Tổ chức hệ thống chứng từ là căn cứ, cơ sở để bộ máy kế toán ghi chép, xử lý để đưa ra các thơng tin kế tốn phục vụ cho các u cầu trong và ngồi cơng ty. Trong điều kiện ứng dụng MVT việc xây dựng được một hệ thống chứng từ và mã hố nó là điều khơng thể thiếu đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào .
Hiện tại, hệ thống chứng từ ở Cty TNHH Hoàng & Thắng được tổ chức thành 02 hệ thống đó là:
+ Hệ thống chứng từ gốc.
+ Hệ thống chứng từ được thiết kế sẵn và dùng để khai báo nhập dữ liệu vào MVT.
Xuất phát từ đặc điểm và loại hình hoạt động của Công ty và dựa trên cơ sở quy định của nhà nước về hệ thống chứng từ kế tốn. Bên cạnh đó phải phù hợp với điều kiện ứng dụng MVT, Cơng ty có sử dụng các loại chứng từ sau:
Hệ thống chứng từ gốc bao gồm: - Phiếu chi tiền mặt (VND, USD). - Phiếu thu tiền mặt (VND, USD).
- Hoá đơn cung cấp dịch vụ( Hoá đơn giá trị gia tăng ). - Giấy đề nghị tạm ứng.
- Biên lai thu tiền.
- Biên bản giao nhận tài sản cố định. - Biên bản thanh lý tài sản cố định.
Hệ thống chứng từ được thiết kế sẵn trong máy: - Phiếu doanh thu dịch vụ.
- Hoá đơn GTGT.
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
Toàn bộ các hoá đơn, chứng từ đều được thiết kế sẵn trên MVT và in ra các mẫu khi cần thiết. Duy nhất hoá đơn thuế GTGT mặc dầu cũng được thiết kế sẵn trên máy để thuận tiện cho việc nhập, phân loại, xử lý chứng từ song hoá đơn này phải mua của cơ quan thuế chứ không phải được in ra từ MVT như các chứng từ khác.
Tất cả các chứng từ phát sinh tại công ty đều do những người ghi chép chứng từ ban đầu như: thủ quỹ, kế toán… ghi chép đầy đủ các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó được chuyển đến phịng kế tốn để các kế toán viên đảm nhận các phần hành kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nếu chứng từ đó khơng có gì sai sót thì nhập dữ liệu vào máy.
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh sau khi đó được phản ánh vào chứng từ sẽ được chuyển lên cho phịng kế tốn để kiểm tra rồi nhập liệu.
Phõn loại, kiểm tra, chỉnh lý, mó hoỏ chứng từ ban đầu.
Trước khi nhập cỏc thụng tin liờn quan từ chứng từ gốc và hệ thống chứng từ đó được thiết kế sẳn trờn mỏy. Kế toỏn viờn cú nhiệm vụ liờn quan kiểm tra tỡnh hợp phỏp, hợp lệ, đầy đủ, đỳng chế độ của cỏc chứng từ. Ngay sau khi kiểm tra, nếu nếu khụng phỏt hiện sai sút, cỏc chứng từ đú được tiếp tục nhập liệu để lấy thụng tin cho cỏc khõu sau. Nếu phỏt hiện chứng từ đú bị sai sút thỡ kế toỏn phải thụng bỏo cho cỏc bộ phận liờn quan để đối chiếu, kiểm tra và chỉnh sửa kịp thời nhằm đảm bảo cho tiến độ kế toỏn.
Khi bắt đầu đưa MVT và ỏp dụng PMKT vào cụng tỏc kế toỏn, Cty TNHH Hồng & Thắng đó tiến hành lập và mó hoỏ hệ thống chứng từ phục vụ cho cụng tỏc kế toỏn. Tuy nhiờn danh mục này vẫn cho phộp khai bỏo thờm chứng từ mới khi cú yờu cầu.
Việc mó hoỏ cỏc chứng từ trong chương trỡnh phần mềm kế toỏn của Cty TNHH Hoàng & Thắng như sau:
Vớ dụ: Mó chứng từ Tờn chứng từ
BN Giấy bỏo Nợ ngõn hàng
BC Giấy bỏo Cú ngõn hàng
PC Phiếu chi tiền mặt VNĐ
PT Phiếu thu tiền mặt VNĐ
PCNT Phiếu chi tiền mặt ngoại tệ PNK Phiếu nhập kho
PXK Phiếu xuất kho
Tổ chức luõn chuyển chứng từ.
Cỏc chứng từ kế toỏn nhận được sẽ được chia làm 02 nhúm chớnh rồi chuyển cho 02 người đảm nhiệm cụng việc nhập liệu để họ nhập dữ liệu vào MVT. Việc làm này tỏ ra rất khoa học và hợp lý, đem lại hiệu quả cao cho cụng việc kế toỏn.
- Đối với chứng từ tiền mặt: trước tiờn kế toỏn tiền mặt sẽ vào sổ theo dừi thanh toỏn riờng của mỡnh sau đú căn cứ vào chứng từ để nhập dữ liệu vào mỏy, kế toỏn cú nhiệm vụ kiểm tra số liệu với sổ ghi chộp của thủ quỹ và cỏc phần hành kế toỏn liờn quan.
- Đối với cỏc chứng từ tiền gửi nhõn hàng: kế toỏn vào sổ theo dừi riờng của mỡnh sau đú nhập dữ liệu vào mỏy tớnh, sau đú đối chiếu sổ với kế toỏn ngõn hàng, với kế toỏn tiền mặt…
- Cỏc chứng từ khỏc sẽ được quy định việc kiểm tra, nhập liệu và đối chiếu cho cỏc bộ phận nhập liệu ở trờn một cỏch cụ thể.
Tổ chức lưu trữ và bảo quản chứng từ.
Chứng từ kế toỏn sau khi được kế toỏn viờn nhập liệu được xử lý như sau:
- Đối với chứng từ được thiết kế sẵn trờn mỏy sau khi đó kết thỳc kỳ kế toỏn thỡ được phũng kế toỏn lưu trữ vào bộ nhớ của MVT và cũn ghi ra đĩa CD hoặc DVD để bảo quản.