SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
38 Chứng từ gốc
-Hoá đơn mua hàng -Hoá đơn bán hàng -Phiếu thu -Phiếu chi -Phiếu XK,NK -GBN,GBC….. Bảng kê ghi có ghi nợ các tài khoản156,33 1,111,112… Sổ chi tiết các tài khoản 156,111,331 ,112… Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng chi tiết tổng hợp Sổ cái tài khoản
156,331,112,111… Bảng cân đối tài
khoản
Báo cáo tài chính Máy tính
Ghi chú
: Ghi hàng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối tháng
** Giới thiệu phần mềm kế tốn máy MISA
Phần mềm kế tốn máy MISA có xuất sứ rõ ràng, đảm bảo các tính năng kỹ thuật cũng như tuân thủ các tiêu chuẩn hướng dẫn tại thông tư 103/2005/TT-BTC, quyết định 15/2006/QĐ-BTC và quyết định 48/2006/QĐ- BTC và các chế độ hiện hành
Theo cuộc khảo sát của “BITCup 2007- Giải Pháp công nghệ thơng tin hay nhất” do tạp chí thế giới Vi Tính - PC World VietNam tổ chức thực hiện, giải pháp phần mềm mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn nhiều nhất là: ACSoft, Bravo, Effect, Fast, Misa, Vacom, Vic….Trong đó Misa- SME được người dùng đặc biệt đánh giá cao về tiện ích sử dụng và giải pháp kỹ thuật. Misa đã trở thành nhà vô địch BITCup 4 năm liên tiếp khẳng định được vai trị nghiệp vụ kế tốn trong doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Dựa vào hình thức chứng từ ghi sổ và áp dụng phần mềm kế toán MISA, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc : phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC, PXK, PNK….kế toán tiến hành kiểm tra phân loại và hạch toán vào từng phân hệ tương ứng trên phần mềm. Các thông tin sẽ được tự động xử lý và lên các loại sổ sách, báo cáo. Cuối kỳ hoặc bất cứ thời điểm nào thực hiện in các bảng biểu và báo cáo cần thiết
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
sơ đồ:.5 Trình tự ghi sổ với phần mềm
Nguồn Thăng Long Gas * Chế độ kế toán áp dụng
- Chế độ kế toán: Cơng ty thực hiện theo chế độ kế tốn Doanh Nghiệp ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng BTC và các thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung chế độ kế toán của BTC.
- Kỳ kế tốn: Cơng ty thực hiện kỳ kế toán theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05 40 Đầu vào chứng từ gốc Hóa đơn của người bán Phiếu thu chi tiền mặt Gbn, gbc, của Ngân hàng Hóa đơn GTGT Các chứng từ khác Xử lý trên phần mềm máy tính Chứng từ trên máy -Bảng kê chứng từ ghi có ghi nợ các tài khoản 111,112, 156, 331, 131… -Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản
-Sổ cái các tài khoản Xử lý bởi
phần mềm
Đầu ra
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Công ty thực hiện ghi sổ và lập báo cáo bằng đồng Việt Nam
- Phương pháp kế toán TSCĐ
+ Nguyên tắc xác định nguyên giá TSCĐ: theo giá thực tế
+ Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá: theo giá gốc.
+Phương pháp tính giá trị hàng xuất kho: phương pháp bình qn liên hồn
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên.
- Phương pháp kê khai và nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ.
* Công ty thực hiện kết hợp kế tốn tài chính và kế tốn quản trị phù hợp với yêu cầu quản lý và thực tiễn tại Đơn vị.
* Hệ thống báo cáo kế toán áp dụng gồm 4 báo cáo:
+ Bảng cân đối kế toán đối Mẫu B01-DNN + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu B02-DNN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu B03-DNN + Thuyết minh báo cáo tài chính Mẫu B09-DNN
2.2.Thực trạng cơng tác kế tốn hàng hố tại công ty cổ phần thương mại và phát triển Thăng Long Gas
2.2.1. Đặc điểm hàng hố của cơng ty
Hàng hố của cơng ty là khí Gas hố lỏng (LPG), đồ gia dụng trong gia đình: bếp gas, nồi, chảo, máy hút mùi và các phụ kiện khác như dây lõi thép, van xốy, van chụp, van cơng nghiệp và van điều áp...nhưng mặt hàng chủ yếu vẫn là khí gas hố lỏng. Đây là một loại nhiên liệu sạch và đầy tiềm năng, khi
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
cháy tạo nên khí than, khơng có khói và khí CO, ưu việt hơn nhiều so với các loại nhiên liệu khác.
