn hiện hành của UBND xã Mai Đình thực hiện theo quyết định 94/2005/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.
a. Thực trạng tổ chức lập báo cáo kế toán:
- Hàng tháng kế tốn xã khơng lập các báo cáo