1.4.5 .Các hình thức sổ kế toán chủ yếu doanh nghiệp áp dụng
1.4.5.5 .Hình thức Kế toán máy
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TÂN HÙNG CƯỜNG
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công tyTNHH Tân Hùng Cường
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Tân HùngCường. Cường.
Công ty TNHH Tân Hùng Cường có 1.056 cán bộ cơng nhân viên, trong đó có 396 cán bộ quản lý các cấp. Tại Cơng ty có ban lãnh đạo Cơng ty, các xí nghiệp, tổ đội trực thuộc chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Công ty. Để phát huy hiệu quả của một bộ máy quản lý được tổ chức tốt, Cơng ty TNHH Tân Hùng Cường cũng ln
ĐÀO MĨNG GIA CỐ NỀN HỒN THIỆN NGHIỆM THU BÀN GIAO THI CƠNG MĨNG THI CƠNG PHẦN KHUNG BÊ TÔNG, CỐT THÉP THÂN VÀ MÁI NHÀ XÂY THÔ
chú trọng tới cơng tác xây dựng các chính sách quản lý tài chính, kinh tế phù hợp. Các chính sách này của cơng ty được thực hiện nhất qn và có sự kiểm sốt chặt chẽ từ cấp cao tới cấp thấp.
SƠ ĐỒ 9: MƠ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY TNHH TÂN HÙNG CƯỜNG.
Đứng đầu công ty là Giám đốc - người giữ vai trò chỉ đạo chung, chịu trách nhiệm trước nhà nước và tổng công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của
GIÁM ĐỐC CƠNG TY PHĨ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT XÂY LẮP PHĨ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT CƠ KHÍ PHĨ GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC KIÊM BÍ THƯ ĐẢNG NHÀ MÁY GẠCH LÁT TERRAZO CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH PHỊNG KINH TẾ THỊ TRƯỜNG PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỊNG ĐẦU TƯ PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG KỸ THUẬT
cơng ty cũng như đại diện cho quyền lợi của tồn thể cán bộ cơng nhân viên cơng ty. Hỗ trợ cho giám đốc là bốn phó giám đốc: phó giám đốc kỹ thuật xây lắp và phó giám đốc kỹ thuật cơ khí. Ngồi ra, có hai phó giám đốc trực tiếp quản lý ở đơn vị trực thuộc.
Phó giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo sự phân công của giám đốc, tham mưu cho giám đốc và trực tiếp quản lý các dội cơng trình, các phịng ban thuộc trách nhiệm của mình. Cụ thể là :
+ Phó giám đốc phụ trách khối kỹ thuật sản phẩm cơ khí là đội trưởng trực tiếp chỉ huy một xưởng cơ khí xây dựng, là người có quyền tuyển dụng lao động và chịu trách nhiệm báo cáo kết quả xây dựng với giám đốc .
+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật khối xây lắp đồng thời là đội trưởng trực tiép chỉ đạo một đội xây lắp phụ trách an toàn kỹ thuật xây lắp của toàn xí nghiệp . + Phó giám đóc kiêm Bí Thư Đảng uỷ thủ trưởng cơ quan đồng thời cũng là người chỉ đạo trực tiếp một đội xây lắp, phụ trách cơng tác bồi dưỡng nâng cao trình độ cơng nhân, điều hành các hoạt động của Đảng bộ trong xí nghiệp.
* Các phịng ban chức năng:
+ Phòng kinh tế thị trường: Chức năng chính là tiếp thị, tìm việc, lập kế hoạch dài hạn và ngắn hạn cho công ty, thực hiện các hoạt động kinh doanh.