Tuy nhiên, đây là loại sản phẩm địi hỏi tính an tồn và kỹ thuật cao nên buộc cơng ty phải có sự đầu tư về cơng nghệ hiện đại, an tồn và có cơng trình quản lý kỹ thuật chặt chẽ. Đặc biệt là đối với người tiêu dùng phải hướng dẫn sử dụng thật cụ thể để tránh những tai nạn đáng tiếc do loại nhiên liệu này gây ra.
2.2.2. Đánh giá hàng hố
Cơng ty thực hiện đánh giá hàng hoá theo giá vốn thực tế.
2.2.2.1. Đánh giá hàng hoá mua vào
Trị giá vốn của hàng mua vào được xác định theo công thức: Trị giá mua thực tế
của hàng nhập kho
= = =
Trị giá mua ghi trên hoá đơn GTGT (giá khơng có VAT)
+ + +
Các khoản giảm trừ (nếu có)
Các chi phí liên quan đến q trình mua hàng như : Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, phí cân... cơng ty đều hạch tốn vào TK 156.
Ví dụ 1: Hố đơn ngày 16/3/2011 số 62611/RU/2010B của Cơng ty CPTM
Mỹ Anh, công ty mua: 2bếp gas PAB SL-2 đơn giá 863.000đ/chiếc, 40 bếp gas du lịch namilux NA-161 PF đơn giá 60.000đ/chiếc, 4 bếp gas RV- 6Slim đơn giá 793.000đ/ chiếc, 4 bếp gas Rinai RVB- 2Gi đơn giá 1.414.000đ/ c, 10 bếp gas namilux NA- 610 AMS đơn giá 136.000đ/c , tổng giá thanh toán 15.129.400và phiếu nhập kho của cơng ty thì
Trị giá mua của hàng nhập kho = 2*863.000+ 40* 60.000+ 4* 793.000 + 4* 1.414.000 +10* 136.000 = 13.754.000đ
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
Ví dụ 2: Hố đơn ngày 02/04/2011 số 166- QA/10P của công ty TNHH TM
Quỳnh Anh, Cơng ty mua 77.815kg khí gas hố lỏng, đơn giá: 23.336đ/kg, tổng thanh toán: 1.977.479.924 và Phiếu nhập kho ngày 02/04/2011 của Cơng ty thì
Trị giá mua của hàng nhập kho = 77.815 * 23,336 = 1.815.890.840 đ Trị giá thực tế của hàng nhập kho= 1.815.890.840 đ
2.2.2.2. Đánh giá hàng hoá xuất ra
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Trị giá vốn của hàng xuất bán được xác định theo công thức
Trị giá vốn hàng hoá xuất
bán trong kỳ =
Trị giá vốn thực tế HH
xuất kho TK +
CP mua hàng phân bổ cho HH đó bán TK Để xác định trị giá vốn thực tế hàng hố xuất kho, cơng ty sử dụng phương pháp bình quân gia quyền liên hoàn
Trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho trong kỳ =
Số lượng hàng hoá i xuất kho trong kỳ x
Đơn giá bình qn gia quyền
Trong đó :
Đơn giá bình quân gia quyền liên
hồn của hàng hố i =
Trị giá vốn thực tế hàng hoá i tại thời điểm xuất kho
Số lượng hàng hoá i tại thời điểm xuất kho.
