Thứ nhất, về tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”
Công ty chỉ sử dụng TK 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” để hạch toán tổng hợp chung cho tất cả NVL của công ty và TK này không được chi tiết thành các tiểu khoản. Như vậy, ta chỉ có thể biết là tổng NVL được nhập, xuất trong kỳ thôi chứ không thể biết được loại NVL vào được nhập, xuất cũng như nó được nhập, xuất từ kho nào. Điều này gây khó khăn cho cơng tác kế tốn cũng như quản lý. Do đó, cơng ty nên mở chi tiết cho TK 152 để tạo thuân lợi hơn trong công tác kiểm tra và đối chiếu. Theo hướng phân loại NVL theo tác dụng cũng như theo cách chia kho để quản lý vật tư, TK 152 có thể được chi tiết thành:
- TK 152.1: Vật liệu chính
- TK 152.2: Vật liệu phụ
- TK 152.3: Nhiên liệu
- TK 152.4: Vật tư kỹ thuật
Các tài khoản này có thể được chi tiết hố theo đặc điểm của nhóm vật tư hay có thể chi tiết cho từng loại vật tư. Với việc chi tiết hoá TK 152 cơng ty có thể theo dõi được giá trị vật liệu chính ,vật liệu phụ…được hạch tốn như thế nào và giá trị nhập, xuất của chúng được rõ ràng hơn.
Thứ hai, về hạch toán NVL khi kiểm kê
Hiện nay tại công ty việc NVL thừa, thiếu qua kiểm kê đều được phản ánh thông qua TK 138.8. Việc xem TK 138.8 là một TK điều chỉnh số NVL thừa, thiếu là không đúng với nội dung TK cũng như nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và có thể dẫn tới việc TK 138.8 dư bên có. Trong hệ thống TK theo qui định thì TK 138.1 được lập để theo dõi không chỉ Tài sản cố định thiếu khi kiểm kê mà cịn bao gồm cả NVL. Vì vậy, cơng ty nên sử dụng TK 138.1 để phản ánh số NVL thiếu khi kiểm kê - để sử dụng đúng tài khoản cũng như đúng với qui định của chuẩn mực kế tốn. Khi kiểm kê thấy NVL thiếu thì định khoản:
Có TK 152: Giá trị vật liệu thiếu Sau đó dựa vào biên bản xử lý kiểm kê ta phản ánh:
Nợ TK 334: Phần tổ chức cá nhân phải bồi thường
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 138.1: Tài sản thiếu chờ xử lý
Còn đối với NVL thừa phát hiện trong kiểm kê được xác định là của doanh nghiệp, kế toán phải hạch tốn vào TK 711 “Thu nhập khác”( vì đây là một khoản thu nhập bất thường ) như sau:
Nợ TK 152: Giá trị NVL thừa khi kiểm kê Có TK711: Thu nhập khác
Thứ ba, về việc hạch toán NVL xuất kho cho sản xuất
Ở công ty, khi xuất kho NVL kế toán chỉ phản ánh giá trị NVL xuất vào Bảng kê xuất NVL cho các phân xưởng, sau đó cuối tháng dựa vào báo cáo từ kế toán phân xưởng gửi sang mà biết giá trị NVL thực sự sử dụng trong tháng, lúc đó kế tốn mới định khoản. Cịn NVL thực tế xuất, xuất thừa thì chỉ theo dõi trên sổ sách, chỉ số NVL thực sử dụng mới định khoản vào TK621,627…Cách hạch tốn như vậy khơng đúng với phương pháp KKTX mà công ty đăng ký trong Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính, cũng khơng phải là phương pháp KKĐK vì kế tốn khơng sử dụng các TK611,631. Vậy cơng ty nên thống nhất hạch toán tổng hợp NVL theo đúng phương pháp KKTX.
Ví dụ : Ngày 11/3 xuất NVL chính cho phân xưởng trị giá 153.328.297 cho phân
xưởng viên thì định khoản ngay là: Nợ TK 621: 153.328.297
Có TK 152: 153.328.297
Cuối kỳ, khi phân xưởng báo cáo về số NVL chưa sử dụng (xuất thừa) là 259.593.602 thì phản ánh:
Nợ TK 152: 259.593.602
Có TK 154: 259.593.602