+ Phịng tài chính kế tốn: Có chức năng hạch tốn tập hợp số liệu, thơng tin theo cơng trình hay hạng mục cơng trình, các thơng tin tài chính liên quan đến mọi hoạt động của Công ty nhằm cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý. Quản lý tài chính ,hạch tốn kế tốn, kiểm tra và phân tích hoạt đơng kinh tế. Chấp hành các chế độ chính sách pháp luật của nhà nước trong xí nghiệp, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả các nguồn vốn của xí nghiệp. Tổ chức luân chuyển chứng từ, kiểm tra chứng từ cập nhật lên bảng kê và hạch toán kế tốn, thơng qua số liệu phát sinh để vào các loại sổ sách chi tiết và tổng hợp theo pháp lệnh kế toán thống kê do nhà nước ban hành, đồng thời làm báo cáo kế toán hàng quý, hàng năm báo cáo với nhà nước. Liên hệ với các cấp, các ngành nhằm đảm
bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh, tiền lương của cơng nhân xí nghiệp: Nộp hồ sơ thanh quyết toán vay vốn ngân hàng . . . cân đối kiểm tra cụ thể các chứng từ hợp pháp để trả thưởng cho công nhân viên chức, trường hợp chứng từ khơng hợp lệ có quyền theo quy định của nhà nước .
+ Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tổ chức lao động trong biên chế, điều động công nhân trong cơng ty và thực hiện các cơng việc có tính chất phục vụ cho hoạt động quản lý công ty. Tổ chức lao động tiền lương, tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho cán bộ cơng nhân viên. Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo xí nghiệp về công tác tổ chức nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo xí nghiệp về cơng tác sắp xếp cán bộ công nhân theo khả năng, năng lực để phát huy tính năng động sáng tạo trong cơng tác quản lý cũng như trong sản xuất. Hướng dẫn kiểm tra các đội về quản lý sử dụng lao động theo bộ lao động về chấp hành các chủ trương, chính sách của Đảng và của nhà nước. Soạn thảo các văn bản liên quan đến công tác tổ chức các quyết định cung cấp số liệu một cấch chính xác và kịp thời .
+ Phịng đầu tư: Có chức năng tham mưu cho giám đốc công ty và trực tiếp quản lý công tác đầu tư của công ty.
+ Phịng kỹ thuật : Có chức năng lập kế hoạch, điều động sản xuất, đấu thầu và chào thầu các cơng trình, lập hồ sơ nhận thầu, tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật, nhận thiết kế trên cơ sở đó lập biện pháp thi cơng cụ thể cho từng cơng trình và hạng mục cơng trình. Lập cơng nghệ chi tiết phát hiện những sai sót trong thống kê để xử lý đồng thời giám sát cơng trình thi cơng , đảm bảo chất lượng cơng trình. Thanh quyết tốn cơng trình, nghiệm thu, bàn giao của cơng ty với chủ đầu tư và đơn vị. Hướng dẫn kiểm tra các đội về công tác xây lắp lập phương án kỹ thuật an toàn, các yếu tố dự thảo văn bản đấu thầu và các cơng trình đề giám đốc. Khảo sát điều tra các năng lực, lập dự toán thi công giao cho các đơn vị và tổ chức cung ứng vật tư theo phân cơng của xí nghiệp .
Các đội trực tiếp sản xuất: có nhiệm vụ thực hiện các cơng việc được giao, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ quy định. Kết quả thi công quyết định sự tồn tại và phát triển của cơng ty. Vì vậy việc duy trì hoạt động có hiệu quả là yêu cầu quan trọng và là nhiệm vụ chung cho tất cả các phòng ban trong xí nghiệp .
Mối quan hệ giữa các phịng ban: mặc dù mỗi phịng ban trong xí nghiệp đảm nhận mỗi lĩnh vực riêng nhưng trong q trình làm việc giữa các phịng có mối quan hệ với nhau. Sau khi trúng thầu ký kết được hợp đồng cán bộ xí nghiệp xuống thực địa khảo sát phân tích, lập báo cáo và xây dựng mơ hình kiến trúc, sau đó chuyển hồ sơ xuống phịng kế hoạch kỹ thuật, cán bộ thiết kế sẽ thiết kế cơng trình và lập dự tốn thiết kế, các nhân viên của phòng sẽ thực hiện việc lắp đặt đơn giá các loại để lập ra bảng dự tốn cơng trình về giá trị sau đó sẽ trình lên giám đốc, cơng trình sẽ được giao cho các đội thi công trực tiếp dựa vào năng lực của các đội và tính chất của cơng trình. Sau khi phịng tổ chức đã hồn thành các thủ tục giấy tờ dự toán sẽ được chuyển xuống phịng kế tốn tài chính phịng này sẽ lập luận chứng kinh tế để vay vốn ngân hàng đầu tư cho cơng trình. Trước khi các đội tiến hành thi cơng xí nghiệp sẽ lập hợp đồng giao khốn cùng vối sự tham gia của các phịng ban có liên quan .