CP mua hàng phân bổ cho HH đó bán TK
= =
Chi phí mua hàng của HH tồn ĐK + Chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ x Trị giá mua thực tế của HH đó xuất bán TK Tổng trị gía mua thực tế của ‘HH tồn kho CK’
và HH đó bán trong kỳ
Với việc áp dụng phần mềm kế tốn máy, cơng ty đã lựa chọn phương pháp tính trị giá hàng xuất kho với các bước thực hiện như sau:
- Từ màn hình giao diện chính của phần mềm lựa chọn phân hệ Nghiệp vụ/ Quản lý kho/ Đổi phương pháp tính giá
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
- Tại màn hình đổi phương pháp tính giá tích vào ơ chọn tất để chọn tất cả các loại hàng hố, tại ơ phương pháp tính giá chọn: Bình qn tức thời và nhấn đồng ý
- Giao diện màn hình thể hiện theo trình tự
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
Ví dụ: Tháng 2 năm 2011 Cơng ty có tình hình nhập, xuất kho khí gas hố lỏng LPG
Ngày Chỉ tiêu Đơn giá
(Đồng) Số lượng kg Số tiền (đồng ) Ngày 21/2 Ngày 22/2 Ngày 22/2 -Tồn đầu kỳ -Nhập kho -Xuất kho 21425 21555 1858 46450 39807650 1001229750
Đơn giá bình quân
1(kg) xuất kho ngày 22/2 =
39807650 + 1001229750
1858 + 46450
= 21550(đồng )
Xuất kho 720 kg khí gas hố lỏng theo phiếu xuất kho ngày 22/2/2011 và hoá đơn bán hàng số 1248 ngày 22/2/2011
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
Trị giá thực tế khí gas hố lỏng LPG xuất kho ngày 22/2
= 720 x 21550
= 15516000(đồng)
Từ ví dụ trên cho thấy : Việc áp dụng phương pháp bình qn liên hồn để tính trị giá vốn thực tế hàng hoá xuất kho là hợp lý, phù hợp với cơng ty, đảm bảo độ chính xác cao, khơng chênh lệch nhiều so với giá thực tế, đảm bảo tính thực tế của kế toán .
2.2.2.3. Dự toán dự trữ hàng hoá cho kinh doanh
Dự toán dữ trữ hàng hố là một việc cần thiết trong cơng ty để các hoạt động kinh doanh diễn ra một các thường xuyên liên tục (đặc biệt là đối với khí gas hóa lỏng-mặt hàng có chi phí đầu vào rất lớn và sản lượng tiêu thụ lớn tại công ty). Dự tốn dữ trữ hàng hóa vừa phải đảm bảo đáp ứng yêu cầu tiêu thụ, vừa tiết kiệm được các chi phí. Dự tốn được xây dựng dựa trên sản lượng hàng hoá nhập vào trong kỳ và sản lượng hàng hố tiêu thụ trong kỳ theo cơng thức :
Sản lượng hàng hoá dự trữ (hay chênh lệch sản lượng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ) = sản lượng hàng hoá nhập TK (-) sản lượng hàng hoá tiêu thụ TK.
2.3. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ nhập, xuất kho
2.3.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT) - Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá - Bảng kê mua hàng, bán hàng……
Ngồi ra cịn sử dụng các chứng từ khác: Hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng, các phiếu thu, phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có.....
2.3.2. Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
Sơ đồ.6: Quy trình lập và luân chuyển chứng từ
Nguồn Thăng Long Gas
2.4. Kế toán chi tiết hàng hố
Cơng ty kế toán chi tiết theo phương pháp ghi thẻ song song. Phục vụ phương pháp này công ty thiết kế các mẫu sổ chi tiết như: Thẻ kho, bảng kê nhập - xuất - tồn, sổ chi tiết tài khoản 156. Việc hạch toán chi tiết hàng hoá được tiến hành như sau:
- Ở kho : Hàng ngày thủ kho sẽ tiến hàng nhập hoặc xuất kho hàng hoá theo nội
dung mà phịng kinh doanh đã ghi trên chứng từ hố đơn. Sau đó ghi vào thẻ kho số lượng nhập xuất tồn theo từng loại hàng, từng chuyến hàng đã được mã hố, và cuối cùng tính ra lượng tồn cuối ngày( ghi vào cột tồn của thẻ kho). Ngoài ra, thủ kho cịn có nhiệm vụ sắp xếp, phân loại hợp lý chứng từ để giao cho kế toán.
- Ở phịng kế tốn: Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán kiểm tra và ký xác nhận vào thẻ kho và nhận các chứng từ nhập, xuất. Tại phịng kế tốn, kế tốn kiểm tra các chứng từ nhập, xuất căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết hàng hoá, mỗi chứng từ ghi một dịng. Sổ chi tiết hàng hố theo dõi cả mặt hiện vật (số lượng) và mặt giá trị (số tiền) của hàng hoá.
