2.2. 5 Tổ chức hệ thống lập và phõn tớch bỏo cỏo kế toỏn
2.2.6. Một số nội dung khỏc
Cụng tỏc kiểm tra – Quản trị người dựng
Cụng việc kiểm tra kế toỏn tại Cty TNHH Hoàng & Thắng được thực hiện bởi giỏm đốc và kế toỏn trưởng,và cỏc kế toỏn viờn liờn quan đến phõn hệ kế toỏn của mỡnh. Điều đú tạo nờn mạng lưới kiểm tra tương đối chặt chẽ, đảm bảo được tớnh khỏch quan, cụ thể như sau:
- Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm toàn bộ hoạt động của phũng kế toỏn, giỏm sỏt tiến độ của phũng kế toỏn. Cụ thể:
+ Kiểm tra, đụn đốc cỏc kế toỏn viờn thực hiện tốt phần hành của mỡnh được giao.
+ Phỏt hiện cỏc sai sút, nhầm lẫn hoặc khụng thực hiện đỳng chế độ kế toỏn trong quỏ trỡnh ghi sổ và nhập dữ liệu vào mỏy tớnh và tiến hành sửa chữa kịp thời.
+ Cỏc nhõn viờn kế toỏn cú nhiệm vụ kiểm tra cỏc chứng từ, hoỏ đơn do cỏc nhõn viờn trong cụng ty lập hoặc do cỏc đơn vị khỏch hàng gửi đến. Nếu phỏt hiện cú sai sút thỡ cỏc nhõn viờn kế toỏn phải cú nhiệm vụ bỏo ngay cho người lập chứng từ hoỏ đơn đú để kịp thời sửa chữa.
Việc tiến hành kiểm tra cụng tỏc kế toỏn ở Cty TNHH Hoàng & Thắng được tổ chức chặt chẽ xuyờn suốt tất cả cỏc khõu, cỏc phần hành kế toỏn, kiểm tra từ tầm vĩ mụ đến tầm vi mụ nờn tớnh khỏch quan của cỏc thụng tin do phũng kế toỏn cung cấp được đảm bảo.
Một vấn đề cần được quan tõm nữa của tổ chức cụng tỏc kế toỏn trong điều kiện ứng dụng MVT là vấn đề quản trị người dựng. Để cú thể bảo mật được thụng tin kế toỏn, bảo vệ an toàn số liệu, an toàn cho MVT khi vận hành, để cho việc ứng dụng PMKT đem lại hiệu quả kinh tế cao. Ngay từ khi đưa PMKT APPRO vào sử dụng kế toỏn trưởng đó tiến hành phõn quyền cho cỏc nhõn viờn kế toỏn. Cỏc kế toỏn viờn được giao nhiệm vụ đảm nhiệm phần hành kế toỏn cụ thể, tuy vậy ở Cty TNHH Hoàng & Thắng việc sử dụng mật khẩu để mở, sửa, in cỏc thụng tin kế toỏn khụng phải do cỏc kế toỏn viờn đảm nhiệm cỏc phần hành kế toỏn đặt cho chớnh mỡnh mà toàn bộ MVT của Cụng ty đều sử dụng chung 01
mật khẩu, và kế toỏn viờn của phõn hệ kế toỏn nào cú nhiệm vụ theo dừi và kiểm tra số liệu của phõn hệ đú. Điều này cú nghĩa là cỏc nhõn viờn kế toỏn cú quyền truy cập vào bất cứ phần hành kế toỏn nào để xem và in bất cứ thụng tin nào. Đõy là một khe hở tạo điều kiện cho việc cập nhập, truy cập chương trỡnh trỏi phộp để xem, sửa, xoỏ, in thụng tin.
Tổ chức trang bị cơ sở vật chất, đào tạo đội ngũ cỏn bộ kế toỏn
Nhận thức được vai trũ hỗ trợ của MVT và PMKT trong cụng tỏc kế toỏn nờn việc tổ chức trang bị cơ sở vật chất cho phũng kế toỏn được BGĐ Cty TNHH Hoàng & Thắng đặt lờn hàng đầu và thực hiện ngay từ khi mới đi vào hoạt động.
Để MVT phỏt huy tỏc dụng, Ban lónh đạo của cụng ty đó nghiờn cứu và mua phần mềm APPRO của Nhà sản xuất BKSoft, sau đú thuờ chuyờn gia của họ về cài đặt và sửa chữa một số quy trỡnh để tối ưu với cụng việc kế toỏn của cụng ty. PMKT APPRO là phần mềm kế toỏn cú nhiều tớnh ưu việt, giỳp cho việc cập nhật và khai thỏc thụng tin tài chớnh kế toỏn tiện lợi, chớnh xỏc,… hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của cụng ty. Bờn cạnh đú với chớnh sỏch chăm súc khỏch hàng của mỡnh, hàng năm cỏc nhõn viờn của BKSoft thường đến cụng ty chào hàng về những cải tiến, sỏng tạo,bổ sung, cập nhập những cỏi mới ưu việt hơn so với trước để phự hợp với sự phỏt triển của cụng nghệ cũng như phự hợp với yờu cầu quản lý SXKD trong điều kiện mới và điều này luụn được Cty TNHH Hoàng & Thắng tiếp nhận và ứng dụng.
Song song với việc trang bị MVT cho phũng kế toỏn, Ban lónh đạo cú ngay kế hoạch cụ thể để đào tạo nhõn viờn. Cty TNHH Hoàng & Thắng tổ chức cho toàn bộ nhõn viờn của phũng kế toỏn đi học tin học văn phũng, kết hợp với nhõn viờn hướng dẫn của BKSoft đến giảng dạy, hướng dẫn cỏch sử dụng phần mềm. Việc mời cỏc chuyờn gia về mỏy tớnh của BKSoft đến giảng dạy thể hiện sự nỗ lực lớn của BGĐ Cty TNHH Hoàng & Thắng. Với đội ngũ cỏn bộ phũng kế toỏn phần lớn là trẻ nờn việc đào tạo tương đối thuận lợi, chỉ sau một thời gian ngắn đó ứng dụng thành thạo PMKT ngồi ra cũn cú thể sửa được một số trục trặc hay
hỏng húc qua đú đó gúp phần rất lớn đến việc thực hiện tiến độ cụng việc của toàn cụng ty.