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Tân Hùng Cường.
2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán .
Hiện nay cơng ty thực hiện hạch tốn sản xuất kinh doanh tập trung theo cách thức: trên công ty có phịng kế tốn trung tâm bao gồm các bộ phận cơ cấu phù hợp với các khâu cơng việc, các phần hành kế tốn, thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn của Cơng ty. Các nhân viên kế tốn và nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc công ty làm nhiệm vụ thu nhận, kiểm tra sơ bộ chứng từ phản ánh các nhiệm vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của bộ phận đó và gửi chứng từ kế toán về phịng kế tốn cơng ty. Phịng kế tốn Cơng ty có 11 người, gồm có:
trưởng phịng - ơng Phùng Văn Thược; 1 phó phịng đồng thời là kế tốn tổng hợp; 1 thủ quỹ; 1 kế tốn tiền mặt, tiền lương, thanh tốn, chi phí quản lý, bảo hiểm y tế; 1 kế toán ngân hàng, bảo hiểm xã hội; 1 kế toán tài sản cố định và theo dõi một số đơn vị; 1 kế toán tổng hợp và tính giá thành; 1 kế tốn thuế; 1 kế tốn vật liệu, cơng cụ dụng cụ; 1 kế tốn cơng nợ; 2 kế tốn theo dõi các đơn vị. Ngồi ra, tại các đơn vị trực thuộc có kế tốn xí nghiệp, đội, phịng, cơng trình. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty TNHH Tân Hùng Cường thể hiện qua sơ đồ sau:
SƠ ĐỒ 10: MƠ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TNHH TÂN HÙNG CƯỜNG.
- Kế tốn trưởng: Tổ chức xây dựng bộ máy tồn cơng ty, tổ chức hạch tốn kế tốn, phân cơng và hường dẫn nghiệp vụ cho nhân viên phịng kế tốn. kế tốn trưởng trực tiếp giúp giám đốc xí nghiệp tổ chức chỉ đạo tồn bộ cơng tác thống kê
KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phịng kiêm kế tốn tổng hợp CPSXKD và tính giá thành sản phẩm Thủ quỹ KTTM thanh toán CPQL DN BHYT Kế toán ngân hàng và BHXH KT TSCĐ và theo dõi đơn vị Kế tốn thuế Kế tốn NVL cơng cụ dụng cụ Kế tốn cơng nợ Kế toán theo dõi các đơn vị
thơng tin kinh tế và hạch tốn kinh tế mọi hoạt động kinh doanh của xí nghiệp . Lập và theo dõi kế hoạch tài chính, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch mua sắm đầu tư và khấu hao tài sản cố định kế hoạch thanh tốn cơng cụ nợ : phải thu, phải trả nội bộ, khách hàng công ty và nhà nước. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành pháp luật thể lệ, chế độ kế toán.
- Phó phịng kiêm kế tốn tổng hợp CPSX và tính giá thành SP: Tập hợp phản ánh chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành của từng cơng trình, từng đơn vị và tồn Công ty.
- Thủ quỹ: Nhập tiền vào quỹ và xuất tiền theo chứng từ thu chi, xác định số tồn quỹ, tình hình thu chi tiền mặt.
- Kế tốn tiền mặt, tiền lương, thanh tốn, chi phí quản lý, bảo hiểm y tế: Thực hiện trả lương, tạm ứng, thanh tốn các chi phí phục vụ cho sản xuất và cơng tác của cơ quan, đội, tổ; thực hiện mua bảo hiểm y tế cho cán bộ công nhân viên
- Kế toán ngân hàng, bảo hiểm xã hội: Thực hiện các công việc với ngân hàng cơng ty giao dịch, trích và chi bảo hiểm xã hội.