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05 47 Bảo quản lưu trữ Bộ phận kinh doanh GĐ, KT trưởng Bộ phận kho Kế toán Hàng hoá Thủ kho Nghiên cứu thị trường nhập hàng hoá và bán hàng hoá Ký hợp đồng mua hàng; Duyệt lệnh xuất Lập phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho Nhận vật tư; Xuất hàng hoá Ghi sổ
Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên cơ sở sổ chi tiết hàng hoá và lập sổ chi tiết hàng hoá tổng hợp.
Biểu mẫu mở thẻ kho cho LPG được sử dụng tại công ty như sau:
Biểu 2.2.Thẻ Kho Nguồn Thăng LongGas Gas THẺ KHO Ngày lập thẻ: 22/2/2011 Tờ số 2 Tên hàng: khí hố lỏng LPG, mã hàng 01 Đơn vị tính: kg Ngày thán g nhập xuất Chứng từ Diễn giải Số lượng Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn Tồn 21/2 1858 22/2 PN.10.18 22/2 -Nhập Khí gas Cty Vạn Lộc 46450
22/2 PX.10.134 22/2 -Xuất LPG cho CH Vinh Thảo 768 47540
22/2 PX.10.135 22/2 -Xuất cho Khơi Phú Bình 924 46616
22/2 PX.10.136 22/2 -Xuất cho CH gas Phương Hiếu
720 45896
22/2 PX.10.136 22/2 -Xuất cho Nguyên Lan 120 47776
………………………..
Cộng phát sinh 46450 46348
Tồn cuối ngày 1960
Phương pháp ghi thẻ song song có ưu điểm là cách ghi đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho và khá phù hợp với đặc điểm của công ty (doanh nghiệp áp dụng kế toán máy, nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thường xun)
2.6. Kế tốn tổng hợp hàng hố
2.6.1. Mã hóa các đối tượng quản lý khi sử dụng phần mềm kế toán máy MISA trong kế toán hàng hoá
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
Để đảm bảo cho cơng tác kế tốn hàng hố diễn ra nhanh chóng, chính xác trong q trình ghi chép, phản ánh kế toán đã thiết lập một số danh mục cơ bản. Các bước thực hiện như sau
- Từ màn hình destop click vào biểu tượng phần mềm MISA, đăng nhập tên (username) và mật khẩu người dùng (password) ta đến được giao diện chính của màn hình
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
- Mã hóa danh mục hàng hố
Danh mục hàng hoá được mã hoá theo nguyên tắc gợi nhớ cả chữ số và chữ cái. Mỗi loại hàng hoá được mã hố với 1 mã riêng, nếu có sự trùng lặp hệ thống sẽ khơng cho mã hố hàng hố đó. Để xem danh mục hàng hố ta tiến hành các bước sau
+ Từ màn hình giao diện chọn phân hệ soạn thảo (hoặc nhấn Alt+O)/ vật tư- hàng hoá- dịch vụ
+ Bảng danh sách hàng hoá hiện lên Giao diện theo trình tự như sau
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
- Mã hoá danh mục tài khoản
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
Danh mục tài khoản được thiết kế trong phần mềm dựa theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC
Giao diện màn hình để xem danh mục tài khoản theo các bước trình tự thực hiện như sau:
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
- Mã hoá danh mục khách hàng và nhà cung cấp
Mã hóa danh mục khách hàng và nhà cung cấo giúp cơng ty quản lý tình hình mua hàng, bán hàng , nhập hàng và xuất bán một cách có hệ thống, chính xác
Giao diện trình tự các bước thực hiện trên phần mềm như sau
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21- 05
2.6.2. Kế toán tổng hợp nhập hàng hoá
Nghiệp vụ kế toán nhập hàng hố là nghiệp vụ diễn ra thường xun tại cơng ty. Các nguồn nhập hàng của công ty chủ yếu là trong nước, khơng có hàng hố nhập khẩu, từ các nhà cung cấp như: Công ty TNHH TM Quỳnh Anh,
SV Nguyễn Thị Ngọc Mỹ Lớp CQ45/21-