- Kế toán tài sản cố định và theo dõi một số đơn vị: Theo dõi tình hình các loại tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định của công ty và các đơn vị, kiểm tra việc tập hợp chứng từ của kế toán đơn vị theo dõi, ghi sổ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Kế toán thuế: Theo dõi các khoản thuế phát sinh tại công ty.
- Kế tốn cơng nợ: Theo dõi và thanh tốn các khoản nợ phải thu và nợ phải trả của công ty.
- Kế tốn ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ: Ghi chép phản ánh đầy đủ, kịp thời số hiện có và tình hình ln chuyển vật tư cả về giá trị và hiện vật.
- Kế toán theo dõi các đơn vị: theo dõi việc tập hợp chứng từ của kế toán các đơn vị, vào sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; hàng tháng, đối chiếu số dư giữa Công ty và các đơn vị trực thuộc phải khớp đúng.
- Thủ quỹ, kế toán bảo hiểm xã hội, quyết toán tiền lương, thưởng cho cán bộ cơng nhân viên xí nghiệp, quyết tốn với cơ quan bảo hiểm của Hà Nội. Thêm vào đó mỗi đội cơng trình của xí nghiệp có nhiệm vụ tập hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đội, cuối mỗi tháng mỗi đợt phải chuyển các chứng từ trên về phịng kế tốn để kiểm tra tính pháp lý của chứng từ và hạch tốn, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh trên sổ sách .
2.1.3.2.Hình thức sổ kế tốn.
Theo đặc điểm công nghệ,đặc điểm tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất,Cơng ty sử dụng hình thức nhật ký chung với hệ thống sổ sách phù hợp gồm: Sổ nhật ký chung; các sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Việc ghi sổ được khái quát theo sơ đồ sau:
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ Sổ Nhật ký
chung toán chi tiếtSổ, thẻ kế
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
SƠ ĐỒ 11: TRÌNH TỰ HẠCH TỐN KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG TẠI CƠNG TY TNHH TÂN HÙNG CƯỜNG.
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ được làm căn cứ ghi sổ, kế toán ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, đồng thời ghi vào các sổ kế toán chi tiết liên quan. Sau đó, căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra số liệu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
2.1.3.3. Chế độ kế tốn hiện hành tại Cơng ty TNHH Tân Hùng Cường.
* Chế độ chứng từ: Các chứng từ kế tốn của cơng ty thực hiện theo đúng biểu mẫu của bộ tài chính và tổng cục thống kê quy định áp dụng thống nhất trong cả nước từ ngày 1 tháng 1 năm 1996, cùng với các văn bản quy định bổ sung và sửa đổi.
* Chế độ tài khoản: Hệ thống tài khoản kế tốn Cơng ty đang áp dụng được ban hành theo QĐ số 15/ 2006/ QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ tài chính, cùng với các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi.
2.3. THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI PHI SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH TẠI CƠNG TY TNHH TÂN HÙNG CƯỜNG.
2.3.1. Đối tượng và phương pháp hạch tốn chi phí sản xuất tại cơng ty.
Cũng như hầu hết các công ty xây lắp khác trong ngành, Công ty TNHH Tân Hùng Cường. Luôn coi trọng đúng mức việc xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất. Xuất phát từ đặc điểm ngành xây dựng, từ đặc thù của sản phẩm xây dựng và để đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác quản lý, cơng tác kế tốn ...
Công ty đã xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất là từng cơng trình, hạng mục cơng trình nhận thầu, từng đơn đặt hàng riêng biệt.
* Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được áp dụng tại công ty:
Công ty kết hợp cả phương pháp tập hợp trực tiếp và phương pháp phân bổ gián tiếp để tập hợp chi phí sản xuất. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí máy thi cơng, chi phí sản xuất chính được tập hợp trực tiếp cho từng cơng trình xây lắp với điều kiện chi phí máy thi cơng và chi phí sản xuất chính chỉ liên quan đến cơng trình đó. Cịn các chi phí có liên quan đến nhiều cơng trình, hạng mục cơng trình khác nhau thì được phân bổ gián tiếp theo các tiêu thức thích hợp như: phân bổ theo chi phí định mức, chi phí kế hoạch, khối lượng sản